办公室的精细化管理

办公室的精细化管理（精选12篇）

办公室的精细化管理 篇1

办公室作为单位管理的中枢部门, 对单位的内外衔接和正常运转起着重要的作用。办公室内务工作从来都没有小事, 办公室工作因与多个部门交接, 同时也承担对外联络的重任, 任何一件事情处理不好都有可能引起单位内部矛盾, 导致影响到工作的运转, 对外则会影响单位的形象。办公室各项工作, 决定了其必须走规范化与精细化的路线。

1 精细化管理的必要性

现阶段, 经济在快速发展, 商业社会中各行各业趋于越来越细地进行分工且专业化越来越高。而办公室通常是单位的第一窗口, 是单位提高管理能力的基石, 同时也是单位领导层进行决策和各项规章制度落实实施的基础。那么, 必然要有精细化管理的要求将繁琐的办公室工作分类并根据轻重缓急进行统筹兼顾、合理安排, 只有这样才能提高办公室工作效率。

办公室管理工作主要体现出4个特点:综合性、枢纽性、时效性、服务性。办公室的工作特点要求办公室工作必须实现精细化管理。从综合性来说, 办公室承担着单位行政、外事、通讯、公文、机要、印章管理等工作;负责领导的服务保障、接待、组织协调工作等。事情多而杂, 内容涉及广, 几乎无规律可循, 很多工作都是临时交代, 这就要求在工作中要合理安排、分清主次、缓急有序。从枢纽性来说, 办公室是上情下达、下情上达的中转站。一切的指令和工作安排都从这里经由领导之手传达给各部门去执行, 办公室工作人员就应该及时完整地传达领导的意思。从时效性来说, 办公室的工作主要是办文、办会、办事, 时限要求强, 拖延可能会误大事, 这需要精细化管理、条理分明、按时按点完成工作任务。从服务性来说, 办公室就是为领导服务, 为各部门服务, 做到上行下效, 调节好上下级的关系, 发挥好窗口部门的作用, 为单位创造更大的价值。

2 精细化管理涵盖的内容

2.1 更新管理理念, 提高服务意识、增强责任意识

办公室作为单位运转的中枢神经, 工作杂且责任重大, 因此迫切需要更新旧有的管理方式, 引进精细化管理的理念。提高办公室服务意识、增强办公室员工的责任意识是办公室自身管理工作的必要条件。办公室员工需要有细节决定成败的工作意识, 任何事情都要做好做细;服务意识也是基本要素, 通常我们讲办公室要服务好领导, 但办公室同样要服务好基层, 要做到主动服务, 改变过去的被动服务的形式;同时必须要有责任意识, 在办公室各项工作中讲质量、讲原则, 要有严谨负责的工作态度, 落实各项工作, 不能出任何的失误。

2.2 健全规章制度, 规范工作流程, 加强工作考核

实施精细化管理, 必须要有制度作为坚实保障。要结合工作实际, 通过修订和完善单位的规章制度, 保证规章制度的可操作性及实用性, 使规章制度成为规范员工工作行为的手段和提高服务效能的保障。

健全完善制度的同时, 还需规范工作流程。按照办公室工作内部规程细化工作流程, 通过“一图看懂”模式, 用图解方式表现程序, 让程序简单化, 同时完善各种手续, 保证工作的规范化和标准化, 只有每项工作都在阳光下实施, 才能保证各个环节保持高效实施。

根据定岗、定职、定责的要求, 明确细化员工的工作职、权、利, 同时设置AB岗, 提高办事效能。紧密结合细化的权责提出合理的量化考核指标, 将办公室的各项计划目标层层分解, 落实到各个办公室成员身上。通过办公室定期例会、季度工作目标完成情况检查、半年度部门人员工作考核、月度及年度个人绩效考核等方式, 负责对单位员工的工作进行考评, 将考评结果与员工收入挂钩, 促使员工重视工作完成情况, 只有这样, 才能提高员工的工作积极性, 从而提高工作成绩。

2.3 实现办公自动化, 节约成本

降低办公运行成本是企业发展的必然要求, 具体来讲:一是实现办公室各项日常工作的全电子化审批。通过无纸化办公, 不仅可以提高办公效率、优化流程、信息共享和协同办公, 还可以节约办公成本, 降低损耗。二是规范车辆管理。在面临车辆少、用车单位多的情况下, 如何降低成本, 最大程度上保证用车需求, 是精细化管理必须解决的一个重要问题。对此, 办公室采取了一系列的措施, 具体做法如下: (1) 修订完善车辆管理办法, 通过制度强化执行力, 通过执行力体现管理效果。 (2) 做好台账记录, 车辆管理员对每天出车的情况进行详细登记, 包括驾驶员、乘车人、出车地点、出车时间、出车里程等; (3) 为每辆车配备车辆档案卡, 档案卡中包含该车辆的购买时间、历次维修清单、保险清单等, 并做好电子台账备查; (4) 通过比价, 选取一家性价比高的修理厂定点维修, 降低费用支出; (5) 量化和细化车辆加油管理, 做好车辆油量消耗登记, 杜绝异常情况发生。三是压缩弹性支出。对管理措施进行量化和细化, 通过比价集中采购和定点签约, 大力压缩办公费、通讯费、招待费等支出。

3 精细化管理的必要性

实行精细化管理, 是事前设计, 细在过程, 重在结果, 这不仅是一种管理方法, 更是一种理念, 一种认真的态度, 一种精益求精的文化。办公室精细化管理强调了办公室工作中的细致和精确, 每一位职工都是办公室精细化管理的参与者, “天下难事, 必作于易;天下大事, 必作于细”, 只有每个人都以精细管理的方法实施, 从而实现积极的工作态度, 扎实做好每项工作, 把工作做实、做细、做好、做精, 才能高质高效地完成办公室的管理工作, 才能将精细化的管理落到实处, 保证整体工作的正常、顺利进行。

参考文献

[1]周金群.办公室工作精细化管理探析[J].经管营销, 2012 (11X) :121.

[2]徐静.综合办公室的精细化管理探析[J].现代企业文化, 2015 (21) :83.

[3]张海磊.办公室的精细化浅析[J].办公室业务, 2014 (8) :18.

办公室的精细化管理 篇2

办公室工作中的精细化管理

“办公室工作无小事”。办公室工作性质特殊，工作头绪繁多而又责任重大，一旦把握不好，处理不当，就可能小事变大事，甚至影响机关的正常运转，影响领导的威信，影响单位的形象。办公室工作的特点，决定了办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路，“在被动中求主动、在无序中求有序、在务实中求精细”。全面推进办公室工作精细化管理的主要途径有以下几个方面。

(一)更新观念、提高服务意识、增强责任意识。办公室工作人员必须牢固树立“细节决定成败”的意识，把重视细节作为一种素质，一种修养，一种工作态度，从小事做起，把小事做好，从细微之处见精神、见水平。要树立服务意识，不仅要服务好领导，还要服务好基层，强化被动服务向主动服务的转变。要增强责任意识，办公室每项工作都很重要，尤其是对全局性的工作要思考在前、服务在先，将责任意识带入工作中，讲质量、讲效率，坚持“谁工作、谁负责”的原则，把各项工作落到实处，力求达到“零失误”。

(二)以学习教育为先导，提高整体素质。办公室工作人员要从以下几点提高综合素质。一是加强政治理论学习。紧密联系办公室工作实际，合理安排政治理论学习内容，多学习一些时效性较强的政策法规和理论文章，努力提高把握政策的能力，服务经济和社会发展的能力，更好地发挥参谋辅政作用。眼下，更要深入学习中央政治局八条新规，积极响应党中央号召，结合办公室的实际工作，改进工作作风，改进文风，精简材料，不铺张浪费，勤俭节约。二是加强业务学习培训。新形势的发展，对办公室工作人员的能力要求越来越高。因此，必须加大对办公室人员的业务学习和培训力度，采取举办公文知识培训、档案管理培训、合同管理培训、会务接待培训、礼仪培训以及安全驾驶及汽车维护培训班等等。真正提高业务水平，更优质、高效、准确地完成各项工作。

(三)以制度建设为基础，提高事务管理水平。实施精细化管理，必须要有制度作为坚实保障。(1)健全完善制度。结合新的工作形势，立足当前，着眼长远，注重操作性、实用性和长效性，对目前应建立而没有建立的规章制度，及时组织人员制定，使规章制度成为规范职工工作行为的有效手段和提高办公室服务效能的坚实保障。(2)规范工作程序。按照企业内部控制手册的要求规范细化办公室工作流程，严密各种手续，有效地推进事务工作的规范化、标准化建设，每一项工作都在规范的工作程序下操作，从而保证办公室工作各个环节运转高效顺畅。(3)强化责任落实。按照定岗、定职、定责的要求，明确细化工作职责。对照制度和职责，强化责任落实。用制度加强内部管理，用职责约束职工行为，形成完整的责任链条，把精细化管理落实到事务工作运转的全过程，确保办公室各项工作高效有序运转。(4)狠抓制度执行。制度制定得再好，不去严格执行，就如同虚设。通过组织开展联合检查，抽调有关人员，定期对制度执行、工作推进等情况进行督促检查，确保每一项制度都能落到实处，每一项工作都能按照既定目标推进。

(四)实行节能降耗，节约企业成本。节能降耗是实践科学发展观的重要举措，降低办公运行成本是构建和谐发展型办公室的必然要求。一是倡导节约意识。提倡和引导办公室工作人员站在实践科学发展观的高度，充分认识节约资源对经济和社会发展的重大意义，从自身做起，从身边的点滴事情做起，把节约变成自觉行动，形成崇尚节俭的工作作风和浓厚的学习氛围。二是提高工作效率。做到工作求质量，办事求效率，力求以尽可能小的资源消耗和办公成本，获得最高的工作绩效。三是压缩弹性支出。对管理措施进行量化和细化，大力压缩办公费、电话费、水电费和油料消耗等弹性费用支出。量化和细化车辆加油管理，认真做好车辆台账记录，严格规范车辆维修审批手续，降低车辆油量消耗和维修费用支出。

精细化管理是精在事前，细在过程，意在结果的管理理念，企业办公室人员要以精细管理的工作理念，积极上进的工作态度，扎扎实实地做好每一项工作，认认真真地对待每一件事情，力求把工作做实、做细、做好、做精。无论办文、办会、办事，都力争做到高标准、严要求，好上加好。只要把精细化管理工作真正落到实处，企业办公室工作就会做得更好。

办公室工作中的精细化管理

引：

办公室作为一个管理的中枢部门，承上启下，对公司的内外衔接和正常运转起着重要的作用。办公室作为领导的“身边人”，不仅要提升自身的业务水平和思想认识，也承担着从自身的角度，协助企业经营者拓宽思维空间的重任。如何优化办公环节，如何提高会务水平，提高整体服务能力，如何进一步推动精细化管理，这是一个重要的问题。

一、精细化管理的主要内涵

现代意义上的精细化管理，起源于汽车业届风行的“精益化生产模式”，其内涵是用精益求精的态度和认真细致的方法来控制生产的每道工序、每个环节，从而以最小的投人创造出最大的价值。随着现代社会分工的越来越细和专业化程度的越来越高，一个精细化的工作和管理时代已经来临。新形势下，将企业精细化管理理念融入办公室管理之中，推进办公室从粗放型管理逐步向精细化管理转变，全面提升办公室工作质量和服务效能，是应对新任务、新要求的紧迫任务和有益尝试。

所谓“精细”，就是精密细致之意。在中国传统文化中，有关“精细化”的思想源远流长。宋朝朱熹说道：“言治骨角者，既切之而复磋之;治玉石者，既琢之而复磨之;治之已精，而益求其精也。”其他如荀子的“不积畦步无以至千里，不积小流无以成江海”，韩非子的“千里之堤，溃于蚁穴”等，也均从不同角度阐述了精细化思想的重要作用，精细化管理是源于发达国家的全新管理理念，它是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理的必然要求，其主要目标是最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本。作为一种管理理念和管理技术，精细化管理通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。精细化管理最基本的特征就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精、力争最佳。

二、运用精细化管理推进办公室工作水平的总体思路

(一)强化精细管理意识，提升专业队伍素质。

思想是行动的先导。培养精细化管理意识，是精细化管理中不可缺少的一部分，能促使工作人员在工作中采用缜密思维，提高工作效率，确保工作成效。精细化管理是一项关系到办公室目标任务能否快捷、高效完成的大事，每位办公室成员都要形成精细做事、精细管理的意识和严谨细致的工作作风，把重视细节作为一种素质、一种修养、一种工作态度，从小事做起，把小事做好，从细微之处见精神、见水平。在办公室工作中，要善于发现细节，把注意力集中到关键点、衔接点、隐藏点和创新点上。要坚持从基础抓起，从“细”上着眼，在“精”上下功夫，在“实”上做文章，真正使每位员工懂得并看到精细化管理所带来的良好效果，确确实实树立起精益求精、严密细致的工作态度，将精细化管理的理念积极融入到各自的日常管理、工作、学习之中。精细化管理最终的解决方案只能通过组织成员的整体素质提升的方式实现，提升办公室专业队伍综合素质是精细化管理得到顺利实施的基础和保障。高素质、高效率的办公室人员要求必须具备全面的办公室专业知识和丰富的办公室工作经验、政治素质过硬、责任感强、办事效率高，同时还必须具有任劳任怨、吃苦耐劳、无私奉献的精神。

(二)狠抓规章制度建设，完善考核评议机制。

推行办公室精细化管理，要求办公室工作走专业化、流程化、标准化之路。要按照精确、细致、深人的要求，明确岗位职责，优化工作流程，完善岗责体系，加强沟通协调。要抓住办公室管理的薄弱环节，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。要通过完善规章制度建设，努力营造高效有序的工作氛围，减少人为因素的介入和工作部署的随意性。狠抓管理制度落实，建立健全和认真执行办公室的各项管理制度、岗位责任制度和工作程序，坚持按制度办事，规范办公室管理和服务行为。要根据岗责体系的要求，积极推进办公室绩效考核，完善考核评议机制。科学设定绩效考核指标体系，坚持定量考核与定性考核相结合、综合考核和分类考核相结合、内部考核与外部评议相结合的形式，以增强考核的科学性、公正性和可操作性。坚持将考核结果与奖优评先、职务晋升等有机结合起来，完善考核评议机制，推动办公室各项工作水平的提高。

