图档管理系统

图档管理系统（共7篇）

图档管理系统 篇1

电子文件的迅速发展带给档案管理前所未有的机遇, 它使档案价值快速传播成为可能, 另一方面, 也带来极大的管理难度。笔者从事电力系统图纸电子化及档案整理工作多年, 深刻认识到因图纸更新不及时、版本不统一、共享困难、无法搜索定位等问题而造成的“图实不符”现象, 在工作中无法实现有效的共享及知识积累, 给工作所带来的不便, 图档管理工作面临的困境, 迫切需要相应的技术软件来应对问题并提供支撑。

电厂从建设到运行整个过程中会产生很多图纸, 根据我们在电厂项目工作经验, 一个大型电厂, 大概有5000到8000张图纸需要定期查看, 有1500到3000张图纸需要班组定期修改, 一个小型电厂大概有3000到6000张图纸需要定期查看, 有1000到2000张图纸需要班组定期修改, 目前电厂图纸现状主要如下:

目前大多数图纸是由设计院和厂家提供的PDF和纸质蓝图或打印的白图为主, 传统的档案室对图纸管理主要以人工方式进行管理, 现状是纸介质图纸与电子版图纸并存, 而电子版图纸大多以单个文件形式零散地存于不同的PC机上, 未集中地分层次、分类型进行结构化管理。图纸文件的分类管理也只是用普通的目录文件夹形式, 未采用专业的图纸管理系统, 图纸版本混乱, 图纸出处不一致, 图纸及文档在厂内无法实现有效的共享及知识积累。这种管理模式导致图纸难于修改、复制成本高、存储成本高、图纸版本难于统一、搜索、查阅、借用不方便等。图纸管理标准化、规范化、美观度低下等原因已明显不适应企业的生产管理, 大量纸介质图纸、资料的电子化是电厂必须进行的一项重要工作。

基于上述问题, 与之现行的MIS和OA系统又不能达到电厂对图纸、资料电子化管理的要求, 电厂多年来辛苦积累的宝贵的知识财富难以得到充分共享、利用, 从而迫切需要一个专业的管理平台, 整合现有纸介质的图档资料及现有的电子版资料, 以便有效实现图档资料的电子化管理、内部的信息共享, 推动和促进电厂图档资料向电子化、标准化和规范化方向发展, 提高管理水平。这种管理经验及理念通过电力图档规范化管理系统软件来实现, 从而解决电厂图纸管理混乱的问题。通过这种管理模式可以实现图纸集中化、网络化、流程化管理, 更进一步规范图纸、资料、文档等基础资料统一、规范管理, 健全标准化管理体系, 夯实专业管理基础, 提升生产管理效率和工作水平, 推进基层班组建设, 实现“标准化、规范化、精细化”的目标。

图档管理系统主要功能是用于集中管理电子版图纸文档, 虽然目前电厂的图纸文档有很多格式, 种类繁多, 但是图档管理系统可以兼容以下格式的图纸和文档:

一般情况下电厂的图纸主要存在以下几个类型:DWG、PDF、JPG、BMP、Visio、exb等格式;文档类型主要有以下几个类型:Word、Excel、PDF、各种音频视频文件等。

图档管理系统根据使用者的需求, 遵循实用性、先进性、可靠性、经济性、可维护性等设计原则。

图档管理系统采用模块化设计, 部署在服务器上, 链接在本单位门户, 通过IE浏览器在门户上直接访问, 系统的主要操作模块有:系统主页、图纸管理、技术资料管理、统计报表、公告、系统管理。

1.图档管理系统具备多种查询浏览方式:可通过图纸资料名称、图号、档号、设备资料名称、设备型号等条件进行查询, 查询功能满足一个或多个条件进行查询、浏览。

2.如果图纸是CAD版本的, 可支持在线修改。其他版本的图纸也可通过新旧不同版本进行在线比对, 进行加亮显示差异, 从而找出不同版本的相差之处。

3.对工作状态可在线监督和控制, 可实时了解流程所处环节、审批意见、办理时间等, 有条不紊地开展工作。

4.系统可保存多版本的图纸及文档, 存有工作历史记录, 详细记录每个用户的操作时间、内容等;图纸修改时有自动加锁机制, 只有操作者满足操作条件才可进行相关修改, 确保了图纸和文档的安全与准确。

随着档案管理信息化建设的不断发展, 电子化图纸越来越受到用户的青睐。电厂图纸、文档资料是系统传递信息和知识的手段, 是设备管理、检修的依据和重要工具。为规范机务、电气、热工、自动化等各专业图纸资料、文档的管理、利于生产现场图纸资料的查询、修改和保存、利于各专业基础资料统一、规范管理, 提升电厂生产经营管理效率和专业工作水平, 建设一套图档数字管理系统非常必要。

参考文献

[1]艾国生.信息化给档案管理工作带来全面的变革[J].兰台世界, 2006 (5) .

[2]卢生琼.信息时代档案管理人员应具备的素质要求[J].城建档案, 2011 (1) .

基于PDM的图档管理技术研究 篇2

1 图档管理的对象

图纸和文档是产品数据的载体, 是产品数据管理的对象, 其具体表现为各种形式化的电子化文档, 即计算机文件。其种类繁多, 主要包括:

需求文档:包括合同、设计任务书、需求分析和设计说明书等;

设计文档:包括静态数据和动态数据。静态数据是供工程设计过程选用或供分析使用, 如标准规范;动态数据是设计过程中生成的, 如图形等;

工艺文档:指CAPP系统在工艺设计过程中所使用和产生的数据;

专用文档:特定行业专用数据, 如电气原理图。

图档存在的形式主要有由CAD软件产生的图形文件;描述产品或部件、零件性能的文本文件;数据文件, 如有限元分析结果、NC代码、试验测试报告等;多媒体文件;渲染的照片以及产品演示等[7]。

1.1 面向对象定义

对象 (Item) 是对象是对产品、零部件和定义、组织等的抽象描述, 采用面向对象方法描述如下:

数据集是图档数据及其属性的集合, 以文件和表格两种方式存在。用面向对象的方法描述如下:

1.2 对象关联关系

图档管理的对象包括产品结构树上的结点和数据集, 它们之间存在如图2所示的关联关系。通过数据定义模块来定义图档属性 (如Doc Item类) , 然后与图档文件或数据表存放到数据库中;在产品结构树结点已存在 (如property) 的基础上, 对其增加对象定义 (如CItem) , 将数据集与结点通过文档连接功能建立联系, 并存入数据库。

2 系统框架

图档管理的目标能够使全部用户, 包括项目负责人、设计人员、工艺人员以及授权的供应商等都能按要求存取数据, 实现信息共享与集成。

在数据库与文件目录的支持下, 图档管理系统框架如图1所示。主要包括以下功能:

(1) 图档分类、归档和借阅;

(2) 提供多种查询、浏览和批注方式, 以便迅速的找到相应的文档;

(3) 根据图档属性进行统计和打印报表;

(4) 可同时管理设计文档和工艺文档;

(5) 版本管理功能。

2.1 归档、借阅管理

归档借阅管理是图档管理的基本功能。图档归档是将客户端的数据集保存到服务器端的过程, 其流程如图3所示。

设计完成后, 由设计者提出申请, 设计数据经审核和批准, 具备了发布条件。在归档时首先进行对象定义, 填写产品树上结点或零部件的属性表;然后系统自动为数据集创建一个新版本, 版本号为1.0;由于数据集有可能以为表格形式 (如工艺卡片) , 也可能为文件存放格式 (如CAD文件) 存放。系统对以数据形式存放的数据集保存在数据库中, 以文件格式存放的数据集保存在服务器端的指定目录下, 并在数据库中创建相应指针数据存放在数据库中。

