档案流程

档案流程（共10篇）

档案流程 篇1

档案数字化是数字档案馆建设的前提,数字化档案的鉴定则成为了档案数字化的关键性内容。目前对于数字化档案鉴定的主要侧重于对形成机关直接形成归档的电子档案的鉴定,而对于由传统载体档案转化而来的数字化成品的鉴定却未能给予足够重视。但是,从当前各级档案馆的馆藏构成来看,直接来源于形成单位的数字档案的比例是极小的。即当前数字档案馆中仍主要由传统载体档案的数字化成品所占据。因此,笔者认为应给予传统载体档案数字化的鉴定工作足够的重视,以推进数字档案馆建设的进程。限于篇幅,本人仅就数字化档案的坚定流程进行一下解析。

一、进行数字化之前的鉴定

(一)数字化档案真实性鉴定。传统档案的真实性应当包括两种类型:一类是档案内容信息原生,而且与它所对应的社会活动的客观事实相符,即档案具有绝对的原始记录性;另一类是档案内容信息原生,但与它所对应的社会活动的客观事实不相符,即档案具有相对的原始记录性。而具备以上任意一种真实性的传统档案都具有法律凭证作用。由于数字档案的信息与载体可分离,具有相对独立性,且存储载体无法验证数字档案的真实性,数字档案的真实性问题长期以来成为数字档案利用工作的挑战。因此,在开展档案的数字化工作之前开展必要的、有效的鉴定工作有助于提高数字化档案利用过程中的真实性,增强社会对于数字档案利用的认同。

(二)档案数字化价值鉴定。传统档案的价值鉴定工作指档案机构根据一定的原则、标准和方法判断档案的价值,以确定档案保管期限的工作。档案数字化价值的鉴定工作同样需要依据一定的原则、标准和方法,但鉴定的目的却与传统档案价值鉴定不尽相同。开展档案数字化价值的鉴定是为了判定档案的社会利用需求,从而确定哪些档案需要数字化、哪些档案不需要数字化,而不是盲目地将档案全部数字化,造成数字化工作成本的浪费。档案的数字化价值鉴定的作用除了筛选社会利用需求高的档案,还包括档案的除重和除杂。即剔除预备进行数字化工作的档案中重复的、分散的部分,只将具有最大价值的档案进行数字化的工作。

二、完成数字化之后的鉴定

(一)完整性鉴定。为了确保数字化档案的完整性,需要对完成数字化的电子档案开展内容鉴定和技术鉴定。内容鉴定是为了验证数字化后的档案是否真实完整地再现了实体文件的内容、细节;技术鉴定的任务则是验证数字化档案的内容、结构、背景信息是否完整。由于进行数字化的原始档案在内容、结构上各不相同,档案数字化的手段过程复杂多样,档案的数字化成品难免存在内容或结构的偏差或格式与背景信息的缺损。因此,在完成档案的数字化流程后,对于档案数字化成品开展有针对性的完整性鉴定,有助于确保数字化档案在内容和形式上忠实再现原始档案,保证数字化档案的利用效果。

(二)可读性鉴定。数字化档案的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、转换、迁移等处理后能够以人可以识读、理解的方式输出,并保持其内容的真实性。数字化档案的可读性是其存在和保存价值的基础。数字化档案开展可读性鉴定,其目的在于确认档案内容可以正常读出。为了实现这一目的,不仅需要确认档案完成数字化工作后的可读状态,同时还需分析其是否能够在日后被多次无差错读出。这就需要检查数字化档案的信息存储格式是否符合要求、配套的软件、材料信息是否齐全,以保证完成数字化工作的电子档案能够具备长期的无差错可读性。

三、数字化档案的再鉴定

(一)原始性鉴定。档案的原始性鉴定,主要任务是辨别档案是否为原件。归档和移交进馆的档案必须是原始件(底稿、原件),包括具有法律效力的电子文件原件。通过检验印鉴、手稿、签署笔迹以及办文过程中的收发登记、批办、批示等进行辨别。数字化档案的原始性鉴定是指在将档案提供给利用者之前,鉴别提供利用的数字档案是否在储存过程中被非法篡改,数字档案的内容、结构、背景信息是否与原档案一致。由于数字化档案的信息与载体之间具有相对独立性,在数字化档案的存储过程过程中存在着内容、结构、背景信息被非法篡改的风险。电子档案的这一特性导致其行政有效性和法律证据性在实际利用中存在缺损的情况。因此,应在档案数字化工作中应用数字水印、电子签名等防伪技术,使得档案数字化成品具备稳定的电子防伪标识,并在提供利用前验证这一标识,以保证提供利用的数字化档案与原档案的内容结构一致。

(二)周期性鉴定。数字化档案的周期性鉴定主要包括两个内容:其一为数字化档案的价值鉴定;其二为数字化档案的利用记录鉴定。档案的价值鉴定工作,是从整个社会当前和长远利用档案的需要出发,根据统一的鉴定原则和标准,判定档案的历史、现实价值以及档案存毁的工作。在实际工作中,数字化档案的保管期限有两种确定方式:一是为与原实体档案保持一致,与原档案同期保存或销毁;二是作为独立的电子档案,由电子档案保管机构开展价值鉴定工作以确定保管期限和到期后的存毁问题。由于数字化档案的查找、利用方式更为灵活多样,同一份档案,在不同时期,其原始版本和数字化版本的价值可能有较大不同。因此,定期对数字化档案开展专门的价值鉴定工作,根据实际需求不断修定档案的保管期限,有助于提高保存档案的质量,更充分地发挥档案的作用。

参考文献

[1].张慧敏.档案网站建设的三个支撑点.黑龙江档案,2011.3

[2] .刘国能.档案鉴定工作内容、原则、标准与方法——档案鉴定工作及其改革(二).中国档案,2005.9

档案流程 篇2

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅

1、本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2、外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集、交接、整理、统计工作

1、立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整

2、兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷

3、次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）

4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导

5、兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷

6、兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案

7、档案室对案卷进行分类、整理

8、编制档号

9、编制案卷目录等各种检索工具

10、入库

11、做好档案的统计、保安

12、开展档案的利用

13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

档案流程 篇3

关键词： 影像档案 设备 视频 非线性编辑

随着摄像技术的普及以及摄像器材价格的相对下降，越来越多的基层单位使用摄像设备记录日常的公务活动。因此，影像档案作为声像档案的一个分支在档案资源中所占比重不断上升，做好影像档案的收集、管理工作已迫在眉睫。有感于这种需求，笔者所在单位正在进行影像档案管理设备配备的前期准备工作，通过对相关设备的考察了解，总结出本文所谈的基层单位影像档案管理流程与设备配置方案。

一、加强基层单位影像档案管理

的必要性和意义

（一）时代发展促使影像档案的地位日益凸显

影像档案是以图像（或配有声音）为主要记录符号的档案，它直接提供所记录下来的场景和画面，而不是通过文字描述来获得联想和想象。因此，影像档案直观的反映所记录的内容，其原始记录性和证据性作用过硬；信息传递直观性强，信息受众覆盖面广，其传递的信息不受受众文化水平的限制，更易于为普通人接受，在文化宣传上有明显作用。在当代文化大发展、大繁荣的格局下，尤其是在历史文化宣传和体现亲民文化上有重要意义。2010年宁夏档案馆就曾派人到中央新影、中国电影资料馆查找涉宁影像档案，征购到《中央访问团到宁夏》、《宁夏人的喜事》等4部1950年反映宁夏历史状况的纪录片。①加强影像档案管理可以使档案资源得到极大丰富、强化档案资源建设，还可以提升服务水平、加强声像档案的安全保管能力。