(三)培育精细管理文化，不断提升办公室软实力。

办公室要努力将精细化管理上升为一种文化，使之成为打造和提升办公室软实力的重要途径。美国管理学家、行为科学管理理论代表人物梅奥通过著名的“霍桑实验”表明，工人不仅仅是由金钱驱使的“经济人”，而且是“社会人”，精神的力量、社会关系的影响对工人的行为方式起着特殊的决定作用。推行办公室精细化管理，同样必须高度重视精神和文化因素在办公室工作中的独特作用。通过加强队伍政治素质教育，积极营造出昂扬向上的文化氛围，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。办公室人员要自觉实践勤于服务、乐于奉献的核心价值观，努力做到围绕中心、服务大局、爱岗敬业、甘于奉献、雷厉风行、严谨细致。要把精细化管理当作一种工作要求一种精神境界和一种文化素养，真正融人工作、生活当中，陶冶情操，提高能力，投身办公室工作实践，创造一流工作业绩。

三、运用精细化管理推进办公室工作水平的实施路径

(一)以学习教育为先导，提高队伍整体素质

办公室工作的开展需要一流的工作队伍，而打造一支优秀的团队离不开学习和教育。一是加强精神理念教育。通过开展以“维护大局，团结协作，忠于职守，无私奉献，适应形势，勤俭好学，深人实际，求实创新”为主要内容的办公室精神教育活动，增强干部职工的“大局意识、服务意识、奉献意识、发展意识”，使办公室精神成为办公室人员工作创新发展的内在动力。二是加强政治理论学习。紧密联系办公室工作实际，结合本地经济和社会发展，合理安排政治理论学习内容，多学习一些时效性较强的政策法规和理论文章，努力提高办公室工作人员把握政策的能力，服务经济和社会发展的能力，更好地发挥参谋辅政作用。三是加强业务学习培训。新形势的发展，对办公室工作人员的能力要求越来越高，因此，必须加大对办公室人员的业务学习和培训力度，采取举办公文知识培训班、计算机操作技能比赛等多种形式，达到“四会”(会网络、会公文、会表达、会协调)，使办公室人员成为情通业务的“专才”，能写、能说、能协调的“通才”，以最短的时间、最小的成本高质量地完成各项工作，获得最大的成效。

(二)以制度建设为基础，提高事务管理水平

实践证明，职责不明确，制度不健全，往往是造成工作效能低下的症结所在。实施精细化管理，必须要有制度作为坚实保障。一是健全完善制度。结合新的工作形势，立足当前，着眼长远，注重操作性、实用性和长效性，对符合当前工作形势发展的规章制度给予保留，反之进行修改、细化和完善，对目前应建立而没有建立的规章制度，及时组织人员制定，使规章制度成为规范职工工作行为的有效手段和提高办公室服务效能的坚实保障。二是规范工作程序。规范和细化办公室工作流程，严密各种手续，有效地推进政务和事务工作的规范化、标准化建设，每一项工作都在规范的工作程序下操作，从而保证办公室工作各个环节运转高效顺畅。三是强化责任落实。按照定岗、定职、定责的要求，明确细化工作职责。对照制度和职责，强化责任落实。用制度加强内部管理，用职责约束职工行为，形成完整的责任链条，把精细化管理落实到政务和事务工作运转的全过程，确保办公室各项工作高效有序运转。四是狠抓制度执行。制度制定得再好，不去严格执行，就如同虚设。通过组织开展联合检查，抽调有关人员，每月定期对办公室各部门制度执行、工作推进等情况进行督促检查，确保每一项制度都能落到实处、每一项工作都能按照既定目标推进。

(三)以降耗节支为举措，降低办公运行成本

降耗节支是实践科学发展观的重要举措，降低办公运行成本是构建和谐发展型办公室的必然要求。一是倡导节约意识。提倡和引导办公室工作人员从实践科学发展观的高度，充分认识节约资源对经济和社会发展的重大意义，从自身做起，从身边的点滴事情做起，养成节约一张纸、一滴水、一度电、一升油、一分钱的良好习惯，把节约变成自觉行动，形成崇尚节俭的工作作风和浓厚的氛围。二是提高工作效率。做到工作求质量，办事求效率，力求以尽可能小的资源消耗和办公成本，获得最高的工作绩效。充分利用现代化办公设备和条件，降低人力资源消耗，减少加班工作时间，压缩办公成本。同时，要求办公室人员牢固树立责任意识、效率意识和成本意识，工作有计划，做到今日事，今日毕，并学习掌握现代化办公技术，努力提高工作效率。三是压缩弹性支出。对管理措施进行量化和细化，大力压缩电话费、水电费和交通费等弹性费用支出。电话费按工作量设定最高限额，并进行严格控制;水电坚持每月对比分析，及时发现问题，及时处理，堵塞管理漏洞，降低水电损耗;量化和细化车辆加油管理，认真做好车辆台账记录，严格规范车辆维修审批手续，降低车辆油量消耗和维修费用支出。

(四)以创造精品为目标，实现优质高效服务

精细化管理就是强调注重细节，通过把工作做细做实创造出精品。一是创造参谋辅政精品。在撰写文稿方面，要站在领导的角度观察分析问题，紧扣领导的思想脉搏，超前思维和创造性思考，把有见解的好观点、好措施大胆融入文稿，使文稿起草的过程成为服务的过程，达到以文辅政的目的;在文件的跟踪、急件的督办方面，认真了解时限和要求，确保文件运转高效畅通;在参谋辅政方面，围绕烟草行业发展的重点、难点和热点，沉下心到一线深入调查研究，走出去到先进市县虚心学习，及时为行业提供基层翔实情况和发展先进经验，力争每一篇调研文章都是精品。二是创造会议接待精品。随着经济和社会的发展，办公室的接待服务工作日益增多，工作量也越来越大。要树立严谨填密的工作思想，各类会议、活动、服务做到协调有序、周密细致，不出现任何差错，达到领导和服务对象满意，圆满完成各项接待服务任务。在会议承办方面，从起草通知到会议结束，既要有全盘通畅的统筹安排，又要有周密细致的环节把握，把每一项工作做细做实，确保会议在召开过程中不出现任何纰漏，达到最佳效果。三是创造办事服务精品。在服务方面，善于变被动为主动，对一些常规性规律性、阶段性等确定性工作，主动着手，提前准备;对临时交办的任务、应急事情和突发事情等非确定性工作，要灵活应变，忙而不乱，把问题想在先，把工作做在前，以认真、再认真的态度，把每一件事情做细做实做到位，交一份满意的答卷。特别是在事项督办方面，严格按照时限要求，认真细致地督办，对已完成的，要认真核查完成质量，对未完成的，要仔细查明滞后原因，做到件件有着落，事事有回音。在事务服务方面，办公室担负着机关后勤保障职能，灯不亮、水不流、电话不通、网络不畅、车子不转等事务性工作，看似很小，如果没办好或办的不及时，就可能影响机关工作的正常有序运转，甚至引起混乱，必须认真考虑和处理好后勤管理方面每一个细小环节，要超前发现问题，及时处理和解决问题，提供周到细致的服务，提高办事效率，发挥好后勤保障作用。

总之，精细化管理是精在事前，细在过程，意在结果的管理理念。精心是态度，精细是过程，精品是成绩。精细化也是一种意识、一种观念、一种认真的态度、一种精益求精的文化。推行精细化管理是一个长期的过程，要有目标、有组织、有步骤，踏踏实实地向前推进。办公室要建立适合自身工作需要的精细化管理长效机制，把准行精细化管理与各阶段工作任务、目标、发展计划结合起来，切实提高办公室工作管理水平。

办公室工作中的精细化管理

针对工作实际,我对烟草行业基层单位综合办公室工作在精益化管理过程中存在的难点和对策、如何实施精细化管理、如何提升办公室的精益化管理职能进行了进一步的思考,通过思考,使我认识到,随着我国市场经济的不断深入发展,烟草行业所面临的国内外不断变化的形式要求,对照行业所面临的挑战,作为烟草行业基层单位的综合办公室,其承担着运转枢纽的职能,同时也呈现出了多样性、特殊性等多元化的发展趋势,在这样的形势下,怎样做好办公室工作是当前务必思考和探索的关键性问题.基层综合办公室工作管理就好比整个企业管理的润滑剂,适量的润滑可以使企业这部运转的车轮转得更轻、更稳、更快,本文结合自身理解,对办公室工作精细化管理的难点和对策、以及如何落实好精益化管理工作进行论述.全面推进精益管理是烟草行业提升企业管理水平的一项重要举措,是对管理理念的再升华、管理水平的再提升、管理文化的再塑造,通过精益管理,细抠管理环节,重塑管理文化,运用精益工具,拟补管理短板,不断消除浪费,提升效率效益,推动企业发展提质增效升级.德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说:“管理好的企业,总是单调无味,没有任何激动人心的事件.那是因为凡是可能发生的危机早已被预见,并将它们转化为例行作业.”要想尽最大的努力预见危机,就必须做好综合办公室的工作,而做好办公室工作的关键与核心,要以掌握工作的内在规律为前提,大力的推进科学化和精细化的管理,增强创新意识,使得各项工作更加科学、明晰、严密,更要结合实际,从细节抓起,以细化、量化、标准化为统一标准,促进各项工作有效的开展.围绕行业“谋划三大课题,提升五个形象”,结合“精益管理做除法”的工作要求,烟草行业基层综合办公室工作要实现“高效协调、快速响应、上下联动、优化节点、有效作为”的精益化工作管理理念,就要努力在深化和细化上下功夫,在实招和实效上求突破,要向精益管理、节约成本、减少浪费上要效益.一、企业办公室管理精细化的现状分析

(一)精细化管理的内涵.精细化管理最早源于20世纪50年代的日本,相关的资料中给出了这样的定义:现代企业管理的必然要求,也是一种最大限度减少资源损耗,降低管理成本的管理方式,它以社会分工的精细化以及服务质量的精细化为现代管理的必然要求,是建立在常规的基础上,并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式,是一种最大限度的减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式.简而言之,精益化管理就是落实管理责任,并将其具体化和明确化,管理专家汪中求认为:精细化的时代已经到来、细节决定成败.(二)个别企业将精细化管理流于形式,形同虚设.目前,随着市场经济不断的发展,在国家以“经济建设为中心”的背景下,各企业面临很大的经济压力,烟草行业在内外控烟政策的推动下,逐步走向了风口浪尖,深入推进精细化管理已经成为迫在眉睫的举措,而企业要落实精益管理工作,重在推进综合办公室的精益管理工作逞能,此项职能推广应用的好坏,直接反应出管理水平的高低,但是,个别人员将精细化片面的理解为着眼于小事,更有甚者将精细化错误的解释为“繁文缛节”,增加许多不必要过程和手续,不仅使得精细化流于形式,更阻碍了企业的发展,降低了办事效率.当然,企业办公室工作管理的精细化需要一个不断完善的过程,也没有什么固有的模式可以效仿,这就要求我们要从管理的实际经验中不断的归纳和总结,只有不断的发展创新,具体问题具体分析,才能保证精细化为企业办公室工作的管理发挥最大的作用.二、办公室工作精细化管理难点和对策分析

(一)为什么要提升办公室精益化管理水平.企业要发展,要做大,必须有一个英明的决策层,制定高远的企业规划,必须有一个坚实能干的团队,并具有很强的执行力,企业在运作过程中如同一个转动的车轮,所有零部件必须严密结合,充分发挥本身的作用,才能跑得快,跑得稳,才不会在跑动的过程中散架,综合办公室管理职责,从广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、资金结算管理等四个方面,狭义上指以行政部门为主,负责行政事务和办公事务,具体包括相关制度的制定和执行推动,日常办公事务管理,秘书工作,公文管理,会议管理,办公物品管理,还涉及生活后勤管理,车辆、安全保卫管理等等.但最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间形成密切配合的关系,使整个企业在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体,用合理的成本换来员工最高的工作积极性,提高工作效率,成企业目标发展任务,综合办公室工作是千头万绪的,纷繁复杂,它涉及到企业内部上下左右,里里外外的沟通,协调、管理、服务是综合办公室综合管理职能在企业中的三大功能,其中管理是主干,协调是核心,服务是根本,由于工作的繁杂性,稍有一个细节安排不周或处理得不细,都会带来不良的影响,有时还会给企业管理带来一定的难度,甚至会引发重要决策上的变更.因此,企业行政工作的关键在于“细”,在于“精”,所以办公室管理工作更应加强精细化管理.精细化管理是以精细操作的管理为基本特征,通过提高职工素质,克服惰性,强化链接,协作管理,从而提高一个企业、一个部门整体效益的管理方法.通俗地讲,精细化管理体制就是由过去的粗放型管理向集约型管理的转变,是一种意识、一种观念、一种认真的态度,一种精益求精的文化,也是我们在做好各项工作中需不断追求并持之以恒坚持不懈的理念,企业的每一位员工都是企业精细化管理的对象、载体和参与者,都是企业精细化管理的主体和实施者,只有每个人都参与到此项管理中来,管理工作才能高效开展、高质量完成、精细化的管理才有可能落到实处,得到实现.在烟草行业已经要求我们步入了精细化管理时代的当前,行业间竞争莫过于精细、行业赖以生存的生命线莫过于精细,成功更在于细节,细节决定成败,这就要求要侧重谈办公室工作的精细化管理.(二)办公室工作精细化管理的难点