图档借阅是将符合用户要求的数据集从服务器端提取到用户工作目录的过程。图档借阅的目的是使用户可共享设计成果, 实现设计重用, 从而提高设计效率和准确度。当需要借阅图档时, 首先提交手工填写的借阅单, 在得到批准后由应用程序根据数据集编号和版本号找到相应文件, 传至客户端生成临时文件供显示或编辑。

2.2 检入检出 (Check-in/Check-out)

在图档更改过程中, 为防止两个用户同时修改同一个数据, 系统采用Check-in和Check-out机制。当一个用户打开某个数据进行编辑时, 系统自动对该数据“写”访问权进行加锁控制, 任何其他人都不能对它修改。只有当原先的用户将数据重新放回数据库或关闭该数据时, 该数据才能恢复到原来的状态。手工的Check-out命令可以对数据设置一个长时间的锁, 防止数据发生变化。Check-in则解除原先设置的锁, 使该数据恢复到可修改状态。

2.2.1 检入 (Check-in)

检入操作允许用户将其在个人工作区中的数据集提交给系统数据层以实现信息共享。如果要检入的数据集正处于检出状态中, 检入操作将生成该数据集的新版次。传统的发布管理和更改管理就是两个典型的检入操作。

2.2.2 检出 (Check-out)

检出操作允许用户对检出的数据集拥有完全的操作权限。一旦数据集被检出, 它就将被锁住从而使别的用户无法再将其检出, 这一点是检出操作与获取、引用操作的最大区别。解除封锁状态的动作只有两种:Undo和检入。

2.2.3 更改管理

在协同设计过程中, 随着设计方案的变化, 与之相关的图纸及设计说明等文档都要随之改变, 并且由于项目参与人员不只一个, 为防止在更改过程中造成混乱, 这就有必要对更改过程进行管理。

在更改管理过程中, 系统充分利用了Check-out、Check-in机制和版本管理功能, 并与企业现行的管理办法相结合。更改时, 更改人员首先填写更改单, 经负责人批准后, 更改单编号与图档编号发生联系, 存在联系表中;然后图档被Check-out并加锁控制, 只有更改人员有权对其进行操作, 图档更改完毕经过审核无误后, 执行Check-in操作并对其解锁, 系统根据记录, 自动进行版本升级, 完成更改流程。

2.3 图档浏览批注

通过浏览批注工具, 用户可以方便的对图档进行移动、缩放而不必使用创建此文档的特定编辑环境。通用的浏览工具至少要提供对常用的图形文件和办公软件文件格式的支持, 如Auto CAD的DWG、Solidedge的PAR、Solid Works的PAT、TIF、DOC、XLS以及光栅文件格式等。浏览工具的供应商有瑞典的RASTEREX公司, 美国的DR.DWG公司以及以色列的Smart Solutions公司等。美国DR.DWG公司提供用浏览批注工具是以Active X的方式提供的, 在Powerbuilder中的实现过程如下:

(1) 首先安装Drdwg软件;

(2) 在窗口中插入OLE时, 选择drdwg Activex控件;

(3) 在click事件中加入以下语句:ole_name.object.src=s Dwg Name, 其中s Dwg Name为图档文件名称。

2.4 版本管理

版本反映了设计过程中设计对象不断演化的动态变化。图档管理的版本有以下几种类型:

(1) 按产生的时间顺序确定版本。对同一个设计对象内的版本号是按产生的先后顺序赋值的, 而且不允许再用。按时间顺序的数据集的版本是不可改变的。

(2) 当前版本。数据集有且只有一个处于活动状态的共享版本是当前版本。

(3) 有用版本和无用版本。在所有版本中, 有用版本要保存和备份;无用版本则可以删除。

(4) 缺省版本。在使用时, 没有指定序号的有用版本为缺省版本。

(5) 归档版本。对正在成批生产的, 或已经定型不变数据集版本要归档保存。

在数据集的所有版本中, 只有当前版本是处于活动状态, 检入、检出、更改、浏览等所有操作都是针对这个版本的。

2.5 与设计软件的集成

在协同设计环境下, 图档管理不仅管理设计软件 (以Auto CAD软件为例) 生成的设计文件和图形文件, 而且能够纸与管理信息的实现双向交换与集成。Auto CAD处理的与图纸相关的管理信息主要包含两方面的内容:标题栏和装配明细表。图纸的标题栏包含了零部件的编号、名称材料等信息, 是图档管理的图形文件的属性, 既可在系统创建文档时产生, 然后在Auto CAD中调用标题栏属性编辑时自动从数据库中提取, 填入标题栏中;也可在Auto CAD中填写或修改, 然后通过数据接口直接提交到数据库中。而装配明细表的内容包括代号、名称、材料和规格等信息, 反映了产品的结构和构成的情况, 是图档管理中对象定义的内容。这些信息可以在Auto CAD中生成和修改, 也可在图档管理中来创建和维护。两者都存放在同一数据库, 这样就实现了与Auto CAD的集成。

3 系统实现

基于Microsoft SQL Server数据库和Auto CAD设计平台, 采用Power Builder及Visual C++, 开发了基于图档管理系统 (如图4所示) , 该系统作为PDM系统的重要组成部分, 可实现图档的归档借阅、检入检出、浏览批注、版本管理、统计查询等功能, 并实现了与CAD软件的集成。

4 小结

本文从企业的现状及需求出发, 对基于PDM的图档管理技术进行了研究与开发, 解决了企业图纸及文档管理混乱的难题, 使企业图档管理从无序到有序, 节省了设计时间, 提高了设计效率。系统基于PDM, 为平滑过渡到企业级产品数据管理打下了基础。

摘要：为有效管理以电子形式存在的图纸和文档, 实现企业信息集成, 提出了基于PDM的图档管理技术。首先采用面向对象方法定义了图档管理的对象, 描述了对象之间的关系, 构建了图档管理系统框架, 并详细描述了其系统功能。最后, 通过系统开发验证了提出的技术框架。

关键词：PDM,图档管理,系统框架,信息集成

参考文献

[1]童秉枢.产品数据管理 (PDM) 技术.北京:清华大学出版社, 2000.

[2]葛江华.产品数据管理 (PDM) 技术及应用[M], 哈尔滨:哈尔滨工业大学出版社.2002.

[3]李清光, 王华昌, 李志刚等.基于Web的PI) M系统开发技术研究.计算机辅助工程, 2002, (09) :20-23.

[4]Benoit Eynard, Thomas Gallet, Lionel Roucoules.PDM system implementation based on UML.Mathematics and Computers in Simulation, 2006, 70 (5) :330-342.

[5]谷清范, 吴介一, 张飒兵.基于CORBA/Web Service的PDM图档管理系统.计算机工程, 2006, 32 (16) , 23-25.

[6]卢晓红, 贾振元, 阳江源, 等.面向协同设计的图档管理系统设计.组合机床与自动化加工技术, 2009.4, 101-103, 108.

