图档管理

图档管理（精选7篇）

图档管理 篇1

计算机辅助设计软件在企业的推广应用, 大大提高了设计效率, 同时产生了大量的图纸和相关技术文档。如何有效组织与管理以电子形式存在的图纸和文档, 成为企业首要考虑的问题。目前, 企业对这些图纸和文档进行管理仅仅是静态的、档案意义上的管理, 更重要的是面向设计过程的、动态的图档管理, 包括共享环境下的图档组织结构定义和管理、图档的安全性、一致性和版本管理、图档内容的快速浏览、快速索引和查询等方面[1]。PDM[2,3]是解决上述问题的关键技术, 是以产品对象为核心的信息管理思想及相应的技术, 并将这种能够集成管理与产品相关信息及过程的技术分为三个层次, 即图纸文档的电子化管理、部门间的数据管理、企业间的数据管理。PDM技术作为先进的管理思想成为研究的热点[4]。随着Web技术和数据库技术的不断发展, 大多数PDM软件采用了先进的WEB浏览与客户/服务器结构来处理分布式事务[5]。图档管理系统作为PDM系统的主要组成部分, 主要包括图档对象的存储管理及基本操作管理[6], 是解决企业图纸存放和管理问题、改进管理模式, 提高工作效率的有力工具。因此, 研究适合中小企业的图档管理技术具有重要的实用价值。

1 图档管理的对象

图纸和文档是产品数据的载体, 是产品数据管理的对象, 其具体表现为各种形式化的电子化文档, 即计算机文件。其种类繁多, 主要包括:

需求文档:包括合同、设计任务书、需求分析和设计说明书等;

设计文档:包括静态数据和动态数据。静态数据是供工程设计过程选用或供分析使用, 如标准规范;动态数据是设计过程中生成的, 如图形等;

工艺文档:指CAPP系统在工艺设计过程中所使用和产生的数据;

专用文档:特定行业专用数据, 如电气原理图。

图档存在的形式主要有由CAD软件产生的图形文件;描述产品或部件、零件性能的文本文件;数据文件, 如有限元分析结果、NC代码、试验测试报告等;多媒体文件;渲染的照片以及产品演示等[7]。

1.1 面向对象定义

对象 (Item) 是对象是对产品、零部件和定义、组织等的抽象描述, 采用面向对象方法描述如下:

数据集是图档数据及其属性的集合, 以文件和表格两种方式存在。用面向对象的方法描述如下:

1.2 对象关联关系

图档管理的对象包括产品结构树上的结点和数据集, 它们之间存在如图2所示的关联关系。通过数据定义模块来定义图档属性 (如Doc Item类) , 然后与图档文件或数据表存放到数据库中;在产品结构树结点已存在 (如property) 的基础上, 对其增加对象定义 (如CItem) , 将数据集与结点通过文档连接功能建立联系, 并存入数据库。

2 系统框架

图档管理的目标能够使全部用户, 包括项目负责人、设计人员、工艺人员以及授权的供应商等都能按要求存取数据, 实现信息共享与集成。

在数据库与文件目录的支持下, 图档管理系统框架如图1所示。主要包括以下功能:

(1) 图档分类、归档和借阅;

(2) 提供多种查询、浏览和批注方式, 以便迅速的找到相应的文档;

(3) 根据图档属性进行统计和打印报表;

(4) 可同时管理设计文档和工艺文档;

(5) 版本管理功能。

2.1 归档、借阅管理

归档借阅管理是图档管理的基本功能。图档归档是将客户端的数据集保存到服务器端的过程, 其流程如图3所示。

设计完成后, 由设计者提出申请, 设计数据经审核和批准, 具备了发布条件。在归档时首先进行对象定义, 填写产品树上结点或零部件的属性表;然后系统自动为数据集创建一个新版本, 版本号为1.0;由于数据集有可能以为表格形式 (如工艺卡片) , 也可能为文件存放格式 (如CAD文件) 存放。系统对以数据形式存放的数据集保存在数据库中, 以文件格式存放的数据集保存在服务器端的指定目录下, 并在数据库中创建相应指针数据存放在数据库中。

图档借阅是将符合用户要求的数据集从服务器端提取到用户工作目录的过程。图档借阅的目的是使用户可共享设计成果, 实现设计重用, 从而提高设计效率和准确度。当需要借阅图档时, 首先提交手工填写的借阅单, 在得到批准后由应用程序根据数据集编号和版本号找到相应文件, 传至客户端生成临时文件供显示或编辑。

2.2 检入检出 (Check-in/Check-out)

在图档更改过程中, 为防止两个用户同时修改同一个数据, 系统采用Check-in和Check-out机制。当一个用户打开某个数据进行编辑时, 系统自动对该数据“写”访问权进行加锁控制, 任何其他人都不能对它修改。只有当原先的用户将数据重新放回数据库或关闭该数据时, 该数据才能恢复到原来的状态。手工的Check-out命令可以对数据设置一个长时间的锁, 防止数据发生变化。Check-in则解除原先设置的锁, 使该数据恢复到可修改状态。

2.2.1 检入 (Check-in)

检入操作允许用户将其在个人工作区中的数据集提交给系统数据层以实现信息共享。如果要检入的数据集正处于检出状态中, 检入操作将生成该数据集的新版次。传统的发布管理和更改管理就是两个典型的检入操作。

2.2.2 检出 (Check-out)

检出操作允许用户对检出的数据集拥有完全的操作权限。一旦数据集被检出, 它就将被锁住从而使别的用户无法再将其检出, 这一点是检出操作与获取、引用操作的最大区别。解除封锁状态的动作只有两种:Undo和检入。

2.2.3 更改管理

在协同设计过程中, 随着设计方案的变化, 与之相关的图纸及设计说明等文档都要随之改变, 并且由于项目参与人员不只一个, 为防止在更改过程中造成混乱, 这就有必要对更改过程进行管理。

在更改管理过程中, 系统充分利用了Check-out、Check-in机制和版本管理功能, 并与企业现行的管理办法相结合。更改时, 更改人员首先填写更改单, 经负责人批准后, 更改单编号与图档编号发生联系, 存在联系表中;然后图档被Check-out并加锁控制, 只有更改人员有权对其进行操作, 图档更改完毕经过审核无误后, 执行Check-in操作并对其解锁, 系统根据记录, 自动进行版本升级, 完成更改流程。

2.3 图档浏览批注

通过浏览批注工具, 用户可以方便的对图档进行移动、缩放而不必使用创建此文档的特定编辑环境。通用的浏览工具至少要提供对常用的图形文件和办公软件文件格式的支持, 如Auto CAD的DWG、Solidedge的PAR、Solid Works的PAT、TIF、DOC、XLS以及光栅文件格式等。浏览工具的供应商有瑞典的RASTEREX公司, 美国的DR.DWG公司以及以色列的Smart Solutions公司等。美国DR.DWG公司提供用浏览批注工具是以Active X的方式提供的, 在Powerbuilder中的实现过程如下:

(1) 首先安装Drdwg软件;

(2) 在窗口中插入OLE时, 选择drdwg Activex控件;

(3) 在click事件中加入以下语句:ole_name.object.src=s Dwg Name, 其中s Dwg Name为图档文件名称。

2.4 版本管理

版本反映了设计过程中设计对象不断演化的动态变化。图档管理的版本有以下几种类型:

