美国档案（精选10篇）
美国档案 篇1
摘要：本文对威斯康星大学麦迪逊分校、普瑞特学院、德雷赛尔大学等三所全球著名大学的档案学专业归口模式、具体专业内容和课程设置进行了分析, 试图对我国档案学专业的发展起到积极作用。
关键词：档案学,归口模式,专业内容,课程设置
一、学校介绍
威斯康星大学麦迪逊分校是美国于1848年在威斯康星州首府麦迪逊市建立的一所历史悠久, 享有盛名的美国研究型公里高峰学府, 学校有“公立常春藤”之称, 它是一所大型综合性大学, 在生命科学、经济学、数学、自然科学、医学以及政治学等领域享有盛名, 档案学在全国排名第10位。
普瑞特学院是一所规模小型的私立教学型综合大学, 成立于1887年, 是一所相当大型的专业艺术与设计学院, 该校在建筑设计系、工业设计系和沟通设计系享誉于美国, 档案学专业在美国排名第11位。
德雷赛尔大学也是美国一所私立大学, 也是一级国家级大学, 成立于1891年, 学校接收了很多来自全球各地的硕士研究生, 档案学专业在全美国排名第12位。
二、归口模式分析
威斯康星大学麦迪逊分校将图书、档案、信息进行了合并, 并没有对档案学进行单独设置专业, 它归口于图书馆信息研究学院, 学生毕业以后取得图书馆与信息研究文学硕士学位。普瑞特学院主要在研究生阶段设置档案学研究课程, 归口信息与图书馆科学学院, 它将档案学作为一种高级证书项目, 研究生毕业后取得档案证书。德雷赛尔大学的档案学归口于图书馆与信息学系, 学生毕业后取得的是图书馆与信息学理学硕士学位。
由以上三所大学档案学专业的归口模式可以看出, 他们都归口于图书馆与信息学院, 档案学与图书馆学、信息学密不可分, 但是没有像我国将档案学单独作为一个专业进行教学、考核。
三、具体专业内容分析
威斯康星大学麦迪逊分校的档案学主要是培养学生全面掌握图书、档案、信息理论, 提高学生对于图书、档案、信息的实践应用能力。普瑞特学院的档案证书项目主要是让学生全面了解电子和实体档案以及相关的特殊收藏、电子图书馆、数字资产管理等领域。这个课程主要以档案理论、档案实践、档案研究与档案技术发展为中心。该证书需要学生在档案学领域修够12个学分, 作为学生获得图书馆学硕士学位必修的一部分, 或者是从美国图书馆协会认证课程 (ALA accredited program) 获得的图书馆学硕士学位的学生希望获得硕士后证书的一部分。德雷赛尔大学的档案研究主要是描述档案的本质以及档案人员的角色;运用归档原则对不同格式和不同机构设置的档案进行收集;辨别适合档案获取和保存的模式和标准;解释信息技术对档案以及互联网档案利用的影响;确认档案用户群的范围和识别信息搜索模式。
根据以上档案学专业介绍, 可以看出美国高校在档案学专业人才的培养上不仅表现在对实体档案的八大环节的重视, 而且在现代信息社会中, 更加注重电子档案的研究和创新, 尤其强调学生的实践运用能力。
四、课程设置分析
威斯康星大学麦迪逊分校的图书、档案、信息课程主要包括理论课、实习课、选修课, 在校期间必须修满21个学分才能在毕业时取得图书馆与信息研究文学硕士。理论课分为必修课程、推荐选修课程以及推荐技术层次的课程。必修课主要是信息机构及其环境、参考基础、信息组织等有关信息基础理论的课程。推荐课程包括元数据、收集管理、编目、档案与文件管概论等专业基础课程。推荐技术层次的课程主要是数据人文工具箱、数据库设计与管理、数字保存、数字图书馆等数字化、计算机类型的课程。学生必须完成120个小时的实习课程, 大多数的学生都在图书馆和信息机构里进行实践学习。学生可以选修非图书馆与信息研究领域的课程的9个学分, 或者是被承认的可以转让学分的课程。普瑞特学院的档案学课程也大概包括了必修课程、可选课程、推荐选修课程。档案和特藏管理、档案馆与档案项目的实习课是两个必修课程, 也就是学生在学习档案理论的同时, 还必须在档案馆或者其他单位进行档案管理的实践活动, 并且在规定的时间内取得实习证明。可选课程包括档案的保护和保存、档案鉴定、数字资产管理、文化遗产收藏、移动声像档案项目等16门包罗与档案相关的数字化与文化遗产课程。政府信息资源、国际信息资源、音像资源管理等5门推荐选修课程则将历史研究、政府资源、声像档案资源作为学习内容。德雷赛尔大学的档案学包括必修课程和选修课程 (选修两门) 。档案学概论、档案存取系统两门课程是学校要求学生必选的课程。选修课程则仅包括档案鉴定、电子文件管理、数字保存三门。
综上介绍, 可以总结出:首先美国大学的档案学专业课程都包括必修和选修, 并且必修内容都是入门课程和档案信息基础类课程, 而有关档案的信息化、以及档案管理八大环节等应用理论、应用技术研究等内容往往都包含于选修类课程里。其次, 美国高校的档案学课程除了档案学本身的研究内容外, 还将档案课程扩展化、具体化, 将文化遗产、电影媒体、影视中心的收藏研究作为一门选修课程供学生学习。
美国公布“水门事件”机密档案等 篇2
美国政府近日公布了“水门事件”机密档案，其中包括对涉案人员的一些受到法律保护的私密对话和刑期评估。
这些公开的资料内容并没有对40年前导致尼克松总统辞职、许多白宫高级官员和政治助手遭到刑事起诉的水门事件提供任何新的重大披露。但这些文件揭露了负责审理这一案件的美国地区法院法官约翰·西里卡以及检察官和辩护律师的幕后考量，从而为历史学家们提供了有用素材。
（摘自上海档案信息网）
教育部要求建立科研人员诚信档案
近日，《教育部财政部关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》首次明确院系科研经费监管责任，建立健全学校、院系、课题组三级科研经费管理体制；进一步明确学校预算管理责任和权限，建立财政资金支持的科研项目预算评审制度，规范了预算调整程序；加强间接费用管理，明确费用计提方式；完善科研绩效管理办法，建立鼓励创新、体现科研实绩的科研人员绩效管理机制；划出高压红线，严禁以任何方式套取、挪用、侵占科研经费，严肃惩处违规违纪行为。
《意见》要求高校优化考核与监督机制，其中包括创新考核评价机制，建立创新质量和贡献为导向的考核、评价和奖励制度；健全诚信体系，建立科研人员科研诚信档案；强化监督管理职责，有计划地开展全过程检查和审计；建立有效奖惩制度等。
（摘自上海档案信息网）
秦皇岛市档案局编纂《典读秦皇岛》系列丛书
秦皇岛市作为文化底蕴深厚的沿海开放城市，至今尚无从历史根脉梳理、凸显历史亮点的宣传推介秦皇岛的系列丛书。该市档案局适应需求，联袂各县区档案局，依托丰富馆藏和自身优势，广邀各界专家学者，着手编纂《典读秦皇岛》系列丛书，旨在全景式地梳理和再现秦皇岛各时期的历史亮点和往昔岁月。丛书出版后，可作为秦皇岛人了解家乡的工具书，对市民、学生、战士进行爱国主义、传统美德教育的教材，亦可作为赠送上级领导和城市宾朋的纪念品。同时，也为秦皇岛市被国务院批准为省辖市、实行市管县体制30周年献上一份厚礼。
（秦皇岛市档案局）
唐山市丰南区档案馆成功晋升国家一级档案馆
近日，丰南区档案馆以97.6分的优异成绩顺利通过了国家档案局组织的专家组的测评，成功晋升国家一级档案馆。这是目前全国市、县级档案馆工作的最高等级，同时也是河北省第一家获得这一荣誉的县（区）级档案馆。全国3900多个市、县级档案馆中已有131家档案馆晋升国家一级馆，而97.6分的成绩，仅落后于上海浦东新区等四个市级档案馆，全国排名第五，提前三年实现了十二五规划中“省内领先、全国有位”的目标。
河北省档案局副局长耿树伟、唐山市档案局局长李丽分别对丰南区档案馆以优异的成绩通过国家一级档案馆测评表示祝贺，并提出殷切的希望。
（唐山市丰南区档案馆）
围场县档案局在“服务”二字上落实十八大精神
围场满族蒙古族自治县档案局认真学习贯彻和落实党的十八大精神，以“大档案”和“贡献率”为主题，积极唱响“资政惠民”和“建设创新型档案局”主旋律，将落脚点放在“服务”二字上。一是寓档案管理于服务之中。2013年将突出抓好“55510”（5个县直部门、5个乡镇、5个民营企业、10个行政村）精品工程，加大典型培树和业务指导工作力度，力争档案工作再上新台阶。二是寓档案资源整合、开发利用于服务之中。开通了电话、信函、代办服务，为县域经济建设、招商引资、社会稳定、广大群众提供切实有效的服务。移交和接收档案实行常态化管理。三是寓档案编研于服务之中。巩固已取得的编研成果，开发新的编研作品，使文化编研产品为资政、教化等提供有效服务。四是寓家庭建档于服务之中。通过宣传引导、以点带面、重点突破等举措，稳步推进家庭建档工作，服务和谐社会建设。
（围场满族蒙古族自治县档案局 翁玉莲）
石家庄市委、市政府印发《关于进一步加强档案工作的意见》