（二）加强基层单位影像档案管理，避免由摄录人员保管、移交意识薄弱所造成的重要影像保管不利

一些单位影像档案资料相对匾乏，无法逃脱“三不”（种类不全、数量不多、质量不高）的困境。究其原因，不是没有拍而是没存好。影像信息与文字信息不同，没有事后补救的机会，一旦错失重要历史瞬间，将可能成为永世遗憾。传统上影像资料由于载体的特殊性以及对设备的依赖性在很多单位都是由宣传、电教部门或网络、新闻中心进行管理，档案部门仅就其主动上交或可知的单位重大宣传片等进行收集保管，很多珍贵影像未能归档。通过对一些市属企事业单位的调查了解，摄录人员往往认为拍摄任务完成往宣传部门或媒体一报送用完就完了；只重视当时的新闻效应，往往不会主动顾及到今后长期的保管和再利用，甚至一盘带子长时间反复用。有时随着人员或机构的调整，珍贵影像还可能发生流失或失控，这对影像的长期保存和开发利用十分不利。

（三）加强基层单位影像档案管理和设备配备，为档案部门解决设备不足难以正常开展影像档案管理业务的尴尬局面

一些单位的档案部门苦于没有专业设备无法保证接收来的影像得到妥善保管，直到目前都没能正常开展影像档案的接收、管理工作。设备配置不足使档案部门对于影像资料监管困难、管理被动，很多重要影像因疏于存档或存档不规范而未能得到妥善保管以至于日后想再利用时找不到或没法用。有些单位即便将拍摄好的录像带或其他载体的影像资料交到档案部门，但由于缺乏设备，档案人员对于这些影像的保管无法进行有效监察，保管不当就可能造成文件损坏或文件格式、版本变化导致的不可正常读取等现象的发生。因此除了争取领导支持、加强制度建设和执行、做好前端控制与相关部门做好协作之外，档案部门配置相应的管理设备十分必要。

二、影像档案管理流程中的控制要点

虽然载体相对特殊，影像档案管理工作的日常主要环节与普通文书档案的接收、保管、利用、编研、统计等各环节相类似，理解起来很容易，档案人员完全能够胜任，只是需要具体的设备来支持。

（一）严把接收采集环节，保证影像质量

因为载体和来源不同，一般常见的影像文件主要有三类：一类是以磁带为记录载体，另一类是由摄像机自带的硬盘、直录光盘或移动存储卡为载体，第三类是经过摄录人员拷贝或转换格式后的文件。为方便管理、同时符合档案管理规定中对于影像文件的要求（《北京市档案馆电子文件接收办法》中规定“影像文件以MPEG、AVI为通用格式”）从移交来源所获得的影像经过采集后，对于需要转换视频格式的文件要进行转换加工，加工后进行存储、归档，无需转换格式的可直接存储归档。

（二）安全保管、定期维护环节

影像保管工作主要包括三个方面：一是保管环境，分为硬件库房环境和软件管理系统；二是选择相应的保管设备，如光盘柜、磁盘阵列或是传统磁带；三是做好后期维护工作，如定期检查文件的可读性、倒带、复制、备份、转换等。

老式的影像磁带在保管时要注意定期检查、倒带，做好温控、防潮、防磁等工作，有条件的可以逐步转化、备份成数字文件。电子格式的视频文件由于视频编码与播放器编码不匹配等问题有时会无法正常播放，所以收集视频时对于相匹配的播放器也要适当收集、对于保管中的视频文件要注意按需转码以及相应转码软件的配备。

（三）编研和提供利用环节

影像档案的利用分为两种，一种是提供直接利用，即把所存的影像档案直接调取提供给利用者，二是对原始档案经过不同程度的后期剪辑形成符合利用需求的新影像。影像档案不同于照片和纸质文件，它所记录的是一个时间片段，而不是一个单独的时间点。在这一时间片段中的所有信息不见得在利用時都需要公布、都可以公布。举例来说就是在某个展览上受时间限制只能展示10分钟片长的影像，但原始片长可能有60分钟；某段影像档案中有一小部分不宜公开的内容提供利用前需要先剪掉；再比如为了制作一段专题反映某一领域发展变迁的视频需要从若干影像档案中截取有用的相关片段进行合并。基于这些原因档案部门需要使用剪辑设备来进行编研和提供利用的工作。

（四）做好编目、统计，进行系统管理

影像档案管理的编目、统计工作和其他类型的档案统计工作基本接近，如果业务量大用专业的档案管理软件或媒资管理系统进行为宜，业务量小也可采用Microsoft Office软件的组件辅助人工管理的方式。Microsoft Office软件远比一般人想象中的功能更强大：Microsoft Access（数据库管理系统——用来创建数据库和程序来跟踪与管理信息），Microsoft Excel （数据处理程序——用来执行计算、分析信息以及可视化电子表格中的数据），对于中小型单位档案管理中的一般表单管理、分类统计、运筹计算等都可胜任。

三、基层单位影像档案管理设备基本配置与整合方案

不同单位因为拍摄器材和拍摄需求的不同所产生的影像文件有一定差别，影像档案管理的需求层次、对档案管理的经费投入能力的不同都会影响到对于影像档案管理设备的选择。一般基层单位配备应对日常工作的影像设备要根据自身情况以及影像档案管理的特点来进行。

（一）档案工作影像管理设备的特点

出于开展档案管理目的的影像工作设备配置与普通的影像制作工作存在差异。普通影像工作以“录、采、编、播”四大流程为主，档案管理则主要涉及“采、存、编、播”。“采”、“播”是共同的重点环节，档案管理对“录”、“编”的要求相对较弱，可剪可接、加字幕、加音轨、能做简单编辑即可，但是“存”的设备一定要好。在经费有限无法对每一个环节做充分投入时，档案部门可以参考此特点对经费进行合理分配。

（二）选用非线性编辑设备

1．非线性编辑设备的技术特点

选用非线性编辑（Nonlinear Edit）系统是技术发展的趋势，而且更经济。传统线性视频编辑是按信息的记录顺序从磁带中重放影像数据进行编辑，需要放像机、录像机、字幕机、特技发生器等外部设备较多，工作流程比较复杂；但非线性编辑技术（简称非编）借助计算机进行数字化制作，几乎所有主要工作都能在计算机中实现，所需外部设备相对简单、操作更简洁，适合档案部门采用。而且非编对素材的调用简便，无需在磁带上反复寻找、打破单一的时间顺序编辑限制，信息存储位置并列平行、可按各种顺序进行排列，与接受信息的先后顺序无关。同时，它还有信号质量高、制作水平高、寿命长、易于升级、易于传播的优势。

2．基层单位影像档案管理设备基本配置和选择建议

非编系统由软硬件共同构成。基层单位影像档案管理设备基本配置可以简化为非编软件（有时还需转码软件）+采集卡+PC工作站+存储设备（磁盘阵列、光盘柜）。通过这些基本配置足以实现档案部门对本单位日常业务中形成的影像文件的接收、保管以及编辑、调用，工作人员技术过关的情况下也可以完成档案专题短片的制作。如果库藏老式磁带数量较多则需加配放像機以完成采集工作；影像档案数量庞大的可以选择专门的媒资管理系统相配合，以实现各功能的总体控制；条件允许的情况下还可以配备如监听音箱、专业监视器、非编键盘等外围设备，以方便后期编辑预览、输出。针对不同的信号源和用户的需求层次可有不同的配置方法。比如收集来的影像信号源有高、标清之分；用户对影像加工的不同需求也会影响设备的配置——总后档案馆数字影像工作室从专业角度来看，其设备和技术力量就已达高端影像工作室水平。②