图档管理系统 篇3

关键词：图档管理系统软件,图书管理方面,应用研究

图书管理的必要性在于图书的资源过多以及图书的查找和整理的困难性, 对于图书的缺损以及图书的丢失需要及时的发现, 因此, 其是一项较为浩大的工程, 其的展开性难易程度与图书馆的规模以及相关的制度有关。在图书管理中现今主要的发展研究方向就是信息化技术, 但是在实际的管理过程中主要使用的管理手段还以人力管理为主, 以书面记录为主, 其存在的主要缺点就是管理的效率低、质量差, 在实际的管理过程中容易出现各种纰漏, 导致出现各种损失, 导致图书馆的经营受到相应的影响。该种现象对于我国图书馆的发展有直接的限制发展影响, 使得图书馆的书籍不完整、使得阅读的环境受到相应的干扰等不利于改进图书管理的现象。针对这些具体的问题, 提出的主要改进方法就是图档管理系统软件的发展结合使用, 其能够使得图书资料受到全面的管理以及使得管理的步骤简单化, 起到省时省力的作用。

一、图档管理系统软件在图书管理方面应用存在的发展限制因素

图档管理就是应用图片或者图像的格式对相应的资料进行管理, 其的系统件就是进行该种管理的具体操作手段。图书对于人类而言是提升自我修养以及自我内涵的主要手段之一, 对于社会而言往和谐以及健康方向发展的基础, 因此, 其的存在以及相应的管理是极为必要且实际的。在实际的发展过程中, 其应用的手段就是图档管理系统软件, 由于该种软件在该领域的使用处于发展完善阶段, 因此, 还存在一定的不足之处, 为使其发展方向得到确定以及其的发展内容精准化, 就需要对其有待提高的部分进行详细的分析结合实际的研究, 通过研究得出的信息, 为其的进一步发展提供科学的基础。

1.图档管理系统软件的实际结合技术存在的问题

图档管理系统软件的设计需要通过相应的信息化技术来实现, 其涉及的技术种类较为复杂、所涉及的相关设计内容较为繁杂以及涉及的相关知识较多, 导致该种系统软件的设计完善较为困难, 需要大量的技术以及精准的数据作为基础进行融合。在实际的图书管理使用过程中该种系统软件的程序设计存在的主要问题就是数据的丢失、数据记录时的失误以及软件的运行出现不顺畅等影响质量以及效率提高的情况。导致图书管理中的各方面的要求无法达标[1]。

2.该系统管理的操作问题

图档管理系统软件在使用过程中需要进行相应的操作, 主要的操作时段就是数据记录时、信息检索时、信息整理以及相关管理运行时等, 其对于操作的要求就是在对该软件的相关具体信息进行全面的了解的基础上, 主要就是对其的基础原理、操作方法、具体作用等进行分析研究, 在实际的操作过程中存在的一大问题就是处于一知半解的水平, 没有实际的操作经验, 对于突发情况无法进行及时有效的应对, 导致损失的进一步扩大等问题。这些问题不得到相应的改进, 会直接导致图书管理出现相应的疏漏。

3.相关管理人员的实际能力水平低

在图档管理系统软件的运行过程中需要相关的管理人员进行实际的操作, 该方面存在的主要问题就是管理人员对于该工作的责任感缺乏, 对于操作中出现的漏洞以及错误没有较大的感觉, 导致失误的进一步发展难以得到控制;在操作过程中对于具体的操作内容以及对象的没有进行全面的了解, 导致管理没有发挥作用[2]。

二、图档管理系统软件在图书管理方面应用的发展完善措施

1.对相关技术进行改进

图档管理系统软件在实际图书管理中存在的问题就是容易出现由于技术上的不足导致信息的缺损以及相关损失的出现, 针对这一问题进行的具体改进方式就是分析其出现的具体问题, 在此基础上确定具体方向的技术改进。其技术的主要研究方向就是减少设备的限制以及减少信息储存量大小的限制等, 发展这些技术以及使其合理科学的图书管理进一步结合的主要方式就是基于事实的基础进行相应的研究, 其的技术研究主要依靠的不是毫无根据的从最基础开始研究, 而是应用相关的较为成熟的先进技术进行改进研究, 主要就是这样的技术改进更为完善成熟实用性强, 其还具备的一个优势就是成本的节约以及精力时间的节省。

2.对操作进行训练

具体操作随着相关技术的改进而逐渐复杂化, 为使得操作不成为图书管理的限制因素之一, 就需要对相关人员的操作进行相应的训练, 以此来累积经验, 使得操作的手法趋向于专业化。主要进行的改进手段就是分批训练法, 其主要的操作方式依具体的图书馆规模而定, 一般为5~8人为一组由一个专业的操作员进行带领训练, 在此基础上正确的进行操作手法的训练, 再进行定期的考核, 根据考核结果进行相应的奖罚, 进而杜绝出现训练摸鱼的现象。

3.对管理人员进行相应的制度限定

管理人员的综合能力的问题就需要借助相应的辅助制度进行具体的限制, 主要方向就是管理中出现的损失根据具体的情况负担相应的责任, 以小组为单位, 采取一人出错集体处罚的策略, 进而使得其在发展各自管理能力以及管理责任感的同时发展集体荣誉感, 对于图书管理的提高有利而无害。对于管理出众的个人以及小组进行相应的奖金奖励, 做到奖罚分明, 进而使得管理人员的管理积极性得到显著的提高。进而使得图档管理系统软件的发展往有利的方向进展。

三、结束语

图档管理系统软件在图书管理中的发展较为必要的原因就是现今社会发展的现状, 即信息化社会, 该种软件的使用也是为了适应生活节奏越来越快的社会。随着其的使用发展, 其在图书管理中的问题也逐渐显现出来, 进行相应的分析找出解决的方向, 进行具体的解决, 进而使得其的发展方向以及发展前景更为明朗, 进一步发展图书管理。

参考文献

[1]沈烨.“图档管理系统”软件在图书管理方面的移植及应用[D].上海交通大学, 2008.

图档管理系统 篇4

如今,计算机绘图已经成为工程设计领域必要的设计手段,同时也推动了电子图档管理系统的进步与发展。几乎每个设计院都建有自己的图档管理系统。有关图档管理方面的研讨和论文很多,基本都是在阐述图档管理的重要性和基本实现方法,有的是从计算机网络和软硬件配置来阐述,有的从图档日常工作流程来描述,有的从数据库应用方面来论述。但是,这些图档管理系统在不同设计院、针对不同的应用环境时,它们是有差别的,如何选择适合的图档管理系统,如何有效地应用图档管理系统,随着信息化的进程和计算机技术、互联网技术的发展,图档管理系统已经不仅仅是传统意义上的保存和查阅功能。笔者试图从静态图档和动态图档管理的角度,简明而直接地分析图档管理不同层次的应用和实现方法。

我们知道,设计图档是设计师辛勤劳动的结晶,是设计院最重要的资产。从最初的工程设计招投标工作,到设计图纸和技术文档的完成,以及最后的工程项目验收报告。其间会有很多需要经常反复的工作,并产生各种大量的、不同类型的、不同批次的图档信息。若没有一个好的图档管理系统,它们就是一堆杂乱的数据。在信息化高度发展的社会,技术竞争、信息竞争是主流。今天的成果,是昨天技术信息的继承与延续,一切成果都不会凭空问世,学习和借鉴过去,是取得成功的一种捷径。因此,一个好的图档管理系统要有强大的管理功能,不仅可以提供和支持方便快捷的信息服务,还可以提高设计工作效率、设计工作能力和设计对象品质的重要工具。