为全面提高档案工作的科学化水平，更好地为实现“转型升级、跨越赶超，建设幸福石家庄”服务，为石家庄创建全国文明城市服务，为人民群众日益增长的文化需求服务，中共石家庄市委、石家庄市人民政府印发《关于进一步加强档案工作的意见》，推动全市档案工作科学发展。
美国档案利用工作研究综述 篇3
一、服务态度和利用意识
“在美国, 从联邦政府到地方, 甚至一些基层单位, 都认为对档案工作的重视是对自身历史和国家形象的重视, 是对文化事业和科学技术的重视。”[1]虽然档案工作者收入并不很高, 但尽可能为用户提供优良服务, 使档案对尽可能多的人开放, 并且尽可能帮助每一个利用者从档案馆中查找和利用他们所需的档案。不论是对馆藏、对业务的熟练程度, 还是对本职工作和利用者的态度, 他们都表现出强烈的敬业精神, 同时他们的文化素质相对较高。
今天, 在美国人心目中, 已经形成一种固定观念:档案如不积极利用就失去了存在的意义和活力。“美国有高等学校3400多所, 35%的青年能进入大学, 因而美国人的整体文化素质相当高, 为档案利用营造了良好的外部环境。法律规定年满14周岁的公民, 即可到档案馆利用档案, 学生、历史学家、科技工作者都离不开档案。利用者包括社会各个阶层成员, 政府机关和政党仅仅是其中的次要成员。”[2]美国的档案利用工作, 不仅是档案部门的一个业务环节, 而且是整个社会日常生活不可缺少的一部分。
二、法律和制度
“在美国, 各类档案部门的预算、编制不与馆藏量直接挂钩, 而是每年都要根据工作情况去向上司尽可能争取份额, 用户和利用档案数量多少, 是档案馆重要性的证明, 是争取人、财、物的一个重要理由。”[3]1966年《信息自由权法》的颁布, 对公民利用档案的权利重新作了规定, 任何美国公民都有权利接近联邦政府的文件, 政府机关向公众公布他们所保管的文件。在允许范围内绝不让用户为难, 如无特殊原因, 美国档案机构文件, 凡满30年, 均向美国公民开放, 外国人只要有合理理由都可以利用。公民利用不到他们需要的开放档案, 可以对任何限制提出疑义, 可以将档案馆告上法庭, 让档案馆到法庭去自行解决。如果文件被禁止使用, 档案工作者必须说明限制的性质、限制的理由以及请求解除限制的申诉程序。“在美国, 在多数情况下, 由利用者而不是档案工作者来公布档案内容。无论是国家的还是州的、地方的政府机关和档案馆, 都不对其保管的档案拥有版权, 因而也不能限制任何一个利用者出版其档案或者将档案用于其他商业用途。”[2]
在美国, 档案是公共财产的一部分, 同时受《信息自由法》、《联邦登记法》、《版权法》、《隐私法》等法律保护, 知识产权观念、档案意识在美国公民中十分强。《美国宪法》规定, 政府文件属公共范畴, 国家不能通过向公民出售文件或文件信息来获取利润, 只能收取少许费用以补贴复印或散发文件的成本, 美国档案馆向公民提供档案信息是公民利用档案及公民知情权的体现。
三、丰富的馆藏和档案机构
在档案收藏范围上, 与个人有关的资料相对较多, 如教会文件、私人手稿、出生记录、去世记录、婚姻记录、族谱记录、移民资料、土地买卖契约。这些档案是利用者经常查阅利用的对象, 占整个查阅数50%以上。美国州档案馆不仅保存政府文件, 还有医疗档案、心理治疗档案、地契、地图等, 内容相当丰富。“例如, 提供利用家谱档案来寻根, 是美国档案利用的一大特色。美国是一个主要由移民组成的多民族国家, 寻根问祖一直是美国社会的热点问题。为满足寻根者的需要, 美国在盐湖城建立现代化的家谱图书馆, 世界各国的人都能到这里寻到自己的根。”[3]
总统图书馆也是国家档案馆的组成部分, 是集档案馆、图书馆与博物馆功能于一体的特殊类型的档案机构, 保存有许多美国总统及其助手的文件, 专门用来收藏总统任职期间形成和往来的档案文件、文物礼品和其他文献资料以及总统的工作和生活用品, 卸任后形成的涉及总统的评述、传记性报刊资料等。截至目前, 美国共有12个总统图书馆。这些图书馆大都设在总统的故乡, 其服务对象主要是学者和政府官员, 也接待普通利用者。
另外, 档案馆与博物馆、图书馆及学校的关系十分密切。“例如, 美国密歇根大学本特利历史图书馆, 是美国密歇根大学的档案馆, 包括排列长度超过3万英尺的档案和手稿、6万册图书、150万张照片及其他视听资料、1万张地图。它设置有密歇根历史部、档案和文件部、利用服务部, 用户来自密歇根州市民、密大学生、员工、教师、校友、国内外的学者等等。它们较为重视提供历史性的档案资料, 对民众尤其是对青少年进行教育, 还编写教材。”[4]
四、档案的开放
档案的大规模利用离不开档案开放的功劳。法律规定, 任何美国公民都有权接近联邦政府的文件, 这是正式的社会性权利, 同时规定允许公民接近的情报目录, 公民可以向法院控告某个机关拒绝提供文件, 美国国家档案馆也可能成为被告。档案开放为史学家和其他利用者提供了丰富的资料, 学者们利用这些材料撰写学术著作, 取得了许多新成果。在社会生活的其他领域, 档案也得到广泛利用, 美国前国务卿基辛格曾利用美国国务院的档案文件起草中美上海公报, 解决外交难题。总之, 美国在二次世界大战后, 特别是近年来, 在开放档案方面有了很大进展, 有了比较自由的环境。
五、档案利用方式
1. 馆内利用。
这是档案利用最直接的方式, 即档案馆根据各类用户的不同需要提供档案, 这些档案大都为复制件。档案馆向用户公开档案目录, 方便用户使用检索工具。“档案馆为每一位有需要的用户指派一名研究顾问, 指出还有哪些手续应当办理, 帮助分析用户利用计划的可行性, 推荐查找档案的线索, 并为用户预定所需文件, 使用户在查档过程中始终能得到有效的帮助。除此之外, 还有优越的利用条件和配套的服务设施, 为读者免费寄存箱包, 设有接待室、小卖部、餐厅等, 为查阅者提供方便, 充分体现了档案馆的文化性和人文关怀。”[5]
2. 咨询服务。
在档案利用方式上, 除接待到馆查阅档案的利用者外, 还采取咨询服务。咨询服务的形式主要有口头咨询、书面咨询、电话咨询、主动向潜在利用者报道馆藏信息。设有专职的参考咨询人员, 开展邮寄、电话咨询业务。利用者可以寄函或通过电话了解馆藏, 解决资料来源和利用工作中的难题, 请档案工作者帮助查找档案材料并告之以内容。据统计, 美国国家档案馆仅1981年共计答复查询56万多次。
3. 宣传展览。
展览服务是一种多功能的服务, 被称为教育的第二课堂。“美国的大多数档案馆都设有永久性的展览厅, 用专柜陈列。例如, 国家档案馆每年除12月25日, 其余时间免费向公众开放, 专柜陈列美国最珍贵的三份历史文献, 即《独立宣言》、《美国宪法》、《人权法案》, 以其独有的魅力和吸引力唤醒美国公众对本国历史的珍视。国家档案馆已作为美国首都的一个重要文化事业单位和参观项目列入《首都地区旅游指南》加以介绍, 每年接待参观者达100万人次, 参观者经常排着长队等待参观, 一副壮观景象。”不同规模、内容各异的档案展览无疑是一种非常好的智力型的高层次服务方式。
4. 销售缩微胶卷。
美国档案部门普遍认为, 缩微胶卷是保管和代替纸质文件的最节省、最方便、最保险和最好的方式。在美国, 除公务文件可以不受限制地发行外, 私人文件在不侵犯他人利益的前提下, 也可以制作成缩微胶卷。为了保护易损毁的、读者经常利用的档案, 自20世纪40年代以后, 美国进行了大规模的缩微复制工作, 使利用者能较快地得到档案文件的复制本, 而不必去材料的保存地点, 并有专门索引, 指明材料内容和存放地点。大面积、高数量地出售文件副本, 方便了用户开发利用馆藏资源。档案馆内各阅览室、出版物供应部和大厅售货部都可为用户提供文件副本或缩微复制品。
5. 现代化服务。
目前, 在美国国家档案馆, 已有十几万件文件全部数据化, 实行纸质和电子文件双套制管理, 大量利用工作在网上进行。从进门办卡到最后阅档利用都用计算机全程管理, 甚至对利用者的安全检查和阅览监控及利用者提包存取, 也已实现计算机控制。每张研究桌上都装有可移动的计算机, 供利用者自己操作、登记, 通过计算机提出利用档案的项目和内容。工作人员电话转告调档人员后, 利用者即可到取卷台领取借阅的档案材料。
笔者之所以关注近年来对美国档案利用工作的研究成果, 一是因为档案利用在整个档案工作诸环节中占有突出地位, 体现档案工作的方向和作用, 是档案工作联系社会的窗口;二是因为美国的档案利用工作是走在世界前列的, 有值得学习和借鉴的方面。展望中国的档案利用前景时, 我们时刻告诫自己, 由于国情不同、历史和文化不同、档案工作基础不同、经济条件不同, 不可照搬照抄美国的档案利用模式。
参考文献
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[4]朱江.研究型档案馆[J].档案与建设, 2005 (2) .