(1) 按产生的时间顺序确定版本。对同一个设计对象内的版本号是按产生的先后顺序赋值的, 而且不允许再用。按时间顺序的数据集的版本是不可改变的。

(2) 当前版本。数据集有且只有一个处于活动状态的共享版本是当前版本。

(3) 有用版本和无用版本。在所有版本中, 有用版本要保存和备份;无用版本则可以删除。

(4) 缺省版本。在使用时, 没有指定序号的有用版本为缺省版本。

(5) 归档版本。对正在成批生产的, 或已经定型不变数据集版本要归档保存。

在数据集的所有版本中, 只有当前版本是处于活动状态, 检入、检出、更改、浏览等所有操作都是针对这个版本的。

2.5 与设计软件的集成

在协同设计环境下, 图档管理不仅管理设计软件 (以Auto CAD软件为例) 生成的设计文件和图形文件, 而且能够纸与管理信息的实现双向交换与集成。Auto CAD处理的与图纸相关的管理信息主要包含两方面的内容:标题栏和装配明细表。图纸的标题栏包含了零部件的编号、名称材料等信息, 是图档管理的图形文件的属性, 既可在系统创建文档时产生, 然后在Auto CAD中调用标题栏属性编辑时自动从数据库中提取, 填入标题栏中;也可在Auto CAD中填写或修改, 然后通过数据接口直接提交到数据库中。而装配明细表的内容包括代号、名称、材料和规格等信息, 反映了产品的结构和构成的情况, 是图档管理中对象定义的内容。这些信息可以在Auto CAD中生成和修改, 也可在图档管理中来创建和维护。两者都存放在同一数据库, 这样就实现了与Auto CAD的集成。

3 系统实现

基于Microsoft SQL Server数据库和Auto CAD设计平台, 采用Power Builder及Visual C++, 开发了基于图档管理系统 (如图4所示) , 该系统作为PDM系统的重要组成部分, 可实现图档的归档借阅、检入检出、浏览批注、版本管理、统计查询等功能, 并实现了与CAD软件的集成。

4 小结

本文从企业的现状及需求出发, 对基于PDM的图档管理技术进行了研究与开发, 解决了企业图纸及文档管理混乱的难题, 使企业图档管理从无序到有序, 节省了设计时间, 提高了设计效率。系统基于PDM, 为平滑过渡到企业级产品数据管理打下了基础。

摘要：为有效管理以电子形式存在的图纸和文档, 实现企业信息集成, 提出了基于PDM的图档管理技术。首先采用面向对象方法定义了图档管理的对象, 描述了对象之间的关系, 构建了图档管理系统框架, 并详细描述了其系统功能。最后, 通过系统开发验证了提出的技术框架。

关键词：PDM,图档管理,系统框架,信息集成

参考文献

[1]童秉枢.产品数据管理 (PDM) 技术.北京:清华大学出版社, 2000.

[2]葛江华.产品数据管理 (PDM) 技术及应用[M], 哈尔滨:哈尔滨工业大学出版社.2002.

[3]李清光, 王华昌, 李志刚等.基于Web的PI) M系统开发技术研究.计算机辅助工程, 2002, (09) :20-23.

[4]Benoit Eynard, Thomas Gallet, Lionel Roucoules.PDM system implementation based on UML.Mathematics and Computers in Simulation, 2006, 70 (5) :330-342.

[5]谷清范, 吴介一, 张飒兵.基于CORBA/Web Service的PDM图档管理系统.计算机工程, 2006, 32 (16) , 23-25.

[6]卢晓红, 贾振元, 阳江源, 等.面向协同设计的图档管理系统设计.组合机床与自动化加工技术, 2009.4, 101-103, 108.

[7]叶晓俊.产品图纸文档管理[J].计算机辅助设计与制造, 1998 (3) :34-36.

浅析图档管理系统的应用 篇2

电厂从建设到运行整个过程中会产生很多图纸, 根据我们在电厂项目工作经验, 一个大型电厂, 大概有5000到8000张图纸需要定期查看, 有1500到3000张图纸需要班组定期修改, 一个小型电厂大概有3000到6000张图纸需要定期查看, 有1000到2000张图纸需要班组定期修改, 目前电厂图纸现状主要如下:

目前大多数图纸是由设计院和厂家提供的PDF和纸质蓝图或打印的白图为主, 传统的档案室对图纸管理主要以人工方式进行管理, 现状是纸介质图纸与电子版图纸并存, 而电子版图纸大多以单个文件形式零散地存于不同的PC机上, 未集中地分层次、分类型进行结构化管理。图纸文件的分类管理也只是用普通的目录文件夹形式, 未采用专业的图纸管理系统, 图纸版本混乱, 图纸出处不一致, 图纸及文档在厂内无法实现有效的共享及知识积累。这种管理模式导致图纸难于修改、复制成本高、存储成本高、图纸版本难于统一、搜索、查阅、借用不方便等。图纸管理标准化、规范化、美观度低下等原因已明显不适应企业的生产管理, 大量纸介质图纸、资料的电子化是电厂必须进行的一项重要工作。

基于上述问题, 与之现行的MIS和OA系统又不能达到电厂对图纸、资料电子化管理的要求, 电厂多年来辛苦积累的宝贵的知识财富难以得到充分共享、利用, 从而迫切需要一个专业的管理平台, 整合现有纸介质的图档资料及现有的电子版资料, 以便有效实现图档资料的电子化管理、内部的信息共享, 推动和促进电厂图档资料向电子化、标准化和规范化方向发展, 提高管理水平。这种管理经验及理念通过电力图档规范化管理系统软件来实现, 从而解决电厂图纸管理混乱的问题。通过这种管理模式可以实现图纸集中化、网络化、流程化管理, 更进一步规范图纸、资料、文档等基础资料统一、规范管理, 健全标准化管理体系, 夯实专业管理基础, 提升生产管理效率和工作水平, 推进基层班组建设, 实现“标准化、规范化、精细化”的目标。

图档管理系统主要功能是用于集中管理电子版图纸文档, 虽然目前电厂的图纸文档有很多格式, 种类繁多, 但是图档管理系统可以兼容以下格式的图纸和文档:

一般情况下电厂的图纸主要存在以下几个类型:DWG、PDF、JPG、BMP、Visio、exb等格式;文档类型主要有以下几个类型:Word、Excel、PDF、各种音频视频文件等。

图档管理系统根据使用者的需求, 遵循实用性、先进性、可靠性、经济性、可维护性等设计原则。

图档管理系统采用模块化设计, 部署在服务器上, 链接在本单位门户, 通过IE浏览器在门户上直接访问, 系统的主要操作模块有:系统主页、图纸管理、技术资料管理、统计报表、公告、系统管理。

1.图档管理系统具备多种查询浏览方式:可通过图纸资料名称、图号、档号、设备资料名称、设备型号等条件进行查询, 查询功能满足一个或多个条件进行查询、浏览。

2.如果图纸是CAD版本的, 可支持在线修改。其他版本的图纸也可通过新旧不同版本进行在线比对, 进行加亮显示差异, 从而找出不同版本的相差之处。

3.对工作状态可在线监督和控制, 可实时了解流程所处环节、审批意见、办理时间等, 有条不紊地开展工作。

4.系统可保存多版本的图纸及文档, 存有工作历史记录, 详细记录每个用户的操作时间、内容等;图纸修改时有自动加锁机制, 只有操作者满足操作条件才可进行相关修改, 确保了图纸和文档的安全与准确。

随着档案管理信息化建设的不断发展, 电子化图纸越来越受到用户的青睐。电厂图纸、文档资料是系统传递信息和知识的手段, 是设备管理、检修的依据和重要工具。为规范机务、电气、热工、自动化等各专业图纸资料、文档的管理、利于生产现场图纸资料的查询、修改和保存、利于各专业基础资料统一、规范管理, 提升电厂生产经营管理效率和专业工作水平, 建设一套图档数字管理系统非常必要。

参考文献

[1]艾国生.信息化给档案管理工作带来全面的变革[J].兰台世界, 2006 (5) .

