档案现状

档案现状（共12篇）

档案现状 篇1

档案管理是档案馆 (室) 对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。高校档案作为高等教育的历史记录具有档案内容多样化、蕴含信息复杂化的特点, 在档案实体及档案信息的管理过程中, 由解决档案的分散、零乱状况与社会利用档案要求集中、系统之间的矛盾, 发展到注重档案信息内容和支持工具的管理。档案管理水平取决于社会对档案需求的满意程度, 档案管理水平要适应不断增长的社会需求。二者相互适应, 相互支撑, 不断解决矛盾, 以此推动档案管理工作向前发展。

一、高校档案功能的发挥基于利用

档案管理的服务对象是档案利用者, 通过提供利用实现其档案的价值, 最大限度地满足利用者的档案需求是档案管理的宗旨。高校档案工作的目的与整个档案工作的目的是一致的, 就是迅速、有效地提供档案材料, 为高校的教学、科研、党政管理等项工作服务, 充分发挥档案在高等教育事业中的作用。档案服务具有双重性, 既反映了社会对档案的需求, 又体现了档案管理的水平。档案利用者是档案服务的主体, 他们利用档案的行为活动主要表现为对档案的需求愿望。而载荷利用档案的数据是利用档案行为的记录符号, 在利用背景的支持下, 这些数据折射出高校档案的管理状况。武夷学院2011年综合档案室提供利用档案的记载数据, 在一定程度上反映了高校档案管理工作的中心环节和档案价值走向。借助档案利用的统计数据可以分析档案管理者的特点, 折射出档案管理的表现特征, 从而促进高校档案管理水平的不断提高。

二、档案利用数据分析

高校档案是学校教学、科研、管理等各项工作的集中反映, 是高校各项工作的缩影。它真实地记载和反映了高校教学、科研、管理工作的各种情况, 反映了高校发展的历史进程。本文数据来源《武夷学院档案借阅登记本》, 根据武夷学院综合档案室对本室现存档案的利用登记情况, 选择2011年为统计年限, 通过对“档案借阅人次、提供数量、利用方式”等利用数据的汇总统计, 从中获取相关的数据信息, 以此对高校档案的资源结构、载体性质, 质量状况、价值鉴定等方面的现状进行分析。

该校档案室提供档案信息利用的情况基本涵盖了高校档案利用的状况, 在利用者类型、利用者结构、档案信息的需求表现及利用方式方法等方面都具有一定的代表性。

三、高校档案管理状况

1. 档案资源结构。

档案馆 (室) 馆藏结构是指档案馆藏档案体系内不同档案形成主体或不同门类档案集合的数量模式和关系模式。从《2011年利用档案基本情况表》的“档案类别”来看, 文书档案、教学档案、教师教学科研档案的利用量占主要地位, 利用人次比例达89%, 以此揭示出高校档案门类的结构模式, 展示了馆藏档案构成的数量关系。作为档案形成主体, 学校各职能部门在教学运行过程中形成不同门类、不同数量的档案, 而高等学校, 其特定的工作性质决定了高校的专门档案、科技档案是国家档案的重要财富。在收集进馆过程中, 注重不同门类档案的数量关系, 完善结构缺陷, 突破特有的权利束缚, 拓展档案资源的结构特征。衡量馆藏门类结构的指标, 一是档案种类的数量, 二是不同门类档案的数量及其在馆藏体系中的比例关系。由此可见, 优化档案馆藏结构不是盲目追求数量, 而是根据自身馆藏体系的结构特点掌握各种门类档案的比例关系。因此, 高校档案馆 (室) 的馆藏优化要建立在自身馆藏体系结构的基础上, 高等学校的中心工作是教学、科研, 不同级别的高校对教学、科研的倾向不同, 馆藏档案的结构就有各自的取向, 搭建各自不同的馆藏结构框架, 突出自身特色, 显示自身优势, 以提升高校综合档案馆 (室) 在信息社会中的核心竞争力, 适应社会各界对档案资料和政务信息的需求。

2. 档案载体性质。

高校档案的利用方式以复制、阅览、外借为主。《2011年利用档案基本情况表》显示, “复制”是档案提供利用的主要方式, 在文书档案、教学档案、教师档案的服务利用中, 复制档案达320人次, 复印率占利用人次的78%, 其他利用方式占22%, 复印档案材料的利用方式呈主导态势, 就是说纸质档案是馆藏档案的主要载体形式, 以案卷、盒、册的形式存放在档案库房中, 存储空间较大, 检索手段以计算机和手工为主, 利用复制档案耗费大量的人力和财力。2008年9月, 教育部和国家档案局颁布了《高等学校档案管理办法》 (教育部27号令) , 把“加快数字档案馆 (室) 建设”列入其中, 纸质档案的数字化建设成为高校档案工作关注的焦点和热点话题。高校档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态, 它的出现给高校档案工作带来新的挑战和机遇。纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机等数码设备, 把传统的以纸质为载体形式的档案通过电子扫描、计算机录入等方式把档案内容著录到计算机数据库中, 将档案信息对象转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本, 形成不同的记录方式, 通过计算机数字识别形式, 形成可供人们保管、利用与档案原件存贮信息真实一样的数字化的档案信息库。高校档案数字化建设, 是高校档案工作发展的必由之路, 将馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理, 是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用, 使可以公开的档案信息资源得到共享, 以满足学校及社会各行业对档案利用的需求。

3. 档案利用保护。

档案信息服务的方法以提供一次文献为主, 《2011年利用档案基本情况表》的“利用方式”是通过提供档案原件进行复制、阅览和外借的, 库存档案以纸张作为载体的档案是原稿、原件, 具有原始性。提供原件利用必将造成档案原件的损坏, 而且损坏程度与其利用率成正比, 对档案原件的寿命构成威胁, 当然, 将纸质档案数字化, 使数字化档案成为利用的主角, 是解决这个问题的好方法, 然而就目前高校档案的管理现状来看, 距离纸质档案数字化还有一定的距离, 因此, 采取必要手段, 最大限度地减少档案的损坏势在必行。首先, 提供档案副本利用, 是保护档案原件的一种手段。对于不是孤本的档案材料, 归档过程中可留有档案副本进行另存, 其利用价值与档案原件等同。《文件汇集》是将档案文件副本按内容主题或文件形成规律进行汇总, 经过编目、装订等工作进程后形成“册”的形式, 进行保管提供利用。充分发挥《文件汇集》作用, 降低档案原件的利用率, 以此延缓档案原件的损坏;其次, 在档案形成过程中下功夫, 依托档案制成材料承载和记录信息内容的形态特征, 了解和掌握档案制成材料对档案自身质量的影响因素, 共同关注档案制成材料的质量, 在档案的形成过程中, 发挥档案形成者在科学管理和专业技术工作中的主导作用, 掌握档案制成材料影响档案质量内涵的各项技术指标, 依据档案质量标准和相应的技术要求, 有效地控制档案载体材料和记录材料相互作用的质量程度, 建立档案形成过程的保障体系, 将档案的质量控制在良好的性能范围之内。

4. 档案信息化建设。

高校档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平, 重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论, 确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法。《2011年利用档案基本情况表》利用状况说明, 高校档案管理工作的侧重点仍然是档案实体的整理与保管。随着电子技术的发展, 档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势, 档案工作者将面对以机读形式存在, 以磁盘、光盘等新型材料为载体的档案, 通过机读、网络传输等形式实现其服务功能。

(1) 档案信息的数字化。目前, 高校档案信息数字化正逐步展开, 借助扫描仪或数码相机对传统介质的档案进行数字化加工, 将其转化为以磁盘、光盘为载体, 且能被计算机识别的数字图像或数字文本, 形成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化内容包含档案目录信息数字化和档案全文信息数字化两个层面, 每份文件的数字图像或数字文本必须与其目录数据建立联系, 才能有效管理和利用。多数高校普遍使用的各种版本档案管理软件, 是经过档案实体的分类、归档后对档案信息进行录入、著录等人工操作, 建立档案目录数据库, 其主要作用是档案目录的智能化检索, 而后, 又回归到档案实体的利用服务。这种档案文本数字化滞后的局面, 使目录数据和数字图像或文本出现分体式格局, 无法建立技术上的联系。

(2) 档案网站建设。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤, 是档案机构联系社会的重要窗口, 通过档案网站的各项功能, 开展档案宣传, 并提供档案服务。高校档案网站是其档案机构在校园网上建立的站点, 目前已初具规模, 但仍然存在一些问题:一是建立网站的高校, 信息含量小、技术支持薄弱, 缺乏全文检索功能;二是档案网站的建设形式与档案信息管理系统各行其是, 层次不一, 规范性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享的要求。

参考文献

[1]杨来青.综合档案馆档案资源结构分析策略的研究[J].山东档案, 2006 (6) .