美国档案 篇4
关键词：西北数字档案馆网站建设联合数据库
一、美国西北数字档案馆的建设概况
美国西北数字档案馆（Northwest Digital Ar？ chives，NWDA）成立于2002年，用于帮助研究者通过互联网获取馆藏信息，促进信息的广泛使用。它的这种作用体现在联合数据库功能上，即华盛顿州、俄勒冈州、爱达荷州、阿拉斯加州、蒙大拿州各机构的档案编码著录（Encoded Archival Description，EAD）检索工具的联合数据库。作为联合数据库，西北数字档案馆采取分散式建设，它并不对原始资料进行归档，而是扮演资源列表的角色，帮助用户定位被隶属机构归档的资料。
从工作流程上看，它主要包括两个部分。一是创建检索工具，参与机构负责修改、编码、著录各自馆藏全宗，或创建新的美国机读目录记录（the Machinereadable Catalogue Record，MARC），或修改现有美国机读目录中的856字段，从而形成档案编码著录的目录全文检索工具和机读目录记录；二是递送目录，即完成EAD检索工具与机读目录记录的编写后，西北数字档案馆成员通过匿名FTP服务器或其他为数据交换建立的网络协议，向公共服务器递交自身创建的检索工具。完成汇集的公共服务器，再将各机构的检索工具整合纳入美国西北数字档案馆网站，实现对用户的利用服务。
二、美国西北数字档案馆的特点及优势
（一）联合建设
数字档案馆建设涉及通信、计算机网络、数据库、信息安全等诸多领域，是一项复杂的大型系统工程。从技术看，单一的档案馆无法满足现实要求，部分美国大学参与联合开发，可以为数字档案馆提供人才保证和技术支撑，图书馆及其他单位的参与则有利于馆藏资源的丰富和总体开放性的实现。因此，美国大多数字档案馆的建设都由图书馆、博物馆、档案馆、大学进行联合建设、合作开发，美国西北数字档案馆的建设亦如此。
1.在理念上坚持联合建设的原则。美国西北数字档案馆的建立源于2000年华盛顿州贝灵汉市的西北档案工作者年会。起初，西北数字档案馆只是一个汇集了阿拉斯加州、爱达荷州、俄勒冈州、蒙大拿州和华盛顿州的多个机构、超过4500种档案编码著录检索工具的网络可用联合目录。2001年1月，西北地区的部分档案学者在俄勒冈州波特兰“在线西北”（Online Northwest）举行非正式会议，会议一致同意联合向国家人文基金提出建立西北数字档案馆的建议。该倡议会同其他建议一并交由国家人文基金保护与开发部门（Division of Preservation and Access，NEH），并最终获得两大阶段的资助：第一阶段从2002年7月到2004年12月，第二阶段从2005年7月到2007年9月。
2.在规划上秉承整体布局的思路。美国西北数字档案馆在建设初期就申请到国家人文基金项目，为了实现其对检索工具完整性的要求，满足目录索引增添信息的需求，该项目由西北诸州35个单位合作完成，合作机构主要分为以下5类：大学如爱荷达州大学（University of Idaho）；图书馆如阿拉斯加图书馆（Alaska State Library），协会如蒙大拿历史学会（Montana Historical Society）；档案馆如西雅图手稿档案馆（Seattle Municipal Archives）；博物馆如西北艺术与文化档案馆（Northwest Museum of Arts & Cul？ ture）。各参与单位不仅是该数字档案馆的资源基地，而且承担了部分项目工作，例如俄勒冈州立大学负责管理项目，华盛顿州立大学提供技术支持并主办NW？ DA数据库。
3.在实践上贯彻协调统筹的思想。美国西北数字档案馆建立之初就摆脱了一市一州的局限，其规划的出发点是将西北地区的档案资源联合起来。在实施过程中该数字档案馆不仅注重参与机构内部资源的互联互通，而且积极与区域外的机构合作，例如除了与加利福尼亚在线档案链接外，还曾提出与资金充足的图书馆如加州大学伯克利分校图书馆，耶鲁大学手稿与档案馆链接。更重要的是，其长远发展是要与北卡罗来纳州的回声项目、新英格兰五学院项目等计划一同链接到美国数据库，如此宏大的目标，加之西北数字档案馆积极申请国家基金足以证明该数字档案馆规划长远、阶段清晰、目标明确。
（二）馆藏丰富，检索先进
美国西北数字档案馆馆藏资源丰富，尤其是历史人文资源甚至覆盖普通民众的生活，例如涉及华盛顿州居民的大古力水坝拆迁，亚裔美国人领取救济粮的相关文献资料，内容上不仅包括家庭档案等日常生活档案，还包括法律文书等档案资料；种类上不仅包括常见的照片档案、音频档案，还包括艺术作品、地图等档案资料。
丰富的馆藏资源为美国西北数字档案馆先进的检索服务奠定了基础。这些先进的检索服务主要依靠以下技术手段。一是IXIASOFT TEXTML数据库。美国西北数字档案馆建设前期，没有明确的数据库程序能够满足实际需要。2003年，在完成对商业与开放资源EAD传递软件程序的评估后，该档案馆选择IXIASOFT TEXTML作为数据库解决方案，一方面该数据库具有良好的可拓展性，曾在英国利用档案（Access to Ar？ chives，A2A）项目中将图书馆、文件中心、大学和博物馆等四百多家不同组织中的目录索引汇总融合；另一方面该数据库使用XML相关规范，例如XPath1.0，它是一门在XML文档中查找信息的语言，可对XML文档中元素和属性进行遍历，使用类似URL路径的形式导航XML层次结构，因而具有强大的索引功能。二是数字档案馆网络标识符。为了实现对档案的有效管理、提供长久检索利用，美国西北数字档案馆建设初期项目负责人要求设计可持续网络标识符系统，确保数据库中的EAD编码检索工具等可以被档案馆网页，或其他在线文档参考引用。为了满足这一要求，华盛顿州立大学的技术人员实施了档案资源标识符规范（Archi？ val Resource Key，ARK）。作为第三代网络标识符，档案资源标识符规范的实施具有三大功能：第一提供稳定的标识符，可以为检索文档提供参考，同时有利于搜索引擎“收割”链接；第二保证可持续性，当用户添加参数到ARK标识符时，该标准保证信息的呈现，根据加利福尼亚数字图书馆保存术语表（the California Digital Librarys Preservation Glossary），它是“由一个旨在保存和提供特定对象或者对象集合的组织的声明”，这种能力保证联盟能为数字对象定义保存政策，为用户提供透明的信息。一旦承诺声明URL得以登记，有关保存对象的信息将会提供给用户，其中的标识符也将得到较长时间的保存。第三保证检索效率，携带有网络标识符的档案著录条目可以加入到搜索引擎中，用户可以通过搜索引擎查找到档案，例如谷歌（Google）搜索引擎自动将其加入搜索条目中，输入检索词“an？ nie abel-henderson”，谷歌显示的第一条检索条目是来自西北数字档案馆该责任者的相关档案。
（三）用户导向，持续改进
美国西北数字档案馆网站不仅为用户提供初级检索、高级检索和检索帮助，而且提供了四个检索通道，分别是“类别录”、“载体类型”、“资源馆藏机构”、“按标题检索”。用户还可通过网站提供的站点链接直接访问“落基山档案在线”、“德克萨斯州档案资源在线”、“加利福尼亚州档案在线”以及“亚利桑南州档案在线”的检索界面，查询所需的档案信息。美国西北数字档案馆凭借其强大的检索服务体系有效地实现了合作机构档案信息资源的共享，较为成功地解决了档案信息分散性与用户需求集中性之间的矛盾，而这源自用户驱动。2004年，美国西北数字档案馆发布了第一代搜索界面的设计与功能，网站功能、外观设计都是基于项目工作者和档案人员的偏好。为了摆脱“为自己设计”的局面，工作人员坚持以用户为导向，进行了多次可用性测试。2005年5月，时任美国西北档案工作者协会秘书长的Elizabeth Joffrion在Easy Access中撰文表示，“我们必须学习商业领域的营销原理，发展成为更加以客户为导向的职业”，他指出为了实现这一目标，必须改善与用户的关系。
基于用户导向，美国西北数字档案馆对网站的持续跟踪，了解用户使用状况，分析数据结果。起初该数字档案馆使用谷歌指标和内部报告来跟踪使用情况。2005年，为了更有效地服务用户，该数字档案馆建立了可用性测试工作组（UYWG）。并分别于2006年5月、2006年底和2007年、2008年在蒙大拿年度会议、蒙大拿大学、西华盛顿大学、俄勒冈州立大学进行了五次可用性测试，根据测试结果先后对网站关键词、搜索选项、导航栏、折叠展开功能、目录索引等内容进行了修改。另有报告显示2006年1月，只有24个目录索引从数据库中被检索，但2008年1月使用量已攀升至15000个。
三、对我国数字档案馆建设的启示
2000年5月，我国第一个数字档案馆项目——深圳市数字档案馆工程研究与开发的启动，是我国进入数字档案馆时代的重要标志。2010年6月《数字档案馆（库）建设指南》和2013年10月的“全国数字档案馆（室）建设推进会”，进一步促进了我国数字档案馆的建设。尽管如此，我国数字档案馆建设不断发展的同时，其出现的问题也应该引起足够的重视。
（一）突破一馆局限，加强外部合作
就我国数字档案馆过程而言，大多地方档案局（馆）除了与供应商合作外，很少与高校、图书馆合作。这样，高校较为丰富的人力资源和技术资源就不会充分利用，图书馆较为丰富的经验也没有得到充分体现。对于档案局（馆）而言，在理念上突破“本位主义”，尝试“互联网思维”，建立互联的思维方式；在规划上放宽视野、立足长远，积极寻找“利益共同体”，以多元角度整体上谋划建设主体；积极与高校密切联系，充分利用其人才和技术资源，汲取数字图书馆建设的有益经验，主动建立外部合作，充分利用外部资源。
（二）丰富馆藏资源，完善检索服务
与美国西北数字档案馆相比，我国数字档案馆资源囿于传统收集范围，内容上较为常见的是政府文件资料等固定内容，种类上也相对单一，利用价值有限，馆藏接收渠道亟待拓展，馆藏资源亟待丰富，检索服务亟待完善。这就要求我国档案馆（局）从以接收党政机关、国有企事业单位的档案为主、以文书档案为主，向以接收范围社会性、价值多元性的档案过渡，更多地关注社会民生。
与美国西北数字档案馆相比，我国数字档案馆检索服务发展较为滞后，部分地区数字档案馆检索手段单一，开放权限较低，存在大量死链接。应充分利用先进的信息技术，一方面完善搜索应用，丰富数字档案馆检索手段，逐步开放访问权限；另一方面，加强馆藏档案、数字资源的整理、分类，及时清理无效失效链接，提高检索效率。
（三）重视用户需求，强化使用跟踪
在我国推进数字档案馆建设的过程中，承包商包办或过于重视档案部门业务流程的现象较为普遍，结果最终成形的数字档案馆都多少带有“为自己设计”的痕迹，使用户的需求没有得到充分体现。因此，要从设计理念入手，充分考虑用户需求、用户习惯，坚持以用户为导向改进数字档案馆的建设工作，充分利用大数据技术对用户体验进行分析。同时，我国数字档案馆应学习美国西北数字档案馆坚持开展可用性测试，坚持对用户的使用情况进行跟踪、分析，进而提高数字档案馆的可用性和易用性。
*本文为国家社科基金重大项目“国家数字档案资源整合与服务机制研究”（项目编号：13 &ZD 184）的前期研究成果。
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[9]Elizabeth Nielsen.Presidents Message http：//north？ westarchivistsinc.wildapricot.org/resources/Documents/ EAvol31issue1_March2005.pdf.