图档管理 篇3

土木工程设计行业 (如建筑、水利、铁路、公路等) 电子图档管理问题的提出, 始于20世纪末。一方面, 是计算机和CAD软件的普及, 使得工程设计过程中, 逐步产生越来越多的电子设计图档需要管理。另一方面, 企业原来积累的大量纸质设计图档也需要扫描电子化以利于保管和重复利用。这些由CAD软件生成和扫描生成的电子图档, 随着我国基础设施建设投资力度的长时间持续加强, 各设计单位积累的电子图档正以前所未有的速度膨胀。根据我国东部某省级中型电力设计院的统计, 该企业开展电子图档文件收集十余年, CAD文件就逾60万个[2], 数百GB容量。

同时, 这些电子图档在生成和管理以及使用过程中则普遍存在一系列的问题, 影响了工程图档本身质量、管理效率以及使用的便捷性。从技术发展的角度, 无纸化办公, 全电子化设计已经在发达国家和地区的很多行业实现。比如, 20世纪末, 波音公司就使用CAD技术在世界上首次实现了大型客机的无纸化设计。在基础设施建设领域, 虽然由于上下游环节比如业主需求层次不一, 施工方技术水平和施工习惯等方面与无纸化施工要求还有距离, 还需要一段时间的过渡。但是, 可以肯定的是继制造业之后, 土木工程设计行业将来也必然走向无纸化设计的道路。

现状和未来发展的趋势, 要求设计院从图纸产生的源头即生产环节就开始把控工程电子图档产品的质量;在归档环节严格控制所提交电子文件的完整性、惟一性;在保存管理环节做到电子图档文件数据信息与数据的关联并信息化管理, 便于快速查找、应用。通过对电子图档的重复利用实现历史资产的增值, 提高企业生产效率和市场竞争力。

2 当前工程电子图档管理中普遍存在的典型问题

2.1 工程图档产生、存储过程中存在标准不统一, 不利于管理和重复利用

早期由于没有意识到电子文档对于企业所拥有的巨大管理意义和经济价值, 只注重纸质文件的管理, 对电子文件基本上放任自流。导致相当长时间内, 设计图档的电子文件分散存贮在设计人员个人电脑或者别的外设中。造成电子文件无法完整收集, 集中存放, 安全性、保密性也无法控制。

不同专业使用CAD软件、标准规范的差异, 导致电子图档内容繁杂, 管理难度大。电气二次专业可能要在一个CAD文件中存放几十几百张图纸;建筑专业可能要用到第三方软件来绘制专业图形然后插入到别的专业的图中, 从而导致用通用CAD软件无法打开查看编辑;金属结构或者水机专业, 则可能套用厂家图纸, 导致图纸的线型、字体无法在通用CAD平台上正常打开。

不同设计人员的专业水平、熟练程度、敬业精神以及画图习惯、疲劳程度, 都可能直接决定设计图档的质量。线型、颜色的选用, 甚至是在模型空间还是图纸空间作图的问题都会出现。如果没有统一的规定来约束, 就可能造成设计出来的图档形式千差万别, 内容查阅交流沟通也很困难。甚至导致工程图档产品质量问题。

2.2 归档过程中存在归档周期长、电子文件版本繁多, 与纸质文件不一致

依据不同行业 (建筑、水利、铁路、公路等) 的特点, 项目设计周期跨度可能从数月到数年甚至十多年。如有些水利水电项目从规划到出施工图, 需要经历多阶段的勘测设计评审, 有些项目还可能因为各种原因中断很长时间后又重启。过长的时间跨度, 给电子图档的及时归档管理造成困难。由于阶段性的成果未完成, 加上目前很多设计院也无技术成果实时归档的技术手段, 导致电子图档即使已经经过技术部门校审, 也较长时间保存在设计人员手里。

因为设计工作周期长, 设计文件经历多次评审修改, 形成了多个不同的版本同时在设计人员手里。这往往导致最后提交给档案部门管理的电子图档与打印出来提交给外部的纸质文档的版面格式和内容都可能存在不一致的情况。在业主或者上级管理部门提出纸质-电子一一对应要求的时候, 只好把纸质档案取出来拆开扫描, 不仅增加了工作量、人工成本, 扫描出的光栅文件质量也无法和原始电子版文件相比。

2.3 存贮管理、借阅使用过程中存在的问题

电子图档存贮、借阅管理过程中主要存在体制、观念、技术手段与实际生产需要脱节的问题。由于工程设计行业电子文件大量产生相比传统的纸质图档管理还是个新生事物, 相关的法律法规还不够完善。既有的法规条文, 也由于信息技术发展速度迅猛导致往往不能和实际情况相适应。比如, 早期的电子数据一般存贮在磁带、磁盘上, 后来流行光盘存贮, 现在则发展为网络云存贮 (数据中心存贮服务器) 。目前看, 虽然有一定数量的设计院采用了计算机图档管理系统, 但是, 相当多的设计院对电子文档的管理, 还处于光盘刻录、磁盘文件目录树管理等相对落后原始的状态。更谈不上对电子文件资源的网络化高效利用。

同时, 有研究表明, 设计企业原有的勘测设计成果尤其是电子图档成果, 具有十分丰富的重复利用价值。如果能在企业信息化平台上为专业技术人员提供便捷的数据传输通道, 将企业所积累的大量历史成果通过复用、借鉴参考等方式, 迅速转化为新的产品设计成果, 必将大大提高企业的劳动生产率。然而, 由于历史等原因, 传统企业出台的很多管理制度, 往往是站在管理者角度出发, 以有利于管理为基本原则。忽视了电子图档存在的最大价值, 恰恰应该是利用现代化的信息技术成果, 把企业多年积累的大量勘测设计电子图档, 不是作为包袱, 而是作为企业十分重要的生产资源, 以最便捷的方式提供给生产者为企业创造更多的价值, 提高企业面对市场的竞争力。

3 解决办法、途径

3.1 统一标准, 从源头着手控制电子图档的质量, 明确电子图档产生各个环节的管理责任

一个电子文件从产生到归档, 要经历企业从设计人员到校审到出版到档案等多个部门环节, 每个环节都可能对电子图档的质量、安全、使用等产生重要影响。因此, 企业必须基于相关内控体系文件来细化电子图档管理业务。明确技术质量部门、生产管理部门、档案部门等在其中扮演的角色。

技术质量部门, 以国家相关行业规范为基础, 制定满足企业一般工程勘测设计项目要求的《技术成果编制格式管理办法》。以内控管理文件的形式, 详细规定勘测设计成果应包含的内容;图册报告外观封面表现形式;内部内容排版, 章节顺序, 使用字体;使用软件;图纸绘制采用的图签、图幅、字体、线型线宽等。对于重要工程项目, 还应在《勘测设计工作大纲》中对该项目需要提交的成果的特殊要求作出详细规定。

3.2 转变观念, 加强档案内控制度建设, 规范科技档案归档技术细节, 出台电子档案管理办法, 实现从管理者到信息服务提供者的转变

企业的档案制度, 除了符合国家规定以外, 应针对企业的实际情况, 对管理中出现问题较多的内容做出制度性的规定。同时, 应根据技术进步和企业发展对档案管理工作提出的新要求, 不断调整管理模式和工作思路。对电子文档的管理, 由于技术进步, 不仅要跨越从纸质文件到电子文件的障碍, 还必须做好从普通传统电子文件的管理比如光盘磁盘的管理, 过渡到网络化、系统化全方位实时动态管理, 直接为生产人员提供信息服务转变的各项准备。

3.3 上技术手段, 通过企业信息管理系统对电子文档在出版的同时进行收集归档, 解决电子文档及时收集、电子-纸质一一对应问题

目前, 相当多的设计院已经具有了自己的企业管理信息平台。通过相关业务流程的融合集成, 已经可以实现从图档生产到校核审查到出版发行归档等环节的管理。但是, 很少有设计院实现了对电子文档关键内容的计算机自动识别管理和网络化、自动化知识推送服务。通过CAD二次开发等技术手段, 可以对图纸图签等关键数据的识别、检索并和电子文件相关联, 从而为电子图档的信息化管理提供可能。