[2]张晓, 汤莉华.论高校档案网站建设[J].中国高教研究, 2006 (3) .

档案现状 篇2

调研报告

一、乡镇档案管理存的主要问题

1、思想认识不到位导致乡镇档案工作的非良性循环。镇乡领导思想认识的浅与深，直接关系到乡镇档案工作是否到位。一些镇乡领导将档案工作简单地曲解为把文件材料收集一下、装订一下，正因为如此，他们即使抓也只是应付一下，很少从档案工作的整体管理、长远规划和提高档案现代化管理水平去考虑问题。调查表明，在乡镇档案事业建设上缺人员、缺经费、缺库房、缺设备是普遍现象。大多数镇乡档案人员都是兼职。由于档案工作量大、事细，大多数乡镇干部不愿意干。由于档案人员频繁变动，造成档案人员业务素质不高，严重制约了档案工作顺利开展。

2、基础设施差，室藏档案贫乏，存在着严重的短期行为。由于认识不到位，导致档案工作标准不高。从目前现状看，乡镇档案很少有专用的档案库房，更不用说有“六防”设施，保管条件差，多数已成为仓库。而且室藏档案相当贫乏，一些乡镇收集的仅是些红头文件、上级文件，缺乏本乡镇工作活动形成的文件：如党委会议记录、党员干部名册、土地房产档案、山林档案、婚姻档案等等，造成室藏档案贫乏、材料不齐全。也有的乡镇片面地为追求档案管理升级达标，忽视了档案服务功能的开发，最终使档案室花了在钱却成了摆设。很少有乡镇从农牧业、农村工作的长远发展来高

起点、高标准、高质量规划档案工作。

3、体制不顺、组织不全、制度不严、管理不善，档案工作缺乏有效机制。目前，我镇部分乡镇档案管理工作较为紊乱，认为搞经济建设是硬任务、硬指标，而档案工作可有可无，部分乡镇分管领导没有落实，档案工作处于松驰状态。不少乡镇虽然建立了档案室，但档案工作流于形式，不规范、职责不明确、任务不落实、人员不到位，而且不少档案人员又缺乏必要的职业素质和基本技能。有的乡镇虽然制定了档案管理制度，但由于管理不严，档案收集难、利用难、编研难等现象十分突出。档案室虽然建立了制度，但流于形式，档案利用、库房管理、档案检查等没有按制度落实，甚至有档案室成为堆放杂物的仓库，造成档案的保管不安全。大多数镇乡虽建立了档案管理领导小组，但执法力度不够，尚未开展有效的、正常的档案管理工作。

4、档案管理创建活动参与面不广，档案利用力度不足。开发档案信息资源，服务农村两个文明建设是一项社会化的系统工作，需要激发乡镇各部门和广大乡镇机关干部职工踊跃参与的积极性，并使其转化为自觉的行动。但是有的乡镇只将档案工作当作“临时工程”来对待，没有充分认识到乡镇档案是农村现代化建设的需要，是经济建设的需要。因此，一些乡镇领导疲于孤军作战，热衷于阶段性成果，一旦档案管理达到省级标准，就放松了对档案工作的重视。一些乡镇的档案工作只注意治表不治本，没有将档案工作列入议事日程，列入目标管理责任制考核范围之内，只搞突击性，虽然花了很大力气，但收获甚少。

二、加强我镇档案事业建设的对策

（一）要着力构筑场经济条件下乡镇档案管理工作的运行机制

1、健全机构、落实职责、明确目标。乡镇领导特别是分管领导争工要明确，对档案工作思想上要有位臵，切实解决乡镇档案管理工作中存在的一些困难和问题。乡镇党政办应是乡镇档案管理的主要职责部门，各乡镇首先要加强综合档案的工作，并配备与档案工作任务相适应的人员；其次是建立档案管理网络小组，配备兼职档案员，并将档案管理与目标管理责任制相结合。同时各乡镇要根据《乡镇档案工作试行办法》，结合实际制定出切实可行的档案管理细则，使乡镇档案工作尽快走上制度化轨道。各乡镇可根据实际情况制订出不同层次的管理目标，分阶段加以实施。

2、加强档案设施投入，完善档案服务功能。资金短缺、投入不足是影响乡镇档案事业发展的重要原因，增加档案事业经费投入，完善档案服务功能，是搞好乡镇档案工作的基础条件。因此，档案经费开支要列入乡镇财政预算，确保资金足额到位；乡镇财政确实有困难的，可暂缓或想办法争取财政补助，以保障乡镇档案工作正常运转。同时，乡镇根据

实际需要，对乡镇档案管理提出一个中长期规划，促使乡镇档案能真正服务于农村两个文明建设，力争在近期内使全市乡镇档案管理达到省市级标准。

3、加强档案干部队伍建设，健全档案事业组织网络。各乡镇要根据档案管理制度，力争做到档案室配备专职档案员、各职能科室配备兼职档案员。同时专（兼）职档案员要接受档案业务培训，而且各乡镇要按工作规范、岗位职责对专（兼）职档案人员加以督查和考核。乡镇档案事业应打破政府包揽一切的格局，引入市场竞争机制。一方面要加大对特色档案的收集，以丰富乡镇档案的内涵；另一方面对名人（知名人士、企业家等）档案的建档工作要进一步完善，以争取企业和社会个人对档案事业的支持，逐步使档案事业走上一条全社会齐抓共管的良性循环之路。

4、开展多种载体的档案宣传工作，使档案意识深入人心。各镇乡要充分利用广播、有线电视、街头宣传栏、公益广告等媒体，开展档案法律、法规宣传和教育，提高档案法制观念。也可编写和发放《档案知识入户手册》、《档案利用效益汇编》等，努力使档案工作与群众的日常生活密切地结合起来，使群众形成良好的档案意识，为各项农村工作的贯彻执行打好扎实的社会基础。在此基础上，进一步利用各种载体，广泛开展档案为解决农村土地纠纷、维护农民合法权益、稳定农村经济秩序等活动，以促使乡镇档案的长效管理、增强群众对档案是重要历史凭证和法律依据的认识。

档案现状 篇3

摘要：做好到期档案开放工作不仅要看开放档案的总量，更要关注到期档案的实际开放率，认真执行到期仍不宜开放档案的上报审批制度，减少各级档案馆在这项工作中的随意性。

关键词：档案馆开放档案档案开放率实际开放率

本文以国家档案局编制的《中国档案年鉴》，以及相关权威统计数字为依据，对档案馆开放档案业务情况作一些定量分析。

1、档案馆接收与开放档案的法定时限

1.1档案馆接收档案的法定时限。《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《档案法实施办法》)第十三条的规定：“机关、团体、企业、事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交。

属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交：属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”

1.2档案馆开放档案的法定时限。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第十九条的规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开往的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。”

1.3“上报并获得批准”是档案延期开放的必要条件。依据《档案法》第十九条和《档案法实施办法》第二十条的规定，每年地方国家综合档案馆对当年到期仍不宜开放的档案是否报上一级档案行政管理部门，并获得批准，是档案延期开放的必要条件。如果上报并获得批准，这部分档案不开放是合理合法，有所依据的。如果没有上报。或上报未获得批准，这部分档案不开放就是不合理不合法的。那么，各级档案行政管理部门每年是否收到过来自下级档案馆关于到期档案延期开放的请示，就成为判断这部分档案是否可以延期开放的标准。

2、档案馆到期应开放档案数量的理论推算方法

2.1理想化状态下实际档案开放数量推算。依据上述档案接收与开放的法定要求，我们假设在理想状态下——即到期档案没有延期开放的要求，全部开放。可以得到下面的等式：某年的实际档案开放量=到期应开放档案量。

如果考虑到涉及经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放的因素，上述等式应该修改为：某年的实际档案开放量=到期应开放档案量+可提前开放档案量。

从而推出假设：某年的实际档案开放量>到期应开放档案量。

2.2有延期开放要求条件下实际档案开放数量推算。依据档案延期开放的法定要求。我们假设每个档案馆每年均有部分需要延期开放的档案，经报上一级档案行政管理部门批准后，延期开放。可以得到下面的等式：某年的实际档案开放量<到期应开放档案量。

如果假设可以随时向社会开放的涉及经济、科学、技术、文化等类档案数量=延期开放档案数量时，上述等式应该修改为：某年的实际档案开放量：到期应开放档案量+可提前开放档案量一延期开放档案数量