以前,设计院技术资料室的基本工作是保存好已有的图纸、技术资料,方便查找和借阅。但如何更好地完成这样的工作,就提出了“管理”的概念。既然是管理,那就需要有一个科学的方法,在符合图档管理制度的前提下,充分利用计算机的最新技术和手段,将图档合理地分类分层管理,对于静态图档的管理:要符合人们查找的习惯,能快速方便地定位,让设计人员更多地、快捷地共享图档资源;对于动态图档的管理,在后台稳定可靠地嵌入到集成应用系统的工作流程中去,并准确地输入输出到相应的位置节点,完成动态图档的中间任务。

设计院的图档文件,按介质来划分有两类:一类是电子图档,一类是纸质图档。下面从这两大类图档来分别阐述。

2 纸质图纸的信息处理

CAD(计算机辅助设计)引入到我国是在上个世纪的80年代后期,而我国工程设计领域真正开始的计算机绘图,则是在上世纪90年代初期。因此,此前的图纸全是纸质图纸,许多设计院还保留着当年的硫酸图、蓝图。随着时间的推移,这些图纸已经变得破烂不堪。因此,如何保留这些图纸信息,是一件非常重要的事情。

看看美欧是如何处理这样问题的:上个世纪的80年代未和90年代初,当时,我国计算机并不普及,只有少数人会用AutoCAD绘图,美欧等国把大量的纸质工程图纸拿到中国来,让我们替他们在AutoCAD上重新描画。尽管那时扫描仪和矢量化处理软件已有,纸质图档完全可以通过扫描成图像的方式,或再进一步矢量化成图形的方式保存。但是欧美等国依然要求用人工输入的方式,一笔一划地将纸质图在AutoCAD系统里重新绘制。

设计院里的纸质图纸,大多存放在库房的箱子里或书架上。由于存放的时间太久,存放的环境未必完全符合图纸存放的标准和要求,再经过多年的借阅,纸质图纸早已是破烂不堪;有些设计院用扫描仪把纸质图纸扫描成图像文件保存在磁盘或光盘里。但在扫描的过程中,图纸会有变形或偏斜,造成直线不直,水平线不水平,垂直直线不垂直的情况,尺寸和比例不准确,位置点信息无法进行定位捕捉。图像的分辨率与表现的质量有直接的关系。再则,图像文件与现行CAD系统的图形文件不是同一类型文件。在CAD系统中无论是浏览还是借用都不方便。通过一些设计院对纸质图纸扫描成图像文档后的应用情况来看,是不尽如人意的。一般多为迫不得已才去查阅图像文档,主动借用图像文档很少。这就使得扫描后的图像文件,在更多的意义上是保存,而失去了借用的目的。

一些设计院以前设计的产品,在日后的设计工作中,会经常遇到在原有设计的基础上进行改造、维护和扩建。原始图纸至关重要,过去的设计不仅仅只是档案资料,同时也是重要的资源,继承设计成果,不断学习,也能创新。建议学习欧美的做法,将纸质的工程设计图纸重新绘制成电子图形文档,这样便可以建立设计院完整的电子图档。这虽然会花费一些时间和财力,但相比宝贵的设计资源,是十分有意义的,也是非常有必要的。如果不把这些纸质图纸很好地电子图形化,今天的设计师可能会因为查阅和借用它们麻烦,而不主动去调用它们。

3 图档管理系统的应用分类

一般来说,工程项目设计完成后,存入图档管理系统的所有文档称为静态文档,它主要记录的是设计工作的成果;而在设计流程中所生成的文档称为动态文档,它记录的主要是设计过程中所发生的变更、记录、协调等技术资料。也就是说,一般用户所查阅的资料是静态图档;而需要对设计工作过程的分析、研究时,可以查阅动态图档。

图档管理系统应当怎样管理电子图档?怎样充分利用图档管理系统来提高工作效率?不同的设计院,会有不同的需求,也会有不同的应用结果,从而也会有不同的工作效率。下面根据图档管理系统的应用现状,大约可列出三种情况进行阐述。

3.1 基本应用的图档管理系统

它可以完成图档借阅登记的基本管理工作,系统对图档进行编号,并加入索引关键字后存放数据库中。设计人员可以根据简单的、不同的查寻方式,快速地找到相应的图档文件。如果是纸质文件,管理人员根据显示的存放位置,进库方便找到并取出文件,并办理借出手续即可借出;如果是电子文档,即可通过权限设定,打开文件即可浏览。

这种图档管理系统所完成的工作是最初级的功能,只是把最初的人工卡片式检索工作用计算机检索来替代。而借阅登记或许还是纸质笔签,也有用条形码扫描的方式办理登记。这样的管理方式,离现代化图档管理要求还相差较远,至少在图档管理的思想上,停留在最初的借阅登记的模式上,对设计流程的管理和工作效率的提高,没有明显的作用。

3.2 中级应用的图档管理系统

中级图档管理系统所完成的功能,不仅仅具备了图档的快速查找与浏览功能,同时更加强调了设计过程管理和数据管理。所涉及到的数据类型有图形信息、文字信息、时间信息、中间动态图档信息。这里的时间信息应用更加广泛和重要,它记录了同一版本文件的不同批次,记录了设计过程的时间流,将设计文档的先后顺序串连在时间轴上。

这个应用级的图档管理系统,一般要与设计流程管理、数据管理和办公自动化等系统结合起来使用,有些设计院将这些系统结合成一个集成应用系统。集成应用系统的操作平台是一个数据管理平台。集成应用系统根据每一项工程设计的时间节点,制定不同的设计工作流程、数据流程,以保证设计过程中的所有图档按指定规则、指定位置存入和取出。所有的这些文档都基于集成应用系统生成,并最终归档到图档管理系统的数据库。

项目从开始之初的各类文档,如:投标书、调研报告、需求报告等前期文档,都在集成应用系统的“引导”下,存贮于指定位置。当设计工作展开时,相应的各类文档,如:初步设计、详细设计、施工图设计、修改设计、修改通知单、会签记录、校对、审核、批准等各类设计过程中的文档,也都存放于集成应用系统指定的位置,同时也记录下了时间信息、安全认证权限信息、各种附加信息。当项目设计完成后,验收报告、说明文档、评审报告等,也存入集成应用系统指定的位置。

上面所说是在整个工作流程的前期、中期和后期,图档在集成应用系统中按指定位置分类归档。但是,设计流程是有严格的权限规定与工作顺序,在集成和系统平台上工作,将产生相应的文档。

在设计过程中,设计图纸需要经过校对、审核和批准等技术过程,这时设计图纸的管理,就不能归档到标准图档数据库中,它是一个没有完成设计的动态过程,而应当放在设计流程的中间数据库来管理。它记录下的内容有:设计、校对、审核和批准签名和时间顺序,以及这些过程的反馈意见表,设计师根据这些意见对图档的再次(或多次)修改的记录,最终完成的设计图纸,当这一个工作流程结束后,才能归档到标准图档系统中,这时的图档可以称之为静态文档。需要说明的是:动态文档与静态文档不是绝对的,当动态文档在集成应用系统上发布时,该文档也就成了静态文档。