市售主流软件有AVID Media Composer、Final Cut Pro、EDIUS、大洋ME、Liquid 7、Adobe Premiere等。笔者认为价格不能作为唯一的判定因素，所谓的“广播级”、“专业级”、“消费级”分级也不能作为档案部门选择非编产品的硬性标准。消费级主要面向家庭和个人使用者，在此不做讨论。广播级、专业级的区别不在于某些特定功能，而是一些核心的硬指标。例如，专业级非编通常不具备SDI接口，数字接口多采用1394、HDMI这些消费级接口，视频处理通常采用8bit或10bit量化。当然随着技术进步，视音频的处理质量总在不断提升，比如DV50曾经是典型的广播级格式，现在已成为专业级设备的标配。广播级非编永远采用最高端的技术，提供最高质量的视音频处理；产品多以整机交付，提供整机售后服务；采用帧内压缩（4:2:2或4:4:4采样格式），多代复制性能更好；提供面向多种应用的专用功能模块，具有网络化扩展能力和严密的管理功能。专业级产品大多是提供板卡+软件，提供板卡售后服务；专业级产品只采用简化的处理方式；用户的制作流程相对简单，基本无多代复制的需求，对采样格式和GOP结构不敏感；专业级非编多使用帧间压缩（4:1:1或4:2:0采样格式）；另外和广播级产品对数据安全处理级别也不同。各单位可以根据自己的经济实力以及实际需要进行选择。

经过研究比对，从软件的稳定性、易操作性、对中文语言环境支持以及视、音频格式兼容性、素材模板等方面考虑笔者认为采用大洋ME系列或EDIUS系列非编软件更适合档案部门对影像档案的管理特点。他们随机支持多制式混合编辑，可在同一时间线上混合编辑NTSC 和PAL 制式素材；支持拍打唱词功能；能支持导入MOV、MTS、MPEG、P2、MXF等格式，支持导出AVI、MPEG、MOV、MXF、VCD、DVD等格式，方便按档案要求进行统一管理和提供利用。

3．整合解决方案

在档案管理资金充足的情况下，寻找合适的技术厂商做整体解决方案是最理想的状态。比如索贝的MAMSpace媒资网解决方案和大洋的iMAM2浩博声像管理系统都是不错的选择，浩博声像管理系统还在天津、呼和浩特、抚顺、长沙、武汉等地的多家档案馆得到采用，具有丰富的实践经验。虽然前期投入比购买前述简单方案中的设备要大，但是采用整合系统的好处是可以得到厂商的系统培训，设备之间的技术衔接也可以得到更专业的指导，便于后期维护。

在这个大发展、大繁荣的时代里，社会对档案工作者提出了更高的要求。为实现对影像档案的有效管理，档案工作者要顺应时代发展，掌握影像档案的管理技术，了解影像档案的形成过程，有的放矢地争取领导支持，为档案部门配备相应的专用设备或允许档案部门与其他部门共用本单位、本系统的影像管理设备，做好影像档案的管理工作；力争将更多有价值的影像纳入档案部门的管理中，做好妥善保存、开发利用，发挥其最大效用。

注释：

①李传芳.宁夏加大影像档案征集力度[J].兰台世界,2011(1月上):41.

②耿志东,邓昌军.主动出击 开创影像档案管理新天地[N].中国档案报,2011年5月5日,第三版.

参考文献：

1.卫奕.影像档案与历史研究[J].军事历史研究,2010(增):86-89.

2.北京中科大洋科技发展股份有限公司.广播级系统方案[EB/OL].www.dayang.com.cn/.2011-11-11.

档案流程 篇4

一、企业档案管理

企业档案管理工作流程是指企业对自身档案实体和档案信息的管理、服务等各项业务工作从起始到完成, 由不同部门、不同岗位、经不同环节协调及顺序工作共同实现的完整过程。换言之, 企业档案管理工作流程就是企业对自身档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作活动的程式化进度, 是一种档案信息输入, 并最终转化为知识输出的过程。这一过程是企业档案工作的基本组成部分之一。

通常来说, 企业档案管理工作流程包括:档案收集流程、档案整理流程、档案价值鉴定流程、档案保管流程、档案整理统计流程、档案借阅流程等。当然, 这种分类方式也只是基于档案工作进度中各环节的相对划分, 而现代档案管理工作已成为复杂的系统, 其划分也不是绝对一层不变的。

企业档案工作管理流程是档案工作效率的重要源泉。档案管理学家普遍认为, 流程决定效率, 流程影响效果。好的企业档案工作管理流程能够使企业档案管理工作良性开展, 从而保证工作的效率和效果。所以, 设计、建立科学、严谨的企业档案管理工作流程, 并且保持这些流程得到有效执行、控制和管理, 将会对一个企业的档案管理及档案资料发挥至关重要的作用。

二、我国煤炭企业档案管理流程的构建途径

随着我国社会经济的日益发展, 企业档案管理工作不断产生日新月异的变化, 新要求、新理念更是层出不穷。因此, 科学构建我国煤炭企业档案管理流程已经成为适应这股变化潮流的必要途径。那么, 我们该如何构建我国煤炭企业档案管理流程呢?

1. 依法构建煤炭企业档案管理流程。

1987年9月5日, 第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过了《中华人民共和国档案法》, 并于1996年7月5日对该法进行了补充修正。这标志着我国档案管理工作有法可依, 有章可循的时代已经到来。同时, 《中华人民共和国档案法》也要求包括煤炭企业在内的我国各个企业在构建煤炭企业档案管理流程时, 要在守法合规的前提下进行, 不能随意采用违法的档案管理流程。

例如, 煤炭企业在制定档案归档流程时, 就要充分考虑到《中华人民共和国档案法》第十条和第十一条的规定, “对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交, 集中管理, 任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料, 禁止擅自归档。机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定, 定期向档案馆移交档案。”这样煤炭企业档案管理工作流程制定者就可以根据以上法律规定, 制定出个人要将工作档案移交至企业档案管理部门, 而企业档案管理部门又要将档案移交至国家档案馆的工作流程。

2. 构建电子化煤炭企业档案管理流程。

计算机的诞生和发展, 将煤炭企业档案管理工作带入了一个崭新的时代。原有的手工记录、人工查找等工作流程, 已经完全可以采用计算机来操作。也就是说, 无论是煤炭企业档案归集流程, 还是煤炭企业档案的借阅流程, 都可以采用电子化手段来实现。

从煤炭企业档案归集流程来看, 档案工作者可以建立一个完整的档案信息归集系统, 实行一体化归集管理, 充分发挥电子信息化得整体优势。具体来说可以采用两种流程模式:其一是单向传输流程模式, 就是终端管理机构对档案实现以数字化方式进行归集录入, 并依据实际需要进行数字信息的单项定向传输。其二是双向或多向传输, 就是各立档单位均实现信息化管理, 上下级单位及各立档单位间, 均可根据需求进行数字信息的多项双向和多向传输归集。

从煤炭企业档案的借阅流程来看, 煤炭企业的档案部门可以利用互联网或者是企业内部的局域网开展的网上服务。档案工作者要以网站建设为基础, 进一步加快档案信息资源数据库的提供能力。此时, 档案使用者只要通过联网验证就能够在相关网站界面中检索到自己需要调阅的档案。同时, 网站还要具有保存调阅记录的功能, 能及时统计档案的使用情况。

3. 构建煤炭企业档案管理流程要充分考虑到新型档案材料。

传统煤炭企业档案材料都是以纸质文书形式进行保存。而新型的档案材料则突破了传统的档案形态, 更多地以图像、声音等形式予以保存, 这些档案不仅记录着煤炭企业的发展历程, 而还见证着企业的辉煌, 是企业向外宣传和上报评审的重要组成部分。另外, 随着办公条件的自动化, 在我国煤炭企业的机关工作和各类业务活动中形成了大量的声像档案。

