档案著录规则体系

档案著录规则体系（精选7篇）

档案著录规则体系 篇1

摘要：本文从论述档案资源体系建设的历程入手, 具体阐述了其四个阶段发展的具体情况, 并从馆藏档案资源数量、质量、整合度及规划四个方面分析了当前我国档案资源体系建设存在的一些问题。

关键词：档案资源,体系建设,战略

建设档案资源体系不仅是国家和社会对档案部门的要求, 也是档案事业自身发展的要求。随着民生建设和和谐社会建设的发展, 2008年, 国家档案局局长杨冬权提出“建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”的战略目标。这一体系是时代对档案资源建设提出的基本要求, 也是国家意志具体体现。

一、档案资源建设的历程

档案资源建设是指档案部门对本区域、本部门的档案信息资源进行合理配置、分工协调, 形成档案信息资源库而开展的一系列创造性工作[1]82。加强档案资源建设, 能够提升档案为政治经济社会发展的服务能力, 是实现档案事业可持续发展的重要保证。因此, 国家档案局和各级各类档案部门都很重视档案资源建设问题, 尤其在“十一五”规划和国家档案局2006年科研课题中都特别强调了档案资源建设的问题。我国档案资源建设大致经历了四个阶段。

1. 档案资源的丰富。

档案是档案工作的对象和赖以存在、发展的物质基础[2]77, 没有一定数量的档案, 档案馆的服务功能就无从谈起, 因此馆藏数量的建设是档案馆的立身之本。20世纪50年代, 档案馆处于建立初期, 馆藏十分贫瘠, 而且被分散保存在各档案部门。为了改善馆藏, 档案馆开始了档案的收集工作并取得一定成就, 但文革浩劫使得原本少而分散的档案更加屈指可数。十一届三中全会后, 为了促进档案事业的发展, 档案部门开始着手丰富档案资源。1983年, 国家档案局发布《档案馆工作通则》要求:“现阶段档案馆的主要工作任务之一是接收与征集档案”。同年, 全国档案工作会议正式提出丰富馆藏档案内容。这一阶段的行动主要体现在各级各类档案馆 (室) 对档案的收集上。从总体上看, 这一举措取得了不错的成效。我国1994年馆藏档案总量为130356727卷件, 到2008年, 各级国家档案馆共保存档案资料近2.3亿卷册, 5400余万件, 录音、录像档案44万盘, 照片档案1500余万张, 地图100余万张。

2. 档案资源的优化。

随着馆藏档案的逐渐丰富及人们利用档案需求的变化, 人们开始对档案质量的要求越来越高。顺应时代的发展和要求, 各级各类档案馆开始在丰富馆藏的基础上进行馆藏优化。在这一时期, 各级各类档案馆在接收档案的结构上有所变化, 开始接收除了文书档案以外的各种类型和载体的档案, 馆藏结构有了明显的改变。到了1990年底全国各级各类档案馆馆藏档案中文书档案为83698211卷, 占馆藏档案总量的85.%。和1983年相比, 其在馆藏中的比重下降了9.9%。而同期的科技档案、专业档案、声像档案所占的比重却上升到占全部馆藏档案的14.7%, 比1983年增长了9.9%。从这些具体的数据中我们不难看出档案馆馆藏结构的变化, 馆藏资源在一定程度上得到优化。

3. 档案资源整合。

随着知识经济时代的来临和信息时代的发展, 社会对档案资源综合度和集约化的程度要求越来越高。而现实信息孤岛的大量存在不仅阻碍了社会对档案信息的开发利用, 档案的潜在价值也无法转化为现实价值。2005年12月, 在北京举行的全国档案局 (馆) 长会议的前夕, 中央办公厅主任王刚专门就安徽省改革国家档案管理利用模式的做法作出批示, 指出:“整合档案信息资源、创新档案服务机制, 是推动档案工作更好地为党和国家工作大局服务的重要举措”。在这一阶段, 各省各地区都根据自身的实际情况实事求是地探索并提出具有自身特色的资源整合模式, 主要是以实体整合为主, 如安徽“和县模式”、广东顺德“三档合一”模式、南京市的“浦口模式”等, 其中“和县模式”还实现了从实体整合到信息整合的突破。