实际上当可提前开放档案量与延期开放档案量有>、=、<三种可能，所以：

当可提前开放档案量>延期开放档案量时。有假设一：某年的实际档案开放量>到期应开放档案量。当可提前开放档案量=延期开放档案量时，有假设二：某年的实际档案开放量=到期应开放档案量。当可提前开放档案量<延期开放档案量时，有假设三：某年的实际档案开放量<到期应开放档案量。

2.3可提前开放档案量与延期开放档案量大小的比较推算。在上述三个假设中，影响假设是否成立的关键因素有两个：一是可提前开放档案与延期开放档案那个数量大。二是各个档案馆是不是每年有经报上一级档案行政管理部门批准后，延期开放的档案。

这里我们先假设各个档案馆每年均有经报上一级档案行政管理部门批准后。延期开放的档案。对可提前开放档案量与延期开放档案量大小的进行推算。

推断1：就某具体年份来说，按照可提前开放档案的条件，各档案馆可开放已经进馆，但尚未到开放期限的10－20年内的涉及经济、科学、技术、文化等类档案；而延期开放档案只是对当年到开放期限的涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案。从一般意义上理解，同一年份的档案中不宜开放的档案是少数。因此，我们可以推断：某年尚未到开放期限的10－20年内的可提前开放档案量>同年延期开放的档案量。

推断2：就占全国国家综合档案90％以上的地(市)、县(市)两级档案馆来讲，极少存有涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案。一是这些档案的形成部门有专门的档案馆，二是这部分档案不在地方国家综合档案馆的进馆范围，即便是形成部门没有专门的档案馆。也保存在形成单位。那么对大多数地方国家综合档案馆来说，延期开放的档案只是档案馆认为到期仍不宜开放的档案。同样，每一年这部分档案的数量应当少于10－20年内可提前开放档案的量。因此。我们仍然可以推断：某年尚未到开放期限的10－20年内的可提前开放档案量>同年延期开放的档案量、

根据推断1和推断2，三个假设中，只有假设一成立，假设二、假设三均不成立。

2.4其他影响未到期档案开放的因素。一是已公开现行文件。未到开放期限的馆藏档案中属已公开现行文件范围内的档案应划入开放档案的范围，二是政府信息公开。未到开放期限的馆藏档案中属政府信息公开范围内的档案也应划入开放档案的范围。这两个因素均属推动提前开放档案的因素，如果考虑到这两个因素的影响，某一年份延期开放档案的数量将远远小于同年可以提前开放档案的数量。据此，假设一成立。

3档案馆应开放档案数的计算与实际开放数的比较

实际情况与假设是否一致，需要通过检验。下面我们通过《中国档案年鉴》统计资料中馆藏量、接收档案数、开放档案数三个指标间的数量关系对档案馆实际开放档案情况做一些分析，

3.1档案馆应开放档案数的计算。档案馆应开放档案数的计算方法有两种。一是到期应该开放档案数量＝10-20年前当年馆藏档案数量。

例如：县级档案馆2005年应开放档案数量=1985年馆藏档案数量。县以上档案馆2005年应开放档案数量=1995年进馆藏档案数量。

同样考虑到1995年《档案法》修改前规定县以上档案馆档案进馆时限同样为10年，而1995年后县以上档案馆进馆档案尚未到开放期，故可以统一按20年前进馆档案数为应开放档案计算。即：应开放档案数量=1985年馆藏档案数量。

二是到期应该开放档案数量=10-20年前当年进馆时档案数量+10-20年前当年已经开放档案(含中华人民共和国成立以前的档案)。

例如：县级档案馆2005年应开放档案数量=1985年进馆时档案数量+1995年已经开放档案f含中华人民共和国成立以前的档案)。县以上档案馆2005年应开放档案数量=1995年进馆时档案数量+1995年已经开放档案(含建国前的档案)。

考虑到1996年《档案法》修改前规定县以上档案馆档案进馆时限同样为10年，而1996年后县以上档案馆进馆档案尚未到开放期，故可以统一按20年前进馆档案数为应开放档案计算。即：2005年应开放档案数量=1985年进馆时档案数量+1995年已经开放档案(含建国前的档案)。

具体计算时使用哪一种计算方法，要根据已知统计数据而定。

3.2全国各级综合档案馆开放档案情况分析，下面我们使用“实际开放率”这样一个指标来对国家综合档案馆实际开放档案与到期应开放档案情况做一个比较。实际开放率就是档案馆实际开放档案与到期应开放档案的比率。

实际开放率=档案馆实际开放档案数／档案馆到期应开放档案数×100％

3.2.1使用方法一计算。①实际开放档案数量采用《中国档案年鉴》国家综合档案馆基本情况1991－2005中的开放档案(万卷、万件)项。

②到期应开放档案《当代中国的档案事业》(中国社会科学出版社，1987，北京，466)统计图表中的全国县以上档案馆馆藏档案情况。所以选择《当代中国的档案事业》中的数据，一是因为《中国统计年鉴》没有提供1990年前国家综合档案馆基本情况；二是《中国档案年鉴》1983—1987卷除1983年的馆藏档案统计数据为全国各级综合档案馆馆藏档案数量外，其他年份的的馆藏档案统计数据均为不包括国家级档案馆在内的各省、自治区、直辖市各级档案馆馆藏档案数量；三是按照一般规律，同一本书采用的统计口径应当是相同的。《当代中国的档案事业》中1983年的馆藏量统计数据与《中国档案年鉴》1983—1987卷除1983年的馆藏档案统计数据相同。因此，我们认为《当代中国的档案事业》中馆藏量统计应当是全国各级综合档案馆馆藏档案数量。

表1：2000年－2005国家各级综合档案馆馆藏档案开放率

进馆年度1980 1981 1982 1983 1984 1985进馆年度馆藏数2660－5164 5476 6003 7066(万卷、万件)

开放年度2000 2001 2002 2003 2004 2005

开放年度开放档案数4072 4129 4301 4618 4868 5132(万卷、万件)

开放率153.08-83.9％84.33％81.09％72.63％

一表示当年没有统计数据。从表1我们可以看到：①除2000年外，其他年份实际开放率均没有超过85％，最低是为73％。也就是说每年有超过15％的档案是延期开放档案，最多时为27％(超过应开放数的1／4)。②平均开放率为80.34％。③开放档案总量在增加，但实际开放率却在下降。④2000年的高开放率与1980年的统计数据准确性有关。

如果说是到期档案当年还来不及开放，还需要时间整理，那么我们就将开放时间向后推迟一年，即1980年进馆的档案。2001年开放，同表1一样的计算方法有表2：

表2：2000年－2005国家各级综合档案馆馆藏档案开放率

进馆年度1980 1981 1982 1983 1984 1985

进馆年度馆藏数2660 5164 5476 6003 7066

(万卷、万件)

开放年度2001 2002 2003 2004 2005 2006

开放年度开放档案数4129 4301 4618 4868 6132 5700

(万卷、万件)

开放率155.23％－89.43％88.90％ 85.49％ 80.67％

①除2001年外，其他年份实际开放率均没有超过90％，最低是为81％。也就是说每年有超过10％的档案是延期开放档案，最多时为19％。②平均开放率为86.12％。③开放档案总量在增加，但实际开放率却在下降。④2000年的高开放率与1980年的统计数据准确性有关。

从表3我们可以看到：①只有北京市、吉林省、上海市、浙江省、湖南省、贵州省、宁夏回族自治区7个省市区实际开放档案数量超过了当年应开放馆藏量。②开放率最高的为146.15％，最低的为3.97％，平均值为77.44％。③由于重庆市与四川省，广东省与海南省在1985年时分别为同一省份，因此将2004年开放档案数合并计算，开放率视为相同。

3.2.2使用方法二计算。由于一时无法获得方法二中相关年份已经开放档案数据，暂时无法进行计算。

3.3国家综合档案馆80.34％至86.12％的到期开放率意味着什么呢?我们只要做一点简单的计算，就可以知道开放年度未开放档案的数量。由于从理论

表3：2004年各省、自治区、直辖市各级档案馆馆藏档案开放率省市1984年馆藏数

2004年年度档案数

开放率

(万卷)

(万卷)