这些声像档案具有较强的时效性和特殊的归档要求, 所以这就要强化规流程, 对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理, 制定, 一套严格的流程, 防止分散流失, 杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际, 采用多媒介、多介质的保存方式, 力求妥善保管。

综上所述, 我国煤炭企业档案管理工作流程的构建必须要紧跟时代步伐, 将基础工作做到实处, 真正使档案资料能够发挥其指导实际生产的作用。

参考文献

[1]郝鑫罡.档案管理.档案学报, 2008 (1)

档案托管办理流程 篇5

1、已办理报道手续的全日制院校大中专毕业生，首先登录大连高校毕业生就业服务中心网（）查询其学生档案是否到达，确定学生档案已到大连后，再登录“大连人才”网（），进入“档案管理”网页，点击“申请人事档案托管”，按照“网上申请人事档案托管操作指南”要求，完成申请人事档案托管登记并牢记缴费流水号。然后持大连市各级高校毕业生就业服务中心开具的《大连市大中专毕业生工作介绍信》到档案托管地人才服务中心办理档案托管手续。

学生档案由个人自带的，完成上述操作后，持大连市各级高校毕业生就业服务中心开具的《大连市大中专毕业生工作介绍信》和学生档案到档案托管地人才服务中心办理档案托管手续。

2、通过成人教育取得中专以上学历的我市大中专毕业生，找到工作单位后，首先登录大连市高校毕业生就业服务中心网（）签定就业协议，持毕业证、户口簿到大连市高校毕业生就业服务中心办理《大连市大中专毕业生工作介绍信》，按上述要求网上完成“申请人事档案托管”操作后，持学生档案及《大连市大中专毕业生工作介绍信》到档案托管地人才服务中心办理档案托管手续。

3、两年择业期满仍未办理报到手续的全日制院校我市生源大中专毕业生，按属地化原则，持毕业证、户口簿到户籍所在区（市）县高校毕业生就业服务中心办理《大连市大中专毕业生工作介绍信》后，按上述要求网上完成“申请人事档案托管”操作后，再到辖区人才服务中心办理档案托管手续。

4、按市物价局核准的收费标准缴纳档案管理费。

二、外省市引进人才人事档案转入

1、引进人才如需转入人事档案，可持与我市用人单位签订的劳动合同和缴纳社会保险凭证及《调档申请函》（网上下载，网址：），到单位所在地人才服务中心开具《调档函》，再到人事档案所在地人力资源或人才服

务部门办理人事档案转出并开具干部（职工）调转介绍信（国家机关、国有企事业单位可直接办理）。按照要求网上完成“申请人事档案托管”操作后，持干部（职工）调转介绍信和人事档案到档案托管地人才服务中心办理托管手续。

属于两地分居或购房落户等政策性调入人员，有工作单位的，按上述规定办理，暂无工作单位的，到户籍所在地人才服务中心办理调档及档案托管手续。

2、按市物价局核准的收费标准缴纳档案管理费。

三、由市内各单位转入

1、选择确定人事档案托管机构后，凭《解除劳动合同证明》（离职证明）或辞职（辞退）证明到档案托管地人才服务中心开具《调档函》。

2、持《调档函》到调出单位办理转档、开具干部（职工）调转介绍信、工资介绍信。

3、登录“大连人才”网（），进入“档案管理”网页，点击“申请人事档案托管”，按照“网上申请人事档案托管操作指南”要求完成申请人事档案托管登记并牢记缴费流水号。然后持上述材料及人事档案到档案托管地人才服务中心办理档案托管手续。

档案管理中电子文件的应用流程 篇6

一、电子文件存在的问题

目前, 企业档案管理已经实现了一体化操控模式, 这对于企业未来的规划发展起到了促进作用。但在计算机技术得到广泛运用的同时, 企业电子文件也面临了许多安全隐患。种种隐患的存在使得电子文件的使用价值降低, 如:企业电子文件存储了大量的数据信息, 若文件被窃取则会给企业造成诸多经济损失, 对企业的经济管理都是很不利的。从企业的使用状况看, 电子文件面临的问题主要集中于网络控制、人员管理等两大方面。首先, 网络控制中管理人员操作不当, 导致电子文件的安全指数降低, 给非法入侵者提供了盗取机会;二是人员管理, 尽管企业已经实现了办公自动化, 但部分职员专业技术缺乏, 导致其在实际工作中难以掌握先进的计算机技术, 后期工作未能对电子文件实施安全管理。从企业未来的可持续发展角度考虑, 对电子文件的应用流程进行综合管理是不可缺少的, 这不仅保证了企业内部信息的安全, 也有助于办公自动化模式的推广运用。让企业的经营管理模式朝着最优化方向发展。

二、加强应用风险的防范

电子文件的应用流程主要是传输、挖掘、接收等, 这些流程中都有潜在的安全隐患。尤其是计算机网络不稳定时, 电子文件的安全系数越低, 电子文件内容被盗取的可能性更大。因而, 企业在使用电子文件时必须要制定综合性的风险防范计划, 对可能出现的意外风险提前控制处理。

1、管理方面。

良好的管理制度是维持电子档案管理的重点措施, 企业应积极创建一系列的制度来进行防范, 档案管理人员可以颁布和制定某些特定的制度。如:在管理电子档案时需控制好人员操作的范围, 非管理人员不得操控系统, 通过人员控制权限的方式防范风险。通过管理措施的改革对电子档案使用效率的提升是有帮助的, 这些有助于企业应用电子档案管理模式的转变。

2、防范方面。

电子档案是企业信息数据的集中文件, 及时消除威胁是避免电子档案遭到损坏的关键内容, 企业在计算机维护期间要做好威胁的防范控制。由于计算机网络的多样性, 使得威胁的防范控制难度极大, 但只要从多个方面考虑问题则可及时处理。如:使用计算机设备时, 企业需注重软件、硬件设备的维护管理, 从两个方面入手创建综合控制模式。

3、技术方面。

计算机在运行期间要采取多项措施, 引进技术是降低风险发生的有效方法, 且对维护电子档案安全性有着重要的意义。在电子档案管理时可通过设置密码的方法, 密码可用于大多数现代的操作系统。若企业管理时需设置密码后, 应及时培训计算机技术人员控制, 以防数据库受到外界因素的破坏。

4、维护方面。

数据库是企业办公自动化的主要载体, 对数据库加强维护控制有助于电子文件的安全运营。有效防护是通过安全防御措施将风险控制在外, 以保证电子文件不受外界因素的干扰。电子文件应用流程中采取安全防护也是避免电子档案受到威胁的一大策略, 其对于档案的维护控制有着重要作用, 可防止数据库受到外界条件的干扰, 维护了数据信息的安全。

三、风险的综合调控策略

企业要根据内部电子档案的管理状况, 及时调整管理模式、管理方法、管理技术, 采取综合性的调控策略才能有效防范风险的发生, 这都是电子档案管理时需要顾及到的。除了从正面防止风险的发生外, 我们可以从风险转移、风险缓解、风险评估等多个方面降低风险损失。具体如下:

1、风险转移。

转移策略是为了将电子档案风险转移到其它方面, 从而达到减小风险损失的目的, 这也是企业在电子档案管理中常用的风险控制方法。一般情况下, 风险转移的方法可从多个方面提供改进, 如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后, 我们可以把复杂的风险问题进行简化, 再对原先实施的电子档案管理策略优化改进, 创造更加先进的电子档案管理系统。

2、风险缓解。

当电子档案管理阶段发生风险之后, 管理人员则要学会如何缓解风险, 将风险造成的破坏控制在最小范围。目前, 许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解, 电子档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子档案相关资产重新布置等手段来减小电子档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括:事前措施、事后措施, 前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案。