[10]Jodi Allison-Bunnell.Northwest Digital ArchivesEvolving Access to Archives and Special Collections in the Northwest[J].OLAQuarterly，2014.15（1）：31-35.
档案披露美国二战前绝密作战计划 篇5
上世纪70年代初，世界上被污染的海域几乎遍及各个大陆边缘。1972年，英国政府发起在伦敦召开了政府间海上倾废公约会议，通过了《防止倾倒废物及其他物质污染海洋的公约》，即《伦敦倾废公约》。条约禁止向海洋投放的废弃物除了水银、镉外，还包括高度的放射性废弃物。
美国当时正在拆除初期试验所用核反应堆，但其后大型商用核反应堆的处理方法尚未确定。美国担心条约会全面禁止向海洋投放核反应堆废物。公开的外交记录文件显示，1972年11月，美国条约谈判代表与日方负责人会谈并要求合作，美方表示：“美国有相当数量的初期核反应堆寿命将尽，正在苦思如何处理。”为了不刺激各国，美国确定了不公开向海洋投放核反应堆废物意图的方针。
当时参加谈判的日本外务省职员金子熊夫证实，日本政府对美国的要求没有作出明确的回答。美国隐瞒了向海洋投放核反应堆废物的意图，提议设立“紧急条例”，该条例最终在全体会议上获得通过。
据报道，《伦敦倾废公约》1975年生效后，苏联曾于1978年和1989年两次秘密向日本近海投放核潜艇的核反应堆废物。此事1993年被发现。同年，经过修改后的《伦敦倾废公约》全面禁止向海洋投放放射性废弃物。关于“紧急条例”，修改后的《伦敦倾废公约》规定，相关国家如果取得国际原子能机构的同意，投放是可能的。
日本上世纪70年代曾计划向海洋投放低度放射性废弃物，因南太平洋国家反对，1985年中曾根内阁决定放弃投放计划。国际原子能机构证实，上世纪70年代以来，美国没有向海洋投放放射性废弃物，而是在陆地掩埋了核反应堆废物。
美国档案 篇6
一、哈佛大学网站相关概述
哈佛大学是美国一所历史悠久的大学,在世界上享有顶尖学术、声誉、财富及影响力的高等教育机构,其档案馆是美国少数设有独立档案馆的大学之一,成立于1938年,保存着自建校以来的重要历史档案,主要分为学校三百多年来的行政性文件和学术性文件,档案馆主要服务于大学的性质、学生研究及编撰校史等方面,具有信息内容全面、更新周期快、整合程度高等优点。档案馆中保存了全部的博士论文,一般利用和查询档案内容的人中,查询学术档案的人占据30%,其中利用既往各方面博士论文最多。
二、美国高校档案网站的特色分析
1. 网站信息内容丰富。哈佛大学档案网站之所以受到一致好评,是因网站中所包含的内容较全面,用户可以直接从网站中获取自己所需信息,所以哈佛大学做到了以下方面才保证了网站的浏览量以及用户的高好评率。首先,信息内容更新快。从网页显示的信息内容和更新日期可得知,档案信息内容更新速度较快,可以看出网站的日常管理和维护较为及时。经常更新网站内容,既保证了用户再次登录网站的新鲜感,一些隐含的宣传效果也发挥了作用。其次,信息内容整合度高。文献信息编研是档案内容的重点之一,哈佛大学不仅提供了一次文献信息,甚至后续的文献信息编研都十分重视,使不同层次的用户需求都可及时满足。哈佛大学档案网站友情链接的数量和质量实属惊人,吸引了更多访问者的同时也逐渐扩大了网站的影响力,对后续的宣传和推广工作都起着重要的促进作用。用户可以根据所提供的网站与其他档案机构进行实时在线交流和学习,实现无障碍沟通,显示了档案网站内容的便利性和集成性等特点[2]20。再次,信息内容全面。哈佛大学档案网站涵盖了建校以来的历史资料,如本校师生的学术成果、行政性文件等,甚至还收录了具有典型性意义的战争资料,以图文并茂及视频、幻灯片等多媒体形式,丰富了网站的内容,也增加了吸引力和可读性。
2.网站设计科学。主页是一个网站的门面,浏览者进入网站后首先映入眼帘的就是主页,其设计好坏决定着浏览者对此网站的兴趣。纵观哈佛大学档案网站的主页设计,排版井然有序,格局明朗,第一感就给浏览者一种大气、简洁、清晰的舒服感,不像有的档案网站为了吸引目光,内容杂乱,布局紧凑,以鲜艳色彩呈现在浏览者眼前,用户会因过于鲜艳的颜色降低浏览兴趣。而哈佛大学档案网站主页上的照片以黑白为基础,从颜色理论上分析,黑白色象征严肃、庄重和稳重,而界面上是白色和浅绿相间,属于大学中特有的青春气息,艺术氛围强,总的来说则是典雅中不失朝气。网页上还镶嵌了学校的宣传照片和新闻图片,都以动态的形式在页面上流动,访问者可以根据自己的要求来访问这些图片。总之,哈佛大学档案网站在设计方面整体风格突出,运用统筹协调来布局网站中的各个元素,形成了良好的视觉效果。档案网站各个栏目分类要有所明确,其数量和质量要合理科学,内容和名称相符,如果出现杂乱混淆的现象,会使用利用档案者的心情和利用效率受到影响。用户不会对一个敷衍了事和名不副实的栏目设置留下深刻的印象,后续的登录更是不可能的事情。哈佛大学档案网站在栏目设置这一方面主要强调主次分明和简单有序,虽然里面设置了较多的栏目,但每个栏目中内容都十分饱满,不显空洞,且栏目名称和内容相符,用户想要深入了解栏目中的内容只要通过名称即可,为用户节省了时间,方便用户选择的同时提高了网站的知名度。在栏目设计方面,占据主导位置的功能性栏目,将网站自身想表达的服务型功能定位给凸显了出来。此外,还充分考虑了档案馆和用户间的交流对话,进而实现双向交流和交互式操作,一些潜在用户、现实用户或其他用户的不同需求都可得以满足。
3.网站功能较人性化。哈佛大学档案网站之所以受到除本校学生外其他社会人群的喜欢,是因其网站功能设置十分人性化,主要表现为以下几个方面:(1)服务利用功能。此网站除了为用户提供方便的业务服务,还扩展了照片复制、在线检索、表格下载等功能。网站还链接一些知名搜索网站和哈佛大学校内网,用户只要通过超链接便能直通相关网站,不用再重复登录,缩短获取相关档案信息资源时间。除此之外,档案馆还提供档案图片的尺寸和部分聚焦功能,尽可能地实现不同用户对档案的需要。(2)宣传功能。档案网站中的环境可以说是档案室的缩影,代表着档案室的形象,因此可以利用此环境来宣传档案工作和档案室,尤其是当今互联网的普及,其效果绝对优于传统的宣传方式。高校档案网站可以利用库藏档案资源、各种档案知识以及服务项目进行宣传,将宣传植入本校学生,进一步扩大社会影响力,提升档案形象。哈佛大学不仅提供整个档案馆的发展历程,还提供了与哈佛大学本身有关的信息,如哈佛校长的论文等珍贵资料,实现了一种方式宣传两种内容的目的。(3)检索查询功能。用户在网络环境下呈现出的多元化和个性化的需求特征,善于把重点集中在信息的新颖度、针对性和及时性等方面。用户需要统一界面来快捷地获取分散在网络信息资源中的异构信息和具有针对性的服务。哈佛大学档案网站具有很高的检索水平,可实现多种检索手段,如站内搜索引擎、高级检索等,如档案网站中的有些信息可以按照字母顺序查找,再例如用户可以根据题目、专题、作者姓名和详细地名来进行多项目检索,方便用户快速、准确地查找自己所需档案,具有很强的实用性,符合用户的需求心理,既省心又省力[3]49。
三、美国高校档案网站对中国大学档案馆建设的影响
1.内容重组,加强资源整合力度。档案网站资源整合指结合自身特点和用户利用所需,通过先进技术和相关原则来优化和抓取档案网站信息资源,使其成为一个集实用性、动态化等为一体的利用平台。我国高校档案网站与美国哈佛大学档案网站不同的是,只简单地介绍所具有的馆藏,缺乏整合自身所具备的人文特色信息资源,总的概括可从以下方面做好改进措施:(1)加强特色资源整合力度。一个馆藏机构的价值往往通过特色档案来体现,此类档案既可以起到历史教育的作用,也有文化娱乐的好处。目前,多数高校档案网站的特色档案只局限于档案馆内部,即使整合,范围也比较狭小。改变此现状最佳的办法则是与其他高校档案网站合作,双方共同编研特色档案,尽可能地实现经济效益最大化和满足用户需求。(2)加强馆藏档案数字化建设。随着信息时代的普及,不管是计算机领域还是其他领域都广泛数字化,高校档案网站可以构建数据仓库来对多个馆藏数字化档案数据进行整合,也可以整合一些特色档案和编研成果,保证档案的集中性。
2.技术创新,构建较为完善的信息检索工具。在互联网高速发展的今天,构建高效能的信息检索工具是现实情况所需,因此,应利用相应的技术手段和方法来方便用户索取信息的服务。如丰富检索工具的类型,可以为用户提供一些不同于传统目录的检索工具,尤其是针对档案原件来说,简单的原文摘要和目录信息所反映出来的内容是具有局限性的,能通过技术来改善这种现状,提供更优质的服务。再例如,为用户提供适用的查询结果处理方式,考虑用户的查找习惯和需求,满足不同用户的多样化需求。