4. 档案资源体系建设。

档案馆四位一体、五位一体功能的实现决定了必须要建立完善的档案资源体系。在这样的时代背景下, 2008年国家档案局提出“建立覆盖人民群众的档案资源体系”战略目标。随后国家档案局局长杨冬权在2009年在的全国档案局 (馆) 长会议上工作报告中对2010年全国档案工作的主要任务作出部署, 提出“以档案资源建设为起点, 将其纳入国家档案事业体系”。为响应档案局号召和适应时代的变化发展, 各省市档案局也开始了档案现象资源体系建设的规划, 其中最突出的是湖南湘潭市。2012年湖南省湘潭市档案局首先就提出了“以档案资讯为核心价值定位和发展方向, 构建现代化档案资源体系”的口号。经过近四个月的起草和修改, 并通过21位专家学者的论证和审定, 《湘潭市现代化档案资源体系建设纲要 (2012年—2020年) 》于2012年5月正式发布, 并且于2012年5月4日召开湘潭市档案资源体系建设动员大会, 正式启动全市现代化档案资源体系建设。

二、档案资源建设的问题论析

1. 馆藏资源匮乏。

随着档案工作和档案事业的发展, 档案馆的性质和功能也正在发生变化, 这些变化需要大量丰富的档案资源作基础、作后盾。而长期受传统档案管理模式与档案意识的影响, 从档案工作发展以来, 档案资源的丰富基本是低水平的重复延续。大多数档案馆只注重接收反映党和政务工作的文书档案, 而忽视其他种类和载体的档案, 这种做法致使档案馆的馆藏资源总量虽然在上升, 但仍处于匮乏状态。

2. 馆藏资源重复和结构单一。

著名档案学家特里·库克指出:“在普通公民看来, 档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人利益, 而且更多地还要为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆”。而目前中国的档案馆大多是政府机构的代言人, 因此, 反映政治活动的文书档案是接收保管的主要对象, 而贴近社会和民生的档案很少。此外, 馆际之间是相对封闭的, 没有形成一个有规划的档案馆网。这些问题最终导致两种结果:第一, 资源重复建设。档案资源优化配置的前提是馆际之间的协调和合作, 而现实中封闭的档案馆网导致单个档案馆是在与其他馆隔离的情况下进行馆藏建设。根据典型调查, 进馆档案的重复量很大, 某档案馆的抽样调查表明, 馆藏中重复的档案文件占总份数的20%, 其页数达30%。第二, 结构失衡。主要是源于档案来源的趋同性和单一性。

3. 档案资源体系建设异构现象严重。

目前的档案资源建设状况无法达到资源共享的目标。从宏观层面讲档案资源体系建设缺乏整体性规划, 除了中办在2004年颁布的34号文件和国家档案局2005年颁布的《国家档案局、中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》以外, 全国还没有统一的档案资源体系建设战略规划。一些地方档案部门虽然制订了具体的规划, 但大多是单一内敛的规划, 各机构各部门之间没有交流和合作。

三、建立完善的档案资源体系规则

1. 整体规划发展战略。

档案资源体系建设是一项复杂的系统工程, 因此, 要以系统的思维制订统一的整体的档案信息资源体系建设规划。在总规划的指导下, 各地区再根据自身实际情况制定具体的规划细则, 在制订规划的同时还要融入创新的理念。各地创新档案资源建设方式, 就是把档案工作的着力点提前, 从幕后走向前台, 从后端步入前端, 在档案资源生成之前做好相关的准备工作以引导档案资源建设的健康发展。

2. 多元化发展战略。

国家档案资源建设的出发点和归宿, 应该是大众文化, 或者准确地说, 应该面向公众, 决不应该止步于“小众文化”。简而言之, 就是要建立一个开放的档案资源体系, 在资源建设方面, 以国家档案局9号令规定的收集范围为标准, 以公众的需求为导向, 使档案资源体系建设朝着多元化方向发展。我们要避免有价值的档案资源遗漏在国家档案资源体系之外, 对此要将体制内与体制外的档案资源整合统一起来, 有必要关注除国家政治性记忆主体之外的社会力量形成的历史记录, 尤其是社会精英们的记忆主体和来自草根社会的普通民众记忆主体形成的历史记录。这对实现档案资源群众维权价值及扩大普通群众的档案话语权有着重要作用。

3. 管理机制创新战略。

在档案资源建设过程中, 当面对不利的制度安排时, 应该在机制创新上寻求突破, 通过机制创新来拓展档案信息资源建设的空间。机制创新主要表现在两个方面:一方面借助信息技术实现档案信息资源整合机制的创新, 另一方面档案实体的整合也要凸显机制创新。我们可以通过构建共建共享的数据库服务模式实现对保存在不同区域的档案信息资源的整合;对档案的实体整合应因地制宜, 根据档案行政管理部门和档案专业部门的具体情况进行, 不强求千篇一律。

4. 技术服务创新战略。

通过建设档案资讯共享服务平台, 为社会提供全方位、全天候档案资讯浏览和查询服务, 使档案资源体系成为智慧湘潭建设的一支劲旅, 成为惠及千家万户的民生工程。借助网络这一平台, 使档案资源向电子资源整合发展, 实现区域性档案资源网络体系建设。真正实现各种档案资源的充分流动、协调及联动, 达到一站式服务的效果, 实现档案资源的最大增值, 使档案资源真正转化为档案资本, 最终建立起能覆盖到广大人民群众和社会各个方面的档案资源体系。

参考文献

[1]徐欣.浅谈档案馆档案资源的建设[J].档案学通讯, 2006 (1) .