(％)北京市

68

97

142.65天津市

130

107

82.31河北省

204

145

71.08山西省

136

61

44.85自蒙古自治区 153

131

85.62

辽宁省

275

195

70.91

吉林省

129

133

103.10

黑龙江省

202

146

72.28

上海市

168

182

108.33

江苏省

256

148

57.81

浙江省

153

154

100.65

安徽省

125

73

58.40

福建省

144

135

93.75

江西省

148

71

47.97

山东省

149

102

68.46

河南省

207

119

57.49

湖北瘩

199

181

90.95

湖南省

184

196

106.52

广东省

99

80

海南省

4

84，85

广西壮族自

57

35

63.16

重庆省

138

四川省

762

393

69.69

贵州省

126

133

105.56

云南省

116

95

81.90

西藏自区 302

12

3.97

陕西省

264

132

50.00

甘肃省

109

70

64.22

青海省

24

10

41.67

宁夏回族自治区13

19

146.15新疆雏吾尔自治区63

45

71.43

合计

4965

3543

77.44上讲到期应开放档案数与当年进馆时的档案数相等，只须再将到期没有开放档案的数量与当年进馆时的数量作一下比较。就立马一目了然。

开放年度未开放档案的数量=开放年度馆藏档案总数×(100％-到期开放率)。根据上面的公式，从表1和表2可以得出表4、表5。

表4：2000年一2005国家各级综合档案馆馆藏档案

到期应开放数与未开放数比较

进馆年度

1980 1981 1982 1983 1984 1985

进馆年度新增馆藏数－－5164 312 527 1063

(万卷、万件)

开放年度

2000 2001 2002 2003 2004 2005

开放年度未来开放档案数－－863 858 1135 1934

(万卷、万件)

从表4可见，2003、2004、2005三年的未开放档案量均大于1983、1984、1985三年的新增馆藏量。多数年份甚至于不到未开放档案数的一半。在这种情况下说，综合档案馆到期档案1卷也没有开放，虽然有些主观武断，但道理上是讲得通的。

同样，我们再将档案实际开放年度向后推一年，有表5：

表5:2001年－2005国家各级综合档案馆馆藏档案

到期应开放数与未开放数比较进馆年度1980 1981 1982 1983 1984 1985进馆年度新增馆藏数－－5164 312 527 1063(万卷、万件)开放年度2001 2002 2003 2004 2005 2006开放年度未开放档案数－1469－546 608 871 1366(万卷、万件)

从表5可见，2003、2004、2005三年的未开放档案量均大于1983、1984、1985三年的新增馆藏量。多数年份甚至于不到未开放档案数的一半。在这种情况下说，综合档案馆到期档案1卷也没有开放，虽然有些主观武断，但道理上讲得通。

4、结论

4.1各级国家综合档案馆开放档案的总量是在不断上升，但开放率却未必随之增加，有时还出现了下降。因此，我们看档案的开放，不能仅仅看开放的绝对数量，而要同时看开放档案占全部馆藏档案的比例，看到期档案开放的开放率。

4.2各级国家综合档案馆80.34％至86.12％的到期开放率，各省、市、自治区各级国家综合档案馆71.36％的到期开放率意味着当年到期的档案几乎没有开放1卷。当年到期档案的开放工作还没有成为众多各级国家综合档案馆常规性工作，开放档案工作在不少档案馆仍然只是阶段性、突击性的工作，在政府信息公开条例实施后，我们不仅仅要关心政府信息的公开，更要关注到期档案的开放。千万不能种了别人的田，荒了自家的地。

4.3各级国家综合档案馆到期不宜开放档案的延期开放是否报经上级档案行政管理部门，并获得准许，是值得引起我们关注与重视的问题。在依法治国、依法行政、依法治档的大环境下，未经报上级档案行政管理部门，并获得准许，就延长档案的不开放期限，是一种行政违法，或违规行为。应当给予纠正。特别在局馆一体的体制下，原来档案局对档案馆的外部监督、上下监督变成了内部监督、自我监督，更容易使监督流于形式，甚至于干脆连形式都不再走，将行政自由裁量权最大化，想开放就开放，不想开放就不开放。

档案现状 篇4

一、档案类节目中档案材料的利用现状

1.档案与档案类节目交相辉映。档案类节目收视率的走高很大程度上得益于通过设置悬念引导观众作为主人翁利用一件件档案进行探秘。由此观之, 档案不仅是档案类节目的内容载体、演播主体、贯穿主线、递进阶梯, 更是节目中信息真实性的体现者。而档案作为社会组织和个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录的固化信息, 其社会性、历史性、确定性、原始记录性与该类节目的需求不谋而合。辩证言之, 档案类节目作为档案的重要展示平台, 把档案从公众普遍定义的“角落里的故纸”变成了“光影下的明星”。档案机构的宣传和展览瓶颈借助档案类节目这种主流信息传播媒介得以缓解, 促使档案生动形象地进入公众视野并为人们所熟知。

2.档案类节目利用档案材料的问题。

(1) 档案解密与档案开放的模糊性, 导致档案机构难以把握向节目制作者提供的档案材料的尺度。“档案解密”与“档案开放”的内涵有所不同。“档案解密”是指解除档案中所涉及的国家秘密, 恢复行使社会公众对国家秘密的知情权, 不包括社会组织和个人的秘密。而“档案开放”是指档案馆向全社会有利用需求、具有知情权的公民和组织提供档案利用。它不改变档案文件的秘密属性, 只是落实公民的知情权。但是在档案开放实践中, 档案机构往往难以判断利用主体的需求能否在规定范围内得到满足, 是否可以对大众传媒开放, 以及如何把握开放利用程度等问题, 尤其对于已解密却未开放的档案, 更是难以揣度。这就使得档案机构在面对大众传媒机构的申请时, 处于被动局面。

(2) 就档案利用制度而言, 关于档案类节目公开利用档案材料的法律法规及制度不够健全。从国家现行法律法规来说, 有关档案材料公开利用的法律条款内容粗放, 实践性不强。以档案室档案的开放利用为例, 我国《档案法实施办法》规定“经济、科学、技术、文化类等档案, 可以随时向社会开放”, 但机关单位对所有的档案的开放利用有决定权。而《档案法》第四章中公布的档案利用和公布主体主要是档案馆, 机关单位以及档案室并不承担相关职责, 《档案法》第六、七条, 《实施办法》第六条以及《机关档案工作条例》第九条对档案室职责的规定也主要体现在档案保管和档案工作监督指导方面, 甚少涉及公开利用。由此观之, 在法律上我国档案室基本没有开放利用这一职责, 因此档案类节目中对于档案室所保管档案的利用权限有待商榷。有关档案材料公开利用程序的规章制度具有滞后性。一是对于未解密档案, 现有制度和利用程序具有滞后性。较长的申请周期严重遏制了档案馆解密档案材料的及时性, 限制了档案价值的实现。二是已经解密或者公开的档案材料的利用程序相对较复杂。严格的利用时间限制和审批流程, 虽能规范档案管理, 有效地保护档案材料, 但却使得档案材料不能及时满足档案类节目制作的需求, 时效性有所欠缺。节目制作方与档案机构就档案材料公开利用达成的协议并不完善。《档案法》明确规定档案利用者在查阅利用档案时不得涂改、损毁、丢失、伪造或者擅自抄录和复制档案, 违规者由当地司法机关依据情况进行处罚但无具体条例可循。档案机构在与节目制作方达成协议时多使用泛化协议, 欠缺针对所用档案材料的特性和价值制订的具有实施效力的协议内容。

(3) 就档案性质与档案类节目而言, 存在不可忽视的矛盾点。首先, 档案的原始记录性使其成为人类追求信息的确定性、可靠性的依据, 其真实性是不容抹杀的。但档案类节目的商品化性质决定了其在市场和收视率的推动下向娱乐化和戏剧化方向倾斜, 档案材料作为栏目的内容载体, 不应为提高收视率而在真实信息的基础上添加、篡改或映射不可靠信息[1]。上述二者之间的矛盾不易调和, 亟待节目制作方积极寻求高收视和真实性的制衡点。其次, 就档案材料的质、量而言, 档案材料在档案类节目中的利用具有一定局限性。比如部分档案因历史久远、材质特殊、体积庞大等原因导致不便利用, 部分可利用档案的完备和真实程度有待查考。但档案类节目作为档案的公共展示平台, 以全开放式端口、高效传播的途径向公众传播档案文明和历史文化, 所传递信息应务求完整真实可靠。

二、关于档案类节目利用档案材料的建议和对策

1.完善法律法规, 健全应用制度。

(1) 就普遍应用的法律法规而言, 立法应清晰明确, 克服模糊性、滞后性, 加强实践性, 使档案材料的公开利用有法可依。首先, 可公开利用的档案材料的范围应当有明确而实际的划分。大多情况下, 档案馆的档案材料并不能满足一则丰盈的档案类节目的需求, 往往还需要搜集民间档案或其他形式的材料予以填充, 但关于此类档案材料公开利用的法律法规尚不健全, 无法充分查考。因此应结合实际需要针对公开利用的档案范围作出划分, 为不同的档案利用行为提供合理的利用权限。其次, 档案的公开程序应当结合实际去繁就简。我国档案材料公开利用的程序存在审批周期长的明显问题, 应结合利用者的实际需要区分审批周期, 这就需要对我国档案的密级限定、审批流程、审批时限、延时处理方式作出明确规定。再者, 档案材料公开利用的收费标准应力求实现其社会价值与经济价值的双赢。根据我国国家档案局、国家物价局《关于利用档案收费有关规定的通知》 (1992 (价费字130号) , 要对公众的基本信息服务实行免费 (包括仅收工本费) , 对特殊信息和高级别服务收取合理的费用。档案馆是以“公益服务”为主导的, 因此在对档案类节目收费问题上应该就具体提供的服务按相关标准进行合理的费用收取。