3、风险评估。

当风险真正发生之后, 企业应尽快采取措施防范, 同时应利用其它措施将风险损失控制在最低。风险评估是为了对电子档案进行综合分析, 找出导致风险发生的原因及影响, 这样才能制定更加科学的防御计划。通常需要评估的内容包括:攻击的可能性、发生攻击所可能造成的毁坏程度、彻底的成本效益分析、使用适当类型可能性的控制措施等等。另外, 企业管理者要增强自己的风险意识, 加强多项风险的预防处理, 制定一套严格的风险调控计划。

4、风险培训。

企业人员是电子档案管理的执行者, 企业人员素质对档案管理效率有着重要的作用。通常档案管理人员的素质在某种程度上决定了档案风险的大小, 若企业需降低档案管理的风险则必须要注重风险意识的防范, 防止有可能在管理过程中所发生的风险。在档案管理中有必要提升档案管理人员的业务能力, 并有意识地培养他们的风险意识。同时, 在执行人员管理计划时也要搞好专业培训技术, 让电子档案工作者接触到更多的专业知识。

四、结论

综上所言, 电子文件是档案管理中的重点对象, 也是企业贮存信息的主要文件之一。为了更好地实现内部办公自动化, 企业在电子档案管理期间要注重应用流程的规划, 同时加强对电子文件意外风险的防范控制, 为电子文件的运用创造良好的条件。

参考文献

[1]陆胜昔.企业办公自动化中的电子档案管理[J].管理观察, 2010, 15 (7) :20-22.

[2]聂一品.电子档案管理存在的风险及控制措施[J].电子档案技术, 2010, 33 (14) :29-31.

[3]光嘉平.我国企业电子档案应用流程规划的不足与改进[J].中小企业管理, 2010, 16 (11) :30-32.

档案流程 篇7

1.高校口述校史档案收集抢救的内涵

口述校史档案收集抢救的主体是高校档案馆,收集的对象是年龄较大且掌握着重要口述资料的人群,或者是高校成长过程的重要人物,他们年事已高,不方便写作,这些人群称之为“活着的历史”或者是“活着的档案”[2],这一类的校史档案属性是非物质文化遗产和特色资源。所谓的收集抢救,是指将抢救作为口述校史档案收集的指导性原则,将收集视为开展抢救的主要方式与途径,对即将消失的特色档案资源进行收集,做到史料留全、留存。

2.收集抢救口述校史档案的原因

除了上述讲到的口述校史档案是“活历史”之外,收集抢救口述校史档案是因为这些档案自身所具有的重要价值。首先,收集抢救口述校史档案就是抢救校史资源,丰富档案馆藏。目前,各高校的馆藏相对丰富,但是在早期办学阶段,档案的保护意识不强,档案制度不完善,导致许多重要档案丢失和损坏,学校发展的历史找不到历史依据或者佐证材料。其次,收集抢救口述校史档案将提升档案的编研能力,为学校进行更广泛宣传。校史编研就是仅提取原始档案中的部分内容并融合相关信息的过程。口述校史档案的记录,可以为撰写校史的人员提供了真实、客观的信息,防止高校师生或社会认识听信谣言,澄清某些事实,揭秘高校成长历史的某些深层背景及细节问题,为查证历史提供了一条有效的线索,从而使校史更加生动、形象、充实,帮助社会大众更深入地了解该校的发展历程;再次,口述校史档案是一种回顾,更是一种传承。一所大学的办学理念和办学品位不仅仅通过外在的建筑、设备或者师生力量体现出来的,更重要的是其内在的历史沉淀和独特的精神风貌。

3.收集抢救口述校史档案存在的问题和规范化流程

3.1收集抢救口述校史档案存在的问题

虽然口述校史档案越来越受到高校和社会人士的普遍关注,但却存在不少问题。第一,收集抢救仍然停留在完成特定任务阶段,没有严谨的制度和规范化的流程;第二,部分高校未设固定部门收集抢救口述校史档案,基本是为了完成周年庆或特殊展览而临时组成的收集抢救队;第三,临时的收集抢救队成员基本是兼职负责口述档案工作,他们的工作重心仍然在自己本职工作中。毋庸置疑,这支队伍缺乏专业性知识背景。

3.2收集抢救口述校史档案的规范化流程

3.2.1确定口述档案收集抢救的依据和原则。没有行动方向,一味地埋头苦干只会事倍功半。“磨刀不误砍柴工”,要做好收集抢救工作必先成竹在胸,有一定的理论依据和指导原则才能顺利开展工作。目前我国尚无口述档案相关的标准和制度。所以,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,借鉴其他高校收集口述校史档案,如清华大学的校史稿,中国人民大学校史稿,结合本校的实际情况制定一个口述校史档案暂行办法。

当然,有参照依据之后还需要要指导原则。因为口述校史档案的收集抢救工作相对比较灵活且难度较大,需要持续推进。因此需具备以下三个原则:第一,保证长期规划和专题计划有效结合。因为收集工作艰巨而伟大,所以要制定长期规划,并通过最终目标进行倒推,将最终目标分解为各个子目标,也就是分阶段地开展口述校史档案征集工作;第二,尊重历史和真实性原则。尊重历史是档案形成的原则性要求,也是口述校史档案的基本要求。口述校史档案的采访对象大都上了年纪,语言的清晰度需要工作人员仔细确认并将整理出来的材料交由受访者阅览并签字确认,保证所述过程符合真实性;第三,实用性原则。口述校史档案主要是对建校初期且尚在人世间的老一辈人进行采访。采访准备中须有详细的采访计划,采访人要注意被采访对象所述内容与校史具有一定的相关性。否则,将变成了个人的回忆录。

3.2.2收集抢救口述校史档案的规范化流程。对口述校史档案的规范化主要表现在宏观和微观两个方面。从宏观方面讲,包括初步准备、中期访谈、后期整理这三个阶段,最终结果是形成音频、视频、编研材料等等。从微观方面来说,每个阶段都具有非常重要的作用。在初步准备阶段中,第一需要明确选题。也就是说,要做好需求分析和初步调研工作。需求分析就是要了解当代的社会需求、政策需求与本校或本校档案馆馆藏的需求[3]。调研不仅是对自身单位的调研,更重要的是采访对象的调研,了解受访对象的特点、重要性和要采访的内容。同时要依据相关的法则开展工作;第二,要安排相关的流程、细节。包括进行可行性分析,对调研结果进行审查,编制执行计划和分阶段计划。这些流程需要经过上级的审核通过方可进行,不通过的需要重新调研。在中期访谈中,根据之前准备的相关材料对受访者进行慰问和采访,访谈问题的设计以宏观和微观想结合的方式进行,访谈可以是一对一或者集体访谈等方式,并根据实际情况适当地调整采访策略和内容。资料整理人员、后勤人员、机动人员协助专业人士做好校史档案整理工作。资料整理分为两个过程:对初始材料一字不变地转写成文的过程及对原始资料进行二次开发的过程。

参考文献

[1]吴雯.高校口述档案征集工作述略[J].兰台世界,2013(10):42-43.