4 结语及展望

实践证明, 设计院历史积累下来的电子图档的重复利用, 不仅可以实现企业知识的传承, 还可以通过设计项目电子图档的复用, 大幅度提高勘测设计工作的效率, 从而为企业创造价值、提高市场竞争力。技术发展角度看, 从世界发达地区尤其是美国开始, 制造业已经有越来越多的产品实现了全生命周期无纸化。随着上下游产业链的技术进步, 尤其是计算机三维BIM等技术的带动, 将来勘测设计行业实现无纸化亦将成为必然。

信息化条件下电子图档如何更好的为企业勘测设计工作服务?对于刚实现勘测设计工作电子化不久, 局部地区和企业才刚接触图档管理软件对电子文件进行初步的计算机化管理的勘测设计院来说, 至少需要解决下面两个关键问题。

优化档案管理流程:在符合国家强制性法规约束和保证企业信息安全的前提下, 相关管理制度建设必须为设计院员工利用电子图档开展工作提供全方位、最大可能的便捷、高效服务。

采用先进管理系统和技术手段:可以设想, 在一个统一的协同设计平台系统中, 设计人员根据自己专业设定好环境以后, 电子图档系统作为知识推送系统的一个重要支撑功能, 会智能化的把设计师可能需要的, 或者是与进行项目相似度比较高的电子图档信息在设计环境前端提示显现。设计师则根据系统授权, 直接从网络即可浏览图纸内容并下载使用。

通过对历史电子图档的高透明度授权展现, 用户首先会快速寻找到自己想要的东西在哪里。然后通过网络化信息化的系统平台, 快捷的获取到相关文件并在工程设计工作中加以直接复用、参考、参照等。这种高效便捷的能力, 是传统的管理方式无法望其项背的, 必将对整个行业在信息资源的利用方面产生巨大而深远的影响。

参考文献

图档管理 篇4

网格技术是构筑在互联网上的一组新兴技术,它利用互联网把分散在不同地理位置的电脑组织成一台“虚拟超级计算机”,实现计算资源、存储资源、数据资源、信息资源、软件资源、通信资源、知识资源和专家资源等各种资源的全面共享,消除信息孤岛和资源孤岛。与Internet相比,网格具有如下特点:1)高性能:网格上具有更多高性能计算机,更大的带宽,因此网格的计算速度、数据处理速度可以大幅度提高;2)一体化:网格将计算机上的所有资源和知识孤岛联为一体,在逻辑上就像一台机器。用户可以方便地使用网上的各种资源,就像现在使用自己计算机上的资源那样方便;3)资源共享:用户可以在不考虑资源物理位置的情况下,通过网格来方便地共享使用其他计算机上的资源;4)协同工作:网格的出现实现了网络的完全共享,通过众多结点计算机整合而成的“超级计算机”的协同工作,网格就能非常方便、迅速、准确地完成各种复杂的科学计算任务;5)知识生产:网格可以通过互连、组合、协同解决用户的各种复杂问题从而产生出具有附加值的新服务、新数据和新信息等资源来满足用户的新需求,即可以进行知识的再生产。

1 图档管理的现状及分析

在计算机网络飞速发展,信息能高速共享的背景下,传统的图档管理暴露出了许多问题,不但阻碍着企业的信息化进程,也严重影响了企业的生产效率,主要表现为以下方面:1)传统的图档管理系统主要是对纸质图样档案进行分类、分密级归档保存,以方便设计人员查阅,并作为设计的依据,但是随着时间的推移和工程量的增大,这种纸质图样档案的数量越来越多,图样之间的关系也越来越复杂,不仅需要较大和较好的场所来储存大量的图档,还需要多人进行维护管理,耗费了大量的人力、物力;2)随着计算机技术尤其是计算机辅助设计技术的发展,许多企业采用计算机辅助设计(CAD)系统,出现了大量的以电子介质为主的电子图样和文档,但是由于这些系统缺乏对图档的有效管理,因此查找文件非常困难,降低了图档存档和汇总的效率;3)另外,随着办公自动化程度的日益提高,各办公室中,产生了大量以电子文档形式存在的技术资料,这些资料在企业各部门之间一般通过共享来实现文件在企业间的流动。但是这种方式不能实现用户的权限控制,在使用时不能对不同的版本进行管理,影响了查阅资料的速度,同时其安全性也得不到相应的保障。

2 图档管理网格

网格理论的提出和发展为图档的管理提供了一种新的模式,它通过以企业图档及相关的文件和数据为核心,借鉴现有成熟的PDM系统的经验,利用新兴的网格理论和计算技术,建立基于网格的图档管理系统,来应对中小企业目前图档管理所面临的问题,提高图档管理的效率及企业的竞争力。

2.1 网格的体系结构

目前存在多种网格体系结构,最常见、最流行的网格体系结构有两个:一个是Ian Foster等在早些时候提出的五层沙漏结构;另一个是以IBM为代表的工业界的影响下,Ian Foster等人结合最新的Web服务技术提出的开放网格服务体系结构(open grid service architecture, OGSA)。

五层沙漏结构从上到下可以划分为五层,分别是应用层、汇聚层、资源层、连接层和构造层。最底层就是构造层,构造层面对的是一个个具体的物理或逻辑资源,它通过对这些局部资源的管理,向上层提供对这些资源的管理和控制界面。构造层上层是连接层,主要是为下层的物理资源提供安全的数据通信能力,这是资源之间进行互操作的前提,连接层使孤立的单个资源建立了联系。连接层的上层是资源层,它反映的是抽象的局部资源的特征,而资源集中起来,协调解决多个资源之间的问题。汇聚层主要协调各种资源的共享。最上层是应用层,它关心的是有什么样的资源可以由下面提供给虚拟组织,以解决不同虚拟组织的具体问题。

OGSA是一种基于网格服务的分布式的体系结构,可以实现不同结构系统之间的信息共享。OGSA的基本思想是以网格服务为中心,将一切都抽象为服务,包括计算机、程序、数据和仪器设备等,这种方式有利于通过统一的标准接口来管理和使用网格。在OGSA中,一切都被看成网格服务,网格就是可扩展的网格服务的集合,网格服务可以用不同的方式聚集起来满足虚拟组织的需要。

2.2 图档管理网格的模型

图档网格的最终目的是希望用户在使用图档网格时,就如同现在使用电力一样方便。图档网格的也希望给最终的使用者提供与地理位置无关、与具体计算设施无关的通用的图档视图。OGSA基本思想是以网格服务为中心,将一切都抽象为服务。因此图档网格的系统模型构建如图1所示:

网格客户端——用户视图,相当于用电器。客户端通过激活适配器来完成各种服务,同时,网格客户端是一个网格客户端适配器的容器,提供网格客户端适配器所公用的最基本功能如网络连接以及用户身份合法性的效验等。客户端的适配器数目可以是一个也可以是几个,根据客户端用户的需要进行动态的创建,动态的释放,也可以存驻在本地。

客户端网格适配器——用户视图服务的连接者,相当于用电器前的变压器。客户端网格适配器是图档网格服务的接口,网格服务以这些接口向网格客户端提供服务。它从图档网格服务中存取图档,向客户端提供交互接口甚至交互界面,图档网格中的每一个服务必须至少提供一种类型的客户端网格适配器。

图档网格——网格服务的管理者和提供者,相当于电网。图档网格服务器中包含各种各样的图档网格服务,每一个图档网格服务必须提供一种类型的网格服务端适配器和网格客户端适配器,前者用来获取服务数据,后者用来发布服务。网格服务的数据由网格服务端适配器提供,这可以将多个逻辑资源实例映射到相同的物理资源上,也可将相同的物理资源映射为多个逻辑资源实例。一个网格服务至少有一种网格服务端适配器,它可以有多个实例分散在不同的物理资源之上。同时,网格服务通过网格客户端适配器向客户端传送用户所需求的资源,因此一个网格服务也必须至少有一种网格客户端适配器。