3.改变观念,树立以用户为中心的人性化信息服务。目前,我国大学档案馆建设还处于“展示型”阶段,过于向用户介绍表面,忽视内在建设,从而档案馆应有的价值也没有得以体现,因此,中国大学档案馆想要和美国高校档案建设相比肩,首先要做的是转变观念和解放思想,并逐渐向“服务型”过渡,明确建设档案网站的目的是为了向用户提供更方便的档案信息查询服务,以网络为平台,完成档案信息的传输服务。除此之外,中国高校档案网站展览性质过重,服务功能始终跟不上用户需求,就好比,美国哈佛档案网站向用户提供的是“我们可以为你做什么”,中国高校档案网站所体现的是“我们有什么”,直白地说前者注重用户至上,服务第一的思想,后者的心理还处于一种“高姿态”,用户服务功能欠缺[4]171。所以,中国高校档案网站建设改善方向第一点就要体现其易用性,网站要尽可能走“站内检索→站外检索→复合检索”,丰富信息资源,便于用户查阅有效信息。第二点树立服务应以用户为需求的态度。档案网站设计者借用国外高校或国内一些优秀档案网站的建设经验,同时要加入社会公众的信息需求和使用习惯,设计出用户好评度高的网站。第三加强与用户沟通。用户的建议可以促进档案建设的改进,也反映着用户所需,吸取工作中的不足,可以在档案网站开设留言簿或反馈信息栏等栏目,后续根据用户建议来调整工作,增强服务功能。
摘要：档案网站指档案机构在互联网络建立的站点,是发布各类档案信息并提供档案利用服务,从而构成信息网络的一个节点。本文以美国哈佛大学为例,从设计、内容及功能方面探究对我国高校档案馆建设的意义。
美国人力资源档案管理的启示 篇7
下面, 我们先全景式地扫描一番美国在人力资源档案管理方面的做法。
美国的人力资源档案管理分为公有系统和私立系统两大部分, 再具体一些说, 前者又分为现职与非现职两单元, 后者则以公司、企业、私立人员为主。
美国的公有系统人力资源档案采用集中管理模式, 各级政府机构以及其他公立组织的现职人员, 均由所在机构的人力资源部门集中统一保管其档案。人力资源管理总署是联邦政府管理公务员的中枢机构, 全面负责公务员的任用、考核、培训、晋升和退休等事宜。联邦各机构均设有人力资源部, 负责管理本单位现职人员的人力资源档案。州及地方政府中也设有管理现职公务员人力资源档案的相应机构。美国联邦政府的雇员, 其工作职责、行为准则等受《公务员法》《信息自由法》《隐私法》及其他许多规定、条令的约束, 在联邦政府工作的人员分军人和文职两种, 所产生的个人档案分别保存在其所在单位的人事档案室。美国国家档案文件局在圣路易斯建立了全国军事人员文件中心和全国文职人员文件中心。非现职人员的人力资源档案, 由国家人力资源文件中心集中保管。非现役军人在死亡、离职或调动工作120天后, 其人力资源档案都统一向军职人员文件中心移交;其他政府雇员, 在死亡、离职或调动工作120天后, 其人力资源档案则统一向文职人员文件中心移交。
美国私立系统的人力资源档案通常采取分散的社会化管理模式。与中国的人事制度不同, 美国的人事档案不是终身制的, 而是“人档分离”, 如:在大型企业或私人公司工作的雇员, 其个人档案由本单位的人事部门保管, 辞职、死亡或工作调动, 其档案仍留在供职单位, 一般不向某个文件中心移交, 到新的单位则建立新的人事档案;联邦政府和州政府规定, 雇主必须为雇员建立人事档案, 并在雇员离职或死亡之后为其保存一定时期。当然, 某些情况下, 企业、公司或其他私立机构也把员工档案移交到商业性文件中心寄存。
美国的人事档案, 内容一般包括工资/福利记录 (社会和医疗保险交付情况) 、受雇日期、病假/休假和奖惩记录等。个人档案袋中的资料少而精, 不断更新。例如, 每年提薪的材料放入个人档案袋后, 则上一年的关于个人提薪的资料从档案袋中抽出, 以减少个人档案袋的容积。
在美国, 雇员的工作任务由其上司分配确定, 每半年对其工作进行评估, 年底做出鉴定。上司对雇员的鉴定要与本人见面, 如若雇员对该鉴定不满, 可向更上一级领导反映, 以取得公正的评语。
美国国家人力资源档案管理中心也保存着大量的个人重要数据, 如, 社会保障号 (简称SSN) 、社会安全号、信用报告等。美国的社会保障号记载了公民有无违规行为发生等情况, 是公民日后获取退休、养老、医疗保险等各种社会福利保障的依据性凭证。该号码可以随时调出, 起初用于社会保障体系, 后来逐渐发展成为社会共享的、全国联网的大型计算机微缩技术存储档案数据库。可以说, 它超越了档案的运用范围, 在控制社会秩序方面具有较大的作用。所谓社会安全号, 即无论你怎样流动, 通过这个无法伪造的号码, 每个人便会拥有一份由信誉局做出的信用报告, 任何银行、公司或业务对象都可以付费查询这份报告。一旦你有不良记录在案, 那么将在诸多领域受到限制。
正因为社会保险号码 (SSN) 是唯一的, 美国的许多组织和机构也开始用这个号码来管理员工。这并不是建立SSN的初衷, 因此也带来了许多问题。一旦盗窃到了某人的社会保险号码, 罪犯就可以利用它进行“身份盗窃”, 例如使用他人的SSN获取身份证, 以他人名义建立信用卡账号等。因此, 已经有许多机构放弃利用SSN, 转而建立自己的身份鉴别系统。
至于是否可以通过SSN查到某人的驾驶执照或犯罪记录等, 这也根据各州的具体规定有所不同。以密歇根州为例, 驾照和SSN是两个完全不同的系统, 两者之间没有任何逻辑联系。而某人一旦被捕, 司法部门也会给他一个单独的号码, 与SSN无关。
在美国, 所有的人事档案只对本人或他授权的人开放, 不向公众提供利用。以密歇根大学为例, 每个雇员都可以上网查阅自己的某些人事档案, 如工作履历、提薪情况等。如果要查阅其他更隐私性的信息, 如工作申请、奖惩记录等, 则需要去大学的人事档案室。在美国的某些州, 让未经人事档案主管授权的人看他的档案是违法的, 对执法部门也不例外。如果联邦调查局或当地警察想要查看某人的档案, 他们必须向法庭提出申请, 得到搜查证后才可查阅。概括来说, 在美国想查阅某人的人事档案, 必须经过以下必不可少的步骤:
1.提交书面授权。如果是相对人本人, 提交一份附有正式签名和日期的申请信;如果利用者不是本人, 并且相对人健在, 提交相对人授权的签名信;如果相对人死亡, 提交死亡证明。
2.提交便于文件中心确认文件所需的信息, 包括相对人任职期间使用的全名、出生年月、社会保障号、任职机构的名称、任职始离时间等。
3.列出所需文件或信息, 并说明目的。
通过以上对美国人力资源档案管理状况的走马观花, 再结合中国在该领域的现状, 我们会发现中美在人事档案管理方面存在不少相同之处:
1.立法规范人事档案管理。
2.重视人事档案的利用价值。
3.恪守保密原则。
但是同时, 中美两国在人事档案管理方面也存在不同:
1.档案管理对象不同。在美国, 所有的人事档案只对本人或他授权的人开放, 不向公众提供利用;反观我国, 在这点上与美国截然不同。我国的人事档案主体不能随便查阅自己的档案, 而各级党委、组织人事部门对这些档案可以做到一览无遗。
2.档案管理程序不同。我国人事档案在管理程序上内外有别。对于上级领导以及负责管理本单位人事档案的部门领导手续可免, 非上级领导或非组织人事部门领导查阅时则要履行审批手续和查阅登记。对于外单位, 必须是党员干部且得凭借工作证、调查介绍信、行政介绍信, 并在查阅单位填写《查 (借) 阅人事档案审批表》, 得到领导同意后方可查阅。
3.档案利用实施方式不同。在美国, 人事档案利用既要遵照《信息自由法》的规定, 积极提倡保障档案主体的知情权, 对人事档案采取“依申请公开”的方式, 只要是在法律许可的范围内, 人事档案必须向符合条件的利用者开放, 但同时, 又必须严格遵守《隐私法》的规定, 人事档案的提供、利用必须以尊重档案主体的隐私权为前提, 对不能开放的内容坚决予以保护。在我国, 许多单位的人事档案管理工作还处于手工管理阶段, 全国性的人事档案网络尚未形成。要查阅或复印人事档案信息必得经过一系列审批手续后, 档案管理人员才提供人事档案原件为利用者服务, 而且在整个使用过程中, 档案工作人员根据利用者的需求提供相应的材料。
导致中美人事档案管理制度差异较大的原因很多, 但是主要是由人事档案管理模式以及利用条件不同引起的。通过中美两国人事档案管理制度与利用的比较, 会发现我国的人事档案管理工作还有待改善。美国对人事档案的积极利用与审慎开放并重, 以充分保障档案主体的合法权益等做法, 以及社会化、网络化的管理模式值得我们借鉴。我们目前推行的传统封闭式的人事档案管理制度正在受到诸多挑战, 因此, 调整人事档案管理模式已是刻不容缓。针对我国国情, 笔者认为, 完善人事档案管理模式的关键一点是观念的创新和突破, 应树立“以人为本、立档为民”的指导思想, 把尊重人、爱护人作为出发点, 赋予人事档案主体相应的权利, 包括按照规定程序了解档案内容的权利、对有异议的数据信息提出申诉的权利、要求维护个人隐私的权利等。人事档案管理部门也应当清醒地认识到, 建立和管理人事档案的根本目的是为了保障档案主体依法享受医疗、保险、晋升等各方面的权利, 并非是作为限制人才流动、就业的控制手段。尽管全社会人才资源的合理流动和优化配置需要多方面的制度加以支持和保证, 但人事档案管理制度的完善可以为档案的利用提供更有利的条件, 为人才的合理流动与优化配置提供更有效的保障。同时, 我们还必须加强人事档案信息化建设, 尽快将此建成社会各界共享的、全国联网的数据库系统。只有这样, 才能推进人事档案管理工作在建设社会主义和谐社会的伟大事业中发挥更大的作用。■
美国档案 篇8
美国防部计划投入数十亿资金, 维护现行的电子健康档案系统。像国防部那样的组织, 不仅兼顾着95万名军人 (包括现役与退役) 和其受益人的生活, 还须负责重要隐私的保护工作和应对安全挑战。安全专家亦提醒, 隐私和安全问题是国防部首要处理的事宜。