(2) 就节目制作方与档案馆 (室) 达成的档案利用协议而言, 应在法律法规普遍性的基础上凸显其特殊性, 为档案材料的公开利用营造完备的制度空间。首先, 就档案材料利用过程中的责权划分来说, 应责任到人, 赏罚并举。并在普遍适用的权责划分基础上, 针对不同种类的档案材料制订科学的、具有法律效益的权责协议。其次, 加强档案利用后端调控, 在协议中完善档案材料回归制, 使其回归到原来的档案全宗体系。对于在应用过程中产生的复印件, 可根据其重要程度采取档案馆全部收回整理或电视台自行整理汇编存档的办法。

(3) 就档案管理制度而言, 档案材料的公开利用制度要与时俱进, 具有前瞻性。不管是档案行政管理机关还是档案馆 (室) 都应未雨绸缪, 主动修改、积极完善利于当下档案材料应用的政策法规。

2.加强馆际交流, 促进资源整合。就档案馆 (室) 来说, 各档案馆 (室) 之间应加强档案资源共享, 凸显各馆 (室) 资源的完整性与特色性。某一档案馆可在发挥本馆馆藏优势的基础上, 共享其他档案馆的相关资源, 实现系统性、专题性的资源整合, 发挥集群效应, 推动档案信息资源的优化配置, 便于专题性档案类节目充分收集和利用所需档案材料, 并有效避免节目形式区别化背景下的内容重复性问题。

3.创新节目理念, 实现合作双赢。 (1) 确定节目定位, 兼顾观众需求。档案类节目属于文化类纪录片, 自身具有深刻的文化内涵, 文化传播也是其重要目的, 因此应立足纪实基础, 强调知识性和文化性。同时兼顾观众需求, 明晰观众层次结构, 寻找小众追求与大众口味的契合点, 寻找贴近民生的人文选题, 关注大众所关心的文化生态和文化意义[2]。 (2) 更新制作思路, 创新节目形式。首先, 注重档案材料的完整。档案材料作为档案类节目的重要支撑, 应当彰显其“纵横多维”的特点。节目组可充分挖掘与节目主题相关的不同时段、地域但联系紧密的档案材料, 在大历史观的背景下凸显其时代感。其次, 把握节目形式的“不完整”。档案类节目的制作可打破向观众呈现完整故事情节的格局, 依托现有档案材料, 设置疑问、谜团, 以不完整的事件讲述形式激发观众的好奇心。尤其一些事件所涉及材料本就失全失准, 可借此节目形式征集民间档案, 完善档案信息资源。再者, 节目形式应各自开花, 改善当下同类节目大同小异的现状。 (3) 运用现代科技, 呈现视觉盛宴。档案类节目制作可充分运用现代科技, 如以“微”端口采集档案信息, 以云技术进行信息传输, 以全息投影、3D技术进行画面显示等。用科学技术武装历史材料, 将多种元素交融, 在传播文化的同时为观众呈现视觉盛宴。

摘要：档案类节目的风靡使得档案材料在其中的公开利用得到关注, 本文结合大众传媒利用档案材料的特殊性, 对档案类节目中档案材料的利用现状进行分析, 并提出相关建议。

关键词：档案类节目,档案材料,利用

参考文献

[1]栾凤.强化档案意识做好电视档案管理工作[J].辽宁经济职业技术学报, 2010 (3) .

我县档案工作的现状与对策 篇5

一、我县档案工作的现状

目前，县档案局和档案馆为一个机构，两块牌子，是县委、县政府直属的正科级全额拨款事业

单位，内设办公室、业务指导科、保管利用科三个科室，有正式干部职工17名。县档案馆建于1986年，总建筑面积890平方米，其中库房面积614平方米，1996年达到省三级馆标准。馆藏档案共有全宗179个，案卷59792卷，资料12517册，录音、录像、磁带31盘，照片档案3303张，比较全面地反映了我县从民国到现在的发展历史。

在县委、县政府的正确领导和档案局全体干部职工的共同努力下，我县档案工作逐步向制度化、标准化、规范化、法制化的方向发展，取得了新的成绩。

1、档案馆建设稳步推进。一是馆藏日渐丰富。一方面接收了破产、改制企业和撤销单位的档案，先后将县七二六厂、化肥厂、建材厂、物资总公司及其下属的金属机电公司、燃料公司等19家破产企业，工业局、商业局、乡镇企业局、二轻局、劳动局等5家已撤销单位的档案接收进馆，理顺了破产企业和撤销单位档案的归属问题，确保档案得到安全管理。另一方面积极开展档案征集工作，四年来共征集700余册具有相当历史文化价值的材料，进一步丰富了馆藏，提升了文化品位。二是档案资源得到充分利用。目前县档案馆每年接待利用档案者600多人次，提供档案3000多卷（册），复印材料4000多张，为领导决策、编史修志、解决纠纷、查找工龄等提供了无可替代的原始凭证，取得了良好的社会效益。三是搞好项目包装。四年来，县档案局每年从省档案局争取到一定数额的珍贵档案抢救经费，2006年申报的《**县民藏古谱征集及数字化拍摄》项目被确定为国家级项目。

2、机关单位档案工作健康发展。近年来，县国土资源局、县司法局、县环保局、县人民医院、县农行等11家单位被认定为省级档案目标管理单位，2007年又有县建设局、县烟草公司积极创建省级档案目标管理单位，全县机关单位档案规范化建设不断加强。

3、农业农村档案工作有序发展。一是加强乡镇档案工作。目前，全县24个乡镇和仙都农管处全部通过档案工作省三级以上认定。二是推动村级建档工作。2006年底，五云镇官店村、新建镇六村2个档案室顺利通过省档案局组织的“省行政村示范档案室”考评验收。三是抓好全县山林承包档案工作。在全县山林延包试点中，县档案局提前介入，全程参与，指派业务人员现场培训指导延包合同及相关文字材料的填写、归档工作，使之达到“齐全、完整、规范”的要求。免费为各乡镇提供山林权属档案，共查阅山林权属证书206份，复印4214张，确保了山林延包工作的顺利进行。

4、民营企业、重大活动和重大项目档案工作得到加强。县档案局积极组织业务人员到各民营企业调研、讲课，提高业主和员工的档案意识，并与县工商联联合举办民企档案工作业务培训班，对全县20多家企业进行档案业务培训和操作技能培训，提高了各企业档案员的业务水平和实际操作能力。同时，积极配合有关单位做好全县重大活动、重大项目的档案工作，如在我县创建省级卫生县城、公祭黄帝等重大活动期间，县档案局派出业务人员对活动资料进行收集、整理，使各项活动的记录得以完整保存。

二、我县档案工作存在的主要问题

我县档案工作虽然取得了较快发展，但与周边县市相比，差距却在拉大，尤其在库房建设、队伍建设、信息化建设等方面不容乐观：

1、馆库面积严重不足，大量档案无法进馆。县档案馆现有库房面积仅为614平方米，馆藏档案和资料72309（卷）册，各库房均已达到饱和。一是已接收档案无法进馆。目前县档案局已接收的19家破产企业、5家已撤销单位，以及教育局、组织部等单位的档案计6000余卷，由于无法排放只能堆放在县档案馆各办公室、会议室和库房的环形走廊内，管理不规范，安全无保障。二是到期档案无法接收进馆。由于库容爆满，十年一度的档案接收工作无法正常开展。各单位已到接收年限的档案只能存放在本单位档案室内，而大部分单位档案室面积狭小，档案设施落后，远远达不到档案保管要求，有的单位档案室已饱和，无处存放的档案只能散放在各办公室里，无法集中保管。据初步估计，目前全县已到接收年限的档案达20000多卷，如果县档案馆不尽快开展接收工作，将给档案的安全埋下隐患。