动态文档和静态文档在集成应用系统上的处理是不同的,虽然它们最终都将存入数据库中,但它们的属性是不相同的,一般用户只能看到静态文档,而动态文档只能是有特殊权限的用户查看,比如项目组内部、项目管理层、领导层等,他们可以查阅整个设计过程的细节,动态图档可以真实再现了整个设计过程,记录下设计过程的设计思路、由粗到精,不断提炼到升华的过程,是珍贵的知识产权;同样也是发现设计过程中问题的根源所在。对设计人员能力的提高,整个设计院水平的提高都是很好的教程。

这是图档管理系统中级应用的精华所在,它超越了简单和传统图档管理的范畴,对促进设计水平的提高起到了重要作用。如果不用这样的图档管理系统,这些动态图档有可能丢失,或杂乱地存放在各个设计师的计算机里,别人无法共享这部分资源,时间久了,这部分资源也会丢失。

3.3 高级应用的图档管理系统

这是一个更高要求的图档管理,它不仅仅完成支持前二个级别图档管理功能,最重要的是它支持协同设计的管理。

协同设计也有称之为并行设计,严格意义上来讲,这两者还是有区别的,协同设计强调的是“协同”之间的关系,而并行设计更强调的是“同时”工作的过程。

在设计流程中,常常会出现这样的情况:甲设计师的设计工作结束后,乙设计师才能利用甲设计师的结果,再开始自己的设计。一旦甲设计师的设计方案需要局部修改时,必须尽快通知乙设计师所修改的内容,如果这部分内容与乙设计师正在设计的内容相关,乙设计师也需要修改自己的设计方案。而这部分相关的内容,就是协同设计的部分。

为了说明这样的协同关系,举一个简单的例子:甲设计完建筑图档后交给乙,乙在甲提供的建筑图上布置管道,并在建筑平面图上设计管道离墙面的距离为A。如果甲修改了设计方案,调整了建筑平面图墙的位置。这就会影响乙已经设计好的管道位置,乙只能根据甲的修改结果,自己再修改管道位置,保证管道位置与墙面的距离为A。

我们知道,整个的设计过程,是设计师之间、专家、甲方不断地提出意见的过程,是不断讨论修改设计方案的过程,是不断调整与优化的过程,是一个必不可少的、良性的、值得提倡的过程,也是提高设计质量的过程。

在这样反复不断的修改过程中,协同设计的重要性不言而喻了。上述的例子中,如果乙在设计管道之前,把甲所设计的墙与管道的位置协同起来,保证管道位置离墙的距离A,那么无论甲如何调整墙的位置,管道都能及时地自动调整到距离A的位置。这就是协同设计的的作用和意义,特别是在三维设计时,各专业不同设计师在同一空间里进行设计工作,可以充分利用空间,在最短的时间里完成设计方案的同步调整,大大地提高了设计工作的效率。

在整个协同设计的过程中,基于集成应用系统的设计图档管理系统对协同设计过程的图档进行着协同关系的管理,并管理协同设计的关系和内容定义,以保证在断电关机后重启计算机系统,仍然能保持完整而连续的设计状态。这就需要完整地记录下整个的协同信息,包括时间、协同内容、协同关系、协同过程的批次和历史记录等等,这些也是动态属性信息。

4 结语

综上所述,不同级别图档管理系统的应用,所产生的作用是不相同的。但是采用什么应用级别的图档管理系统,不能一概而论,一定要从本单位的实际情况出发来选择和采用合适的图档管理系统。首先,管理者和项目负责人要大力支持。应用时,从不适应到适应,需要一个认识的过程。就象当年甩图板运动,也是克服了很大的阻力才取得成功。

设计流程中的图档管理需要与集成应用系统结合起来使用,集成应用系统中的图档管理贯穿整个设计流程的主线。若没有了图档管理系统,设计流程中的图档将会出现混乱,甚至又要回到原始的设计流程。

笔者仅仅从一个角度阐述了图档管理系统,其它内容就不再叙述了,例如:计算机硬件的配置、网络、应用软件、数据库系统、信息安全等。另外,笔者只是着重阐述了图档管理系统三种不同层次的应用,对所涉及图档管理的具体实现技术细节并没描述,例如:图档管理系统如何嵌入在集成应用系统中?工作流程制定时,如何处理中间文档?协同设计时,如何定义协同部分的图档属性和管理?这些技术细节可以查阅相关资料。

摘要：图档管理系统不仅能管理静态图档,而且还应支持动态图档的管理。基于集成应用系统平台上的设计流程,在不同的设计阶段和采用不同的设计方法时,将产生不同属性的图档信息,这些图档信息的管理,完全真实地记载了整个项目设计不断完善的过程,是设计院的宝贵资源。

关键词：动态图档,静态图档,集成应用系统,协同设计

参考文献

[1]牛斌.设计院信息化管理的问题分析,科技信息,2009(11):34

[2]王树良,朱荣喜.关于建立设计院综合管理信息系统的设想[J].应用能源技术,2006(8):50-51.

[3]龙朝晖.面向设计过程的工程图档管理系统的研究与设计[D].硕士学位论文,中南大学,2005(05):18-45.

图档管理系统 篇5

鉴于市场竞争压力, 节本增效成为企业在竞争中取得优势的重要因素, 图档信息管理系统建设的整体目标正是推动公司提高工作质量、缩短设计周期、降低生产通信设计企业每天都在生产出大量的设计产品, 有:成本, 从而使企业在市场竞争中处于主导地位。该平台设计文本、设计蓝图、硫酸纸图、过程资料等, 这些文档具体目标是:电子打印归档、智能整编、百度和淘宝式是公司的核心资产。目前档案管理一般采用双套制工作模查询、图档编研, 纸质文本销毁管理等, 实现通信设计式:纸质产品存档于档案室, 电子文档上传于项目管理系企业的实物档案、过程资料、图书期刊和标准规范等图统 (PM) ;纸质档案实行永久保管。随着公司业务量的文资源的“可收、可管、可用”, 为今后搭建知识管理不断增加, 该模式越来越不能满足生产管理的需要, 主要平台创造数据条件。问题有:1、档案库房空间的需求压力日益加大, 空调、电力等设备费用和运营成本不断增高;2、电子档案是由设计人员手工上传至PM系统, 尤其 (一) 系统配置是硫酸纸图, 无法控制上传文件的完整性, 也无法保证其系统新购置了2台服务器, 容灾方式采用异地主备与出版文件的一致性;用, 满足3000人在线使用的需求, 支持500用户并发。拓3、项目的查勘纪要、会审纪要和地质勘探报告等过扑结构如图1所示。程资料归档不及时、不完整;其中:4、纸质档案保管时易损坏, 纸张易黄、易粘、易脆;1、服务器:主频5、资源未得到充分利用, 查询效率低, 多人不能同2.4 GHz处理器;2T的时调阅, 不利于设计人员对公司优秀项目设计理念的参磁盘空间;8 G内存。考, 影响了企业知识的传承。 (1) 操作系统要明确“以电子档案为主, 纸制档案为辅”的项目文件求:Windows Server归档机制, 建立一套能涵盖历史档案数字化, 贯穿新档案2008的出版归档、整编、编研、利用和销毁全过程的管理, 同 (2) 数据库要时又基本符合现有实际工作流程的数字化图档信息管理系求:MS SQL Server统, 成为通信设计企业信息化建设的一项重要工作。2008 R22、防火墙、VPN服务器、防病毒系统一、现状分析二、项目目标三、系统建设外网用户内网用户外网内网VPN服务器防火墙路由器图档服务器备份服务器图1系统网络拓扑结构图