今年7月下旬, 就健康档案保护问题, 美国防部与Leidos公司签订了一份价值43亿美元的合同, 合同期限为10年。Leidos公司是三大电子健康档案程序供应商的一员, 其他两间公司分别是Cerner公司和埃森哲咨询公司。合同期间及后期的18年间, 美国防部应尽其所能, 协同Leidos公司的合作团队, 把五角大楼的电子病历系统迁移到Cerner公司现成的电子健康档案系统中, 并覆盖美国防部在全球的1 000个据点, 例如美国各军事医院以及像位于阿富汗等偏远地区的医疗诊所。
然而, 随着Leidos的合作团队对系统开展大规模维护, 为确保项目内病人数据的安全性, 重要隐私和相关的安全问题得到日益重视。事实上, 不仅美国防部的电子健康档案计划面临挑战, 从更大范围来看, 一些私营的医疗机构在电子健康档案系统的迁移问题上, 也面临着同样的隐私和安全担忧。
数据导入
“从旧版电子健康档案系统迁移到新系统, 美国防部仍面临着众多安全和隐私挑战, ”tw-Security安全咨询公司首席顾问基斯·弗瑞克 (Keith Fricke) 称。
“进行数据迁移时, 新系统需要导入旧数据, 这可能意味着数据集相对较大, ”弗瑞克提到, “从旧电子健康档案系统中提取数据, 将导致临时大数据库或数据文件的出现。而该数据库需要发送至新供应商的系统上进行导入, 或通过数据字段映射导入数据。”
然而, 通过数据库发送来提取大数据而非数据连接的做法是不实际的。“相反, 若是把数据集发送至一加密的外部硬盘驱动器, 并以商品物流管理的方式进行数据追踪, 则不失为一个好方法。”他说道。
实际上, 如何确保数据完整性才是最大的挑战, 因为其涉及大规模的电子健康档案, tw-Security创始人汤姆·沃尔什 (Tom Walsh) 称。“通常情况下, 借助数据映射把旧数据导入新系统会导致部分信息丢失。比起导入失败, 导入错误的病人数据才是最糟糕的。”
针对上述问题, 弗瑞克建议, 数据提取过程必须设立相关机制, 以验证导入新系统的数据是否与存储在旧系统的数据相匹配。
除此以外, 相关部门还得对系统进行密切监管, 确保基于角色的访问控制的病人数据在新旧系统中的一致性, 尤其关注敏感信息, 如行为健康数据。
The Marblehea Group咨询公司创始人凯特·博尔腾 (K at e Borten) 表示, 旧系统迁移期间, 顾问只有通过相关筛查, 才能访问受保护的健康资讯, 并给予最低限度的必要访问权, 进而对数据行为进行监控。
安全保护规划
国防部新旧系统迁移项目将持续几年, 因此必须采取相应措施, 以确保项目在不同阶段的数据安全。
“工作人员应尽可能使用电子化的受保护的健康资讯而非纸质版, ”博尔腾说道, “通常, 受保护的健康资讯数据用于研究、测试和培训用途。而电子化资讯亦能满足上述要求, 因此纸质版就无使用必要了。”
然而, 沃尔什注意到, 测试环境需要真实的病人数据来进行功能测试。“测试环境的安全监管通常不甚严格, 工作人员可能会忘记自己处理的是真实的病人数据, 创建持有简易密码的普通账户或许能有效帮助功能测试的开展。另外, 为尽可能地避免数据泄露或未经授权访问受保护的健康资讯的行为, 测试环境需要建立与生产环境同等级别的安全监管。”
因该项目涉及数千人的数据, 包括承包商和分包商的工作人员, 国防部也面临着另一问题——对安全措施和实践的松懈。安全措施和实践应贯穿整个项目和所有服务站点, 以确保工作人员数据的安全性。
至于项目期间的数据安全问题, 弗瑞克则建议, 数据应存储于数据安全中心的服务器上, 并借助虚拟桌面才可访问。他说道, “要是一定得存储于便携式电脑或台式机上, 则必须对存储设备进行加密。”
权限监管与管理
弗瑞克建议, 数据迁移期间, 双重认证也应用于监管任何远程访问数据的行为。他说:“参与本次电子健康档案迁移的供应商必须确保所有项目系统均设立一定的安全补丁级别, 维护恶意软件防护工具, 并全天候监控审核日志。”
此外, 要是参与本项目的任何工作人员信息在人事管理局数据泄露事件中惨遭外泄, 国防部应多加注意, 提防网络钓鱼式攻击。
同时, 沃尔什注意到:由于美国防部电子健康档案系统存储着美国军方人员的健康数据, 所以该信息有可能会成为部分狡猾的网络攻击者的重点攻击目标。
“存储在系统里的数据不仅仅是病人的数据, 也是愿意为国家服务的男女性的数据, ”沃尔什表示, “军方人员资料是国内外恐怖分子的首要攻击目标, 官方应对参与项目的所有人员实行严格的审核标准。而对于拥有较高权限的人员, 如系统管理员和超级用户等, 则应采取更严格的审核。”
美国防部此次迁移项目将至少持续10年或20年, 因此, 完整记录所有项目工作显得至关重要, 弗瑞克表示。
美国档案 篇9
关键词：电子服务 公共服务 档案网站
1美国电子公共服务内容的分析
美国50个州档案馆具有特色的电子公共服务主要包括家谱档案、公共计划、数字档案馆、RSS、网上商店、社会媒体、网站地图，如图1所示。
1.1家谱档案（Genealogy resource/Family history）
美国家谱档案利用的火热从其档案网站上可见一般。每个州都设有家谱利用专栏，名称虽然不尽相同，比如加利福尼亚州（California）是“家族史资源”（Family history resources）①、堪萨斯州（Kansas）是“家谱”（Genealogy）②，但内容基本相同，都有出生、死亡、婚姻、财产、家族成员、个人业绩、人口普查、土地普查等几个类别。网站上有详尽的检索帮助、研究指南，有些还开通了在线讨论小组，以便交流。各州家谱资源的组织不只局限于本州范围，还提供其他州的家谱资源链接，资源种类则除了档案以外，还有图书等其他出版物。
1.2公共计划（Public program）
“公共计划”是为提高公众的档案意识而开展的一系列面向公众的活动。它不仅可以提高档案利用率，也能带动公众发现和保护档案，因而美国各州档案机构十分重视开展公共计划。各州的计划丰富多彩大致可以归为两类：一类是面向普通大众的一般计划，另一类是面向学校师生的教育计划。
（1）面向普通大众
针对所有的公民，因而参与人群十分广泛，影响最大的活动是档案周/月（Archives week/month）。自1979年国际档案理事会建议开展档案周活动以来，美国各州的档案周活动如火如荼。发展到后来，一些地区和州将活动由一周延长至一个月。活动主要是在州和地区范围内举办，举办的时间各州不一，多数是在每年的10月份，具体的时间多结合当地的重大事件或特殊纪念日来选择。活动通常包含海报、展览、讲座、开放参观和讲习班等。
（2）面向学校师生
档案因其原生性而与图书等资源区别开来，成为历史教育的最佳资源。利用档案资源开展学校历史教育，增强学生对民族历史文化的了解，增强民族自豪感，进而增强民族凝聚力。
美国各州制定的教育计划包括为历史教学提供资源和借助档案资源开展历史研究活动。在资源方面，美国各州档案机构有专门的人员从事教学资源编辑工作，这些网络教学资源包括：与课程相关的各种载体的原始档案资料，如在线展览、课程计划、课程习题、在线历史知识测试等。比如马里兰州（Maryland）的“老师和学生”栏目下提供了学习奴隶制历史的专题档案和其他教学用档案资源③，为学习历史提供了便捷地途径。此外，网站还为教师提供了交流互动渠道，教师可以上传自己的教学作品。在这类活动中，历史日（History day）是影响较为深远的。历史日（History day）旨在鼓励特定年龄范围内的学生利用包括档案资源在内的历史文化资源从事指定主题的研究，研究成果以论文、演讲、海报等各种方式呈现④。
1.3数字档案馆（ Digital Archive）
包括Alaska、Alabama、Georgia在内的11个州建设了数字档案馆。它们为用户提供统一的检索界面。这些数字档案馆按照类别组织资源，建设各种专题资源库，为用户利用档案提供支持。提供的资源既包括文字材料、图片、照片，还有音像档案；既有政府文件，也有私人文件；既有原始档案，也有档案出版物；既有综合性的资源库，也有诸如家谱、一战、退伍军人这样的专题数据库，可谓包罗万象。
数字档案馆的检索界面大多比较友好，设计赏心悦目。以亚拉巴马州（Alabama）为例，该州数字档案馆（ADAH Digital Archives）首页顶端是导航栏，可以实现与州主页的快速切换，站名下方是检索区，检索区下方的资源区是该页的主体部分，它分为左右两个部分，左边是资源图片，右边是资源库名称和资源的简要介绍⑤，整个页面布局合理、简洁明快。
多数网站不仅设置了专门的检索窗口，用户只要点击感兴趣的资源即可实现利用。除了简单检索以外，还提供高级检索，提高检索精度。仍以Alabama数字档案馆为例，在它的高级检索页面上，用户可以利用“包含以下全部字词”、“包含以下完整字句”、“包含至少一个下列字词”和“不包括以下字词”实现对检索结果的限定，此外，为了提高响应速度和查准率，该州数字档案馆还提供多种检索字段供用户选择⑥。