谈谈当前企业档案工作的现状 篇6

关键词：企业档案管理；档案工作现状；企业档案工作；档案人员

近几年来，企业档案工作由于受到市场经济、改制、创新、发展的冲击，给企业档案管理工作机制带来极大的影响，我们也由原来10多名专职档案人员的综合档案室，变成现在只剩下两名兼职档案人员的综合管理部，企业档案管理工作远远跟不上时代的要求。多年来甘于现状、四平八稳的传统局面和不紧不慢的工作节奏依然存在，使基层档案管理工作仍处于被动等待的状态，缺乏动力和活力，得不到重视，发展缓慢，企业档案工作无既定方向。档案工作人员缺乏创新意识、社会竞争意识，工作求稳怕乱、谨小慎微，不能积极进取。在档案利用工作中，仍然以"你上馆来查，我为你找"的被动服务为主，缺乏主动服务意识。以下 ，根据工作中的体会，结合我厂档案工作谈谈当前企业档案工作的现状：

1、由于企业是以“经济效益”挂钩（这本无可厚非），领导重视的是企业的经济效益，容易忽视企业档案管理这项基础性的工作，甚至置档案工作于一隅，任由它“自由发展”，这就在主观上造成了档案管理工作是企业最没效益的一项工作。每当在进行机构职能转变时，首先考虑的是档案人员的削减或设置一岗多职，频繁更换档案人员，档案工作名义上虽有分管领导，但时常会出现“盲点”。现在本企业的档案管理只有办公室两位工作人员负责（平常档案库房大门紧锁），且属于一岗多职类，并不是主要负责档案管理工作。虽然是40多年的企业，档案室案卷的数量也不少，档案馆藏也排列得比较有秩序。但由于档案工作人手少，兼职多等因素影响了企业档案管理工作的发展。

2、档案管理措施不得力。虽然制订了企业档案工作一系列规章制度，但只是纸上谈兵，很少能真正执行或按章办事。每年当办公室下发关于收集档案归档资料的通知时，形同虚发，由于部门领导的不重视，导致了企业文件权威性的减弱，收集到的归档材料质量和数量不能尽如人意。从而也使企业的部分工作人员对档案工作采取了一种漠然的态度，随意性强，总是持着“先去忙别的吧，反正档案慢慢收集也不迟”的态度对待档案工作，企业工作人员的素质影响了档案工作的进展。

3、企业的档案工作设在办公室，对其它门类的档案管理不够集中，办公室注重的是文书档案的收集整理，对产品、设备、基建、会计档案虽然有实行集中统一管理，但应该归档却收集不上来的材料领导手中有、业务部门有、做具体工作的个人手中有，文件材料收集不齐全，所以常常出现文件资料不全和“死档”现象，例如一项工程完结，资料久未立项归档，造成该项工程的部分归档材料被丢失，直到有领导或业务部门需要利用时，才想起来而又找不到的局面。这不但违反了档案立卷归档的原则，同时也不能发挥档案室提供综合信息服务的作用。

4、档案的收藏价值、史料价值、经济价值只有通过开发与利用才能体现出来，但企业对档案的开发利用工作并不重视，“重馆藏，轻利用”的传统观念依然存在。由于对档案工作的资金投入少之又少，平常只是購买一些档案杀虫剂等用品维护着，以防止发生虫害、霉变及失盗等的重大安全隐患。长期以来，人们习惯用传统的价值观念来管理这些档案，只知道收藏，不懂得开发利用，只有当别人需要查阅档案的时候，档案工作人员才为其查找。本企业的档案室常常是“门前冷落鞍马稀”，一年下来，查阅档案的人数廖廖无几，这种工作局面大大削弱了档案工作的地位。

5、企业档案的部门兼职人员在专业知识、业务素质偏低及年龄老化也是一个普遍现象。在本企业5名部门兼职档案员中，只有1名是大专学历，2名取得上岗证书，最大的已经50多岁，最小的也将近40岁。从中可以看出，档案人员的文化素质、年龄结构、业务水平影响了档案工作的发展。

6、还有一系列严重阻碍档案工作发展的问题急需解决，例如企业档案工作的各种硬件落后，库房场地狭窄、档案信息资源缺乏、企业工作人员档案意识薄弱等等，因此档案工作不容忽视。

以上所列举的只是片面例子，还存在着很多问题亟待解决。随着科学技术发展和经济建设的不断深化， 需要档案工作人员具备较高的专业素养和业务水平，提高竞争能力，充分发挥基层档案人员的作用。我们要改变企业档案工作现状，适应新局面，走出一条主动为企业生产经营活动提供优质服务的新路子，就必须更新观念，转移工作重点，改变工作方法，改善馆藏结构，增强服务能力，有的放矢地做好企业档案工作，更好地发挥档案工作的独特作用。俗话说：“档案工作的好坏，关键在于领导”。由此可见，转变领导的思想观念，更新思维，树立超前服务意识和宣传企业档案工作的重要性。将传统式的被动服务转化为主动服务，到各部门监督指导兼职档案人员做好档案的收集归档工作。提高企业档案工作的地位，提高档案工作者的地位，充分调动档案工作者的积极性和创造性，是解决当前企业档案工作存在问题的最好办法。以下是对促进档案管理规范化的几点建议：

1、积极为档案管理人员创造条件，重视关心档案人员的工作环境，支持档案人员参加行业内外档案人员上岗培训、继续教育学习、各类有针对性的专题培训，并根据实际在现场进行交流学习，提高档案整理的业务水平，打造一支过硬的企业档案管理人员队伍。

2、要投入人财物支持档案工作，力所能及地加强档案硬件的建设，对档案库存房、设施、用具等给予投入，确保档案的安全与规范。

档案现状 篇7

档案意识是社会意识的一种, 指社会成员对档案和档案工作这一客观事物的主观印象和能动制约的精神系统。具体地说, 就是人们对档案的性质和价值的认识, 它包括全社会对档案和档案工作的认识, 以及档案工作者对档案和档案工作的认识。[3]档案工作人员是档案开发利用的主体, 其思想观念和素质直接影响着档案开发利用的成效, 直接影响着档案事业的发展。

1 事业单位档案工作人员档案意识现状

1.1 档案工作人员对档案的重要性认识不足

档案中所含有的信息要转化成为现实价值, 需要一定的时间和过程, 但通过对大多数事业单位档案工作进行调查可以发现, 档案大部分来自于单位的办公室或综合部门, 办公室或综合部门的工作人员, 大多成为了档案工作的兼职人员, 除了档案之外的其他工作往往会需要其投入更多的工作时间和精力, 很难全心全意的从事档案工作。同时, 目前许多档案工作人员不是专业出身, 对档案及档案工作的重要性认识不足, 仅仅把一些文件材料一并归入“石屋金匾”之内, 秘不示人, 不加以立卷归档, 对单位建设发展的基础性作用也就很难体现, 最终影响了档案价值的真正所在, 使很多有开发利用价值的档案成为了被收藏的摆设。

1.2 档案工作人员归档意识不强

尽管目前许多事业单位都承认档案的重要, 加强了档案管理工作, 但档案工作人员更多的还只是把处理完毕的文件进行转化后就归为了档案, 对档案形成的要素概念模糊, 归档意识薄弱。重视党政文件、红头文件及干部人事等文件, 而忽视了一些在单位建设发展中有保存价值的文件材料, 如教育、科技、文化、卫生、建筑等档案资源。在事业单位文件向档案转化的过程中, 查考利用价值是档案形成的关键因素和条件, 因此“有文必档”或对文件价值的无法鉴定会导致档案质量的良莠不齐和管理资源的浪费, 反之不重视积累档案则会造成工作的被动和历史的空白。

1.3 档案工作人员的服务意识、创新意识及整体素质还不高

档案工作人员是事业单位档案工作中不可缺少的、最有活力的、最关键的要素之一。[4]档案工作人员能否正常发挥其整体功能, 不仅取决于档案工作人员之间的协调状况, 同时还取决于档案工作人员的主动服务意识、创新意识及其所具有的文化素质、技能素质及职业道德修养等整体水平和结构状况。目前, 一方面, 事业单位从事档案工作的档案人员多数为兼职, 业务能力不强, 工作压力大精力不够, 档案管理缺乏专业性。另一方面, 大部分事业单位对档案的利用具有很大的随机性, 这在某种程度上使档案工作人员的劳动得不到体现, 导致对档案工作人员存在的价值无法充分认识, 致使档案工作人员的地位长期以来得不到提升, 从而档案工作人员的主动服务意识、创新意识逐渐减退, 整体素质提升越发困难。