通信与信息技术201年第5期 (总第期) 4 21189等, 利旧。 (二) 系统功能系统采用中望CAD/Server及C/S结构, 主要功能如图2所示。1、基本功能 (1) 可收:自动采集设计人员无需登录PM上传成果文件, 直接通过在OFFICE、CAD里无缝嵌入“电子打印管理”插件, 在打印图档的同时, 系统自动在每套文档或每张图纸中加载唯一的条形码, 并将源文件及其关联信息自动上传至图档信息管理系统的数据库, 并具有断点续传的功能, 从而实现图档资源的“可收”。标检人员登录PM系统, 在PM中标检链接的成果文件 (2) 可管:智能整编档案人员/资料管理员只需登录图档管理系统, 实施对于设计文件, 档案人员通过扫描标志型条形码, 每电子归档、实物整编、资料借阅管理;个单项的文件及其字段信息/过程资料会自动按“年份—设计人员可以直接在OFFICE/CAD或登录图档管理工程编号—单项编号”归档到档案库对应的成果文件/过系统, 查阅资料;程资料目录下。系统管理员登录图档管理系统, 定义人员权限和设置对于图书期刊, 系统支持书刊的封面、扉页、目次标准模板。/目录、正文等按“年份—专业—标准/图书/期刊”归档整个系统的工作流程如图3所示。到书刊库对应的目录下。1、自动采集:审定修改完成后, 设计人员直接在后期通过补充录入, 实现电子文档和纸质档案或纸质OFFICE/CAD软件中操作, 系统“自动采集”完成设计成书刊的有序存储, 实现图文档资源的“可管”。果文件及其关联信息上传至图档管理系统的数据库, 并关 (3) 可用:灵活使用联链接至PM, 供标检人员电子核定。通过权限管理和搜索集合, 保证适当的人、在适当的2、实物交付:存档的文件均在公司本部出版, 由公时间、找到适当的资料。其中:主要检索方式有关键字查司本部出版人员在系统上直接打印文件再出版交至档案人找、全文索引、扩展查找和逻辑查找等。员。其中, 经核定的硫酸纸图打印后, 生产部门专人统一另外, 做好历史档案的数字化入库和销毁工作。实施签字盖章工作。允许设计人员此时在硫酸纸图上做细2、附加功能微修改, 要求将经审定后的最新版本的资料重新采集至数为了更有效提高生产和管理效率, 系统实现5项工具据库。功能:自动生成图表目录、多张图纸的DWG文件和文件3、电子归档:档案人员通过扫描标志性条形码, 先夹的批量打印、标准模板检查、出版结算和标准规范 (尤后实现设计成果文件、过程资料 (主要是前期资料, 如:其是强制性文件) 按专业的推送。项目查勘纪要等) 的电子归档, 然后系统自动向PM系统返回信息, 结束PM归档流程。4、实物整编 (1) 成果文件在维持设计查勘、编制、审核、审定、出版、分发环白图:不扫描;节的工作模式基础上, 系统对归档工作实施了自动化和信硫酸纸图 (蓝图不存档) :档案人员批量扫描硫酸纸息化, 并进一步降低相关人员的系统入口数量和减少管理图, 系统自动标记成“出版”后, 补充上传入对应项目的流程内容, 其中:成果文件库中。设计人员在OFFICE/CAD软件平台中设计出产品档案人员将架位信息录入对应的文件的实物位置字后, 直接通过“电子打印管理”插件, 触发成果文件上段, 对实物打孔/缝边, 上架归档。传至图档管理系统的数据库;再遵照原有的管理流程, 登 (2) 过程资料录PM系统, 无需上传文档, 直接触发提交标检;设计人员提交过程资料 (主要是后期资料, 如:项目四、运作流程图2系统功能图自动采集灵活使用:百度、淘宝式检索Office/CAD打印智能整编生产工具:自动生成图纸目录、标准模板检查图纸批量打印、出版结算标准推送等;

会审纪要等、允许继续补充前期资料) 后, 的完整性和可靠性, 有效保护了企业的知识产权, 充分挖电子文件:档案人员直接上传至该单项工程的过程资掘提升着图档的再利用价值, 明显提高设计人员和管理人料目录下;员的工作效率, 有力提升着企业的核心竞争力。纸质文件:档案人员按照“电子扫描”、“上传归在信息时代的今天, 档案管理模式应从以“档案实档”、“录入架位”、“实物上架”的步骤实现其归档工作。体”向以“档案信息”为中心转变, 该系统为通信设计企业的图档信息化建设提供了首家成功的范例, 起着重要的示范作用, 并为今后建立大数据环境下的知识管理平台奠定下坚实的基础。通过“图档信息管理系统一期工程”的建设, 企业实现设计文件“精准采集、自动归档、智能整编、多维检索”等目标, 并增加生产工具助手, 切实保证了归档文件图3主要工作流程图五、结束语作者简介刘琳 (1975年—) , 女, 高级工程师, 供职于江苏省邮电规划设计院有限责任公司, 副主任。设计查勘查勘信息登记单项负责人成果文件设计编制填写单项基本信息提交审核审核审核人审定人审定标检员单项负责人档案员过程资料 (后续提供) 电子文件纸质文件向PM系统返回信息, 该单项已归档完成人工上传文件至档案库中原有项目中的过程资料扫描纸质过程资料上传扫描文件PDF标记为“原件”人工定位, 归档至档案库中原有项目中的过程资料扫描标志性条形码, 成果文件电子文件从数据库入档案库过程资料电子文件从PM系统入档案库硫酸纸图白图智能整编扫描签字盖章的硫酸纸图系统识别出扫描文件PDF, 标记为“出版”, 自动定位, 归档至档案库中原有项目中的成果文件将架位信息录入该单项工程档案的实物位置字段, 纸质文件打孔/缝边上架归档未通过部门/公司电子标检、核定通过硫酸纸图上直接修改否外地出版是否外地出版归档总部打印出版总部分发总部打印存档外地打印出版外地分发是是自动采集通过“电子打印管理”插件, 系统自动检测是否符合公司模板规范, 不合规的给予警告, 不予打印出版。对于符合模板格式的文件, 按图框/文件夹自动地:拆分, 批量生成PLT、PDF/DWF文件, 加载条形码, 按图纸名称/单项工程名称命名。系统自动上传电子打印文件的OFFICE/DWG、PLT、PDF/DWF至服务器;另外自动提取图纸/文件信息, 生成工程名称、项目负责人、图纸/文件名称、打印的图纸尺寸和数量等字段, 添加到服务器;系统默认最后一次为最终版本, 对前一次做覆盖。登录PM一键提交标检 (PM系统直接以单项编号为单位列出登陆人名下该单项的所有文件) 系统自动建立规定的目录构架, 分类存放图纸/文档邮件等方式提交邮件等方式提交

图档管理系统 篇6

通信设计企业每天都在生产出大量的设计产品, 有设计文本、设计蓝图、硫酸纸图、过程资料等, 这些文档是公司的核心资产。目前档案管理一般采用双套制工作模式:纸质产品存档于档案室, 实行永久保管;电子文档上传于项目管理 (PM) 系统。随着公司业务量的不断增加, 该模式越来越不能满足生产管理的需要, 主要问题有:

1) 档案库房空间的需求压力日益加大, 空调、电力等设备费用和运营成本不断增高;