网格服务端适配器——网格服务资源提供者,相当于用电网前的变压器。它从网格数据库中取存图档,向图档网格提供交图档数据,向网格数据库提供交互接口。

网格数据库——图档资源库,网格服务图档数据提供者,相当于用各种发电厂。它是网格服务的数据提供者,是图档数据源的集合。每一个图档数据源必须有一种或多种网格服务端适配器的实例,它通过网格服务端适配器向相关的图档网格服务提供它有效的一部分或全部数据。它要求存取信息的速度快,存储量大,与硬件无关。

总之五层结构,每相邻的两层都是网状连接,貌似复杂,但对每一个网格服务而言却是一个扩展的三层结构(数据库+中间层+客户端再扩展两个中间接口),这就降低了整个系统的设计难度,从而使系统的实现成为可能。系统实现的关键就在于网格服务端适配器、网格客户端适配器以及由网格服务端适配器重构网格服务的实现。

3 基于网格图档管理的系统功能

基于网格图档管理的设计目标有三个:1)将CAD图样、扫描图样、文档资料等输入数据库中;2)图样文件按其属性有序地存放;3)对各种图样文件实现窗口的浏览。运用IDEFO建模方法进行系统功能设计得到的系统工作流程如图2所示:

经IDEFO建模方法对系统的功能进行分析后,采用结构化设计方法,将系统分成几个独立的模块,以方便系统的开发,维护,系统的结构如图3所示。系统由四大模块组成,各个模块的功能如下:

图库管理:在统一的产品数据模型的指导下,用户可以利用图档管理工具建立企业的通用图、通用件库,将所有的图样信息都存放在网络数据库中,一张图样的信息在数据库中有唯一的定义,其它系统对它的操作的一致性由数据库保证。

版本管理:版本管理主要解决如何进行版本生成、保留历史版本及修改记录、跟踪版本的演化历史、确定当前有效版本等。

图档查询:系统可以简便,快捷的显示文件内容,实现图档内容的快速浏览。

邮件管理:用户可以方便地发送、接收邮件,实现设计人员、批复人员、管理人员之间的快速交流。

产品目录树:以装配树的形式表示产品、部件和零件之间的从属关系,并且通过提供的增加、删除和修改按钮,使用户可以灵活的定义图样之间的装配信息。

系统权限管理:由管理员对每个用户设置权限,以决定哪些图样用户有权访问,哪些无权访问,哪些有权修改,哪些无权修改。对于无权访问、修改的图样,用户必须申请,并得到管理员同意后,才能浏览图样或修改相关信息。

4 结语

基于网格技术的图档管理具有异地协同,多用户,多节点的特点。用网格技术进行图档的异地管理可以提高资源的利用率以及企业的生产效率,克服了传统图档管理占用大量空间,以及耗费大量人力和物力的缺点,提高了图档的管理水平,加快了企业的信息化进程。

摘要：随着企业规模的不断扩大,企业内部积累了大量的工程图样和电子文档等资料,这些图档对于企业来说尤其珍贵,它们不仅要经常被各部门查询阅读,而且需要长期保存,因此如何有效地组织、管理这些图档,构造一个企业信息共享的环境,是当前企业急待解决的问题。通过对图档管理现状的研究,根据网格的体系结构,将网格技术引入图档管理;基于网格技术的异地分布式图档管理的研究,提出了图档管理的网格模型以及图档管理过程中的功能模块。

关键词：图档管理,网格技术,模型

参考文献

[1]桂小林.网格技术导论[M].北京:北京邮电大学出版社,2005.

[2]姚幼敏,袁志.计算机网格技术基础[M].广州:华南理工大学出版社,2005.

[3]李琦.基于混合架构的工程图档管理系统的研究与开发[J].重型机械,2004(1):50-52.

[4]李建明,等.PDM及其实施方法学[J].计算机工程与应用,1997(4):28-32.

图档管理 篇5

图档管理(Document Management)是产品数据管理的最基本功能,也是企业实现CIMS工程的主要功能单元之一,是实现信息化管理的基础手段。对于大中型企业来说,工程图档是极其宝贵的资产,但是由于图档的种类繁多、数量巨大,难免因人为因素和环境因素导致一些图档损坏和流失;同时,存在着诸多问题,如每次借阅、修改都不方便,新增的图档不能够及时存档管理等。

传统的图档管理系统大都基于局域网,采用客户/服务器(C/S)的构建模式。随着Internet和计算机技术的应用和普及,制造企业的业务活动越来越多地在Internet中进行,采用浏览器/服务器(B/S)的构建模式、基于Web的图档管理系统成为PDM研究的热点和重点。

1图档管理系统开发环境和原理

本系统采用Windows2000操作系统建立Web站点,选用Jboss作为服务器,用SQLServer作为数据库管理系统。客户端的JSP页面调用WebWork中的Action,WebWork中的xwork配置好Action,Action调用EJB中的Bean的接口方法,最后EJB调用SQLServer,整个流程在Eclipse构建框架中完成。其Web体系结构见图1。

2图档管理系统的实现

2.1 图档管理系统总体框架的设计

要满足客户的工作需求,系统必须具备以下的基本功能:图档入库、图档信息管理、图档查询、图档下载和上传、工作流程管理、数据备份、用户验证、日志管理、权限管理和系统论坛。其功能模块图见图2。

2.2 图档数据库的设计

数据库的设计是整个图档管理系统的核心,也是PDM的核心。根据系统的整体结构及功能要求,一个设计者需要设计出许多零部件,但是一个零部件只能有一个设计者,设计者和零部件的直接联系为一对多的关系(1∶n);当设计完成之后,可能因为装配问题的需要对某些零部件进行局部修改,一个零部件可以由多个设计者修改,同样一个设计者可以修改多个零部件,因此系统超级用户和零部件的关系为多对多的关系(m∶n);在项目设计完成后,有些零部件需要外购,一个外购厂家可以提供多个零部件,同种零部件也可以由不同厂家提供,这样外购厂家和零部件之间产生了多对多的关系(m∶n)。建立的系统“实体-联系”模型(E-R模型)见图3。

2.3 图档入库

图档入库是向数据库中添加图档文件,将相应的图形文件保存进文件系统。用户在进入系统之前已经完成了图档文件,同时系统会提示用户输入图档属性和图档储存位置,并且系统会对输入的信息进行完整性、惟一性的检查,检查是否缺少关键字,是否存在相同的记录等等,以确保录入的信息惟一。

2.4 图档信息管理

2.4.1 图档信息录入

图档的录入信息包括:产品名称、产品编号、图号、产品类别、材质、重量、批量、用户单位、接件日期、设计人、修改人、审核人、投产日期、交货日期、图档保管人等。

2.4.2 图档信息修改

信息修改既包括图档文件,也包括其属性信息,其主要包括:修改人、修改日期、修改原因等等。在修改图样代号的时候要特别注意代号的惟一性,同时还涉及图档的版本管理问题。

2.4.3 图档信息删除

图档删除就是从数据库中删除图档文件和图档属性信息。首先查询要删除的信息,进行删除操作,此时要检查系统的独立性,是否有指向该记录的下层记录,若有应先删除下层记录后才能删除该记录,若无则可删除该记录。在删除时,会弹出确认删除的窗口,确保删除指令的正确。

2.5 图档查询

图档查询就是用户将已知的查询条件或信息输入系统,由系统完成查询并将查询结果显示于用户界面。用户可以进行关键字查询(图档属性关键字信息)、条件查询和模糊查询。本系统可以按用户单位名称、接件日期、投产日期、交货日期、设计人、产品名称、产品类别、材质类别等信息进行查询,十分方便。