以笔者所在的云南省民族信息中心档案工作为例, 从2008至今, 单位承担的各类信息化建设项目20余项。如云南省民族工作信息化建设项目, 具体实施了云南少数民族资源数据库和云南民族关系监测系统的一期项目等, 其中云南省世居少数民族文化资源数据库项目是以信息资源利用为核心, 立足民族工作需要, 利用信息化手段有效收集、整理、保存、展示云南省世居少数民族物质和非物质文化资源, 整合采集民族文化、民族教育、民族人才、民族经济以及社会事业发展等多种数据源。该项目自立项至今已6年多, 其数据分类、录入时间长, 形成的文件、图片、音频视频等资料数量大, 记录的载体类型多, 对专业性要求较高。在项目进展过程中, 对前期原始记录材料、资料的收集, 对材料的归档等等都迫切需要档案工作人员的主动介入, 全身心投入, 并提供积极有效的帮助。因此, 档案工作人员的档案意识直接影响到一个单位档案工作的连续性、准确性和完整性。

2 提高事业单位档案工作人员档案意识的对策

2.1 提高认识, 从根本上重视事业单位档案工作

档案工作不直接创造物质财富, 也不直接从事社会管理、科学研究和文艺创作等活动, 而是以间接的形式 (主要是向社会传递档案信息) 为社会提高经济效益服务, 以此来推动社会进步。[5]在事业单位管理工作中, 单位领导、办公室人员、档案工作人员及相关部门人员的思想意识影响着单位档案管理工作的成效, 通过提高这部分人员对档案工作的重视力度, 全面理解档案工作对单位建设发展的作用, 档案意识就更容易辐射到单位全体职工, 形成一定范围的档案观, 让强烈使命感和责任感的档案意识占主导地位。同时, 将档案工作纳入到单位日常的议事日程中, 切实解决档案工作中的实际问题, 保证档案工作资金充足、设备到位与人员齐全。

2.2 依法建档, 健全事业单位档案工作制度

《档案法》是在《中华人民共和国宪法》有关原则精神的指导下, 制定的唯一的一部专门的档案法律。也是增强全社会的档案意识, 维护档案的完整与安全的可靠法律保障。事业单位的档案是单位的重要资产和信息资源, 要在单位大力宣传建立档案的重要性和必要性, 利用各种新闻媒体网络等现代舆论工具, 对档案法律法规进行宣传, 增强档案人员依法建档的法制意识。作为档案工作人员要根据单位实际制定具有可操作性的管理制度, 将档案管理纳入单位日常管理中, 并制定有效的监督反馈机制, 做到档案工作有章可循, 有规可依。如每个部门配备专人负责档案, 严格收集移交程序, 严格归档具体时限等, 从制度的角度, 让单位职工认识到档案对全局工作和自身工作的重要性, 使每个人都能成为档案资源的创造者和利用者。

2.3 提高档案利用, 强化服务创新意识

档案工作的目的在于为各项工作提供利用, 有效发挥档案的参考、凭借作用, 促进各项工作的开展。档案工作人员要始终关注档案的开发利用工作, 因为档案提供利用工作, 不但是衡量档案工作开展的程度及质量高低的指标, 更是对档案工作最实际、最有效的宣传, 能让广大职工提高对档案工作的重视, 而且能在档案的收集等方面得到更多的资料来源, 促进单位档案意识的形成和良性发展。将档案工作服务于单位的中心工作放在重要位置, 可增强档案工作人员的事业心、责任心, 大力加强工作中的主动性, 通过多样化的主动服务来满足单位日益增长的档案需求。随着社会的日益发展, 档案利用工作的多样化, 也更加需要档案工作人员通过创造性的学习, 面对档案管理模式的改革, 研究新方法, 拿出新办法, 全面提高创新意识。

2.4 加大培训, 提升档案人员专业素养

目前, 事业单位档案队伍不稳定, 人员素质偏低, 知识更新缓慢, 需要从创设制度的角度对档案人员素质的培养提出新要求, 以提高档案从业人员素质, 推动档案事业的发展。[5]事业单位的档案工作内容涉及到古今中外和社会生活的各个方面, 涉及的知识面很广, 各个领域的专业化水平越来越高, 管理手段越来越先进的情况下, 也就要求档案工作人员成为既具备档案专业知识又了解其他门类专业知识的复合型人才。如在《云南省档案条例》中就规定档案工作人员应当经过培训, 具备档案专业知识, 如每年云南省档案局都会组织多期档案基础知识培训班或档案人员继续教育培训班, 以提升档案工作人员的综合素养, 推动档案事业的发展。

3 结语

事业单位档案来源于事业单位建设发展工作中, 服务于事业单位人员, 档案工作人员档案意识的高低, 直接影响到事业单位档案的准确、完整和规范。随着经济社会的快速发展, 事业单位对档案的需求也加剧增长, 加强事业单位档案工作人员对档案工作的认识, 提高事业单位档案工作人员整体的档案意识, 调动档案工作人员的主观能动性、积极性, 是事业单位档案管理工作的迫切要求。事业单位档案是单位的宝贵财富, 我们要重视档案工作, 增强档案工作人员档案意识, 进而为档案收集、整理、立卷、保管、利用等奠定基础, 为事业单位各项管理工作的开展提供好服务利用。

参考文献

[1]事业单位登记管理暂行条例实施细则[M].国家事业单位登记管理局, 2005, 4.

[2]侯志东.高职院校兼职档案管理员档案意识缺失与对策的思考[J].教育理论研究, 2013 (30) .

[3]何讫.档案意识与档案信息化建设[J].兰台世界, 2005 (6) .

[4]刘耿生.档案开发与利用教程[M].北京:中国人民大学出版社, 2006, 6.

档案现状 篇8

医院的档案是医院各项工作的真实和客观的记录, 是医疗工作中不可缺少的信息资源。为了提高档案的开发利用, 更好地为医院的建设服务, 医院档案室打破被动的、守摊型的局面, 加大了宣传力度, 强化了服务意识, 健全和完善了《档案借阅制度》、《重要文件目录》、《专题目录》、《案卷目录》、《卷内目录》、《档案利用登记》等, 通过借、阅、复印、网上浏览、电话咨询等多种形式, 为使用者提供便利优质的服务, 从而使医院档案开发利用效果有了显著的提高。

2 档案开发利用分析

2.1 利用文书档案进行医院的科学管理和开展编史修志工作。

为医院各级领导研究卫生工作历史、科学决策、制订规划、总结经验、落实政策、解决历史遗留问题、职称评定、案件调查、处理医疗纠纷等提供大量的原始依据。为医院管理工作提供了大量详实有价值的档案资料, 使得这些工作得以顺利进行。

2.2 利用档案为各种创建活动和迎接上级检查工作提供保障。

如为创建国家“百佳医院”、全国百姓放心示范医院、省级“三甲医院”、爱婴医院等各种活动以及院务公开、监督、计划生育等各项检查工作中, 提供了大量的原始资料, 保证各科处室顺利地完成各项检查工作。

2.3 利用基建档案进行医院的各项改造工程。

为医院的干部病房楼、门诊楼、CT中心、肿瘤病房、手术室、心脏诊疗中心、妇产科门诊、产房等改造装修、消防设施的安装等工程, 提供了大量的基建图纸, 方便了各项改造工程, 使其能够顺利的进行施工。

2.4 利用会计档案出具准确的凭证。

为医院的审计、银行信贷、核实账目等工作, 提供了大量的原始凭证, 减少和避免了医院的各项损失。

2.5 利用医疗设备档案确保医疗设备的正常使用。

在医院的医疗设备付款、维修、纠纷等方面, 提供大量的厂家情况以及查考资料, 使医疗设备的交易和维修得以顺利进行, 减少了不必要的纠纷。

2.6 利用档案为处理各种纠纷提供法律依据。

在医院的经济纠纷、土地纠纷、医疗纠纷等官司中, 出示了大量的原始证据和材料, 使解决纠纷找到了可靠有利的法律、法规依据, 减少了不必要的损失。

3 进一步开发利用档案的具体措施

3.1 宣传档案的使用价值, 提高人们对档案重要性的认识, 增加档案的利用率。

随着社会的发展, 档案使用要进一步开放, 同时要加强档案的社会宣传工作, 为了提高医院档案的开发利用率, 更好地为医院建设服务, 必须打破以往档案的神秘性, 树立开放服务的形象, 使越来越多的人开始认识到档案在各项工作中的重要性, 使他们自觉走进档案室。

3.2 树立服务大局的指导思想, 为使用者提供优质便利服务, 提高档案的利用率。

档案管理人员要创造性学习和工作, 提高创新能力, 与时俱进。要紧紧围绕医院的中心工作, 树立“以人为本”的思想, 强化服务意识。我们采取接待查档、函电代办查档、查档咨询、档案复制、出具档案证明等等方式提供利用服务。我们从封闭、为少数人服务的保守、传统的守摊型旧理念中走出来, 为实现政务公开透明, 档案高效利用做贡献。真正做到“馆为民所开, 档为民所用”。