2) 电子档案是由设计人员手工上传至PM系统, 尤其是硫酸纸图, 无法控制上传文件的完整性, 也无法保证其与出版文件的一致性;

3) 项目的查勘纪要、会审纪要和地质勘探报告等过程资料归档不及时、不完整;

4) 纸质档案保管时易损坏, 纸张易黄、易粘、易脆;

5) 资源未得到充分利用, 查询效率低, 多人不能同时调阅, 不利于设计人员对公司优秀项目设计理念的参考, 影响了企业知识的传承。

明确“以电子档案为主, 纸制档案为辅”的项目文件归档机制, 建立一套能涵盖历史档案数字化, 贯穿新档案的出版归档、整编、编研、利用和销毁全过程的管理, 同时又基本符合现有实际工作流程的数字化图档信息管理系统, 成为通信设计企业信息化建设的一项重要工作。

2 项目目标

鉴于市场竞争压力, 节本增效成为企业在竞争中取得优势的重要因素, 图档信息管理系统建设的整体目标正是推动公司提高工作质量、缩短设计周期、降低生产成本, 从而使企业在市场竞争中处于主导地位。该平台具体目标是:电子打印归档、智能整编、百度和淘宝式查询、图档编研, 纸质文本销毁管理等, 实现通信设计企业的实物档案、过程资料、图书期刊和标准规范等图文资源的“可收、可管、可用”, 为今后搭建知识管理平台创造数据条件。

3 系统建设

3.1 系统配置

系统新购置2台服务器, 容灾方式采用异地主备用, 满足3 000人在线使用的需求, 支持500用户并发。拓扑结构见图1。

其中:

1) 服务器:主频2.4 GHz处理器, 2 TB的磁盘空间, 8 GB内存。

操作系统要求:Windows server 2008。

数据库要求:MS SQL (微软结构化查询语言) server 2008R2。

2) 防火墙、VPN (虚拟专用网) 服务器、防病毒系统等, 利旧。

3.2 系统功能

系统采用中望CAD (计算机辅助设计) /server及C/S (客户机/服务器) 结构, 系统功能见图2。

3.2.1 基本功能

1) 可收:自动采集。

设计人员无需登录PM上传成果文件, 直接通过在office、CAD里无缝嵌入“电子打印管理”插件, 在打印图档的同时, 系统自动在每套文档或每张图纸中加载唯一的条形码, 并将源文件及其关联信息自动上传至图档信息管理系统的数据库, 并具有断点续传的功能, 从而实现图档资源的“可收”。

2) 可管:智能整编。

对于设计文件, 档案人员通过扫描标志型条形码, 每个单项的文件及其字段信息/过程资料会自动按“年份—工程编号—单项编号”归档到档案库对应的成果文件/过程资料目录下;

对于图书期刊, 系统支持书刊的封面、扉页、目次/目录、正文等按“年份—专业—标准/图书/期刊”归档到书刊库对应的目录下。

后期通过补充录入, 实现电子文档和纸质档案或纸质书刊的有序存储, 实现图文档资源的“可管”。

3) 可用:灵活使用。

通过权限管理和搜索集合, 保证适当的人、在适当的时间、找到适当的资料。其中主要检索方式有关键字查找、全文索引、扩展查找和逻辑查找等。

另外, 做好历史档案的数字化入库和销毁工作。

3.2.2 附加功能

为了更有效提高生产和管理效率, 系统实现5项工具功能:自动生成图表目录、多张图纸的.dwg文件和文件夹的批量打印、标准模板检查、出版结算和标准规范 (尤其是强制性文件) 按专业的推送。

4 运作流程

在维持设计查勘、编制、审核、审定、出版、分发环节工作模式基础上, 系统对归档工作实施了自动化和信息化, 并进一步降低相关人员的系统入口数量和减少管理流程内容, 其中:

1) 设计人员在office/CAD软件平台中设计出产品后, 直接通过“电子打印管理”插件, 触发成果文件上传至图档管理系统的数据库, 再遵照原有的管理流程, 登录PM系统, 无需上传文档, 直接触发提交标检;

2) 标检人员登录PM系统, 在PM中标检链接的成果文件;

3) 档案人员/资料管理员只需登录图档管理系统, 实施电子归档、实物整编、资料借阅管理;

4) 设计人员可以直接在office/CAD或登录图档管理系统, 查阅资料;

5) 系统管理员登录图档管理系统, 定义人员权限和设置标准模板。

整个系统的主要工作流程见图3。

1) 自动采集:审定修改完成后, 设计人员直接在office/CAD软件中操作, 系统“自动采集”完成设计成果文件及其关联信息上传至图档管理系统的数据库, 并关联链接至PM, 供标检人员电子核定。

2) 实物交付:存档的文件均在公司本部出版, 由公司本部出版人员在系统上直接打印文件再出版交至档案人员。其中:经核定的硫酸纸图打印后, 生产部门专人统一实施签字盖章工作;允许设计人员此时在硫酸纸图上做细微修改, 要求将经审定后的最新版本的资料重新采集至数据库。

3) 电子归档:档案人员通过扫描标志性条形码, 先后实现设计成果文件、过程资料 (主要是前期资料, 如项目查勘纪要等) 的电子归档, 然后系统自动向PM系统返回信息, 结束PM归档流程。

4) 实物整编。

成果文件:白图不扫描;档案人员批量扫描硫酸纸图 (蓝图不存档) , 系统自动标记成“出版”后, 补充上传入对应项目的成果文件库中。

档案人员将架位信息录入对应的文件的实物位置字段, 对实物打孔/缝边, 上架归档。

过程资料:设计人员提交过程资料 (主要是后期资料, 如项目会审纪要等、允许继续补充前期资料) 。

电子文件:档案人员直接上传至该单项工程的过程资料目录下。

纸质文件:档案人员按照“电子扫描”“上传归档”、“录入架位”“实物上架”的步骤实现其归档工作。

5 结束语

通过“图档信息管理系统一期工程”的建设, 企业实现设计文件“精准采集、自动归档、智能整编、多维检索”等目标, 并增加生产工具助手, 切实保证了归档文件的完整性和可靠性, 有效保护了企业的知识产权, 充分挖掘提升图档的再利用价值, 显著提高着设计人员和管理人员的工作效率, 有力提升企业的核心竞争力。在信息时代的今天, 档案管理模式应从以“档案实体”向以“档案信息”为中心的转变, 该系统为通信设计企业的图档信息化建设提供了首家成功的范例, 起着重要的示范作用, 并为今后建立大数据环境下的知识管理平台奠定下坚实的基础。

摘要：在剖析图档现状问题的基础上, 结合通信工程的设计需求和管理模式, 建设了通信设计行业“以电子档案为主, 纸制档案为辅”的图档信息管理系统。该平台具体目标是:电子打印归档、智能整编、百度和淘宝式查询、图档编研, 纸质文本销毁管理等, 实现通信设计企业的实物档案、过程资料、图书期刊和标准规范等图文资源的“可收、可管、可用”, 实现设计文件“精准采集、自动归档、智能整编、多维检索”等目标。有效保护企业的知识产权, 提高设计人员和管理人员的工作效率, 提升企业的核心竞争力。