2.6 图档下载和上传

当每份图档设计完成后,各个终端成员可以将本地图档上传,经审查合格后保存到数据库。授权用户也可以将数据库中的图档下载到本地计算机进行修改操作。

2.7 工作流程管理

工作流程管理包括审批流程管理和修改流程管理。在生产中,每个企业都有自己的产品开发工作流程,这样可以保证设计的合理性和减少失误。在本系统中,审批流程包括设计人员签字、上传图档、项目主管审核、项目负责人审批和图档入库。修改流程包括选定记录、图档下载、图档修改。审批不合格将发送修改通知单或退回给设计人员。

2.8 数据备份

定期备份图档数据对于企业尤为重要,系统可以添为单位自动备份文件数据和关系数据。为了避免硬盘等硬件的损坏而造成数据的丢失,管理人员应该定期把服务器上的数据拷贝到其它计算机或刻录成光盘,实现数据的异地备份,确保数据的万无一失。

2.9 用户认证

为了确保系统的安全性,防止外来用户登录系统,要对用户进行认证,只有经过系统认证的用户才可以登录并进行相应的操作;未经系统认证的用户禁止登录,会自动弹出警告窗口。

2.10 日志管理

日志管理提供查询用户操作历史的功能,记录了系统中相关用户操作的日志信息。通过日志,可以方便地查找到什么用户在什么时间什么客户机上进行了什么操作,从而达到了对用户操作的有效跟踪。

2.11 权限管理

为了维护系统的安全,将用户进行分类,不同的类别具有不同的权限,每个用户只能在自己的权限范围内进行操作。本系统分为系统用户和超级用户,前者可以查询、浏览、修改、上传、借阅图档;后者主要执行系统的维护工作,可以对数据进行备份,对公共讨论区的信息进行筛选和删除。

2.12 系统论坛

不同科室的用户可以在论坛上发表自己对某个产品的观点和意见,其它用户可以对此进行讨论,也可以进行内部沟通,由系统管理员负责维护。

3结束语

经过反复测试,本文设计的基于EJB/WebWork的PDM图档管理系统能充分满足客户的要求,并且使用方便、性能良好、系统稳定。

摘要：阐述了图档管理系统的概念和意义,分析了在Windows 2000操作系统下应用EJB、WebWork、Jboss、JSP、SQLServer技术开发基于Web图档管理系统的方法和过程,并且对系统开发环境、图档数据库的设计、图档管理模块的功能设计等进行了详细的说明。

关键词：图档管理,EJB,WebWork,Web

参考文献

[1]赵慧奇,马常青,刘贤喜.基于Web的图档管理系统的开发[J].计算机技术与发展,2006(8):45-46,48.

[2]钱祥生,彭义兵,黄彪.开目PDM软件自学教程[M].北京:机械工业出版社,2004.

[3]李晓洁,张晓辉,李祥盛.SQL Server2000管理及应用系统开发[M].北京:人民邮电出版社,2002.

[4]孙一林,彭波.Java数据库编程实例[M].北京:清华大学出版社,2003.

图档管理 篇6

鉴于市场竞争压力, 节本增效成为企业在竞争中取得优势的重要因素, 图档信息管理系统建设的整体目标正是推动公司提高工作质量、缩短设计周期、降低生产通信设计企业每天都在生产出大量的设计产品, 有:成本, 从而使企业在市场竞争中处于主导地位。该平台设计文本、设计蓝图、硫酸纸图、过程资料等, 这些文档具体目标是:电子打印归档、智能整编、百度和淘宝式是公司的核心资产。目前档案管理一般采用双套制工作模查询、图档编研, 纸质文本销毁管理等, 实现通信设计式:纸质产品存档于档案室, 电子文档上传于项目管理系企业的实物档案、过程资料、图书期刊和标准规范等图统 (PM) ;纸质档案实行永久保管。随着公司业务量的文资源的“可收、可管、可用”, 为今后搭建知识管理不断增加, 该模式越来越不能满足生产管理的需要, 主要平台创造数据条件。问题有:1、档案库房空间的需求压力日益加大, 空调、电力等设备费用和运营成本不断增高;2、电子档案是由设计人员手工上传至PM系统, 尤其 (一) 系统配置是硫酸纸图, 无法控制上传文件的完整性, 也无法保证其系统新购置了2台服务器, 容灾方式采用异地主备与出版文件的一致性;用, 满足3000人在线使用的需求, 支持500用户并发。拓3、项目的查勘纪要、会审纪要和地质勘探报告等过扑结构如图1所示。程资料归档不及时、不完整;其中:4、纸质档案保管时易损坏, 纸张易黄、易粘、易脆;1、服务器:主频5、资源未得到充分利用, 查询效率低, 多人不能同2.4 GHz处理器;2T的时调阅, 不利于设计人员对公司优秀项目设计理念的参磁盘空间;8 G内存。考, 影响了企业知识的传承。 (1) 操作系统要明确“以电子档案为主, 纸制档案为辅”的项目文件求:Windows Server归档机制, 建立一套能涵盖历史档案数字化, 贯穿新档案2008的出版归档、整编、编研、利用和销毁全过程的管理, 同 (2) 数据库要时又基本符合现有实际工作流程的数字化图档信息管理系求:MS SQL Server统, 成为通信设计企业信息化建设的一项重要工作。2008 R22、防火墙、VPN服务器、防病毒系统一、现状分析二、项目目标三、系统建设外网用户内网用户外网内网VPN服务器防火墙路由器图档服务器备份服务器图1系统网络拓扑结构图

通信与信息技术201年第5期 (总第期) 4 21189等, 利旧。 (二) 系统功能系统采用中望CAD/Server及C/S结构, 主要功能如图2所示。1、基本功能 (1) 可收:自动采集设计人员无需登录PM上传成果文件, 直接通过在OFFICE、CAD里无缝嵌入“电子打印管理”插件, 在打印图档的同时, 系统自动在每套文档或每张图纸中加载唯一的条形码, 并将源文件及其关联信息自动上传至图档信息管理系统的数据库, 并具有断点续传的功能, 从而实现图档资源的“可收”。标检人员登录PM系统, 在PM中标检链接的成果文件 (2) 可管:智能整编档案人员/资料管理员只需登录图档管理系统, 实施对于设计文件, 档案人员通过扫描标志型条形码, 每电子归档、实物整编、资料借阅管理;个单项的文件及其字段信息/过程资料会自动按“年份—设计人员可以直接在OFFICE/CAD或登录图档管理工程编号—单项编号”归档到档案库对应的成果文件/过系统, 查阅资料;程资料目录下。系统管理员登录图档管理系统, 定义人员权限和设置对于图书期刊, 系统支持书刊的封面、扉页、目次标准模板。/目录、正文等按“年份—专业—标准/图书/期刊”归档整个系统的工作流程如图3所示。到书刊库对应的目录下。1、自动采集:审定修改完成后, 设计人员直接在后期通过补充录入, 实现电子文档和纸质档案或纸质OFFICE/CAD软件中操作, 系统“自动采集”完成设计成书刊的有序存储, 实现图文档资源的“可管”。果文件及其关联信息上传至图档管理系统的数据库, 并关 (3) 可用:灵活使用联链接至PM, 供标检人员电子核定。通过权限管理和搜索集合, 保证适当的人、在适当的2、实物交付:存档的文件均在公司本部出版, 由公时间、找到适当的资料。其中:主要检索方式有关键字查司本部出版人员在系统上直接打印文件再出版交至档案人找、全文索引、扩展查找和逻辑查找等。员。其中, 经核定的硫酸纸图打印后, 生产部门专人统一另外, 做好历史档案的数字化入库和销毁工作。实施签字盖章工作。允许设计人员此时在硫酸纸图上做细2、附加功能微修改, 要求将经审定后的最新版本的资料重新采集至数为了更有效提高生产和管理效率, 系统实现5项工具据库。功能:自动生成图表目录、多张图纸的DWG文件和文件3、电子归档:档案人员通过扫描标志性条形码, 先夹的批量打印、标准模板检查、出版结算和标准规范 (尤后实现设计成果文件、过程资料 (主要是前期资料, 如:其是强制性文件) 按专业的推送。项目查勘纪要等) 的电子归档, 然后系统自动向PM系统返回信息, 结束PM归档流程。4、实物整编 (1) 成果文件在维持设计查勘、编制、审核、审定、出版、分发环白图:不扫描;节的工作模式基础上, 系统对归档工作实施了自动化和信硫酸纸图 (蓝图不存档) :档案人员批量扫描硫酸纸息化, 并进一步降低相关人员的系统入口数量和减少管理图, 系统自动标记成“出版”后, 补充上传入对应项目的流程内容, 其中:成果文件库中。设计人员在OFFICE/CAD软件平台中设计出产品档案人员将架位信息录入对应的文件的实物位置字后, 直接通过“电子打印管理”插件, 触发成果文件上段, 对实物打孔/缝边, 上架归档。传至图档管理系统的数据库;再遵照原有的管理流程, 登 (2) 过程资料录PM系统, 无需上传文档, 直接触发提交标检;设计人员提交过程资料 (主要是后期资料, 如:项目四、运作流程图2系统功能图自动采集灵活使用:百度、淘宝式检索Office/CAD打印智能整编生产工具:自动生成图纸目录、标准模板检查图纸批量打印、出版结算标准推送等;