岗位职责不清,缺乏沟通.办公室岗位中兼职岗位多,存在个别工作岗位岗位职责不明确的现象,容易造成有的工作交叉重叠,有的岗位工作又出现空白.只有进一步确定了每个工作人员的职责,才能使办公室工作面面俱到,做到既无重叠又无空白.但是办公室工作又需要密切合作的办公室人员除了需要完成本岗位工作之外,还需要具有相互帮助,共同协作的精神.办公室人员队伍效率低.办公室工作除了对专业理论水平的要求外,更多的需要经验的积累和高度的责任感,对岗位工作和领导交待的事项必须要一件不落的按时高质量完成,办公室工作中最忌讳懒懒散散,办事拖拖拉拉,因为办公室工作基本都是时限性比较强的工作,办事效率太低就会误事,就会漏掉临时安排交办的其他工作.没有建立办公室工作法治秩序.为了做好纷繁复杂的办公室工作,办公室负责人不能一会儿左一会儿右,毫无头绪地整天瞎忙,或是被领导一会儿支到东,一会儿支到西,结果村村起火、处处冒烟、费力不讨好,不知道自己整天都忙了些什么.办公室负责人应该有“泰山崩于前而色不变的定性”,不管风吹浪打,胜似闲庭信步,有自己的主见,能够根据事情的轻重缓急,做好安排,指挥若定.(三)办公室工作精细化管理的对策.为了杜绝表面化、形式化的现象发生,使得精细化管理深入人心,为企业更好的服务,需要做到以下几点:

1、不断的完善流程,建立健全相关制度,使精细化落到实处.目前对于大部分企业来说,办公室管理的精细化还只是一个概念,在工作的过程中不免会出现这样或者那样的错误,因此,更应该用“制度化”和“规范化”来全面提升其精细管理的质量,不同企业针对自身的特点,理论结合实践,具体问题具体分析,制定出一套完成、健全的流程,办公室人员各司其职,各个工作环节、各项工作严谨、规范.精细化就是要求每一项工作,每一个流程都落实精确,分毫不差.办公室的主要责任包括协调、监督、宣传等多项职能,因此企业办公室工作管理精细化的实现就必须将各项职能下分到每个环节和岗位,严格按照规章制度办事,一旦在工作中出现了问题或纰漏,能够找到负责人,第一时间快速有效地解决问题.2、加大宣传力度,培养和坚持精细化理念.“精细化”管理想要真正的深入人心,有效开展,就必须加大宣传力度,加强思想建设,在办公室人员中建立和培养起精细化的理念,制度只能约束人们的行为,将生硬的制度变为人们的潜移默化,才能更好的实现这样一种管理.在企业不断的发展壮大中,应当把这种“精细化”的制度变成一种“精品文化”,只有以“精品”来要求自己,才能在工作中不断的自我超越,提升精细化的含金量,更长久的保持其活力,促使办公室人员将精细化的管理制度转化为精细化的工作习惯,才是“精细化”的本质所在,只有这样“,精细化”才能在企业办公室的管理中发挥最大的效用.3、精细化管理要体现在办公室员工意识的增强、细节的落实当中.精细化管理是行业在当前提出的管理模式的升华,它不仅可以全面提升部门的管理水平,也可以有效地提高职工工作的主动性、积极性和工作效率.尤其是办公室工作,事务繁杂,被动性强,突发性工作多.不论服务领导还是对上接待,不论督查督办,还是上情下达,稍有疏忽或大意,就有可能造成损失或铸成大错,在实际工作中,我们要通过组织大家一起认真学习、体会、探讨精细化管理工作,充分认识精细化管理的重要意义,教育引导员工立足本职、脚踏实地,养成精益求精,严密细致的工作和学习习惯,使精细化管理的理念逐步深入人心,从而贯穿每个员工工作的始终,为此,办公室人员要切实增强三种意识.首先,要增强责任意识.这是做好办公室工作的保证.办公室工作头绪多,而且每项工作都很重要,尤其是对全局性的工作更是要思考在前、服务在先,将责任意识融入到工作中来,讲质量、讲效率,积极主动保质保量,坚持“谁工作、谁负责”的原则,把各项工作落到实处.力求达到“零失误”、“零缺陷”.在工作中,有些同志认为自己的工作平凡、单调、简单,所以思想上会忽视其重要性,行动中难免疏忽大意.殊不知,我们无论在哪个岗位,无论做什么工作,都是办公室工作的一部分.“千里之堤,溃于蚁穴”的故事正说明细小环节的重要性.思想是行动的中枢,只有思想上重视了,行动中才能重视.培养工作人员的责任意识,是精细化管理中不可缺少的一部分,它能促使我们在工作中采用缜密思维,提高工作效率,确保工作成效.我们的工作中看似琐碎,但这些鸡毛蒜皮的小事成就了许许多多的大事,所谓“不积跬步无以　至　千里　”,“不积小流无以成江海”就是这个道理.因此,工作中我们要实实在在从基础抓起,关注小事、琐事,从小事、琐事做起,把小事、琐事做好.学会从一个文件、一个印鉴、一个电话、一个微笑做起,从细上着眼,小处着手,从精上下功夫,实上做文章,真正使每个职工都懂得并看到精细化管理所带来的良好效果,确确实实树立起精细工作的态度,将精细化管理的理念融入到各自的日常管理、学习、工作当中,促使办公室各项工作扎实、稳定、有序地推进.其次,要增强精品意识.这是做好办公室工作的根本.办公室不论办文、办事,都要严格地遵守程序,尽量把每一项工作、每一个细节都做得尽善尽美,办文要办成美文佳作,　办会要办得圆满成功,办事要办得无可挑剔.再次,要增强创新意识.这是做好办公室工作的动力.办公室人员要从大局出发思考每一项工作,在工作中不断探索行之有效、灵活多样新的工作方法和手段,积极适应领导独特的工作理念、工作思路和工作作风,将服务升华为一门艺术,真正发挥好助手作用.三、办公室精益管理工作的实现.(一)办公室精益化管理要体现在制度的落实和规范中.精细化管理要体现在办公室制度的制订、严格的考核当中,精细化管理要求每一位职工的工作都要精细化、规范化、标准化.如果我们在工作中,只是一味地要求大家这个精细化、那个精细化,而没有严格的奖惩、考核办法、规定做保证,没有好与差的区别,没有量化的标准来衡量,必然导致精细化管理工作落不到实处,甚至流于形式.“无威不足以立规,不惩无人守规”.因此,在实际工作中,我们应分别结合办公室各类工作制定相应的工作标准与职责要求,把它作为对每一个职工做好本职工作的考核依据,将其工作业绩与效益工资挂钩,把工作业绩作为标尺来衡量办公室工作人员的工作成效、贡献大小.坚持用事实和数据说话,而不是单纯凭主观印象来评价,使办公室每个成员都能各司其职、优质高效地完成各自承担的工作任务,实现人人有事做、事事有人管的管理目的.在此基础上,再付之于严格的监督考核,既激发了职工的工作热情与工作积极性,也大大推动了部门的精细化管理工作.首先,严格的监督考核可以实时了解部门、人员在规章制度、工作任务以及计划进度等方面的落实情况,　有利于进行评比表彰,建立约束机制和激励机制,达到激励先进,鞭策后进,严格奖罚的目的.其次,严格的监督考核有利于抓进展、找差距.对工作计划、工作任务和重要工作部署落实、进展情况进行严格监督考核,可以确保每一项工作都得到具体落实和实施.对工作启动慢,未能按计划完成工作等情况,严格的监督考核有助于发现问题所在,找出差距,及时改进工作方式方法,从而以精细的管理促进办公室各项工作的圆满完成.(二)办公室工作精益化管理要体现在工作细节中

精细化管理是以精细操作的管理为基本特征,通过提高职工素质,克服惰性,强化链接,　协作管理,从而提高一个企业、一个部门整体效益的管理方法.通俗地讲,精细化管理体制就是由过去的粗放型管理向集约型管理的转变,是一种意识,一种观念,一种认真的态度,一种精益求精的文化,也是我们在做好各项工作中需不断追求并持之以恒坚持不懈的理念.企业的每一位职工都是企业精细化管理的对象、载体和参与者,都是企业精细化管理的主体和实施者,只有每个人都参与到此项管理中来,工作才能高效开展,高质量完成,精细化的管理才有可能落到实处,得到实现.在烟草行业基层单位综合办公室管理工作中,精细化管理要融入在办公室工作具体的环节、微小的细节当中企业办公室作为一个单位的窗口,起着上传下达、沟通各方的桥梁和纽带作用,是一个企业的形象代表,所以在企业办公室工作中管理过程的精细,就显得更为重要.在实际工作中,就是要在建立健全一整套严格的规章制度,在人人有规可遵、事事有章可循的前提下,致力于不断提高部门职工热爱本职、主动工作、出谋划策、甘于奉献的责任意识和政治意识,营造一种没有一件事情小到不值得去做,　也没有一个细节细到应该被忽略的良好工作氛围.办公室工作无小事,对任何一件经办的工作,都必须做到严谨细致,一丝不苟,来不得半点敷衍和虚假.要时时刻刻、事事处处认真再认真,细致再细致,真正做到不让领导布置的工作在我手中延误,不让需要办理的公文在我手中积压,不让到办公室联系工作的同志在我这里受到冷落.办公室工作实行精细化管理无疑是对办公室工作人员的业务知识、业务素质提出了更高的要求.把握办公室工作头绪多、突发性强的特点,不仅是做好办公室工作的前提,而且有利于推动精细化管理.精细化管理就要求我们在工作前有切实可行的计划、工作中有随机应变的机智、工作后有总结经验的习惯,所以工作中的具体环节、微小细节看似微不足道,但却起着牵一发而动全身的重要作用.文字处理、礼仪接待、突发事件的预防无一不要求精细化管理.推行精细化管理模式,时刻提醒我们要把工作中的每一个环节都落实,把工作中每一个要素都了然于胸,防患于未然,把精细化管理渗透在具体的工作环节中,避免某一个人、某一个环节出现差错或纰漏,给我们的工作或企业带来不良影响与损失.总之,精细化管理是精在事前,细在过程,意在结果的管理理念.烟草行业基层综合办公室工作人员要以精细管理的工作理念,积极上进的工作态度,笃思善学的工作作风,精益求精的精神,扎扎实实地做好每一项工作,认认真真地对待每一件事情,力求把工作做实、做细、做好、做精.无论办文、办会、办事,都力争做到高标准、严要求,好上加好,力求零失误.只要把精细化管理工作真正落到实处,企业办公室工作就会做得更好.同时,工作管理精细化的出现是行业当前开展各项工作的必然选择,更是促进行业进步和发展的重要标志之一,我们要明确工作精细化的实现并不是一朝一夕就可以实现的,它需要不断的实践总结,更需要管理者、全体人员的共同努力.只有将精细化的管理形成制度才能保证其规范的实施,只有将精细化管理变成文化深入人心,才能保证其实施质量,因此在建立健全相关制度的基础上,更要加强思想建设,加大宣传力度,保证精细化管理有效、有力的实施.主要参考文献:

办公室的精细化管理 篇3

关键词：国企；办公室工作；精细化管理；重要性；措施

一、精细化管理的内涵

近年来，企业精细化管理的提出，日益成为现代企业管理的重点，在整个企业管理流程中起到了至关重要的作用。企业精细化管理理念来源于二十世纪五十年代的日本，其目的是最大限度降低管理运行所占用的资源，而为企业节约成本，提高经济效益。精细化理念的出现是现代企业发展的必然趋势，也是社会分工精细化的必然要求。

二、国企办公室工作精细化管理的重要性

首先，国企精细化管理的实施，有利于规范办公室工作流程，提升办公室工作效率。办公室是国有企业的核心部门，起着上传下达的沟通作用，工作十分重要，也比较琐碎。办公室实施精细化管理，有利于科学合理安排办公室工作，对工作内容进行细化，将工作责任落实到人，确保事事有人干，人人有事干。

其次，办公室实施精细化管理，有助于推进办公室管理模式的不断创新。而管理模式的创新又给办公室工作带来更大的挑战，从而促进了办公室工作人员业务水平、管理能力的不断提高。

三、国企办公室工作精细化管理的措施

国企办公室工作往往因为企业构架等客观因素影响而容易产生尾大不掉的情况，那么办公室自身要根据企业实际情况，进行SWOT分析，制定精细化管理方案。办公室工作精细化管理分阶段分步骤进行，每阶段实施运转、完善一个体系，并牵动修改修改体系，实现精细管理工程在办公室中的作用。

（一）健全精细化管理制度

完善的规章制度是现代企业管理的基础，国有企业办公室因其特殊性质，工作十分庞杂。这就必然要求有完善的规章制度作为日常工作正常运转的保障。将制度标准化作为精细化管理的前提与基础。精细化管理制度的建立包括两个方面的内容：一是办公室相关工作标准化流程，二是办公室工作的目标任务及合理考核制度。

首先，办公室精细化管理的实施的首要条件是依据办公室工作的实际内容，划分权责，将办公室工作进行分解并落实到每个岗位，再针对岗位工作的不同，制定出具有可操作性的规程，成为办公室开展工作的统一标准。除办公室工作规程的制定外，还应健全办公室管理制度，对办公室日常工作处理及工作人员管理进行标准化的规范。将岗位责任制落到实处，最大限度的调动办公室工作的积极性，提高办公室工作效率。

其次，办公室目标任务的确定及科学考核体系的建立，也是健全精细化管理制度的重要组成部分。科学而具有激励作用的绩效考核体系是现代企业管理的不可或缺的部分。国企办公室管理引入绩效考核制，建立起完善的目标责任与绩效考核体系，将员工个人业绩及工资福利与绩效考核成绩挂钩，有利于调动员工工作的积极性，提升工作效率，改善过传统国有企业中普遍存在的干多干少一个样，干与不干一个样的不良工作机制。