提高搜索精确度的另一个途径是提高个性化的搜索。Alabama、 Alaska和Oklahoma数字档案馆特别推出了“Preferences”和“My favourites”， 前者用于设置网页显示项目、页面风格、背景色、文本色、链接色等页面属性，后者则为用户收藏、管理感兴趣的档案藏品提供帮助，通过后者用户可以收藏喜欢的档案藏品、管理收藏、比较同类档案、以幻灯片形式浏览同类档案等。这种量体裁衣式的个性化服务充分体现了以用户满意为中心的理念。
此外，多数网站还提供贴心的利用帮助。数字档案馆的服务对象主要是未受过专业检索训练的普通人，如果不提供相关的培训，则很难让他们享受到在线检索的便利和乐趣。为此，州数字档案馆特别设置了帮助（Help）栏目，手把手的教给利用者浏览资源、高级检索、查看检索结果、更改网页显示项目等功能的用法。所采用的方式则是文字介绍配上图片说明。
1.4 RSS（Really Simple Syndication）
RSS是某一站点用来和其它站点之间共享内容的一种简易方式，也叫聚合内容。一般用于网站定期向用户传送即时更新的内容，为用户提供其事先定制内容的标题，文摘和获取全文的网址，并自动更新。用户借助支在不打开网站页面的情况下就可以阅读传送的网站内容。美国有超过半数的州档案馆网站上提供了RSS服务，如印第安纳州就提供RSS Feeds服务⑦，用户可以根据自己的兴趣通过定制获取众多机构最新的信息，点击订阅按钮就可以定制自己需要的相关专题信息，网站还列出了RSS阅读器的链接以供用户下载，为用户提供了极大的便利。
1.5网上商店(Online Store)
在电子商务蓬勃发展的今天，档案馆借助电子商务实现档案信息服务的商品化、市场化，不仅为利用者获取档案信息带来极大的便利，还可以有效地拓展档案馆功能。美国一些州的档案馆迅速抓住此契机，比如Ohio、South Carolina、Wisconsin，在网站上设有在线商店，出售档案复制件和与之相关的图书、服饰、饰品、小礼品、CD、DVD等商品。网站按类组织商品，提供商品的图片、简要介绍、价格，并支持网上交易，提供送货上门。
1.6社会媒体（Social media）
为了更好的为用户服务，每个网站都提供多种途径的交流渠道，并专门开设反馈通道，收集用户的意见。由于Web2.0社会媒体工具在美国十分流行，因此档案机构利用YouTube、Facebook、Twitter、Blog等社会媒体发布服务信息，与用户的交流是十分普遍的。
1.7网站地图(Site Map)
一般网站的内容都相当庞大，大众很容易迷失其中，不知如何取其所需。网站地图是对网站内的各级类目进行条理性地组织，建立多级目录，以方便用户对整个网站的全貌有大致了解。每条目录都与相应内容建立链接，用户可以直接点击进入相关网页。
2 对我国开展电子公共服务的借鉴
在充分调研的基础上，经过综合分析和深入思考，笔者认为我国省市级档案馆开展电子公共服务，可以从以下几方面借鉴：
2.1加强数字档案馆建设，注重民生档案收集，丰富服务内容
数字档案馆是信息时代的产物，其在资源存储、资源管理和资源利用方面的功能是传统的档案机构无法相比的，尤其是在利用服务方面，数字档案馆突破了传统的到馆服务模式，创建了网络环境下电子服务的新模式。因此，开展数字档案馆建设便显得尤为重要了。我国省市级档案馆在建设数字档案馆的时候，要注重借鉴美国数字档案馆在资源建设、检索界面设计、检索途径提供、检索功能实现、个性化服务设计、利用帮助支持等方面的优点。尤其是在资源建设方面，不仅要重视馆藏资源的数字化转换，而且要专注于各种专题资源库的建设。通过建设专题资源库，支撑数字档案馆的电子服务，满足利用者的个性化需求。
专题资源库的建设应体现“以民为本”，特别注重与民众联系最紧密的民生档案资源库的建设。近年来我国的民生档案资源体系虽然已经初步建成，但是民生档案专题数据库还比较缺乏，只有辽宁、浙江、重庆等建设了民生档案专题库，距离能够提供全面的民生档案电子化利用服务的目标还比较远。
家谱档案资源的建设也应引起我们的重视，家谱档案是寻根溯源的依据，也是研究历史变迁的重要凭证。虽然家谱档案在内容方面与民生档案有所交叉，但是鉴于家谱档案的独特性，将其作为独立的专题加以建设是十分必要的。
2.2开展公共计划，拓宽服务范围
档案服务社会化是将档案服务推向社会，使其具有普遍社会意义的过程。通过这一过程，档案部门将服务范围由党政机关扩大至普通民众，在服务方式上实现由被动服务向主动服务的转变。美国各州普遍开展的公共计划便是档案服务社会化理念的体现。在当前强调档案服务“以人为本”的大背景下，制定详细的公共计划显得尤为重要，这是档案机构吸引公众关注、树立良好的公共形象的重要途径。除了要制定面向一般公众的计划以外，还应制定面向师生的教育计划，以充分发挥档案这种原生资源在学校历史教育中的作用。为此，档案馆应探索出一套行之有效的网络服务模式，实现从资源组织、资源呈现、教学计划编制到历史研究活动组织全过程的网络化应用，使档案馆真正发挥爱国主义教育基地的作用。
2.3提供个性化服务，创新服务方式
服务内容和形式的设立应注重用户的需求和利用，根据不同用户的重点需求，开展不同层次、多种类型的个性化服务，使以人为本落到实处。美国档案馆网站的RSS Feeds服务就是个性化服务的重要形式，用户可以根据自己的兴趣，有选择性地订阅需要的信息。网站地图也充分体现了网站建设的人性化。纵观我国的档案网站，RSS订阅服务只有江苏、天津、杭州的档案馆网站提供，且可订阅的信息种类较少。网站地图也只有江苏、北京、武汉等地设有。可以看出我国的服务方式仍比较传统和单一，这直接影响了档案对用户的吸引力。
因此，为了充分实现档案信息资源的价值，档案馆应集思广益积极引进新颖或独特的服务方式，打破传统的局限，为用户提供多种多样的服务方式，并注意结合每个用户个性化的需求，提供针对不同类型用户的利用服务，实现服务的大众化。档案网站的设计应以用户的利用需求为目标，以检索的便利性为导向，使档案网站服务型的功能定位更突出。
2.4增进与用户交流，提高服务质量
为全面了解用户的服务需求，档案馆需加强与利用者之间的互动，网站应提供多种途径的沟通渠道，这不仅有助于用户及时向工作人员反映利用中遇到的问题以及需求，同时便于收集用户的反馈意见，以利于档案工作者改进工作，提高服务质量，为用户提供更全面、完善的服务。
纵观美国档案网站的交流渠道，除了电话、电子邮箱等，还提供facebook、MSN、Blog等多种互动方式，用户可以随时与档案工作人员取得联系，由此拓宽了交流渠道、提高了与用户的互动程度。同时根据不同类型用户，不同的利用内容和层次，设置了不同的检索入口，使用户更有效、方便地获取所需。如马里兰州(Maryland)将用户分为大众、家族历史学家、教师和学生、政府机构。点击进入这些分类链接，可以进入为不同档案利用者准备的页面，在这些页面中介绍了网站为该类用户提供的信息、服务，以及怎样获得所需的信息等。而放眼我国档案网站的交流渠道，用户只能通过传统的电话、电子邮箱、在线提问等方式向档案部门传达自身需求，不同的检索入口更是尚未引入，交流途径十分有限。因此，为了畅通交流渠道，及时收集反馈信息，我国应开通更多途径的交流方式。
2.5引进电子商务，拓展服务功能
在美国档案馆如火如荼地进行电子商务活动的同时，我国档案馆对电子商务却无人问津。虽然档案馆所提供的大部分网上信息是免费的，用户可以自由浏览和下载，但也有不少资源是需要有偿获得的，如某些档案的复制件、编研成品、电子出版物等，因此，设立网上商店是十分必要的。电子商务的引进，可以为用户远程获取这些档案信息及其周边产品提供了便利，同时可以为档案馆带来一定收益，使档案工作者的劳动效益得到量化，有助于提高工作效率，促进档案信息化的发展。
但档案馆作为非盈利性机构，网站中的电子商务应侧重于档案信息资源的开发利用，摒弃纯商业性的宣传、推销活动，在维护网站公益性、文化性和服务性的同时，使档案馆网站成为获取档案电子出版物的重要渠道。
参考文献：
① Family history resources[EB/OL].[2011-5-13]http://www.sos.ca.gov/archives/collections.
② Genealogy[EB/OL].[2011-5-13]http://www.kshs.org/portal_genealogy.
③Teachers and Students[EB/OL].[2011-5-16].
http://www.msa.md.gov/msa/homepage/html/teachers.html.
④ Pennsylvania History Day[EB/OL]. [2011.5.18].
http://www.portal.state.pa.us/portal/server.pt/community/public_programs/1586/pennsylvania_history_day/259912.
⑤ ADAH Digital Archives[EB/OL].[2011-5-18].http://www.digital.archives.alabama.gov.
⑥ADAH Digital Archives[EB/OL].[2011-5-16].http://www.digital.archives.alabama.gov.