档案流程 篇8

一、电子档案管理系统中流程管理简述

电子档案管理系统中的流程管理是一种较为科学的管理模式。这一管理模式主要是基于提升管理绩效的目的, 将电子档案的输入转变成有价值的输出活动。通过流程管理, 能够促进电子档案输入、输出流程的优化和规范化, 以便实现对电子档案的有效管理。一般来讲, 流程主要包含用户、价值、输入资源、结构、输出结果、活动等要素。为了进一步推动山东省省直单位电子档案流程管理的有效运行, 山东省档案局下发了关于印发《山东省省直单位电子档案进馆办法》的通知 (以下简称《办法》) 。并规定此《办法》与2016年6月1日正式实施, 有效期至2021年5月31日, 要求各单位严格落实。

二、流程管理在电子档案管理系统中的运用

电子档案流程管理运用对于电子档案管理系统的建设意义重大, 因而, 其运用需要工作人员尤为重视。在系统的建设中, 工作人员需要将更新传统业务流程作为首要任务。电子档案管理系统建设的主要内容包括档案资源收集、对纸质档案的数字化处理、开发运用电子档案等。在这几方面的流程管理中, 工作人员应严格遵循《办法》规定, 在档案资源收集方面, 省直单位移交包括永久保管期限照片、录像、文书、录音等档案资源。保证电子档案收集内容的准确性、完整性。在纸质档案的数字化处理方面, 应保证电子文件格式符合《版式电子文件长期保存格式需求》。在电子档案资源的开发利用方面, 为保证其能够充分满足使用者需求, 在电子档案管理系统的建设过程中, 需要严格遵照人性化要求, 根据使用者需求实现系统的有序建设, 并随着使用者需求的变化, 不断调整业务流程, 实现对业务流程的进一步优化, 规范电子档案资源建设。

流程管理能够有效降低电子档案管理系统的建设成本和风险。在建设过程中, 需要将电子档案按照《办法》要求进行安全储存, 以保证电子档案的有效性以及高效的流程管理控制。例如将档号作为储存后电子档案的唯一标识符。档号按照全宗号、门类代码、保管期限、机构 (问题) 代码、件号的顺序依次排列组成。例如A014-WS·2016-Y-BGS-0026。同时, 不同类型的电子档案应按照不同的格式进行保存, 例如照片类电子档案在保存时, 需要采用JPEG、TIFF格式, 像素数应为300万及以上。录音类电子档案在保存时, 需要采用MP3、WAV格式, 且其采样率应在44.1k Hz及以上。同时, 应利用流程管理对电子档案管理系统进行前端控制。将流程管理融入电子档案管理的各个环节中, 以增强管理有效性, 尽可能地减少建设成本。

最后, 工作人员还应结合流程管理理论, 建立电子档案管理系统模型。根据模型, 遵循《办法》要求, 按照电子档案的种类、归档时间等, 对档案进行收集, 并将归档期限录入电子档案管理系统, 由系统根据输入信息, 对档案自行归类。随后, 由档案馆组建专家小组, 对档案进行鉴定, 将不可公布档案、限制公布档案的界限进行明确, 并由专门人员对所收集档案进行数字化处理, 并对处理后的电子档案进行整理, 例如按照《办法》对电子档案进行著录标引、加密等。随后, 档案馆进行电子档案的开发运用, 对库存信息资源解密, 对拟公开的内容等进行严格的检查、筛选, 避免出现不可公开电子档案被公开的情况。最后, 档案馆需要设置电子档案的访问权限, 做好更新维护工作以及电子档案的备份工作。同时, 为了更加符合流程管理精细、高效的特点, 可以将整个系统细分成电子档案形成、电子档案收集、档案鉴定、纸质档案数字化处理、编研出版、公布前筛选、数据库备份维护等七个流程。

三、结论

电子档案管理系统是档案管理的核心部分, 而流程管理学能够优化档案馆业务流程, 降低系统建设成本及风险, 促进系统的可持续开发。因而, 在当前信息技术普遍运用的形势下, 为促进档案馆信息化建设, 提升档案的完整性与真实性, 增加档案管理的有效性, 档案馆还需要积极运用流程管理, 规范档案管理流程, 严格控制从档案收集到档案开发运用的全过程, 遵循《办法》要求, 实现对电子档案的安全管理和运用, 以促进档案馆的持续、健康发展。

参考文献

[1]陶水龙.基于流程管理的电子档案安全策略的探讨[J].北京档案, 2012, 1 (1) :9-11.

[2]赵爱武.基于流程管理的电子档案安全策略[J].中外企业家, 2015, 9 (27) :209-210.

档案流程 篇9

数字化是指使用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用专业的扫描仪、高拍仪和数码相机等数码设备, 对纸质档案进行数字化加工, 将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上, 并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。据统计, 近年纸质档案每年以46% 的速度增长。政府、事业、企业等单位都积累了大量的历史和现行档案, 面对如此众多的纸质档案, 数字化加工的工作量非常大。因此, 对传统档案数字化流程进行优化, 已迫在眉睫。

2 ACDSee概述

ACDSee是目前流行的看图工具之一。它提供了良好的操作窗口, 人性化的操作方式, 优质的快速图形解码方式, 支持丰富的图形格式, 强大的图形文件管理功能等。

在档案数字化管理方面, ACDSee可快速启动和浏览大多数的影像格式档案, 其新增了Quick Time和Adobe格式的档案浏览功能, 可以自由地将图片档案放大缩小, 全荧幕的影像浏览, 并且支援GIF动态影像档案。不但可以将档案转成BMP、JPG和PCX格式, 还可以观看GIF的动画。软件提供了一个方便的电子相册, 多种排序方法来显示资料夹, 增加快速查看缩略图和拖拽功能, 可以播放WAV文件。特别是, 档案总管可以批量修改文件名, 编辑程式的附带描述, 具有较强的应用价值。

3 传统档案信息化流程存在的问题

在档案数字化处理时, 过去一般方法是先录入目录数据, 保存后点击“原文”按钮, 然后在新打开窗口中, 点击“扫描”, 启动扫描仪开始工作。随后退出扫描, 再录入下一条目录数据, 再扫描……。

分析可知, 在传统档案数字化过程中存在以下问题:一是目录数据录入和扫描不能同时进行, 只能单人操作, 效率较低。二是在文字录入和扫描过程中反复切换, 工作步骤繁杂。三是在扫描时, 很难扫描控制界面, 不能调整分辨率, 文件格式等参数。四是扫描出的图像, 因缺少操作界面而无法修改。

因此, 在档案数字化加工工程中, 如需要提高工作效率, 符合扫描质量要求, 操作过程需要进一步的优化和调整。

4 档案数字化优化后的加工流程

现以使用最广泛的ACDSee软件简体中文版为例, 介绍档案数字化的优化加工流程:

4.1 扫描处理优化

步骤1:双击ACDSee图标, 进入软件窗口, 依次点击图中的“1、2、3、4”红色标注编号, 如图1 所示。

步骤2:在打开的“扫描设置”窗口中 (如图2 所示) , 点击“1”标注选中所安装的扫描仪, 点“2”标注选择扫描图像的存储格式, 扫描纸质文件, 在“3”处下拉菜单中选择为TIFF。再点“4”处的“选项”, 进行刚才确定的tiff存储格式的详细参数设置。

步骤3: 将TIFF格式的压缩参数设为LZW, 如扫描纸质文件, 分辨率处设为200dpi。[4] 并在“保存”处打勾, 以后操作时, 就可以长期使用这种参数设置, 不需要每次调整。

步骤4:图像存储设置, 如图3 所示。系统默认的存储位置显示在图的“4”处, 建议修改为C盘之外的其他位置。在资源管理器中新建文件夹, 如在D盘建立名为“2008 永久扫描”的文件夹。单击”1”处, 在打开的窗口中, 逐步选中D盘, 选中“2008 永久扫描”这个文件夹, 单击 “确定”按钮。此时图中“4”处应显示为“d:2008 永久扫描”。

步骤5:文件名设置。为便于理解, 避免错误, 扫描出的图像应以档案号命名, 如图4 所示。在图中“1”的“文件名模板”中, 可以按档案号格式, 填写文件名, 如“030-y-2008-0001”即30 号全宗2008 年永久的第一个文件, 再加上两个“#”号表示扫描图像页号。根据ACDSee软件的命名规则, “##”代表一个两位数的序列, 从01 开始依次加1。如“030-Y-2008-0001-##”这份文件有3 页, 则每一页的扫描图像会自动命名为:030-Y-2008-0001-01.tif;030-Y-2008-0001-02.tif; 030-Y-2008-0001-03.tif 。如果有超过100 页的大文件, 则编为三位数的“###”即可。