（二）明晰岗位职责

对办公室具体工作进行明确划分，确定每个岗位的岗位权责，并明确到人，这是实现精细化管理的重要内容之一，也是提升办公室工作效率，杜绝人浮于事的重要举措。岗位职责的划分确认主要包括两部分内容：一是，明确划分岗位权责。将办公室日常工作进行划分归纳，确定办公室工作岗位，明确岗位工作内容及权责，并对办公室工作人员进行岗位安排划分，确保每个岗位上都有合适的人选。岗位工作确定后，每个岗位的工作人员都应当对本岗位的工作内容、工作任务、工作责任等有深入的了解，并对自己的岗位进行针对性的分析研究，制定合适的工作方案，争取做好本岗工作。第二，切实落实岗位责任。进行岗位权责的划分明晰仅仅是精细化管理的第一步。而精细化管理最重要的便是权责管理的落实。岗位的落实既需要制度的保障也需要工作人员发挥主观能动性，在日常事务的办理过程中，努力提升自身的业务水平，提高自己的工作效率，切实保证工作任务的高效完成。

（三）提升工作人员精细化管理意识

提升办公室工作人员的精细化管理意识是进行精细化管理的必要思想准备。工作人员素质的高低直接影响着办公室工作的落实，因而，办公室工作人员在日常工作中，要不断学习，提高自己的思想意识与理论基础。除此之外，还应从实际工作出发，不断总结工作经验，提升自己的业务素质及办事能力。现代科技技术不断进步，办公自动化和信息管理广泛应用，办公室工作人员除了熟练掌握办公自动化设备之外，要对精细化管理中无纸化办公的要求有更深层的认识。一方面，信息化、无纸化办公能够提高工作效率，节省行政经费。另一方面，科学严谨的程序设置从源头控制了办公室工作质量，将繁琐的文件管理、信息传达等工作能做到无缝链接，做到准确及时高效。提升办公室工作人员精细化管理意识还包括对工作人员岗位责任意识的强化提升。岗位职责的划分，使每位员工的岗位都变得十分重要，办公室工作良好的运转离不开每位工作人员对自己岗位的坚守。

（四）强化监督体系建设

精细化管理在国有企业办公室的全面落实，需要有完善制度的支持与引导。企业领导者或主要管理部门，应该从企业发展的战略大局出发，以科学合理的发展目标指引办公室工作，根据企业发展需要对办公室工作要进行安排部署，并将办公室工作按其性质的不同，合理划分到不同岗位，保证每一项工作都落实到人。

四、小结

国企办公室精细化管理的实施是一项系统性的工程，需要从领导层面到制度层面的各方配合。本文就国企办公室实施精细化管理进行了简要分析，也提出了一些具体的实施方法，希望能够起到抛砖引玉的作用。

参考文献：

[1]韩斌，康晓飞.基于精细化管理的办公室工作应用[J].管理观察，2013（29）.

[2]肖慧敏.论精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].商业经济，2013（04）.

实现办公室行政精细化管理的分析 篇4

1. 办公室职能现代化发展下的必然要求

今年来, 网公司不断地深化创先工作, 办公室系统作为综合协调中心的地位不断加强, 网省工作都在推进创先进办公室工作, 可以说办公室工作要求在不断地提高。在某种意义上讲, 办公室可以说是单位最小的组成部门, 但这小的部门却承担着繁重的工作, 一方面要负责传达和落实领导与上级部门的指导命令, 兼具负责部门工作、调查统计、精确校对、会议筹备、监督检查等日常工作, 办公室不仅要完成大量的日常工作, 而且还要负责完成一定量的额外工作, 如突发事件的处理等。另一方面, 办公室作为与基层接触最多的部门, 需要进行大量的基层调研, 又由于它是单位组成的根基, 因此需要时刻保障自身的有序性, 如果因为日常事务而缺乏了自身的秩序性, 脱离实践导致运转异常, 则会影响单位整体工作, 可谓牵一发而全身。因此, 为了确保办公室职能的正常发挥, 必须尽可能地掌握细节, 对办公室的行政管理工作进行精细化处理。

2. 有助于提高办公室工作效能

办公室的业务管理与行政管理往往是相辅相成的, 以单一办公室成员为一个团队, 如果缺乏相应的团队纪律, 则可能造成办公室责任意识下降, 人员工作态度不端正等问题。将行政管理工作精细化, 能够有效减少日常工作中的不合理现象, 避免一些管理隐患, 使办公室管理更加有序同时也更为灵活。办公室工作达到了更高标准, 则提升了单位形象, 确保了单位整体效能。

二、现阶段办公室行政精细化管理尚存的问题

1. 管理制度问题

制度是办公室行政管理的依据和纲要, 他提现了单位对办公室的基本要求, 同时强调了办公室的基本任务和职责所在, 制度越合理则越能够引导办公室工作有序化开展。但是目前办公室制度普遍出现一系列问题, 致使自身职能行使上受到很大的限制: (1) 制度过于笼统, 多数存在普遍性条款, 而对于不同办公室特殊性应当拥有的相关特别规定较为欠缺, 导致不同办公室工作相似, 管理相似, 但办事效果不理想; (2) 过于追求“同心同德”, 办公室人员整体办事, 却分工不明, 造成责任落实难, 办事积极性不高; (3) 奖惩制度难以落实, 虽然部分推行绩效制度, 但是由于模糊管理的原因, 造成办公室行政管理出现混乱。因此, 必须细化行政管理工作, 促使条理清晰、责任明确、分工有序。

2. 管理项目问题

一方面, 办公室行政管理更多的是偏向于形式上的“纪律、作风”问题的管理, 虽然有所效果, 一旦推究细化项目上显得较为苍白, 无法做到面面俱到, 办公室行政管理应当向科学化发展, 思考行政管理与业务管理之间的关系, 如何实现两两促进, 管理项目的划分将会是精细化发展的先行步骤, 例如:纪律问题、作风问题、考勤、监督等均需要重新划分, 并明确相应的项目管理标准。另一方面, 在以往的办公室行政管理方面, 常出现一些“力有未逮”的情况, 即使付出相当的管理力度, 但是仍旧收效甚微, 这实际上是由于既有的管理项目难以涵盖所有的办公室工作, 出现管理盲点, 精细化管理正是要找出这些盲点, 同时建立新的管理项, 实现长远的量化管理。

3. 管理意识问题

精细化意识是实现精细化管理的先决条件, 例如作为单位和办公室领导, 在参考设置办公室规章制度的同时, 会根据自身的意识形态进行局部更改, 包括管理项目和标准等, 如果具备精细化意识, 在考虑问题时便会更加客观细致, 从而制定出更加科学的指标。但在现实工作中, 往往会出现领导者精细化和经济化意识不足, 造成形而上学的管理弊病, 空有精细化的口号, 却不知如何着手。

三、如何实现精细化管理

1. 重视意识的养成与运用

领导方面:需要多调研基层办公室的实际情况, 根据其工作职能的特点, 结合单位的整体属性设计出隶属于办公室的专门管理办法。同时, 始终做到以“细化”为标准, 精确分解各种管理工作, 并思考不同工作之间的联系, 设计出一套能够有益于管理同时又能保障和提高业务水平的科学化制度。工作人员方面:必须认识到精细化管理的优势, 同时具有先觉意识, 主动采用精细化的办法, 对自身所需完成的任务进行分工, 从思想根源上接受和推崇精细化管理。要做到这两个方面, 就必须注重单位的日常教育和宣传工作, 最大程度上对所有人员的内在精神思想进行良性刺激。

2. 重视制度精细化的构建

易制度为准绳能够将办公室的日常工作进行细致的划分, 减少中间可能出现的一系列问题, 提高工作效率。办公室虽然小, 但是仍旧应当“五脏俱全”, 制度的制定必须包含:考勤、档案管理、出勤、值班、监督、宣传、信息、财务、调研、评估等各个方面的工作内容, 同时除了要硬性规定相关纪律之外, 还应当匹配相应的工作流程、工作责任、工作方向和工作标准, 实现有据可依、有责可循。各办公室之间应当相互配合, 互为监督, 建立除上下属之间的管理之外, 还应当开通同级之间的相互监督与批评渠道, 构建互动的行政监督管理机制。

3. 重视管理项目的综合性

(1) 着重细化日常工作记录。包括人员出勤、请假、工作量、工作时限等具体事宜, 事无巨细做好每个细节的登记, 便于日后检查。除了建立以办公室团队为单位的专属记录, 还应当有以单个工作人员为主体的记录, 着重登记个人在工作过程中的表现。 (2) 完善绩效考核制度, 以绩效考核带动办公室管理。将绩效考核的项目与办公室工作细节进行挂钩, 主张对办公人员的工作态度、工作质量、工作能力、工作效果等进行考评, 绩效考核与硬性行政管理、业务管理相结合, 实现张弛有度的管理过程。

四、总结

正所谓“天下大事, 必作于细”, 缺少了细节上的把握, 极有可能导致团队整体工作效能不足。在网公司不断深化创先的背景下, 办公室作为单位工作的主要协调部门, 集中了部门人员以最小化的组成形成一个工作团队, 作为一个团队相应的纪律和规定必不可少, 因此必须思考如何将一些管理细节找出, 实现与之对应专门化、科学化、精细化的管理, 做到面面俱到。走精细化管理之路是办公室创先工作的必由之路。

参考文献

[1]王欣.实现办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].科技与企业, 2013, (5) :69.

[2]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程, 2013, (34) :128-129.

办公室精细化管理 篇5

办公室是公司的中枢神经，肩负着公司承上启下、联系内外、沟通左右、综合协调的重要职责。办公室工作的好坏直接关系到全公司工作效能的高低、管理水平的优劣和全年目标任务的完成与否，直接影响到公司的对外形象。如何做好新形势下的办公室工作，是办公室长期以来应该思考和探索的一个问题。根据新领导班子提出的新的要求、办公室结合实际，首先从完善岗位责任管理体系入手，从细节抓起，以各项工作细化、量化、标准化、协同化、实证化、精益化为逐一突破口，研究探索精细化管理的可行之路，促进公司各项工作全面高效地开展。我认为，要达到精细化管理的目标，必须切实完成以下几个方面的转变。

一、岗位责任管理方式的转变

实行办公室工作的精细化管理，首先要实现岗位责任粗放式向精细化的转变。规范化管理是办公室的基础性工作，而精细化管理是规范化管理工作的具体化和可操作形式，按照“定岗、定责、定标准”的要求，办公室首先健全和完善了各项工作的岗责体系。现行办公室岗位职责为：

（1）协助公司领导对各部门工作进行综合协调；

（2）负责各类会议的安排和决议事项的督办，组织重要会议及重大活动；

（3）承办公文运转、信息、保密、机要、印签，负责文书、工程、合同档案的整理、保管、利用以及综合性资料的管理工作；（4）负责治安保卫的管理工作；（5）负责水电、基建、绿化工作；

（6）负责人事以及辅助协调其他部门的管理工作；（7）负责公司后勤服务、接待、环境绿化和办公用品管理；（8）负责完成上级行政职能部门和本级领导交办的工作事项。上述职责内容几乎涵盖了办公室工作的方方面面，但也只是大体划定了办公室的主要工作职责范围。这些工作谁去做、何时完成、质量标准是什么、谁负责检查考核等均不明确。针对此种状况，办公室首先从岗位管理制度上变粗放式为精细化。根据工作职能和流程，明确界定岗位职责，形成具体的岗位工作规范，使每位工作人员都能够全面了解岗位职责，熟悉本职业务，同时在工作中也便于对照执行，确保优质高效地完成本职工作。

二、工作要求的转变

实行办公室工作的精细化管理，要实现工作要求由一般性强调到量化、限时完成的转变。办公室随机性、突发性工作较多，对质量、时效性要求很强。以前办公室在工作上对各岗位人员提出的只是一般笼统性要求，只作泛泛的强调，安排和管理缺乏科学性。经常出现有能力、能干好工作的同志日夜加班，能力差、什么工作都干不好的同志靠上网、聊天打发时间的现象。这种情况不但会极大的挫伤上进心强职工的工作积极性，还会助长某些职工的懒惰、不求上进等不良风气。实行量化到人、限时完成就能很好地解决这一问题。

（一）变工作安排临时抓为按岗位明确规定到人 工作事前无计划临时抓的弊端很多，临时安排的任务不一定在承办人岗位职责范围内，领导安排的任务又不好当面推脱，虽然表面上接受了任务，但因为手头还有其他任务或是其他原因心里上很不情愿，这样必然缺乏责任感，能拖则拖，逼到时限了马虎应付了事，质量自然可想而知了。现在将办公室每个岗位职责精细化分解为一项项具体工作，任务安排到人头，明确这就是其岗位工作，令其无法借口推诿，从而提高工作质量、效率。同时这样也方便绩效考核，促进职工增强工作责任感，（二）变岗位工作模糊为精细量化到人

以前办公室在工作中，因岗位工作范围、内容模糊不明确，经常会出现工作交叉的“三角地带”，致使工作推诿扯皮，得不到真正的落实。通过制定并完善精细化岗位职责，分别向办公室主任、副主任、秘书、司机、水电、治安等岗位人员下达了具体工作任务，明确了各自工作标准规定、时间要求，办公室的每个人都明确自己的工作任务是什么，何时该做什么，达到什么标准等。每个人通过日清日结工作日志，制定出本周的工作计划，记录好每天工作的实施、完成情况及存在的问题，对自己及办公室里的工作心中有数，提前做好准备，保证了各项工作高效率高质量的完成。

（三）变工作任务时限模糊为责任到人限时完成

随着科学的进步和时代发展的步伐，高效管理已步入了高速发展的快车道。只有快捷、高效地做好办公室全面工作，才能不辱使命为公司领导和各部门工作提供保证。办公室在制定本部门每月的目标任务时均有明确的时限要求，从事每项工作的人也都清楚自己的工作时限，完成时间只能提前，不得拖延。

（四）变推诿扯皮为高效优质完成

通过岗位职责和工作时限的精细化，办公室人员都非常清楚各自岗位职责、任务，知道自己应做的工作不能无故把“皮球”踢给别人，干不好就得自己承担责任。通过严格的精细化考核办法，使职工的岗位意识和责任意识进一步得到增强，工作和自己相比有了较大的提高，和同行相比有了明显的进步。