图档管理系统 篇7

关键词：机务,图档管理系统,CAD

机务是一项较为复杂且系统的工作, 其主要包括对设备的操纵、维修和保养等等。机务维护工作一般分为内场和外场两个部分,内场的主要工作为生产和质检, 而外场的主要工作为定检和航线。在机务工作过程中,会形成大量的图纸和档案资料,对这些资料的管理非常重要。由于图纸和档案都是纸质文件,这给管理工作带来了一定的难度。随着科学技术的不断发展和进步,电子类档案越来越多,其管理也比较方便。因此,有必要将机务图档转换为电子类档案,并采用图档管理系统对其进行管理,这有助于提高管理工作效率。借此,本文就机务计算机图档管理系统技术的应用展开研究。

1 计算机图档管理技术概述

在上个世纪80年代,国外提出了产品数据管理理论,它主要是管理与产品相关数据的理论。该理论是以设计资源和过程管理为基础,并运用多种先进的技术,如网络技术、数据库技术、并行工程技术等等。产品数据管理又被称之为PDM, 通过它企业可以建立信息系统平台,并将所有与产品相关的信息进行集成管理,这在一定程度上提高了产品的设计质量和效率。然而,由于该理论是国外提出的,其适用于发达国家的企业,而我国的企业由于受发展水平的制约和限制,想要实现大型的PDM,具有一定的难度。就PDM而言,其属于一项非常先进的管理技术,通过它可以对企业所有的知识资产进行管理,尤其是随着PDM技术的不断更新和完善,其为使用者提供了各种强大的功能,从理论的角度上讲,PDM系统能够利用STEP标准对原有的资产进行保护,但由于系统当中存储的数据量非常大,所以这种保护方式并不可取,换言之,企业在选择PDM产品时必须慎重。近年来,随着我国信息化进程的不断加快,使得PDM在国内企业中的应用越来越广泛,其中应用最多的是图档电子化管理。在很长一段时期,国内的企业都是将产品的数据信息存储在文件服务器上,由于网络操作系统的功能有限,从而使得数据的归档工作必须由专人负责,而PDM产品可以为用户提供方便的数据归档方法,只需要用户提供相应的信息,与之相对应的产品数据便可顺利通过服务器进入到产品数据库当中,这在一定程度上简化了归档流程,进一步提高了归档效率。

图档管理是CAD与管理信息系统两大技术的集成应用,它为工程设计部门提供了极大的便利。大体上可将PDM分为三个层次,即图档电子化管理、企业级数据管理以及部门级数据管理。从上个世纪90年代开始,国内的一些科技公司相继推出了各种类型的图档管理系统,这些系统虽然在功能上都比较先进,但在专业性方面却仍有所不足,正因如此,在当时没有获得企业的广泛应用。就图档管理系统而言,归档和管理这两项内容是整个系统的核心部分,该系统通过对数据库的有效维护以及对相关产品设计资料的合理组织, 进一步提高了资料的利用效率。下面本文就机务计算机图档管理系统的设计与实现进行研究。

2 机务计算机图档管理系统技术的应 用研究

2.1 系统的总体设计目标

本文提出的机务计算机图档管理系统实质上就是以实物图纸档案作为基础, 利用先进的技术将这些档案转换成为电子图档,针对电子图档构建管理系统,以此来实现设计底图、CAD图档的计算机化管理。系统所要实现的总体目标如下 : 构建一个完善的图档数据库,实现机务图档的高效管理和利用 ;构建以企业局域网为载体、以数据库为核心的机务图档管理系统,借此来提高图档管理水平 ;不断完善数据库的管理方式,为机务图档管理提供全面的数据支撑。

2.2 构建系统的关键技术

机务计算机图档管理系统是集多种技术于一体的技术密集型系统工程,具体技术如下 :

(1)网络技术。该系统依靠于局域网运行,使数据信息能够通过网络传输实现共享,所以要求网络始终处于安全、正常使用状态,网络建设维护人员必须具备网络知识和计算机知识。

(2)CAD技术。该系统的建立与CAD技术有着紧密联系,作为系统管理人员必须掌握CAD技术,能够对产品数据进行维护。

(3)档案管理技术。系统管理人员要全面掌握档案管理方法,能够对原始资料进行合理分类、编目,为组建图档数据库奠定基础。

(4)数据库技术。机务计算机图档管理系统要选择一个具备可靠性和便捷性的数据库系统,对系统管理人员进行权限控制,禁止非授权人员操作该系统,以确保数据库中数据信息的安全性、保密性。

2.3 系统功能模块的实现

(1)机务图档归档模块。该模块是整个管理系统的核心部分之一,其能够为机务图档和相关档案以及各种数据文件提供增减、修改和查询操作,

(2)目录配置模块。其主要负责实现各种基础数据信息的录入,通过该模块能够是数据环境的使用更加方便,同时,其还可以实现相关档案文件的配置,例如, 建立目录结构,可以将相关的机务数据很方便地组织到系统的数据库当中。

(3)查询模块。该模块主要负责实现图档和文档信息的精确查询,能够使用户在最短的时间内查找到所需的文件资料。

(4)数据库配置模块。该模块可以实现各种图像、文本以及文件数据的网络存储。

2.4 系统安全性技术措施

系统安全性是指保护数据库中的信息不被非法盗取、破坏、泄露等。一直以来,计算机系统都存在着安全性问题,尤其当系统数据库存放大量数据且需要实现多用户共享时,系统安全性问题就更为严峻。目前,计算机系统的安全防范措施主要包括用户标识与鉴定、密码存储、存取控制、日志监视、视图保护等方式。在机务计算机图档管理系统中,主要采取用户登录验证和视图保护措施保证系统的安全性。由于计算机图档管理系统中存储着所有数据信息,为了避免发生非法调用、泄露、篡改数据信息的情况,必须做好系统的安全保存和保密工作,防止发生不可挽救的损失。特别对于图形数据而言,用户不希望所有人都能访问到该类保密性数据,为此,应当根据管理人员或使用人员的具体情况授予相应的权限,通过建立用户级安全机制,实现对不同访问对象权限的差别化控制。用户级安全机制需要设置一个数据库文件,在数据库文件中放入不同权限的密码,设定程序可对数据库进行读写操作,使其具备密码更改功能。因MDB文件易被网络攻击者打开,所以还应当运用Access对MDB文件进行加密处理,以防止非法用户利用磁盘编辑工具查看图形数据。在用户登录验证方面,计算机图档管理系统主要采取用户标识与验证的方式对系统最外层实施安全保护,即用户在进入系统之前必须向系统标识自己的名字或身份,待系统对用户所提供的信息进行核实之后,在开放相应的使用权限。

2.5 系统测试

为了确保系统的运行稳定、可靠,在完成整个系统设计后,需要对其进行相应的测试,其中较为重要的测试项目为程序代码检查和可靠性测试。

(1)程序代码检查。对于管理系统而言,一旦程序代码出错,便会对整个系统的运行造成影响,所以必须在系统设计完毕后,进行程序代码检查。检查的具体内容包括 :编写或是更改程序的时间、功能及调用关系等等 ;变量及函数全部应当符合统一的命名规则 ;在程序当中所有不同的功能均应当有详细的说明。

(2)可靠性测试。主要包括以下内容 : ①容错测试,如异常数据容错、非法键容错等 ;②残留文件检查。当退出相关程序之后,本地服务器的相关目录当中不应当留有无用的文件 ;③程序负作用检查。当退出被测试程序之后,系统应当能够自行恢复到测试前的状态,而且不应当对其它程序的正常运行造成影响

3 结论