[2]王向明.档案管理学原理[M].上海大学出版社, 2009.

[3]陈永生.档案已提供利用情况的数据分析[J].档案学研究, 2007 (5) .

[4]杨冬权.丰富馆藏、提高安全保障和公共服务, 实现档案馆事业新跨越[J].档案学研究, 2009 (6) .

档案著录规则体系 篇2

2. 文献的作者3人以下一并列出;3人以上, 写出3人后, 加“, 等”。正文引用文献的中国人名应使用全名, 不得出现“许氏”、“王氏”等非规范写法;中医古籍人名应写出朝代和人名, 如可写成“明代李时珍”。出版项中的出版地有多个时, 只著录第一出版地。

3. 参考文献按在正文中出现的先后次序排列于正文后;参考文献的序号左顶格个位对齐, 并用加方括号表示如[1], [2], ……以与正文中的指示序号格式一致。正文指明原始文献作者姓名时, 序号标注于作者姓名右上角;正文未指明作者或非原始文献作者时, 序号标注于句末;正文直接述及文献序号将之作为语句的组成部分时, 不用角码标注。

4. 图中引用参考文献, 按其在全文中出现的顺序编号, 在图的说明或注释中予以标注, 图中不应出现引文标注。表中引用参考文献, 按其在全文中出现的顺序编号, 在表注中依次标注;或在表中单一栏说明文献来源, 该栏应列出文献第一作者姓名, 在姓名右上角标注文献角码。

5. 同一文献在正文中有多处引用, 文后只列一次, 参考文献列表中可不用标注页码, 在正文中引用位置右上角, 标注参考文献序号和引用起止页码, 例如“十二指肠[4]。”

本刊常见文献格式规定如下, 投稿者请以下列格式为准:

[期刊]作者.文章题目[J].刊名, 年, 卷 (期) :起页-止页.

[书籍]作者.书名[M或S].出版地:出版社, 出版年:起页-止页.

[专利]专利申请者.专利题名:国别, 专利号[P].出版日期.

[学术论文集]作者.题目[C].论文集名.出版地:出版者, 年:起页-止页.

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2.文献的作者3人以下一并列出;3人以上, 写出3人后, 加“, 等”。正文引用文献的中国人名应使用全名, 不得出现“许氏”、“王氏”等非规范写法;中医古籍人名应写出朝代和人名, 如可写成“明代李时珍”。出版项中的出版地有多个时, 只著录第一出版地。

3.参考文献按在正文中出现的先后次序排列于正文后;参考文献的序号左顶格个位对齐, 并用加方括号表示如[1], [2], ……以与正文中的指示序号格式一致。正文指明原始文献作者姓名时, 序号标注于作者姓名右上角;正文未指明作者或非原始文献作者时, 序号标注于句末;正文直接述及文献序号将之作为语句的组成部分时, 不用角码标注。

4.图中引用参考文献, 按其在全文中出现的顺序编号, 在图的说明或注释中予以标注, 图中不应出现引文标注。表中引用参考文献, 按其在全文中出现的顺序编号, 在表注中依次标注;或在表中单一栏说明文献来源, 该栏应列出文献第一作者姓名, 在姓名右上角标注文献角码。

5.同一文献在正文中有多处引用, 文后只列一次, 参考文献列表中可不用标注页码, 在正文中引用位置右上角, 标注参考文献序号和引用起止页码, 例如“十二指肠[4]。”

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2.文献的作者3人以下一并列出;3人以上,写出3人后,加“,等”。正文引用文献的中国人名应使用全名,不得出现“许氏”、“王氏”等非规范写法;中医古籍人名应写出朝代和人名,如可写成“明代李时珍”。出版项中的出版地有多个时,只著录第一出版地。

3.参考文献按在正文中出现的先后次序排列于正文后;参考文献的序号左顶格个位对齐,并用加方括号表示如[1],[2],……以与正文中的指示序号格式一致。正文指明原始文献作者姓名时,序号标注于作者姓名右上角;正文未指明作者或非原始文献作者时,序号标注于句末;正文直接述及文献序号将之作为语句的组成部分时,不用角码标注。