三、任务落实的转变

实行办公室工作的精细化管理，要完成任务落实由不定时督查到定时绩效考核的转变。在以往的办公室工作中，办公室领导布置的任务做没做完、进展情况和存在的问题、个人执行任务的质量如何等没有一个量的标准，缺乏制度上的约束。有时因为执行人没有及时进行反馈和汇报，致使一些工作因衔接不力而出现工作上的疏漏等问题。办公室采用“四变四为”法促进办公室全员积极履行岗位职责，保证各项工作的高效、及时完成。

（一）变主任工作督催制为个人主动回报制

主任督催虽然能促使职工及时完成领导交办的工作任务，但同时也会伤及某些同志的自尊心，会起到一定的负面作用。但办公室工作千头万绪，办公室主任不可能面面俱到，没有时间对自己安排布置的任务严盯死守，如果经办人不将办理结果及时反馈给办公室领导，待出现问题或结果提交时间超过了工作时限时就可能会给领导造成工作上的被动或者出现工作疏漏。个人主动回报制度是变被动工作为主动，经办人事情办理后，及时向领导汇报工作情况、反馈办理意见，使每件事情有始有终，有因有果，避免工作差错。

（二）变职工被动接受检查为个人自查在先组织检查在后 办公室以前在工作检查上都是职工被动接受检查。对检查出的问题，有的职工整改不认真、不彻底，有的问题下次检查时仍然出现或根本未改。现改为个人自查后科室再检查，每个职工要逐日认真填写日清日结工作日志，对照本人精细化岗位工作职责要求，逐条逐项查漏补缺，抓紧时间整改完善；对工作中已经发现或预计可能出现的情况提出对策，供领导决策。检查只是促进工作的一个手段，最终目的是把工作做好。实践证明：个人自查在先、组织检查在后比职工单独被动接受检查效果明显好得多。

（三）变粗放式考核为精细化考核

所谓精细化考核，就是废除无分制粗放型考核，改为规范化管理工作标准，采用百分制对每个岗位职责任务逐条逐项分解赋分，按月公开考核到岗到人。严格执行制定出的平分标准，以实际考核得分衡量每个人岗位日常工作的好差，激励先进，鞭策落后。通过考核，真正做到奖勤罚懒，奖优罚劣，调动每位职工的工作积极性，促使每个精细化管理点都能达到规定的工作标准和质量要求，真正发挥精细化管理的作用，达到精细化管理的目标。

（四）变口头泛泛批评为管理手段的经济化 口头批评，对因特殊原因或一时疏忽没有做好工作的自觉性较高者有效，而对缺乏工作责任感、事业心的不求上进者，根本起不到作用。实行岗位工作任务完成业绩、个人日常量化任务及年终考核挂钩制度。

办公室的精细化管理 篇6

[关键词]办公室；行政管理；精细化思路；对策

[中图分类号] G472 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2016）06-0185-02

精细化管理是一种特殊的管理模式，是现今企业管理的一个新趋势。它主要是以实现科学管理为目标，要求做到社会分工精细化与服务质量精细化。[1] [2]但从当前情况看，我国企业在办公室行政管理中还存在很多不足，未能做到精细化管理，导致整体管理效率不高。为此，在实际管理过程中及时分析存在问题，采取积极有效的应对措施，进一步提高管理效率及质量显得尤为关键和重要。[3]

一、办公室实现行政精细化管理的重要性

办公室作为企业的重要组成部门，在整个企业运作中发挥着重大的管理作用。它除了要负责传达以及落实上级领导的各种命令与要求外，还要进行大量基层的调研工作，包括调查统计、分析核对、会议筹备、日常监督等工作。[4] [5]为了充分发挥出办公室的最大职能，必须对办公室行政管理工作实行精细化管理，消除管理隐患，避免日常生活中不合理现象的发生，降低管理管理成本，进一步提高办公室工作效能，全面提升企业的整体管理水平。

二、办公室行政管理过程中存在问题

（一）管理目标不明确

在企业中，要想提高整体管理水平，应该树立明确的管理目标。但从当前形势看，很多企业缺乏明确的管理目标，依然采用过去的传统管理模式，凭借经验办事，未能从实际出发，管理缺乏计划性、组织性。同时，很多企业还缺乏完善的绩效考核制度，未能把企业员工的职责与绩效挂钩，分工不明确，导致员工工作积极性不高，部分员工对企业缺乏归属感，遇到问题相互推脱。[6]

（二）管理缺乏科学量化方式

企业整体管理效率不高的一个最主要原因就是在实际管理过程中缺乏科学量化方式。这主要表现在以下几个方面。1.对于员工的能力、品德以及绩效等没有进行量化区分。大多数企业都存在“重绩效，轻品德”的现象。2.未能根据岗位内容特点、性质制定量化标准，未能做到具体情况具体分析，缺乏针对性，对所有岗位实行相同统一的量化标准。3.在对量化指标进行设计的时候较为盲目，未能结合实际需要，未能充分考虑实践可操作性，以至于部分员工投机取巧，采取敷衍的态度应对考核工作。

（三）管理人员管理意识不高

实现精细化管理的重要前提是管理人员需具备良好的精细化管理意识。如果能够具备这种意识，在制定办公室各种规章制度的时候，会更加客观、更加细致，及时对存在的不足做出局部或者整体性更改，促使制定出的指标更具科学化。[7]但从实际调查结果来看，很多管理人员依然缺乏这种意识，导致企业管理工作漏洞百出，管理水平停滞不前。

（四）员工职业素养不高

企业中部分员工职业素养不高，自身理论、技术操作能力停滞不前，未能与时俱进。[8]在工作中，部分员工以自我为中心，缺乏精细化工作意识，缺乏团结合作集体精神，缺乏创新精神，工作态度懒散，敷衍了事，未能把工作作为更高的职业追求，贪图享乐，得过且过。

三、实现办公室行政管理精细化的有效对策

（一）明确管理目标，对工作流程进行细化以及量化

在实践中，应树立明确的管理目标，严格要求每一位员工按照流程做事，全面实现办公室精细化管理，这可以从以下几个方面着手。1.保证权责制衡，定岗、定制。根据办公室的主要职能以及具体的工作流程科学设置工作岗位。同时，对各个岗位职责加以明确，分工合作，确保各岗位间既独立又合作。2. 确保正常运作，优化工作流程。[9]简约科学的工作流程对实现办公室精细化管理具有重大的促进作用。应努力完善优化办公室工作流程，使其操作更加简便快捷。应根据工作任务自身的逻辑性，把其分成若干个部分，这样便于企业高层管理者更加直观的对这些工作任务进行审视和考虑，了解每一个工作环节中存在的不足，并及时作出反馈和调整。同时，借助互联网优势，实现办公自动化，及时全面收集信息，从上至下、从外到内对工作管理机制进行协调，防止出现管理空白，确保各个工作环节之间实现无缝衔接。3.制定严格的考核标准与要求。对程序性以及易量化的办公室工作，在对量化指标设计时应确保其科学性；对主观性较强以及非程序性工作，应对其指标评价进行定性设计。对表现优秀的员工给予积极奖励，带给其满足感和自豪感；对工作松散、违纪员工给予批评教育、警告处分。

（二）以制度化推进精细化

对于企业来说，实行办公室精细化管理是提升整体管理水平的关键。为此，要想在实行精细化管理过程中把精细化管理理念渗透到每一位员工思想中，首先必须要制定出一套科学的管理制度，对采购、销售、财务、薪酬、调研、宣传等各个工作环节作出详细规定。对于重大事项以及集体决策，要经过集体讨论，采取民主决策机制，秉持公平、公正、公开原则，进一步提高辅助决策的质量。对于符合当前实际需要的机制给予保留，过时的及时摒弃，最终形成一套高效、科学、合理的管理体系，以此来激励和约束员工，为精细化管理办事提供依据。最后，要求员工根据制度办事，实现有据可依，有责可循，各个部门既相互独立，又相互配合，互相监督，建立监督以及批评渠道，形成互动的管理监督机制。

（三）重视管理人员意识的养成以及实际应用

企业管理人员应加强对基层办公室的管理调研力度，按照各个工作岗位特点，结合企业的实际情况，制定出符合办公室的管理方式。同时，在制定过程当中，把“精华、细化”作为依据标准，把各种管理工作精确分解，并充分考虑不同工作间的共性和异性，同时具备先觉管理意识，积极主动采取精细化管理手段，对各种工作任务进行科学分配。在日常中，应与时俱进，以自身带动企业员工共同成长进步，充分发挥出自身的领导作用，除了对相关纪律问题作出硬性规定之外，还应该对所有的工作责任、流程以及方向作出具体的规定，营造出积极向上、和谐融洽的工作氛围，加强对员工的宣传及教育工作，进一步落实完善员工福利制度，保障员工利益，进一步提高员工的积极性，增强他们的集体荣誉感。

（四）全面提高企业员工的职业素养

要想保障企业精细化管理工作顺利开展，就必须对企业员工提出更高的要求。高层管理人员首先要帮助员工构建学习平台，为企业员工提供更多的培训机会，加强员工在理论知识、技术操作能力以及素养等方面的培训力度，确保每一位员工都能成为高技能、高素质的人才，并把这种技能和素养逐步运用到日常工作中，全面提高工作效率和工作质量。其次，在实际工作中，还应努力提高每一位企业员工的经济化意识，培养他们的团结协作精神，促使他们意识到团队合作的重要性，学会彼此尊重，彼此理解，互相帮助，互相鼓励，营造出和谐融洽、健康积极的工作氛围，让每一位员工把企业当成第二个家，树立与企业共存亡的理想信念。最后，在整个办公室行政精细化管理过程中，注重细节，因为细节具备宝贵的价值，在管理过程中发挥着不可替代的作用。在实际工作中，要求员工始终坚持规范性的操作原则，严格律己，注重细节，在细节中发现问题，并及时解决问题，把管理中的创新技巧与规范性技巧相结合，摒弃传统的工作方式，逐步培养出精细化的工作习惯，并把这种习惯沿用到实际工作中，全面提高办公室整体工作效能。

四、结束语

办公室是企业不可或缺的管理部门，它所需要处理的事物繁多，责任重大，整个企业中发挥着无法替代的作用，如果处理不妥，轻则会增加企业任务量，重则将会给企业正常运作造成不同程度的影响。为此，必须要实行办公室行政精细化管理，提升办公效能，这样才能确保企业各个工作流程正常运作，才能全面提升企业整体管理水平，促使企业各项发展战略得以顺利实现，引领企业逐步迈向成功之路。

[ 参 考 文 献 ]

[1] 王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2014（34）：120-123.

[2] 王欣.实现办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].科技与企业，2013（5）：44-47.

[3] 于雪梅.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].才智，2014（20）：222-224.

[4] 董大斌.做好新时期办公室行政管理工作的思考[J].科技创新与应用，2014（16）：335-337.

[5] 火玉甫.浅谈行政管理的艺术原则[J].秘书之友，2014（8）：267-270.

[6] 胡建奇.行政管理新思维的再审理[J].南京社会科学，2014（5）：442-444.

[7] 吴瑞坚.知识经济时代：行政管理的变革趋势[J].长春市委党校学报，2014（3）：152-155.

[8] 雷秦.运用行政管理方法做好办公室工作的体会[J].新西部（理论版），2014（12）：331-333.

[9] 张松业.浅论行政管理中的激励[J].地方政府管理，2014（10）：160-162.

[10] 安燕萍.浅析高校院系办公室档案管理[J].大学教育，2013（9）：102.

办公室的精细化管理 篇7

关键词：办公室接待,精细化,培养意识,完善流程,强调素质

精细化管理是源于发达国家的一种全新的管理理念, 究其具体内涵, 在于“精细”二字, 是一种以组织战略清晰化、资源效益最大化以及内部管理规范化为出发前提, 借助于规范、严密、精细、科学的管理为过程的一种科学管理方法, 强调管理过程中的精密细致。作为一种新的理念和思想, 精细化管理更是办公室实现服务专业化的具体体现, 符合办公室的发展宗旨和目标。精细化管理在办公室接待工作中发挥着举足轻重的作用, 关于精细化管理在接待工作中如何得到科学合理的应用, 以下内容将对此作出比较具体性的分析。

一、培养精细化意识

俗话说的好“天下大事, 必做于细”。办公室接待工作相比较而言更需要细心和耐心, 从人员调配、会议室安排、宴请以及笔纸采购等所有的工作环节都要予以精细化的工作模式, 才能获得事半功倍的工作成效。培养精细化意识, 具体来说可以考虑从以下几个方面出发:首先, 要提升流程制度管理意识。管理者和具体的工作人员要严格按照相应的规章制度所要求的流程去执行任务, 坚决摒弃“凑合了事”的不良工作态度, 从日常的工作点滴中将精细化意识渗透进去。其次, 接待的重要目标和宗旨就是“使客人满意、为用户负责”, 因此, 接待人员一定要树立良好的服务意识, 不断地提升精细化服务的态度, 一个微笑、一个微小的动作都有可能影响客户的看法和印象, 办公室作为一个单位的重要窗口, 更应当注重服务意识的不断强化与完善, 让客户有宾至如归的感觉。再者, 要注重在精细化的同时重视创新意识的培养。办公室接待人员由于对日常工作的熟识, 常常会按部就班的完成自己的接待任务, 但是毕竟客户和需求都是会随时改变的, 这就要求接待人员在为顾客提供良好的服务的同时注重推陈出新, 促使接待工作更加符合最新形势的需求。还有, 接待工作是一个单位的形象工程, 关系到整个单位的长足发展, 要注重大局意识的不断提升, 接待员必须站在全局的战略高度上, 从单位的整体效益出发, 不断地完善各项工作做细节。