当然, 命名时, 也可以不用输入完整的档案号格式。如只扫描2008 年的永久的档案, 则可将图像全部存入“2008 年永久扫描”这个文件夹, 文件名为当前档案的“件号+页号”, 如“0001-##”即可。扫描2008年30年的文件时, 将扫描文件存入“2008 年30 年扫描”这个文件夹即可避免混淆。

步骤6:设置完成后, 点击“立即获取”, 则进入扫描仪的扫描界面。不同扫描仪的扫描界面有所区别, 参数的调整方式也有所不同, 但基本功能是类似的。

4.2 图像处理优化

扫描完成后, 即可进行图像处理流程, 具体优化如下:

步骤1:在ACDSee文件列表窗口中, 查看每页图像文件的具体情况, 如果有歪斜, 或者有明显的黑点、黑斑、黑条等影响阅读效果的, 或者白边范围太大需要裁剪的, 则在其缩略图上点“右键”, 再点“编辑”, 进入图像编辑窗口。

步骤2:图像纠偏操作, 如图5 所示。点“1”处的“旋转”, 在旋转窗口中, 有3 个快捷按钮, 分别是逆时针旋转90 度、上下颠倒和顺时针旋转90 度, 可根据图像的情况选用。在“角度”处输入适当的数值, 可将稍有歪斜的图像纠正。输入正数, 图像逆时针旋转;输入负数, 图像顺时针旋转, 在“4”的预览窗口中可看效果, 如果图像合适, 单击“确定”按钮退出。如不合适, 则重新输入新的角度值。

步骤3:点“编辑”窗口左下方的“裁剪”按钮, 在纠偏后的图像上拖出一个虚线区域, 其大小可通过虚线上的8 个小方框来调整。然后在区域内双击, 即可将裁减后的内容保存下来。裁减时, 需保留原文件的所有内容, 包括号码, 签名, 签名, 批注等内容。

步骤4:杂点的处理。对黑白图像中的黑点、黑线等的处理比较简单。如可使用“画笔”工具, 将画笔的颜色设为白色, 在画笔工具的属性中, 根据黑色杂点的大小, 将画笔的大小进行适当设置。然后在有黑点、黑斑、黑线条的地方拖动鼠标, 即可清除杂点。

步骤5:处理完毕后, 保存图像, 如图6所示。在文件菜单中点击“另存为”, 保存时文件名沿用原文件名, 不需要改变。在“2”选项, 选择LZW压缩, 并确定在“4”打勾, 然后点“6”可以保存。

4.3 目录数据优化

按照标准要求, 录入该目录数据, 单击保存, 这项工作可以与扫描, 图像处理同步。在“原文”处, 单击“添加”, 在弹出的窗口中, 选择保存路径。如D盘的“2008 永久扫描”文件夹, 点“打开”进入。按当前目录的档号, 在“2008 永久扫描”文件夹中, 选定对应的图像文件。再点“打开”, 可以看到有6 页扫描图像已经添加完毕。

如果排列顺序有误, 点“顺序”进行纠正。可对图像在屏幕上的显示方式进行调整, 以便于查看。重复以上过程, 录入下一条目录数据, 即可添加其原文图像。

4.4 图像检验优化

扫描出的图像是否符合相关标准的要求, 可通过Imaging Professional软件来检测。启动软件后, 单击“文件”菜单下的“打开”, 打开所需测试的扫描图像, 然后点菜单中的“页面”下的“属性”。在打开的窗口中有5 个选项卡, 需查看其中三个。对黑白扫描的纸质档案, 则“Color”选项卡中应显示为“Black and White (黑白) ”。“Compression”选项卡中应显示为“No Compression (未压缩) ”。如果是灰度扫描或彩色扫描, 则应显示为LZW;“Resolution (分辨率) ”选项卡中应显示为“200*200dpi”。

4.5 扫描仪配置

关于扫描仪的配置, 普通平板扫描仪基本能够满足工作需要, 欠缺的是扫描速度较慢。在条件允许的情况下, 可以考虑再购置一台高速扫描仪, 如柯达i1120 馈纸式高速扫描仪。对纸质较好, 纸型较规范的材料, 可以用馈纸式高速扫描仪进行扫描。对纸质较差、不易拆装、不宜扫描的, 可用平板扫描仪处理。对超过A4 幅面的材料, 也可通过平板扫描仪分幅扫描后再行拼接。如果A3 幅面的文件材料较多, 也可采用“A3 平板+A4 馈纸高速”的方案。另外也可直接选用带平台扫描的馈纸式高速扫描仪, 一机两用。

5 结语

通过档案的数字化显示证明, ACDSee数字处理优化档案, 可以有效地提高数字档案的处理效率, 并保障档案数字化加工质量的能力, 对档案数字化工作具有一定的参考价值。当然, 随着信息技术的不断更新, 在未来, 档案信息化处理还将需要进一步的完善和优化, 以适应档案数字化发展趋势的新需要。

摘要：在档案数字化过程中, 如何提高处理效率和质量, 成为档案信息化迫切解决的问题。通过对ACDSee功能及优势的介绍, 指出了传统档案信息化加工流程存在的问题, 并从扫描优化、图像处理优化、目录数据优化等方面, 分别对档案数字化流程进行了系统的优化。

关键词：ACDSee,档案数字化,优化流程

参考文献

[1]DA/T 31-2005.纸质档案数字化技术规范[S].

[2]ACDSee_百度百科[DB/OL].http://baike.baidu.com/linkurl=vau Xzel Wg82Jx G-tx fs X4aao Byyld UARXno QBNwd Hf Z5jshn VMCWi YZYt ASxbp G6.

[3]许呈辰.档案数字化过程中OCR技术的应用[J].档案管理, 2011 (01) :38-40.

[4]周玉萍.档案数字化加工流程中的质量保障与对策[J].档案管理, 2012 (05) :85.

档案流程 篇10

一、高校档案馆的职能与功能定位

究其名义, 档案馆的职能与功能, 两者间是有区别的。档案馆职能是指其在社会分工中的职责, 一般是相对稳定的, 而档案馆的功能是指其功效与作用, 它既不是人们主观想象的, 也不是外部强加的, 是档案馆通过自己特有活动而实际起到的作用, 它一般是动态的。正确定位档案馆的职能与功能, 弄清哪些是职责范围内的作用, 哪些是评价职能活动效果的指标, 对档案馆充分履行自己的职责, 进而主动体现自身的功能是十分有益的。

对高校档案馆的职能, 人们在认识上基本趋于一致。中华人民共和国教育部、国家档案局命令第27号颁布的《高等学校档案管理办法》第八条规定了档案馆的九大职能, 由此可概括为行政管理、业务管理 (收集、接收、整理保管、鉴定等) 、提供利用和档案研究四个方面。高校档案馆功能应是通过上述四大“特有活动而实际起到的作用”, 可以将其归纳为两大功能。其一是基本功能, 包括管理功能、社会记忆功能和知识储备功能。其中管理功能重在体现依法管理学校的档案工作、依法保管利用档案、依法维护档案的安全、依法开发档案信息等作用;社会记忆功能侧重于学校档案馆的有史作用, 档案中记录的多是经验、数据和事实, 以及事物发展的过程, 它名副其实的是人类社会记忆的一部分;知识储备功能侧重于学校档案馆对科研成果的存储作用, 其馆藏档案既纪录了科学研究的历史, 更记录有科学研究的成果及知识。其二是延伸功能, 包括资政决策功能、服务功能、教育功能和研究功能。其中, 通过利用档案中的经验、知识, 在学校各项工作中均能起到资政的功能;通过树立良好的服务意识, 加大档案开发利用力度, 不断总结档案为学校服务的新经验、新方法、新手段, 拓展服务领域, 丰富服务形式, 改进服务手段显示档案馆的服务功能;通过档案展览, 档案信息上网, 媒体宣传等形式传播档案信息对社会公众的教育功能;通过研究档案资源、内容、鉴定、利用、保护技术、信息化管理等强化学校档案馆的研究功能。