会审纪要等、允许继续补充前期资料) 后, 的完整性和可靠性, 有效保护了企业的知识产权, 充分挖电子文件:档案人员直接上传至该单项工程的过程资掘提升着图档的再利用价值, 明显提高设计人员和管理人料目录下;员的工作效率, 有力提升着企业的核心竞争力。纸质文件:档案人员按照“电子扫描”、“上传归在信息时代的今天, 档案管理模式应从以“档案实档”、“录入架位”、“实物上架”的步骤实现其归档工作。体”向以“档案信息”为中心转变, 该系统为通信设计企业的图档信息化建设提供了首家成功的范例, 起着重要的示范作用, 并为今后建立大数据环境下的知识管理平台奠定下坚实的基础。通过“图档信息管理系统一期工程”的建设, 企业实现设计文件“精准采集、自动归档、智能整编、多维检索”等目标, 并增加生产工具助手, 切实保证了归档文件图3主要工作流程图五、结束语作者简介刘琳 (1975年—) , 女, 高级工程师, 供职于江苏省邮电规划设计院有限责任公司, 副主任。设计查勘查勘信息登记单项负责人成果文件设计编制填写单项基本信息提交审核审核审核人审定人审定标检员单项负责人档案员过程资料 (后续提供) 电子文件纸质文件向PM系统返回信息, 该单项已归档完成人工上传文件至档案库中原有项目中的过程资料扫描纸质过程资料上传扫描文件PDF标记为“原件”人工定位, 归档至档案库中原有项目中的过程资料扫描标志性条形码, 成果文件电子文件从数据库入档案库过程资料电子文件从PM系统入档案库硫酸纸图白图智能整编扫描签字盖章的硫酸纸图系统识别出扫描文件PDF, 标记为“出版”, 自动定位, 归档至档案库中原有项目中的成果文件将架位信息录入该单项工程档案的实物位置字段, 纸质文件打孔/缝边上架归档未通过部门/公司电子标检、核定通过硫酸纸图上直接修改否外地出版是否外地出版归档总部打印出版总部分发总部打印存档外地打印出版外地分发是是自动采集通过“电子打印管理”插件, 系统自动检测是否符合公司模板规范, 不合规的给予警告, 不予打印出版。对于符合模板格式的文件, 按图框/文件夹自动地:拆分, 批量生成PLT、PDF/DWF文件, 加载条形码, 按图纸名称/单项工程名称命名。系统自动上传电子打印文件的OFFICE/DWG、PLT、PDF/DWF至服务器;另外自动提取图纸/文件信息, 生成工程名称、项目负责人、图纸/文件名称、打印的图纸尺寸和数量等字段, 添加到服务器;系统默认最后一次为最终版本, 对前一次做覆盖。登录PM一键提交标检 (PM系统直接以单项编号为单位列出登陆人名下该单项的所有文件) 系统自动建立规定的目录构架, 分类存放图纸/文档邮件等方式提交邮件等方式提交

图档管理 篇7

1.1外部环境:该勘察设计企业分总部和分部两个办公大楼, 均在不同城市, 两个大楼远程互访均用VPN线路连接, 通道传输速度达到实时1兆/秒, 两地办公人员均可以使用软件达到互访和互传文件。两地大楼内部局域网均运行良好。

1.2内部环境:两地都承担设计和出版的工作。现有的管理模式下, 均为设计人员画好图纸, 传递给出版人员, 出版人员完成出版后, 归档的电子版图纸只是根据打印顺序按项目号存放在单机电脑上, 查询利用不便, 也不利于图纸的安全保护。另外两地办公, 没有实现统一的图档管理平台, 形成信息孤岛, 无法进行实时同步的管理。

1.2.1意见的收集整理:

1) 下发填写意见收集表单。图档管理人员意见;技术质量部意见;

项目管理部意见;设计人员意见;信息部门意见。

2) 风险因素考虑。历史遗留问题;人的惯性;制度的不执行;对软件的期望值太高;其他的阻力。

3) 意见梳理统一。小结:良好的意见收集基础是实施最重要的一步, 通过需求分析梳理, 提前预判实施风险和难点, 才能得到不同部门对图档管理系统的要求和需求, 才能有相互的理解和妥协。

1.2.2内部图档标准化统一。1) 字体字形标准。2) 图框、图层的统一。3) 统一的存盘版本格式 (CAD2004版文件格式, DWF格式、PDF格式) 方便软件抓取关键内容。

小结

在没有实施标准化之前, 勘察设计企业内部往往存在着CAD图纸字体不一、OFFICE文档版本不一、图纸有DWG、DWF、JPG、PDF、超星等版本格式电子图框排版方式大小不一致等现象, 在查看电子文档过程中经常出现排版失效, 字体无法显示。统一字体为宋体和黑体、CAD存档版本为AUTOCAD2004版格式、OFFICE存档版本为OFFICE2003文件格式、对外借阅的电子版统一为可控的PDF格式, 定义A0-A4纸张图框大小和表格样式后, 文档内部的特定表格框有了固定位置, 不但方便软件抓取区域内容, 也方便使用者使用同样的软件查看文档。

1.2.3小组成立。1人员分工分项分责;2确定启动结束总时间段;3设计功能需求测试表。

小结

项目是需要协作的, 人员的分工可以减轻项目指导者的工作压力, 把精力用在指导路线和正确的策略上, 由信息中心牵头, 成立实施小组, 组员为每个部门指定的部门IT管理员, 这样, 测试和教学可以由组员分头完成, 使用反馈及建议也需要由各组员提出, 信息中心收集一线信息, 统一集中处理。在实施过程中, 项目的进度管理和质量管理非常重要, 需要列出时间进度表和功能需求测试表, 做到一个全局的质量和时间进度互动。

二、图档系统功能考虑

2.1动态化管理。1) 对应不同人员不同权限设置;2) 对应操作的日志记录 (时间, 人员, 行为) 以供查询;3) 多种汇总查询:按项目, 按图纸量, 按人员, 按时间段。

小结

电子版图纸属于勘察设计单位的无形资产, 而且对使用人员的级别是应该有权限控制的, 不同级别可以达到不同的操作效果, 一般级别可以浏览, 高一点的可以打印, 更高权限可以下载成套系列图纸等, 而且, 不同级别人员的操作记录应该可以查询, 方便泄密后追溯。