二、完善日常接待工作中的精细化流程

相对于其他工作的性质来讲, 办公室接待是一个没有固定模式、随时随地都变换着服务方式的工作, 要想使得精细化管理在接待工作中发挥出更大的作用, 接待人员就要根据适时情况做到随机应变、查漏补缺, 促进接待工作更加深层次的精细化。详细一点来讲, 在会议室管理方面, 要保证会议室的桌椅、连接导线、音响、电脑以及灯光等按照既定的标准去拜访, 诸如烟灰缸、水杯、毛巾、果盘以及牙签等会议室所需要的小物件的摆放也要按照相关的制度标准, 尤其是要注意会议室的卫生, 保证会议室空气的清新, 尽可能在更大的程度上为人们提供一个舒心、温暖的会议空间。在平时的工作之余要将单位每次常规会议的参会人员、物品准备、座次和主办单位等详情进行备案, 以便使得会议的准备工作效率不断提高。在接待管理方面, 可以尝试根据实际情况, 制定《接待服务手册》的方式, 将来客住宿房间、日程安排、宾馆指南、天气预报以及就餐时间和地点等内容显现出来, 方便客人和相关的工作人员及时地了解和掌握自己所需要的最新信息以及议程安排等, 在细节中彰显出整个单位的精细化服务品质。还有, 要极力为顾客营造宾至如归的住宿感觉, 比如通过为顾客提供餐后牛奶点心、具有单位标识的相关用品以及制作精美的提示卡等手段, 赢得顾客的好感和信任, 加深顾客对优质服务的印象, 从而也对单位声誉的提升有着不可替代的重要影响作用。

三、强调接待人员素质的精细化培养

在时代以及市场经济飞速发展的今天, 随着市场竞争的日益激烈, 人力资源的重要性逐渐凸显出来。在办公室接待工作实行精细化管理模式的进程中, 注重培养接待人员的素质, 提高他们的业务技能和整体素养, 对于接待工作的不断完善乃至整个单位的发展都有着强而有力的催化剂的成效。单位领导者要尽可能多地为工作人员提供培训与学习的机会, 促使他们及时地掌握相应的工作技能和服务标准, 不断地对他们的接待能力进行精细化的训练, 为接待工作的不断改革与创新提供活力。要尝试着打破传统意义上的培训方式, 通过环境模拟、精细化接待知识小竞赛、工作技能竞赛等多种途径充分地调动员工主动参与其中的热情和积极性, 潜移默化中促使办公室接待人员能够在依循相应的规章制度的前提下, 不断地完善和创新自己的工作细节, 提高接待水平。还有, 办公室作为单位的一个重要的部门, 更应当加强与其他部门之间的沟通和交流, 这就要求在对接待人员进行精细化训练和培养的进程中, 注重引导他们与其他部门的工作人员进行学习和交流, 能够了解单位各部门的具体职责和主要工作流程, 在更大的程度上使得自己的接待工作更加符合单位发展的整体走向。还有, 要注重员工的个人发展, 给他们提供尽可能多的晋升机会, 督促他们的不断进步与发展, 这也符合市场竞争的发展要求。

四、结束语

细节决定成败, 办公室接待工作的精细化管理, 既是现实竞争的需要, 也是办公室转变管理形式、提高管理水平的重要途径, 更是促使整个单位长足发展的重要力量。我们要不断地审时度势, 积极地总结实践经验和借鉴精华, 促使办公室接待工作在精细化管理中适应新形势、完成新任务, 全面的提高服务效能和综合管理水平。

参考文献

[1]周正, 刘山, 刘波.精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].秘书之友, 2011 (08) .

办公室精细化管理模式的应用分析 篇8

一、办公室精细化管理模式

精细化管理是源于西方发达国家的一种企业管理理念, 它是社会分工的精细化, 以及服务质量的精细化对现代企业管理的必然要求, 是在常规管理的基础上, 并将其引向纵深的一种管理思想, 是一种最大限度地减少日常管理所占用的资源和降低管理成本的管理模式。

我们知道, 办公室工作具有参谋性、协调性、琐碎性和服务性等特点, 导致管理难度大。随着企业的快速发展和规模不断扩大, 办公室每天要处理的事务越来越多, 加之现代企业制度对管理工作要求的提高, 以往粗放式管理不再适应现代企业办公室的管理, “去粗取精”, 实施精细化管理便成为办公室管理的必然趋势。那么, 何谓办公室精细化管理?即将办公室职责进行细分, 将办公室每一项事务管理的责任落实到人头, 使办公室每个管理者都有“责”可担, 让办公室每个人员都清楚自己每一项工作的范围、工作内容、责任大小, 将权利、工作、责任落到实处, 它体现办公室每一个管理人员要在“细”字上做足文章———工作内容要细, 在“精”字上下足工夫———工作质量要精, 从而使办公室管理忙而不乱, 繁而有序, 大大提升办公室的工作效率。

二、办公室精细化管理体系

办公室精细化管理, 对企业的运营具有良好的导向作用, 有利于引导工作人员各尽其责, 推进现代企业的进一步发展。实施办公室精细化管理, 就是从办公内容精细化、办公操作流程化、办公管理制度化等方面入手, 实施全方位的科学而有序的管理。

(一) 办公内容精细化。

办公室工作量大、事务杂, 它包括拟写公文、督办工作、内外协调、会议筹备、用车安排、内勤服务、调研检查、信息收集、接待联络、纪律考勤、保密工作、档案管理等等众多工作内容, 如果稍有疏忽, 就可能遗漏某项工作, 稍有大意, 就可能出现工作失误。而一些人多凭借经验办事, 缺少工作的系统性, 缺乏管理的科学性, 以至于办公室管理实效性很差。因此, 要用“系统论”指导办公室工作, 要按照办公室每个岗位细化职责, 合理分工, 对每个岗位的权限大小、任务目标、工作量等进行合理设定, 做到精心安排, 使每项工作目标明确, 责任清晰, 做到日常工作抓“细”, 重点工作抓“精”。年初对工作任务实行量化分解, 落实责任人, 让每一项细小的工作都有人管理, 使每个工作人员都各司其职, 控制到每个工作细节, 进而达到办公室工作精细化管理的目的。

(二) 办公操作流程化。

所谓办公室工作流程化, 是指每一项工作的内容如何分配, 操作顺序如何安排, 每一个环节如何控制。而“流程化”管理是提高办公室工作效率和服务质量的关键, 它需要把办公室的每一项工作都进行科学的分解、设置、整理、归类, 建立起从始到终、环环紧扣、无缝衔接的工作流程, 形成一整套科学、规范、可操作的办公室管理运行模式, 确保每项工作的规范运作、高效运转。为此要分析总结办文、办会、督办、接待等各项工作的规律和特点, 建立横向和纵向相结合的工作体系, 建立起各项事务办事的流程化操作系统, 形成一套固定统一的办公格式, 明确完成各项工作目标的途径和方法, 使各项工作在一个顺畅有序的环境中开展, 使办公流程具有连续性、创造性、前瞻性。为此, 办公室应建立起办文流程、督办流程、办会流程、信息收集处理流程等多项规范化的操作系统, 从而使办公室工作有一个科学合理的操作流程, 避免工作出现交叉混乱, 使办公室工作处于一种规范有序的状态之中。

(三) 办公管理制度化。

“一切按制度办事”是办公室管理追求的目标, 通过制度来规范办公室工作人员的行为, 让办公室工作人员依据共同遵守的制度规范来处理各种事务, 克服想当然、随意性, 使办公室工作人员树立起规则意识。为此应根据办公室督查、调研、办文、办会、接待等工作特点, 建立起一套完整的办公室工作制度, 形成全覆盖、无缝隙的办公制度体系, 把办公室的各项业务工作逐步纳入制度化、规范化管理的轨道, 需要强化日常管理, 细化文稿拟办制度, 改进会议服务制度, 完善档案管理制度, 建立信息报告制度, 执行值班、车辆管理等工作制度, 严格上下班考勤制度、因病因事请销假制度、外出办事报告制度等等, 并在工作实践中不断修订和完善, 形成行为规范、运转协调、办事高效办公室工作运行体系, 不断提升办公室工作效率、服务质量和工作水平。

三、办公室精细化管理建设

办公室精细化管理非一蹴而就, 需要经历一个长期努力的实践过程, 才能达到满意的效果。加强办公室精细化管理建设, 需要从以下三方面着力:

(一) 培育企业的精细化管理意识。

《道德经》中有这样一句话:天下难事, 必做于易;天下大事, 必作于细。这不仅是一种哲学思想, 也是一种很实用的管理理念, 即从简单事做起, 自细微处着手。海尔公司之所以成功, 与其“严、细、实、恒”的管理风格密不可分, 总裁张瑞敏先生对员工提了两点要求, 一是从小事做起, 二是坚持下去。因此, 企业员工必须树立并强化精细化管理意识, 将管理问题控制解决在最小范围、最短时间内, 尽量减少损失, 在长期的坚持下, 必然能够消除企业死角, 缩减成本。俗话说“细微之处见精神”, 在合理制定战略和制度的基础上, 只有以精益求精的态度加强执行, 才能维持企业的可持续发展。

(二) 建立特色的精细化企业文化。

企业文化是企业的灵魂, 决定着企业性质, 企业的发展方向和发展策略都是围绕这个核心制定的, 为实现企业办公室精细化管理, 首先要根据自身特点建立相应的精细化企业文化。传统的办公室管理多采用粗放型管理模式, 在管理中, 缺乏量化细化的分配, 许多工作人员不清楚自身职责, 以至于管理效率低下, 难以取得良好的管理效果, 严重影响了企业的发展。而打造特色精细化企业文化, 不仅能够为电力企业树立良好的企业形象, 突显企业的文化魅力, 还能够加强办公室精细化管理, 提升企业员工之间的凝聚力。建立企业文化有利于企业形成流程化及标准化的管理模式, 能够促使员工形成精细化的思想, 是实现办公室行政管理精细化的重要手段。

(三) 构建适用的精细化制度体系。

实现精细化管理, 除了转变传统的思想理念, 更需要建立其一套健全的精细化管理制度, 实现真正的精细化管理。精细化管理制度体系的建立, 首先要依据企业的实际状况, 全面规范办公室工作人员的工作行为, 制定相应的工作制度, 让员工有“法”可依, 从根本上约束自身行为, 对不合理因素加以改善, 逐步实现办公室管理的精细化, 以促进企业的进一步发展。

(四) 培养员工的精细化工作习惯。

实现办公室精细化管理, 健全的管理制度固然重要, 更为重要的是如何将精细化管理理念落实, 如何在员工的工作行为中体现。为了使员工在工作中时刻谨记精细化, 必须养成精细化的工作习惯。具体来说, 可从两方面着手:第一, 要求员工对自身某一时段的工作进行合理的评价, 总结工作中的经验, 让员工从小事上规范自身行为;第二, 严格要求内部员工按照规定办事, 熟悉运营的各个环节流程, 要求员工在工作中认真执行其自身自责, 使企业内部形成一条标准规范的工作链, 促使企业办公室管理更加趋于精细化, 通过建立合理可行的规章制度, 提高企业的运行效率。

参考文献

[1]杨舸, 丁军亮, 房剑锋.办公室接待工作中精细化管理的应用[J].办公室业务, 2013, 22 (7) .

[2]李珂珂.浅谈如何提高办公室管理的科学化[J].价值工程, 2013, 28 (21) .

[3]白云.现代办公室管理中应注意的关键问题探究[J].中华民居, 2013, 20 (9) .

[4]王高.浅谈企业办公室管理[J].商场现代化, 2013, 25 (22) .

[5]王昊.刍议企业办公室管理的创新与实践[J].工会博览, 2011, 21 (7) .

办公室的精细化管理 篇9

一、办公室行政管理精细化的思路

对于办公室内部的管理精细化, 应当将其看作管理发展的趋势走向, 将办公室的行政管理做到精细化, 能够有效降低管理成本, 提升管理工作效率, 这是企业高层管理者所希望看到的。因此, 对于企业而言, 可以从以下几个方面来进行办公室的精细化管理以达到管理者的目的。

1. 采用量化和细化方式管理科目

通过研究现状我们不难看出, 在当前企业建设中, 大部分的企业在管理方面没能做好延续和实效的管理, 处于一种较为模糊的状态。在实际工作中, 更加注重的是管理者能力的发挥, 而非对工作进行具体的量化和细化, 忽略了精细化的重要性。因而, 想要实现办公室行政管理的精细化, 就应当彻底转变当前的管理模式, 将管理工作合理的量化和细化, 达到办公室行政管理的目标。所谓的精细化工作是指将某个工作或是任务根据其自身特性及逻辑, 分为多个部分, 便于上级领导和管理者更加直观的分析和考虑, 掌握工作中的细节部分。这种合理的精细化模式, 能够将任务和工作合理分配, 依照分配好的内容进行工作, 划分好工作流程, 节省工作时间, 同时, 又能提升每一部分的工作成效和管理水平, 使整体工作的工作效率得到很大的提升。而量化则是指对每一部分的工作都测量其工作量, 改变传统的任务安排模式, 将其转为量化安排工作。

2. 加入标准化和流程化的理念

自二十一世纪以来, 大多数企业的生产方式都陆续转为流水线作业。这样的作业方式, 对于提升作业水平, 提高整体工作效率都有着重大的意义。对于现阶段的办公室行政管理, 也恶意采用流水线的模式进行工作管理。将管理工作流程化, 就能够对每部分的工作行程详细的分析和了解, 同时, 根据其具体情况和其他部分的工作进行对接。标准化指的是在传统流程化管理的基础上, 加入日常工作的整理, 建立科学和完善的管理工作标准, 形成一套健全的管理体系。在当前的办公室行政管理中, 加入流程化及标准化管理, 能够有效可靠的保证行政管理工实现精细化。

3. 加强经济化意识及协同化意识

对于一个企业而言, 办公室的行政管理精细化工作不能仅靠个人来完成, 而是需要各个部分之间相互协调和配合来实现的。以文件签收举例, 从接手到办理最后存档, 其中的各个环节及步骤都需要部门间的相互配合。因此, 各个部门及其成员都应当建立协同化意识, 同时也要具备经济化意识, 尽可能在投入最小的成本的基础之上完成任务并获取最大程度的效益。近年来, 许多企业意识到成本意识的建立, 在办公室的行政中更应当大力推行, 使办公人员在此管理模式之上减少投入的管理成本, 提升企业工作管理效率。