美国档案 篇10
一
上世纪末, 张学良重获自由, 移居美国。其后, 张学良将个人资料全部交给纽约哥伦比亚大学的善本与手稿图书馆保存。图书馆对张学良的资料做了复制、整理、分类与编目工作, 定名为“张学良资料”, 并设有专门库房进行专门管理。张学良资料内容非常丰富, 包括口述历史、往来信件、手稿、学习笔记、日记、访客记录以及他撰写的西安事变忏悔录等。省档案馆作为我省张学良资料的保存中心, 征集这部分档案成为辽宁档案人多年的夙愿。
2月23日, 我们一到纽约, 就怀着急切的心情来到哥伦比亚大学善本与手稿国书馆。国书馆保管部的苏珊女士热情接待了我们, 为我们调阅了大量的张学良书信、手稿, 并允许我们拍照, 使我们有幸征集带回了大量张学良书信。从这些书信中我们看到与张学良保持函件来往的有蒋介石、宋美龄、王以哲、阎宝航等200余人。信件基本是1937年他因西安事变遭软禁期间完成的。字里行间, 真实地反映了这一时期张学良的思想轨迹。
1936年12月27日, 张学良陪蒋介石飞抵南京后即失去了自由。此后张学良便开始了漫长的的幽禁生活。其间张学良数次写信给蒋介石。“欣闻钧座虽在夙夜辛劳之中, 身体、精神两健, 深为快慰, 此非只钧座自身, 乃中华民国之幸福也。学良山居如恒, 竭力于知识与身体, 尽能养修。唯一念及我同志同胞们在抗战中各尽其天职, 罪孽深重如学良者, 反安居后方, 每一思及, 衷心如焚。”这是1937年11月9日张学良写给蒋介石信中的一段话, 我们可以强烈地感受到张学良虽被幽禁, 但始终关心抗战进程的爱国情怀。
除了信件, 苏珊女士还给我们调来了张学良学习明史、圣经的大量读书笔记。“十年以来, 良涉猎收藉门类甚广, 自从病后, 专以明史为目标, 一切文艺掌故, 皆以明史为着眼, 本想研究明清两代史, 又恐涉猎过广, 未曾敢存此奢望, 故先就明史着手, 以后如有成就, 再进一步研究清史”。这些笔记及这段文字, 都可以清楚地看到张学良这一时期心路历程的转变。
在众多的张学良档案中, 让我们特别感兴趣的还有张学良撰写的《西安事变反省录》。这篇共计49页、洋洋洒洒近万字的有关西安事变回忆录, 于1964年7月1日在台北《希望》杂志创刊号上发表, 发表后立即为报纸转载。因张学良幽禁28年来首次有文章公开发表, 而且所发表的又是关于西安事变的敏感问题, 所以, 一直为国内外学者所关注, 长期以来就其真伪史学界也是争论不休。现在看这篇文章的真实性已无庸置疑。实际上《西安事变反省录》是张学良回忆西安事变的文章, 但发表的时候, 台湾当局对其标题进行了篡改, 改为《西安事变忏悔录》。
此外, 我们还在美国国家档案馆征集到九一八事变后国联调查团在东北活动的电影烤贝片一部及美驻奉天、安东领事馆往来文书数件, 并就美籍华人吴天威保存的日本侵华音像档案资料下一步向辽宁省档案馆捐赠进行了协商。目前, 我馆已就购买张学良档案复制件与有关方面达成协议。由此使这次海外征集活动画上了圆满句号。
上述档案征集, 可以说是此次美国之行最重要的收获。通过此次征集活动, 大家普遍感到海外征集不是可望不可及的, 它具有较强的可操作性, 首先拍照不要钱, 成本相对较低, 完全可以组织人员有针对性地出国开展征集活动, 使流失海外的档案早日回家, 这也是我们档案工作者的责任和历史使命。
二
除了开展档案征集, 在美期间, 我们考察团还先后参观了美国国家档案馆旧馆、新馆, 纽约档案馆, 费城档案馆, 访问了哥伦比亚大学图书馆、东亚图书馆、阿卡迪亚社区图书馆、洛衫矶图书馆, 美国档案工作的管理理念和做法给我们留下了深刻印象。
1. 档案利用理念务实开放。
美国国家档案馆新馆建于1989年, 1996年正式投入使用。新馆由马里兰大学捐地兴建在其学院公园内, 与老馆之间大约有25分钟车程。据美国国家档案馆接待人员介绍, 该馆现有工作人员600多人, 每年接待利用者约5.7万人次。且公务档案一经开放就没有任何利用限制, 任何人, 包括外国人, 只要出示身份证或护照, 年龄达到16岁, 登记以后就可以利用。利用者可以在馆内查阅、抄写、复制。允许拍照, 并不收费。无处不在地渗透着这样一种理念:档案馆保存档案的目的就是为了利用。
2. 档案管理严格。
美国档案馆开放程度比较高, 比如, 档案只要是开放的, 都可以看, 都可以拍照, 但在美国国家档案馆查档期间, 我们明显感到与之相适应的也有严格的制度保障, 其安保措施之严, 更是远远超出我们的想象。一是安检严格。凡利用者进入档案馆都要经过一个安检通道, 我们携带的背包、所穿的外套及男士的皮带均需经过X光机检查, 人则需经过安检门才能通过。安检的严格程度不亚于上飞机。安检人员统一着装, 并配带枪支。二是查档制度严格。规定不准带笔、纸、文件夹、户外衣服、帽子、腊蚀、枪支、化妆品、液体等;阅览大厅不允许使用手机, 手机要处于无声状态;拍照只许拍档案, 不许拍人;特殊载体阅览室阅档要戴白手套等。三是查档程序严格。到美国国家档案馆第一次查档要录入个人信息, 办理查档卡;拍照要办理绿色登记卡, 挂在阅览桌上;调卷要填调卷登记单, 写明调档时间。归卷要填归卷单, 写明归卷时间。此外, 库房管理严格, 查档结束后我们提出要看一下库房, 库房负责人连说三个“NO”。我们在美国国家档案馆查档时间虽然短暂, 但我们却身临其境地感受到美国档案馆的严格管理, 让我们感到管理严, 执行更严。
3. 档案保管科学。
美国国家档案馆十分重视保护档案, 且特别重视保护档案原貌。我们在国家档案馆查档时看到, 工作人员给我们调出的案卷都是经过真空塑封的, 装在无酸纸盒中, 无酸纸盒有各种型号和类型, 适合不同档案的各种存储要求。在查档中我们还发现, 美国档案馆在整理档案时, 十分重视保护档案的原貌, 档案编号均标注在文件衬纸上或软卷皮上, 不在文件原件上作任何标记。重新更换的卷皮, 也是原卷号的标识。此外, 我们还看到, 早期用金属装订的案卷, 虽然已生锈, 但也没有拆掉, 这样就在最大程度上保护了档案原貌。另外, 美国档案整理的另一个特点, 就是档案文件绝不进行装订。我们在哥大图书馆看到, 张学良书信均以件为单位保管, 每封书信都是放在用无酸纸做的文件夹中。档案实行以件为保管单位管理, 目前已在我们国家推广实行, 我们觉得这是一种理念的转变, 即一切档案整理活动必须要从保护档案原貌出发。
4. 档案管理规范。
美国是联邦制国家, 各州之间都是相对独立的, 都有自己的军队和法律, 它的档案管理体制也是一脉相承, 是分散式的或者说是松散型的, 各个档案馆各自为政, 有较大的独立性和自主权。但通过考察, 令我们惊奇的是, 这种管理体制的随意性, 并没有影响美国档案工作的有序开展。我们这次美国之行, 虽然时间很短, 但却非常高效, 考察了美国不同层次的档案馆、图书馆共计七个。在考察中, 给我们印象最深的是美国加州阿卡迪亚市社区档案馆, 它的管理非常规范。主要体现在:一是档案收集完整, 档案室完整地收藏了这个城市的全部历史档案资料, 有见证城市成长的不同历史时期的照片、地图, 有建市以来居住在这所城市的全部居民档案, 包括姓名、职业、住址, 有早期该城市商家行号及该地区名人的历史资料等。二是档案整理规范, 虽然是社区档案室, 档案整理也不亚于国家档案馆。档案全部装在无酸档案盒内, 照片、图纸均用真空胶囊塑封, 并有专门的装具, 档案已全部数字化。三是管理有序。形成一种社区档案管理模式, 这种模式就是档案整理工作都是由社区义工完成的。四是功能完备, 有图书, 有档案, 有孩子活动室, 此外, 社区还经常举办读书活动, 成为社区居民休闲场所。这种社区档案管理模式, 非常值得我们借鉴。看了美国社区档案的管理, 让我们无不惊叹美国人自己管理自己档案的能力。
5. 拓展社会服务功能成效显著。
美国国家档案馆新馆建成后, 位于华盛顿市区的旧馆, 其主要功能全部转为对外宣传展览, 在这里永久性地陈列着美国宪法、独立宣言、人权宣言, 展品昼升夜降, 卫士守护。现已成为首都地区一个重要的旅游景点。截止2006年9月29日, 美国国家档案馆已接待了100万个参观者。另外, 美国国家档案馆新馆建在马里兰大学的学院里, 主要就是为方便师生前往阅览馆藏资料, 新馆建成后, 已经成为马里兰大学的第二图书馆。美国档案馆和图书馆大多是合二为一的, 这对拓展档案馆的社会服务功能非常有益。
6. 馆库设施先进齐备。
此次美国之行, 除了档案征集, 还有一个重要任务, 就是考察馆房建设。美国国家档案馆新馆建筑给我们留下了非常深刻印象, 整个建筑设计一改美国国家档案馆旧馆那种欧式古典庄严的神庙建筑风格, 具有较强的时代感, 充满了以人为本、形式反映功能的务实理念。
美国国家档案馆新馆坐北朝南, 建筑面积约17万平方米, 耗资1.6亿美元, 新馆共6层, 四周丛林环绕, 环境十分幽静。地下一层是报告厅、存包处, 免费为读者服务。地上一层有一个约3层的相对独立的共享空间, 还有读者餐厅、接待室、小卖部、复印部等。一层以上为不同载体的读者利用室, 面积为5597平方米。最为可取的是读者利用楼弧形玻璃幕墙, 使2-4层阅览大厅都能充分接触到阳光和户外自然景物, 从而改善阅览室的阅档环境, 消除利用者的疲劳感, 处处体现了一种以人为本的设计理念,
“他山之石, 可以攻玉”, 美国国家档案馆新馆建筑非常值得我们学习借鉴。
三