2.2有效的利用。1) 文档分类。能对流程中产生的文档做分类:上传或接收时可以手动或自动分类, 对电子图档内容有自动描述方便归档。2) 设计便利性:利用数据库可以协同CAD软件, 方便查图, 描图, 规范查询。3) 图形的快速检索和查询:图元单位的强大分拆检索;图框的自定义读取, 图形自定义区域读取。4) 自定义图档流程表单功能5) 协同设计影响程度:设计到校审的全流程辅助覆盖范围;项目图纸核算过程的辅助覆盖范围。6) 纸质文件, 图书的入库、出库管理。7) 数字化石油化工标准规范数据库的纳入。

小结

勘察设计企业的文档种类比较丰富, 例如AUTOCAD软件的DWG图纸文档, 存档单、变更单、项目可研报告类WORD文档, 工管表EXCEL表格, PDF类电子公文等, 在导入数据库时, 根据文档名称或文档表头信息自动导入数据库后, 可以按工程项目名称分类--------按DOC文件分类、按日期归档等多种方式分类查询。在导入数据库的同时, 数据库可以分析CAD图纸的图元图框信息, 方便不知道项目名称, 但是知道图纸上某特定工程设备单元名称的查询。

同时, 图档的存档的流程必定需要多人参与, 从设计、校审、存档、出图四大流程中, 图档系统需要设计好规定的工作流转, 逐一确认后转入正式存档, 存档再改版, 非正式档等工作流程并生成相应的图档确认表单。

另外, 图档系统还可以兼用与企业内部的图书系统借阅和出入库管理, 对于电子版的专业设计规范, 也需要引入, 方便在线查询和阅读。

2.3生命周期管理

2.3.1设计时效性。1) 标准规范时效性:查询图纸时, 图档中引用的标准规范能否自动或手动显示是否过期, 方便设计人员注意引用。2) 对电子文件包整体确认:在自定义年限后, 超过年限的项目包图纸引用时能否有“可以引用”或“注意参考”的提示, 便于设计人员注意了解。3) 相应的制度和鉴定流程建立。

2.3.2图纸有效版本管理。1) 版本历史记录;2) 完善的修改记录;3) 当前有效版的确定。

2.3.3图纸数据一致性。本功能应该和协同CAD设计软件互相结合, 当协同设计软件打开图档数据库调用图纸时发挥作用:多人同时修改图纸时, 需要对原图有一个一致性保护锁定或有提示。

小结

在勘察设计工程企业中, 设计人员重复利用原有图纸进行再设计是一件普遍的事情, 但是往往重复利用过程中, 原图纸的大量设计规范出现个别过期而设计人员却不知道的现象, 如果图档系统有一个类似智能化识别提醒功能, 会极大提高设计人员的效率, 但这需要图档系统和第三方设计规范数据库有一个很好的接口, 图档系统对图纸图元信息分类识别后, 引入规范数据库, 对比时间、GB标准规范名称给出建议。

另外, 图档系统应当允许多人同时调阅修订同一张图纸, 但是修订的同时, 对数据库原图需要锁定不予修改, 修订后的结果会自动以附加新序号的形式存在图档系统, 这样就形成一个完整的版本管理系列。但是这个功能, 最好放在项目管理模块中去实施, 图档将承接项目管理模块的数据流, 形成不同时间的临时版本目录表、文件预览、存放。

2.4纸质图纸处理归档。1) 蓝图归档数字化方案;2) 过期图纸的数字化处;3) 纸质化文本档案分类处理。

小结

除了电子版图文, 勘察设计企业一般都历史性库存有大量各时期的纸化蓝图、底图, 成册的方案说明、可研报告文本等等, 其中具有历史意义、重要保存价值、可以反复学习研究的必须给予数字化处理, 方便在线调阅, 也减少了借出后损毁丢失的风险。

三、图档系统选型和部署

3.1技术方案的确定:1-3种

3.2方案及测试对比。1) 试用归档10套项目图纸包, 得到经验和对比。2) 取舍确定方案。

3.3实施的成本考虑。1) 人员学习的成本 (隐性成本) ;2) 实施需要扩展花费的 (软硬件平台需要更新的) ;3) 软件稳定性+兼容性 (隐性成本) ;4) 软件自身开发或购买费用。

3.4远程使用的可靠性。1) 能否两地远程使用;2) 线路的备用和扩展;3) 工作带宽的优先级处理。

3.5备份存储1) 远程存储的可靠性;2) 存储体和备份方案;3) 灾难后恢复方案。

3.6成本与功能的平衡考虑。1) 图档软件与自编软件功能的重叠;2) 因功能增加而需配备硬件的开销;3) 是否需要引入文件防扩散系统 (内部文档保密) ;4) 是否需要加入一定的项目管理功能?5) 不同厂家模块可否互补?6) 同一厂家各模块的取舍?7) 大型图档软件全面替代已有软件或小型图档软件与已有软件的互补?

新老软件的并行期。

小结

技术方案的对比, 不能仅仅用在分析宣传资料和技术先进性的选型上, 而是要看到应用效果的对比。多套图纸的分析导入处理, 更能显示软件能否适应各种复杂不规范类型图档。

实施的成本也是必须考虑的, 软件采购费用是一个方面, 另外人员的学习成本属于隐性成本, 往往被大家忽略。一个好的系统, 不一定是技术最先进的, 而一定是最容易上手的。在预算有额度控制的前提下, 软件功能大而全模块和小而精功能的取舍、利用自编小软件代替、把软件中二次开发金额比例大功能简化为手动但能承受的方式, 也是必须要了解的一种平衡。

移动办公、在不同城市设有分公司是勘察设计企业的特点, 允许多人、多地同时存取档到图档数据库, 是网络化图档系统的必备功能。但是在处理存取档过程中, 全部的带宽不能完全被图档系统占用, 必须有一套网络流量控制系统相配合, 以限定带宽或优先权的顺序, 来平衡处理图档存取、在线浏览、文件互相传递、收发邮件、会议视频等办公应用所占用的带宽。

四、图档系统运行期的工作

4.1流程的更新 (长期)

4.1.1正常流程。1) 适应软件的归档流程;2) 参考软件自带流程进行全新建立。

4.1.2发现问题, 更新软件及互动更新制度。1) 正常存档的制度更新;2) 修改已存档图纸的流程制度;3) 非有效版本图纸管理制度;4) 扫描图纸入数据库的管理制度;5) 提取完整项目图纸电子版的管理制度;6) 允许打印外发的制度。

小结

在图档软件实施的过程中, 一定会遇到这样那样的问题, 软件就是条框, 执行软件, 结合公司实际重新制定制度是必由之路, 这一点非常重要, 不断更新, 不断修正配合, 这个样才能让软件和制度融成一体。

4.2人员的学习 (长期)

4.2.1图档管理员的学习。档案管理知识, 设计流程, 甚至设计单元符号的认知 (购买图书或培训交流) 。

4.2.2各部室计算机管理员培训;

4.2.3各设计人员培训;

4.2.4考核方法的确定;

4.3风险期。

4.3.1不稳定期, 允许大量不适应出错的时间段, 制度大量更新并熟悉的时间段;

4.3.2稳定期, 允许小范围修订变更阶段。

小结

一个新的工作方式, 必然对抗人的旧有依赖, 要让岗位人员了解图档能提高工作效率, 让设计人员知道图档就是一个知识库, 这需要各部门的配合, 也必须有指标考核来约束人的惰性, 鼓励人的积极性, 图档系统的上线, 也就必然结果经历磨合期和平稳期。H

摘要：针对勘察设计企业的电子图档数据库的建立, 比较完整地考虑了图档管理系统全过程建立、健全、管理、维护等全生命周期步骤过程, 方便实施时的具体任务分解和细化。

关键词：标准化,功能,有效利用,周期管理,知识库,选型

参考文献

[1]刘志红, 涂晓斌.CAD电子文件的网上发布与图档管理[J].华东交通大学学报, 2003 (8) .