二、21世纪高校档案馆的功能拓展和深化

由于多种因素所致, 目前包括档案部门在内社会上对档案馆功能的认识尚不够全面, 人们习惯于把档案发挥现实作用的程度作为评价档案馆的标准, 致使档案馆的社会地位不高。高校档案馆也是如此。英国档案学家希拉里·詹金森曾说:“当文件终止它的现行效用时, 对它们进行适当保存应当被看作全国关心的一个重要目标。因为它们, 只有它们才能给我们的行政管理以可靠的指导。因此, 历史证据的保管既不应当看作是一种奢侈, 也不应看作是什么仅仅满足学术的需要, 而应看作国家的需要”。正确定位高校档案的基本功能, 充分发挥其延伸功能, 本着贴近社会发展的需要, 贴近教育改革的需要, 贴近广大民众的利用需要, 与时俱进地拓展和深化高校档案馆的功能。

21世纪高校档案馆功能应向信息化管理功能、文化与教育功能、展示功能、信息传递功能、认证功能、学术研究功能、智力开发功能等方面拓展或深化。

1.信息化管理功能是为了适应高校“数字化校园”的需要。高校档案馆担负着存储、管理并提供利用高校党务、政务信息系统及数字化校园产生的电子文件、档案信息的职能。以校园网为基础, 进一步加快档案信息资源数据库建设, 尤其是电子文件全文数据库建设, 在校园网上实现电子文件全文的实时管理与利用, 实现档案信息资源数据化、数据库化、档案信息服务利用网络化、档案管理工作自动化、档案信息管理法制化。

2.文化与教育功能是为了适应知识经济的需要和提高国民科学文化素质的需要。高校档案馆应自觉承担起传播科学文化知识, 提高公民科学文化素质的重任, 充分利用教育对象的多样性、提供知识内容的多样性、教育形式的多样性等优势, 把高校档案馆办成管理学校档案资料的基地、校史研究的基地、爱国主义教育和精神文明建设的基地及为党的中心工作和改革开放、社会主义现代化建设服务的档案信息中心, 即“三个基地一个中心”。

3.展示功能是为了充分发挥档案馆的存史作用, 通过创办校史馆、博物馆, 搭建展示档案馆馆藏的平台, 采用实物展览与虚拟展览等方式多侧面、多角度地展示档案馆的丰富馆藏, 提高学校的知名度和档案馆的地位。

4.信息传递功能是高校档案馆传统服务功能的深化。随着信息化管理程度的提升, 历史的或现行的档案信息借助于文字、图像和声音等转录方式, 采用借阅、展览、陈列、复本、翻译、证明、目录信息等服务手段, 通过各种实体服务或虚拟服务途径, 实现其传递。

5.认证功能是为了适应21世纪人才竞争需要, 打击伪造、造假行为。高校档案馆将是唯一保存与高等教育学历证书相配套的相关原始资料的机构, 借助于档案的原始记录性, 采用实物核查、上网查询等方式提供认证服务。

6.学术研究功能是档案研究功能的深化。高校档案馆不仅仅研究与档案管理相关的问题, 更重要的是要研究档案的馆藏。正如澳大利亚档案学家怀特所说:“档案机构决不是古老的被人遗忘的文件的坟墓。档案的实质在于它不仅记录了成就, 而且记录了获得成就的过程”。正是由于这种“过程”的记录, 才为科学家提供了寻找规律、探究规律进而掌握规律的丰富的材料。

7.智力开发功能。档案是文明的产物, 档案馆馆藏的档案信息资源是人类文化遗产中重要的组成部分。它客观地记述了人类社会文化发展、科学进步的历史进程, 记录了人类认识自然过程中的心得体会、实践经验和理论精华, 是一座人类科学、文化的思想宝库, 正如国际档案理事会主席让·皮埃尔、瓦洛所说:“它反映出社会行为者作出决定的背景、各自的责任、目标、理想、价值观、信息和心理, 反映出规范社会生活的各种法律、约束、义务和制度的结构。因此, 人类的每一代, 都要询问过去, 以便找到或恢复它所需要的, 对当代各种问题的答案, 即真理。我们档案工作者所保存的不仅仅是一种语言文献, 而且是 (人类) 良知, 是随着时代而演变的良知”。可见, 高校档案馆应充分利用其丰富的馆藏, 采用各种方式大力开发这种智力资源。

三、高校档案馆业务流程重组

业务流程重组是一个外来语, 其原文为Business Process Reengineering, 简称BPR。其核心内容为四个方面:注重流程、彻底变革、打破常规和创造性地运用信息技术。它不同于一般的改革, 以超越部门或功能的作业流程为着眼点;它不是对原有流程的“修修补补”, 实质上是从深层次开始进行的全新的再设计;而在许多情况下, 信息技术的应用使业务流程重组成为一种必要, 也成为可能。第一, 高校档案馆功能的拓展或深化, 是环境变化的要求, 其基本业务:档案信息资源管理和传递的过程同样是一种业务流程, 因而档案馆运用业务流程重组是可行的。第二, 自动化或信息技术运用本身并不是业务流程重组, 但信息技术的运用是提出业务流程重组这个问题和使之得以实现的关键因素。第三, 业务流程重组可以有各种不同的实施方式, 但都包括以下基本的操作步骤:即“目前是什么”, 弄清档案馆业务目前的流程;“应该是什么”, 提出档案馆业务的理想流程;“如何重组”, 从目前状态变为理想状态的途径。第四, 高层的理解和支持是档案馆业务流程重组成功与否的决定因素。第五, 业务流程重组实现过程中的关键是人员认识和技能的变化, 重视人员培训以适应新的业务流程显得尤为重要。第六, 按照档案馆的特点形成有特色的业务流程重组方案。

高校档案馆功能拓展、新的业务链 (资源数字化、元数据制作和超文本勾联、主页制作和维护、局域网建立与网络维护、网上预立卷与网上信息传递等) 的产生、机构重组成为业务流程重组的主要内容, 注重流程、彻底变革、打破常规和创造性地运用信息技术, 高校档案馆将会被“再造”, 其功能才能真正得以拓展或深化。

综上所述, 社会的发展、信息技术的应用、教育改革的深入为高校档案馆的发展带来了千载难逢的机遇, 也为档案馆的工作提出了更多更高的要求, 正确定位并大力宣传高校档案馆的基本功能, 与时俱进地延伸和深化高校档案馆的社会功能, 适时地进行档案馆业务流程重组, 对大力提高高校档案馆的社会地位, 有效发挥高校档案馆的职能有着深远影响。

摘要：本文通过对高校档案馆职能与功能定位的研究, 提出了21世纪高校档案馆在信息化管理功能、文化与教育功能、展示功能、信息传递功能、认证功能和智力开发功能等方面的拓展和深化, 引入了高校档案馆业务流程重组的思想。

关键词：高校档案馆,功能拓展,业务流程重组

参考文献

[1]宗培岭.新时期应当强化档案馆的研究职能.[J].档案学研究, 2003 (4) .

[2]谢伦伯格.现代档案——原则与技术[M].北京:档案出版社, 1983.