二、实现办公室行政管理精细化的对策

对于办公室的行政管理经济化来说, 不仅仅是指工作的模式发生转变, 还是对于企业整体的管理模式进行转变, 要求每一位管理工作者都提升自身素质, 依照实际工作情况, 不断进行传统模式的创新和改革, 从本质上改变管理模式, 实现办公室行政管理工作的精细化和科学化。

1. 加大企业文化建设力度

当前许多企业在建设中, 由于高层管理人员重视对下属的培养。因此对于下属的工作特点和个性都有着一定的了解, 对其工作中易出现的问题也有着一定的掌握。在现阶段的企业管理中, 应当提成和推行这样的管理理念, 通过细节实现企业的管理, 凸显管理成效, 能够给企业带来更好的风气和文化建设方向。

2. 推行制度化管理

想要更好的实现办公室的行政管理, 应当制定合理的约束机制和激励机制, 制定完善的管理流程。在办公室行政管理实现精细化之前, 企业的内部应当形成一套合理、完善的企业规章, 使其成为企业工作中的重要准则, 也是行事的重要依据, 如果企业内部没能形成科学、统一的规范, 那么企业就无法真正实现自身的战略。

3. 提升员工素质

企业进行内部建设时, 应当做好对于员工个人素质和能力的培养。从具体角度来说, 办公室的管理精细化的最终目标是将员工的个人能力和职业素养完全发挥, 融入其具体工作中。因此, 想要实现办公室管理的精细化, 就应当引进和培养出高素质的专业人才, 通过对其培训和职业化规范, 能够真正实现工作的精细化和标准化, 大大提高行政工作的效率和质量。对于企业整体来说, 应当重视起内部各个部门的细节管理。将每个月的工作任务量化, 能够有效反映出工作成绩及工作情况, 将管理工作中的各个步骤都确认到个人。因此, 提升工作人员的职业素质意义重大。

4. 加强员工的精细化意识

在当前的企业建设中, 只有做好细节工作, 加强员工的精细化意识, 才能够推动企业的发展创新。办公室的行政管理精细化更是能够体现细节工作的重要性。因此, 应当加强员工的规范意识, 同时培养起创新精神。在企业中, 创新工作建立在企业完善的规范管理制度之上, 企业的规范制度是一切工作开始的根本。应当培养员工严格按照企业管理制度的要求, 将工作不断精细化, 在依照规章制度完成规定的任务的基础之上引导员工进行思维发散和创新, 将企业引上发展和成功的道路。

三、结语

在当前企业的办公室管理工作中, 由于企业事务的繁杂众多, 且责任较大, 如果没有很好处理事务, 就会加大办公室的工作任务, 严重时还会对干扰企业的正常工作。针对现阶段的办公室工作特点, 企业应当走精细化、合理化的管理道路, 在办公室内部几件了完善的制度规范, 使精细化的意识深入办公室人员的日常工作中。总体而言, 办公室行政管理的精细化能够有效提升管理效率, 降低企业管理成本, 达到一定的管理成效。因此, 企业应当加强办公室行政管理的精细化, 推动企业内部的运作和发展。

摘要：办公室作为企业的枢纽部门, 对于企业的发展具有重大的意义。随着当前市场竞争愈发激烈, 在推动企业发展的同时也提升了企业中办公室的行政管理要求。当前, 如何提升办公室的行政管理水平工作成为企业员工面临中重要问题。精细化的管理则是强调将工作具体化, 能够有效提升企业管理质量。本文通过分析当前办公室行政管理精细化的思路, 指出行政管理精细化的实现对策, 为今后的办公室行政管理工作提供参考。

关键词：办公室,行政管理,精细化,思路,对策

参考文献

[1]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程, 2013, (34) :128-129..

[2]周水桥.以管理精细化追求效益最大化[J].中国电力企业管理, 2011, (3) :53-54.

办公室的精细化管理 篇10

一、办公室行政管理精细化思路

办公室行政管理精细化, 是现代管理的方向, 电力企业从过去的供电公司转制而来, 其办公室行政管理受长期计划经济的影响, 管理理念与管理方法都比较落后, 与发展电力事业, 建立现代电力企业的发展目标存在较大差距。而在电力企业推行办公室行政管理精细化, 要从以下几个方面着手进行。

1、进行管理科目的细化与量化

长期以来, 我们的办公室管理都是模糊化管理, 在以往经验的基础上, 加上管理者的“个人发挥”, 而对于管理的实效以及管理的延续性, 却没有保障。要实行办公室有效管理, 就必须改变这种模糊的管理方式, 用细化与量化的工作方式来真正实现办公室行政管理的精细化。所谓细化就是将一项工作或任务, 按照一定的逻辑性, 细分成若干部分, 从而有利于领导者对工作进行整体考虑, 又能掌握每个局部与细节。特别是可以通过细化, 分解工作任务, 从而有利于建立和改进工作流程, 继而实现各个环节的时间控制, 提高工作管理水平。而进行量化, 就是要对工作的各个环节, 进行工作量测量, 从而改任务安排为工作的量化安排, 实现工作效率的提升。

2、引入流程化与标准化的理念

流水线作业方式是二十世纪工业生产中一项伟大的实践, 对于效率的提升具有十分重要的影响。在行政办公室管理中, 流程化同样具有广阔的运用之处。应用流程化理念, 就是要学会对工作任务进行分解, 再根据工作任务的自然发展阶段, 实现对工作任务的顺序衔接。而标准化则是要在办公室行政管理工作中, 在流程化管理的基础上, 对管理工作进行合理梳理, 建立各项管理工作的标准, 比如如何做才是对的, 做到什么程度才是高质量的完成工作, 以及在什么时间之内完成工作才算是合格或是优秀。引入流程化与标准化理念, 是提升办公室行政管理工作效率的保障。

3、强化协同化与经济化的意识

办公室行政管理工作, 不是一个人单独就能完成的, 而是需要各部门、各环节以及所有成员间协同动作才能实现的。以文件签收为例, 从收文到办理再到存档, 文件的传递要经过多个环节, 没有彼此间的协同, 难以完成此项工作, 因此, 必须树立协同化意识。与此同时, 要有经济化意识, 以最少的消耗, 去获得尽可能多的产出。近年来, 电力企业不断加强成本意识, 行政管理中同样应该如此, 用正确的方法做正确的事, 提高效率, 减少支出。

二、办公司行政管理精细化对策

行政管理精细化, 不仅是工作方式的转变, 更是管理思想的改变, 需要管理人员在日常工作中不断提高自我要求, 根据精细化要求, 改变工作理念与方式, 实现行政管理工作的精细化。

1、建设精细化企业文化

企业要实现行政管理工作的精细化, 必须在企业中营造精细化企业文化。长久以来, 办公室行政管理效率不高, 且管理中没有量化与标准化的内容, 造成企业管理中成本效益没有得到体现。营造精细化企业文化, 有利于在企业行政管理工作中建立标准化与流程化管理方式。建设精细化企业文化, 要努力用“制度化、流程化、规范化”全面提升办公室精细化管理的品质, 要建立“公文处理、会务、接待、值班”等各方面的标准化工作流程, 强调办公室工作的精品意识, 从而使办公室成员在工作中养成精细化思想, 使企业办公室管理实现从制度化约束向文化约束的转变, 提高精细化水平。

2、以制度化推进精细化

实现用精细化管理文化来提升企业的发展水平, 是当前企业管理工作的有效途径。而如何在建设精细化企业文化的过程中, 真正实现精细化从思想、制度到人们自觉行为的转变, 则是一个关键问题。以办公室管理为例, 要实现精细化, 就必须以规范的内部制度管理为基础, 通过办公室人员规范的工作行为为保证。精细化不是一朝一夕之功, 要从精细化管理制度入手, 把工作中得到的有益管理经验升华为工作制度, 从而进一步提升办公室员工的精细化工作能力。例如我们办公室在处理会务工作时, 将平时常做的从会议目的、作用到会场的申请, 再到会务的管理等十几项会议准备内容, 总结出一套规范、细化的会务工作流程, 从而使以后类似工作有章可循, 且执行精细而准确。

3、培养员工精细化工作习惯

有好的理念, 有好的制度, 还需要有好的习惯, 长期以来形成粗糙的工作作风, 在精细化管理下显然已不合时宜, 必须培养员工的精细化工作习惯。一方面, 养成员工随时随地总结工作中的有益经验, 从而为精细化管理奠定基础。另一方面, 培养员工严格按照流程办事, 并对工作任务进行分解, 不断推进精细化, 实现工作任务的标准化制定, 工作任务的量化考核。例如, 办公室在每月制定的《月度工作计划》中, 对办公室领域的各项工作, 可以按照月初计划进行具体量化与精细分解, 明确每一个阶段的负责人与任务, 从而使工作成绩与完成情况一目了然。

三、结束语

粗细化管理是提升办公室管理水平的重要途径, 对我们更好地做好办公室管理工作具有十分重要的意义。必须树立精细化管理理念, 养成精细化工作习惯, 通过制度化、标准化, 切实推进精细化管理。

摘要：精细化管理是提升办公室行政管理水平的有效途径, 本文在阐述精细化管理概念的基础上, 梳理办公室行政管理精细化的思路, 继而提出如何做好办公室行政管理的精细化。

关键词：办公室,精细化,对策,电力企业

参考文献

[1]周水桥:《以管理精细化追求效益最大化》, 《中国电力企业管理》, 2005, (3) 。

[2]郭姝英:《发电企业财务精细化管理的探讨》, 《北方经贸》, 2009, (6) 。

浅谈高校办公室精细化管理 篇11

关键词：精细化管理；高校

精细化管理是上世纪50年代发源于日本企业的一种管理理念，它代表着近代社会对于分工精细化及服务质量精细化更高层次的要求。作为一种现代科学的管理理念，精细化管理思想被应用于不同领域，并以取得了显著成效。因此，将精细化管理模式进一步引入高校办公管理不失为一种好的方法。相比于企业来讲高校虽然与企业管理对象不同，但他们具有相同的管理理念和方法。高校可根据自身教育发展规律和特点对精细化管理模式进行改造，控制其适用范围，科学地把握管理程度，将对高校提高办公质量及效率具有极大帮助。

一、高校办公现状及面临的问题

高校办公室是学校的综合性管理机构，其职能几乎涉及现代高校管理系统中的决策、执行、督查、反馈等各个子系统，而且又具有特定的服务及信息传递功能[1]。可以说高校办公室正真起到了上下沟通，内外联系，左右协调调度的重要作用。虽然其在学校日常工作中扮演着重要的角色，但同时也存在不少问题。第一，高校办公室缺乏一套完整的办公制度，管理比较混乱。人员分工不够明确，导致行政效率低下以及难以量化工作绩效，无法调动办公室人员的工作积极性。第二，行政人员思想懈怠，照搬原先工作模式，恪守成规，较少学习新型管理模式，缺乏创新意识。第三，高校办公室缺乏长期的工作规划和安排，使得其难以应付当下的工作强度。因此，有必要引入精细化管理，进一步解决高校办公室当下面临的问题，提高办公的质量和水平，为高校发展提供更多空间。

二、高校精细化管理的内涵及特征

（一）高校办公室精细化的内涵

首先，精细化管理是一种管理理念，不是具体的管理方法。精细化管理使活动达到最佳效果，引导人们朝着既精又细的方向努力。“精”可以是精确、精干、精益求精；“细”可以看做是仔细、细节等等[2]。所以有助于既精又细的管理做法都是值得肯定的。因此落实到实践工作中，精细化的管理理念必定要深入人心。精细化管理的关键在于细节处理，只有行政人员中对于精细有一种态度，才能在日常的工作中更好的体会精细化的理念。

其次，精细化管理常常是针对常规管理中存在的实际问题而进行改进的，也就是说具体问题具体分析，对症下药。这一点需要高校办公人员通过对日常工作的观察发现其中存在的问题，并给出改进的方案，在不断的实践中提高办公室精细化的管理水平。

最后，精细化管理是持久、精进的过程。因为我们无法预知完美的极致，所以我们在不断追求接近完美。加之外界环境的变化及人们知识水平的提升，之前认为是符合精细管理的做法或许已经不再适用。所以说追求精细化的管理并不是一蹴而就的，他需要在进行过程中不断的改造，不断的准求更加精细的工作方式。

（二）高校办公室精细化管理的特征

高校办公室精细化管理可以理解为以避免浪费人力成本为核心，“精湛”“准确”“细致”“严谨”开展办公室各项工作，寻求不间断提高工作效能、提升服务中心工作水平的机会。因此，可以将高效办公室精细化管理的特征归结为四个字，即“精、准、细、严”。

1、高校办公室精细化管理注重业务能力精湛业务能力精湛要求不断提炼，精心筛选，寻找解决问题的最佳方案。高校办公室工作人员的业务能力精湛与否直接关乎精细化管理水平是否上得去。在精细化管理要求下，高校办公室工作人员在工作中应当具备精湛的业务能力，能够精心设计工作方案，解决纷繁复杂的工作问题，提升工作效能。

2、高校办公室精细化管理强调寻找目标准确高校办公室在接到上级下达任务或下级反馈意见后，能够准确地把握问题关键，并采取行动，提出解决方案或者将问题解决。准确定位目标，这正是提高办公室办文、办会、办事水平的关键之所在，也是精细化管理的显著特征。

3、高校办公室精细化管理关注内在联系细节。内在联系细节究其根由是找到工作内在联系和规律，通过对细节的严格把控，实现管理工作由粗放向精细转变。

4、高校办公室精细化管理要求工作态度严谨。工作态度严谨主要体现在执行和控制上，不放松对每一个环节把控，严格按照要求执行这是精细化转化为事实的关键所在。

三、提高办公室精细化管理的途径

面对高校办公中存在的问题，有必要根据高校自身特点，探索一条新的精细化管理道路来优化高校管理水平，提升高校办公管理的质量。

第一，坚持人本主义，营造和谐办公环境。在对待办公人员方面，首先要给予其一定的自主性，其次鼓励他们在工作中创新工作模式，可以适当给予年轻人更多的展现机会，进一步挖掘办公人员的潜在动能。对待办公对象，要做到一切以人为本，灵活相关制度，真正服务师生而不拘泥于规则。同时在高校办公室中营造轻松和谐的办公氛围，通过细致的组织计划，人员配置和岗位规划进一步增强办公人员对于组织目标的认同感，再者，对于工作分配要科学合理，从而建立良好的办公室人际关系。为精细化办公的进一步推进奠定基础。