4.图中引用参考文献,按其在全文中出现的顺序编号,在图的说明或注释中予以标注,图中不应出现引文标注。表中引用参考文献,按其在全文中出现的顺序编号,在表注中依次标注;或在表中单一栏说明文献来源,该栏应列出文献第一作者姓名,在姓名右上角标注文献角码。

5.同一文献在正文中有多处引用,文后只列一次,参考文献列表中可不用标注页码,在正文中引用位置右上角,标注参考文献序号和引用起止页码,例如“十二指肠[4]。”

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2.文献的作者3人以下一并列出;3人以上, 写出3人后, 加“, 等”。正文引用文献的中国人名应使用全名, 不得出现“许氏”、“王氏”等非规范写法;中医古籍人名应写出朝代和人名, 如可写成“明代李时珍”。出版项中的出版地有多个时, 只著录第一出版地。

3.参考文献按在正文中出现的先后次序排列于正文后;参考文献的序号左顶格个位对齐, 并用加方括号表示如[1], [2], ……以与正文中的指示序号格式一致。正文指明原始文献作者姓名时, 序号标注于作者姓名右上角;正文未指明作者或非原始文献作者时, 序号标注于句末;正文直接述及文献序号将之作为语句的组成部分时, 不用角码标注。

4.图中引用参考文献, 按其在全文中出现的顺序编号, 在图的说明或注释中予以标注, 图中不应出现引文标注。表中引用参考文献, 按其在全文中出现的顺序编号, 在表注中依次标注;或在表中单一栏说明文献来源, 该栏应列出文献第一作者姓名, 在姓名右上角标注文献角码。

5.同一文献在正文中有多处引用, 文后只列一次, 参考文献列表中可不用标注页码, 在正文中引用位置右上角, 标注参考文献序号和引用起止页码, 例如“十二指肠[4]。”

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档案著录规则体系 篇6

2. 文献的作者3人以下一并列出;3人以上, 写出3人后, 加“, 等”。正文引用文献的中国人名应使用全名, 不得出现“许氏”、“王氏”等非规范写法;中医古籍人名应写出朝代和人名, 如可写成“明代李时珍”。出版项中的出版地有多个时, 只著录第一出版地。

3. 参考文献按在正文中出现的先后次序排列于正文后;参考文献的序号左顶格个位对齐, 并用加方括号表示如[1], [2], ……以与正文中的指示序号格式一致。正文指明原始文献作者姓名时, 序号标注于作者姓名右上角;正文未指明作者或非原始文献作者时, 序号标注于句末;正文直接述及文献序号将之作为语句的组成部分时, 不用角码标注。

4. 图中引用参考文献, 按其在全文中出现的顺序编号, 在图的说明或注释中予以标注, 图中不应出现引文标注。表中引用参考文献, 按其在全文中出现的顺序编号, 在表注中依次标注;或在表中单一栏说明文献来源, 该栏应列出文献第一作者姓名, 在姓名右上角标注文献角码。

5. 同一文献在正文中有多处引用, 文后只列一次, 参考文献列表中可不用标注页码, 在正文中引用位置右上角, 标注参考文献序号和引用起止页码, 例如“十二指肠[4]。”

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2.文献的作者3 人以下一并列出;3 人以上, 写出3 人后, 加 “, 等”。 正文引用文献的中国人名应使用全名, 不得出现 “许氏”、“王氏”等非规范写法;中医古籍人名应写出朝代和人名, 如可写成“明代李时珍”。 出版项中的出版地有多个时, 只著录第一出版地。

3.参考文献按在正文中出现的先后次序排列于正文后;参考文献的序号左顶格个位对齐, 并用加方括号表示如[1], [2], … … 以与正文中的指示序号格式一致。 正文指明原始文献作者姓名时, 序号标注于作者姓名右上角;正文未指明作者或非原始文献作者时, 序号标注于句末;正文直接述及文献序号将之作为语句的组成部分时, 不用角码标注。

4.图中引用参考文献, 按其在全文中出现的顺序编号, 在图的说明或注释中予以标注, 图中不应出现引文标注。 表中引用参考文献, 按其在全文中出现的顺序编号, 在表注中依次标注;或在表中单一栏说明文献来源, 该栏应列出文献第一作者姓名, 在姓名右上角标注文献角码。

5.同一文献在正文中有多处引用, 文后只列一次, 参考文献列表中可不用标注页码, 在正文中引用位置右上角, 标注参考文献序号和引用起止页码, 例如“十二指肠[4]。 ”

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