第二，培养办公人员综合素质能力。办公人员的综合素质能力包括，过硬的行政能力，强烈的责任意识，精细化的工作理念，积极的创新意识等。只有办公室人员真正提高综合素质能力，才能更好的促进精细化的高校办公的开展。自身综合素质较强，更容易接受新的组办公方式，也可以更好地在短期内完成从思想到实践思维转变。可以通过组织办公室人员定期进行工作交流学习，将工作中遇到的问题和好的解决方法一同与大家分享，不定期的举行精细化理念的学习，深入了解精细化的理念内涵，正真做到在学习中工作，在工作中学习。

第三，增强办公人员自我学习能力，熟练运用创新化的管理手段。21 世纪是信息和知识的时代，新的理论不断涌现，新的领域不断拓展，办公人员需要有较强的接受新鲜事物的能力。高校不同于企业的内部环境封闭，高校内部文化更加开放，这就要就高校办公人员有一颗“时尚”的心。通过接受新鲜事物来拉近与服务对象的距离感，并运用新鲜事物服务于工作之中。例如，通过建立微信公众号提示工作流程等方式。技术革命和信息化时代的到来，大大冲击了传统办公模式，传统的办公模式已经不能满足现实需求。加之近年来高校频繁合并，跨校区工作已成为日常管理工作的新常态。高校办公人员要学会充分利用现代办公设备来提高工作质量和效率，并结合办公室管理的信息调研、沟通协调、督办检查、接待统计等各方面的工作需要，建立适应学校发展所需信息系统，使事务处理信息化，指挥调控现代化，从而实现真正意义上的办公自动化和信息化。

第四，优化队伍人员配置，重视制度保障。高效办公室不仅仅注重个人在其中的作用，更重要的是发挥集体和团队在其中的作用。只有充分的发挥集体的智慧，调动起全员的积极性，使得从领导层面到工作人员层面从上至下的全面参与，提高工作效率，增强服务质量，最大限度上的求同存异，为达到科学管理、创新管理而共同努力[3]。为了符合学校的编制情况，配合办公室的实际情况，合理调度人力资源，使得人尽其职，人尽其才，避免出现人员冗杂等不良情况出现。同时，还需要建立健全办公室的各种规章制度，分清工作关系中的主次关系，创立一套紧密围绕精细化管理理念的工作制度，精确工作目标，严格把控工作流程，反复确认细节。使得各项工作可以顺利有效地运行，达到有条不紊，高效便利的良好效果。

四、结语

在高校办公管理中引入精细化管理思想， 重点是要把精细化管理的核心理念贯穿到高校办公管理的各个方面， 从而提高高校办公管理水平， 保障高校正常完成教学任务。同时要正确理解精细化管理的内涵，根据高校自身特点创新精细化管理方式。精细化管理是一项长期而系统化的管理过程，要学会在实践中不断发现问题，总结经验教训， 制定科学而的对策， 使广大师生正真受益于精细化办公管理模式。（作者单位：西南交通大学远程与继续教育学院）

参考文献：

[1]郑薇薇.刍议高校办公室管理的创新性发展[J].科技信息（学术版）.2007（31）

[2]王殿龙.精细化管理的内涵及其实施问题的思考[J]. 石油化工管理干部学院学报. 2010.（2）

[3]孙旭东.赵映振.高校办公室管理工作的新举措和新特点.中国高等教育（半月刊）。2003

办公室的精细化管理 篇12

一、会务工作引入精细化管理的必要性

在中外文化中, 有关“精细化”的思想源远流长。老子在《道德经》中提到:“天下大事作于细”;韩非子的“千里之堤, 溃于蚁穴”;四书中的《中庸》也提到:“致广大而尽精微, 防微杜渐。再如, 意大利的比萨斜塔“每增加一厘米的倾斜, 都可能导致古塔的倾覆, 1%的疏忽, 可能会导致100%的失败”的建筑法则。以及著名的海恩法则“每一起严重事故的背后, 必然有29次轻微事故和300起未遂先兆, 以及1000起事故隐患。要消除一起严重事故, 必须提前防控1000起事故隐患。”这些言论都从不同方面诠释了“精细化”的内涵及重要性。

随着现代社会分工越来越细和专业化程度越来越高, 一个要求精细化的工作和管理时代已经来临。精细化管理不仅是一套系统的管理方式, 也是一种成熟的管理理念, 新形势下, 将企业精细化管理理念引入高校办公室会务工作之中, 既是推进会务工作从粗放型管理逐步向精细化管理转变的必经之路, 也是全面提升办公室工作服务效能, 应对新形势、新任务、新要求的有益尝试。

会务工作时间紧、任务重、头绪多, 引入精细化管理可以使会务服务制度化、规范化、科学化。只有通过明确目标任务、细化责任, 才能确保全覆盖、无缝隙、不缺位、不漏项。其次, 前期的精心谋划、精打细算能最大限度地降低办公运行成本, 避免损失和浪费。再次, 理顺工作机制, 有利于调动各方面的积极性, 任何人员在完成本职工作之后将精力投入到更紧迫的工作中去, 克服传统流水作业的弊端, 极大地提高工作效率, 有利于形成和谐的团队氛围。最后, 科学的管理有利于高校办公室的长远发展, 进而展示办公室良好的风貌和工作人员良好的业务素质。

二、会务工作精细化管理的内涵及特点

精细化管理源于日本精益生产管理的理论。二战后, 丰田公司创新了管理理念, 以彻底杜绝浪费、提高生产效率为目标, 由一个小公司跃升为为行业明星。其内涵就是用精益求精的态度和认真细致的方法来控制生产过程中各个工序和环节, 以最小投入创造最大价值。

精细化管理通过将规则系统化和细化, 运用程序化、标准化和数据化的手段, 优化组织各部门精确、高效、协同和持续运行。精细化管理的最基本特征是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果, 专注做好每一件事, 在各个细节上精益求精。

对高校办公室会务工作实施精细化管理体现了“精心组织、细心办会、真心服务”的思想, 要求每一个职员都要做好本职工作, 人人都管理, 处处有管理, 事事见管理。其内涵应包含以下三层意思:

第一是“精”, 即突出重点, 明确主线。要根据实际确定不同时期的工作重点, 如会前的筹划、分解, 会中的服务、接待, 会后的督办、总结, 通过这些把握好工作的方向。第二是“细”, 即全面覆盖会务过程的所有环节, 通过一套详尽、完备的工作机制来确保有章可循。制度要落实要到位并转化为自觉行动, 要求办会人员真心为与会者服好务。“细”的另一个含义是“小”。必须树立“办公室工作无小事, 会务工作无小节”的敏锐性, 在工作中落实精细化管理。第三是“省”, 即精打细算, 既要精简非必须的会议及环节以节省时间、提高效率, 又要积极调动各方的主观能动性, 做好会议的预算和明细, 做到隆重而不铺张、简洁而不简单, 争取花小钱办大事, 贯穿整个会务工作的每一个环节。如此一来, 繁杂琐碎的会务工作便如同制造企业的生产系统一样近乎完美地运行, 达到每一个步骤都精心、每一个环节都细心、每一项工作出精品的效果。

三、会务工作中实现精细化管理的建议

会议自古以来就是一项比较重要的公务活动, 它是社会组织实现对内管理、对外交流的主要形式。作为综合协调部门, 高校办公室是学校会议的组织者和承办者, 会务工作既是高校办公室核心业务之一, 也是展示办公室工作水平的窗口, 它直接影响着学校教育方针、政策、路线在全校贯彻落实的程度, 也直接决定着高校办公室在学校师生及外来嘉宾心中的形象。

(一) 达成一个共识:会务工作无小事。

做好会务工作, 首先要转变思想观念, 从粗放的经验管理转变为科学的精细化管理, 达成“会务工作无小事”的共识。一方面, 高校办公室可以通过讲座、培训、讨论等形式在日常工作中加强教职工的理论学习, 弄清什么是精细化管理, 为什么要实施精细化管理, 如何实施精细化管理?只有这样, “精细化管理”的理念才能由单纯的管理方式转变为广泛的管理理念。另一方面, 在办会过程中, 从上至下要把精细化管理的作风贯穿到办公室会务工作中的方方面面, 细化目标、量化任务、强化责任, 确保各个环节无缝对接、整体工作运转顺畅。“会务工作无小事, 细节决定成败”。会务工作特别是大型会议活动的组织工作是一项复杂的系统工程, 制订工作方案要在细字上做文章, 会议过程中也不能轻易放过任何一个可能影响全局的细节。因为会议一旦开始哪怕是最细小的错误都可能酿成无法弥补的后果, 带来无法挽回的影响, 因此对细节的重视必须提高到战略高度。

(二) 强化两种意识:精益求精和精打细算。

精益求精即以打造精品会议为目标。办会作为高校办公室的核心职能之一, 是办公室展示工作水平最直接的形式。因此会务工作要高标准严要求, 不能仅仅满足于跑跑腿、传传话的工作状态, 要树立“无功就是过”的思想, 创造性地开展工作, 不断提高工作质量、水平和效率, 把小事做细做把每个会议都办出精品工程。推进会务工作的精细化管理要求高校办公室在立足实际、广泛调研的基础上制定、形成切实有效的工作机制、制订规范严格的工作标准、建立明确的奖惩激励机制。确保每一个参与的工作人员都了解所有的环节和程序, 通过规范化、标准化、精细化作业, 把每一场会议和活动都打造成精品, 有效避免了因工作人员经验和能力上的差异导致工作质效出现差异的问题。

精打细算即打造高效节约、求真务实的新型会议模式, 真正达到会议召开的目的, 即研究解决问题, 高校办公室办会人员不仅是普通会务工作者, 还是为人师表的人民教师, 节俭办会不仅是对国家号召的响应, 也是对中华民族传统美德的继承。高质量的会务工作不仅要求尽可能地节约能耗和物质, 更需要精简会议场次、简化会议环节, 切实提高整个学校的工作效率。因此, 会议应本着“简洁”、“高效”的原则, 力求时间短、人员精、场地够用、物品实用、会议效果好。一是要充分利用现代通讯技术设备, 对于一些地域跨度较大、召集时间比较紧迫、会议服务成本较高的会议可以通过电视电话会议、网络会议等形式来节省开支、提高效率;二是会议材料质量要高, 信息量要大, 发言材料要根据会议内容限定字数, 通常以不超过5000字为宜;三是各个环节的时间要控制好, 如发言时间尽量不要超过20分钟, 提出问题、阐明观点、讲出思想即可;四是会议的开支要精打细算, 会议用品可以采购或制作一些可以反复使用的物品, 例如可重复利用的指示牌和替代喷绘背景板电子显示屏, 评审费、报告酬金、劳务费等要按标准发放, 不能为了“摆阔气”而违背原则;五是取消不必要的环节及安排, 如参观游览、赠送礼品等项目给会议承办方和与会人员带来经济负担和心理负担, 能免则免。

(三) 抓好三个环节:会前精心谋划、会中细致服务、会后督办总结。

在实际会务工作中有效推行精细化管理, 要求高校办公室在“精、准、细、严”上下工夫, 细化目标、量化任务、强化责任, 实现办会规范化、科学化、标准化, 力求精益求精、细致入微。实施过程中, 要具体抓好以下三个环节:

1. 会前准备是整个会务工作的重点, 是会议能否成功的关键环节。

首先会议方案要细。一套高质量的会务方案绝不是闭门造车、凭空想象的, 它是建立在提早考察、广泛调研、主动沟通、全面思考的基础之上。会务方案要将分工细则、经费预算、议程安排、准备文件、会场布置、接待服务、会议编组、后勤保障等方方面面的问题考虑和安排好。最后的成果体现在会议指南的编制上, 让与会人员一册在手, 释疑解惑, 同时策划者还要做好准备预案, 做到有备无患。其次落实要精。方案确定后, 应根据会议规模, 决定是否召集相关部门人员召开协调会和分工会, 确保第一时间下达会议任务。会务分工要求组与组之间、人与人之间具有较强的协调性, 各组的负责人要熟悉本组人员的办事风格和特点, 做好角色定位, 同时要建立起互为AB角制度, 确保不因某一个人的离开而影响全局工作的进行。最后检查要全。会议检查要求会务工作者要亲力亲为, 能自己做的事情绝不能找人代劳, 交由别人做的也要及时地查漏补缺, 不能存在侥幸或凭印象的心理。在实践中, 可以坚持会前“三巡”的做法:一是对照会议安排巡查一下会场座次有无疏漏, 有无错排、漏排的现象;二是巡查所分发的会议材料特别是发给参会领导的会议材料是否足够、顺序有无差错、文件内页有无缺码等;三是巡查会场的音响视频设备是否正常运行, 影音资料是否分门别类准备好。

2. 会中服务决定着办会的质量, 是精细化管理在会务工作中最重要的体现。

会议期间是办会的最紧张阶段, 会议一旦开始, 任何错误都会被无限地放大, 因此要确保会中每项工作万无一失。首先是会务接待, 如签到桌要安放在会场人口处醒目位置, 同时安排会务人员进行引导, 使与会人员在最短时间完成签到, 并主动引领与会人员有序就位。其次, 要主动细致地做好会场服务, 主要包括会议记录、影音多媒体调试、摄像摄相等场内服务, 还有安排茶歇、传递场内外信息等会间服务以及食宿安排、人员接送、医疗安保等场外服务。最后尤其需要关注的是会议调整议题、增加与会人员以及其他特殊情况, 会务人员要及时请示, 根据领导指示妥善处理, 确保会议按照既定议题在与会者“无印象”的状态中平稳进行。

3. 会后督办, 即会议的总结和建档, 是会务工作创新的源头。