3.3 充分利用现代化科学技术和工具, 开发多种渠道, 提供档案利用服务。

要根据医院的工作实际和发展要求, 除利用多种检索工具, 如案卷目录、全引目录、专题目录、专题索引、文号目录, 供利用者自行检索外, 还利用微机档案管理系统检索便捷的优点, 为查询者提供快速查询服务, 又通过医院内部信息网开辟了档案一隅, 为寻求查证建立了一个规范、高效、开放的档案信息利用平台, 提供档案信息和档案常用内容, 既可以为档案工作做了宣传, 又可以为各科处室及时了解、掌握、咨询、利用档案提供了便利, 使他们足不出户就可以快捷方便的查找档案资料。

4 总结

只要人类还在这个星球上繁衍生息, 档案学作为一个专门的社会学科就会永远存在, 档案工作为人类社会分工的一部分, 也会永远存在。因此, 作为一名档案工作者我感到自豪, 同时, 我也意识到使命的神圣, 做好档案工作, 可以说是功在当代, 利在千秋。我们现在收集、整理的档案, 几十年、几百年后也同样是珍贵的历史资料, 可供后人借鉴。因此, 随着社会的发展, 随着医院各级领导和广大职工对档案的重要性以及档案资料的利用价值认识的逐步提高, 人们将学会查阅档案信息和利用回溯性信息[1, 2], 可以预测, 对档案利用的需求会不断增加, 档案的利用者会越来越多, 档案的利用量也会越来越大, 这种趋势将会全面和持续的发展下去。

摘要：档案是浓缩的、凝固的历史, 有道是:千秋功绩, 档案为凭, 黄金有价, 档案无价。档案是原始的历史记录。管理档案的目的就是为当代及后人提供利用。通过对档案利用情况的研究, 以促进医院发展建设, 提高档案利用效率, 努力为医院管理和各科 (处) 室的工作提供信息支持。

关键词：医院档案,利用,研究

参考文献

[1]宗文萍.构建我国档案科技创新体系.中国档案, 2004, 7:9-11.

民生档案的现状与措施 篇9

一、民生档案工作面临的现状

(一) 社会档案意识淡薄。首先, 主管领导的民生档案意识淡薄。民生档案信息资源体系的建设离不开领导的重视和资金的支持, 但一些部门的主管领导只重视民生工程项目, 对民生档案的重要性和必要性认识不足, 未能将民生档案资源信息化工作列入议事日程并为此安排专项资金。而民生档案信息资源体系的建立需要软、硬件等基础设施的投入, 需要资金的保障。其次, 档案工作人员服务意识淡薄。有相当一部分工作人员缺乏主动为民服务的思想, 社会档案意识淡薄。

(二) 缺乏整体规划和统一的标准, 造成各行其是的局面。在民生档案信息化建设上档案行政管理部门未能有效地履行其监督、指导的职能。民生档案数据库是民生档案资源信息化建设的重点和基础, 但由于目前还没有建立民生档案数据库的统一标准, 各民生行业主管部门, 各自为政, 从本行业的实际出发制定适合本行业需要的数据库标准, 致使不同的涉民单位使用的数据格式不同, 民生档案数据库的软件、硬件标准不一、类型各异, 造成彼此的档案资源系统相互孤立, 无法实现共享。

(三) 综合档案馆馆藏民生档案资源相对不足。长期以来由于我国综合档案馆一直将政府机关作为自己的主要服务对象, 注重对党政机关文件的收集, 而涉民类档案收集相对较少, 导致综合档案馆里民生档案所占馆藏比例较小、数量较少的局面。

(四) 民生档案信息化建设发展不平衡。首先, 地区发展不平衡。我国部分省份在民生档案信息资源建设与利用方面开展的较好, 一些城市更是走到了前列, 如长春市民生档案做到了市、县、区互通有无、互换数据、互开证明;济南市实现了民生档案信息的“就地查询, 跨馆出证, 全市通办”的目标;但大多数省、市民生档案信息化工作才刚刚起步, 社会共享度不高。其次, 行业发展不平衡。如住房、医疗等涉民部门, 民生档案工作开展得较好, 数字化程度较高, 而在一些农村、社区等基层单位还存在着档案保管设施简陋, 专职档案人员缺乏, 民生档案收集不够齐全、归档管理不够规范, 还未对民生档案进行数字化等问题。

二、改变民生档案工作现状的应对措施

(一) 提高档案服务民生的思想意识。民生问题关系到广大群众的切身利益, 是社会发展的核心问题, 而民生档案是民众参与社会活动的原始凭证, 是政府服务民生的重要依据, 认清民生档案工作在民生保障体系中的重要基础地位, 既能为民生档案信息体系的构建和顺利运行营造了一个良好的思想氛围, 又能改变领导干部只重视民生工程轻视民生档案的做法, 使他们在思想上重视、经费上保障, 从而加大资金投入力度, 通过添置计算机等信息化设备, 为民生档案信息体系构建提供资金保障。

(二) 为本地区的民生档案信息资源建设与共享制定统一规划。档案局作为档案事业的职能部门, 应发挥其主导作用, 主动与相关涉民部门共同协商, 出台一系列与民生档案密切相关的规范性文件。针对目前各涉民部门数字化档案各自为政的局面, 档案行政管理部门, 应从本地区档案信息资源共享的角度出发, 统筹规划制定出一系列具有针对性和可操作的统一标准, 如信息采集标准、著录标准等, 使民生档案信息资源的建设工作有章可循, 有据可依。加大业务指导和监督力度, 通过开展对各部门民生档案工作的执法检查与业务指导, 以规范其建设和管理工作。

(三) 加强民生档案的收集力度。丰富的档案资源是做好民生档案利用服务的前提。档案部门首先要做好馆藏资源的建设, 改变过去单纯接收文书档案的传统做法, 科学调整档案进馆范围, 加强对民生档案资源的收集力度, 将与群众利益密切相关的各类涉民档案纳入接收范围, 提升民生档案在档案资源建设中的比例, 让档案资源体系能够覆盖民生的各个领域, 并确保这些档案收集齐全、整理规范, 从而建起立面向民生的多元化的档案资源体系。其次, 建立民生档案数据库。民生档案数据库建设是民生档案资源信息化建设的基础, 是民生档案信息资源共享的物资保障。要加快馆藏民生档案资源数字化步伐, 充分挖掘馆藏民生档案资源, 对其优先数字化, 并达到全文检索。

(四) 重点关注基层建档工作。档案部门应主动深入基层单位、及时了解并帮助基层单位做好民生档案工作, 不但要将民生档案的收集、整理和归档工作列入业务指导的范围, 还要将民生档案数字化纳入到具体的工作安排之中。指导基层组织根据民生工作的需要, 调整档案收集范围, 规范化地开展民生档案的建档工作, 确保所有涉民档案应有尽有。此外, 通过举办各种培训班等形式对基层档案管理人员进行培训, 培训内容不仅包括档案专业知识还应包括数字化方面的技能, 通过培训, 使工作人员能够熟练掌握民生档案信息资源共享有关的知识与技能, 为实现民生档案资源的信息化共享提供人才保障。

参考文献

[1] .罗莉亚.杨春梅.也论档案与民生[J].湖北档案, 2009.10

医院档案管理工作现状 篇10

关键词：医院,档案管理工作,现状

档案是医院重要的信息资源, 档案管理越来越受到人们的关注与重视。随着医学技术的提高, 医院管理力度不断加大, 对医院档案工作也提出了新的要求。档案工作由保管、记录活动的证据, 变为确保这种证据的确实产生, 进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案人员也因此由消极的文献记录保存者, 变为档案遗产的积极塑造者, 从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者, 变为在档案形成过程中, 明确历史责任感的积极干预者。医院应结合本单位的实际情况, 有的放矢狠抓薄弱环节, 推动档案工作发展, 从而更好地服务于医疗、教学、科研等各项工作。当前医院档案管理仍有不尽如人意之处, 如医院领导重视不够, 档案意识不强;档案管理格局混乱, 管理机构不健全、管理职能不明确, 等等。要做好医院档案管理工作, 医院的档案管理必须适应新形势的发展, 调整管理思路, 改进工作方法, 着力解决当前客观存在的突出问题, 促进档案工作步入规范化、标准化、制度化轨道。在提高管理人员素质和强化全员档案意识的同时, 要健全档案管理制度, 建立档案管理的新模式, 最重要的是改变重管轻用的现状, 多途径地开发利用档案信息资源。此外, 要强调管理现代化, 不仅要设备配置现代化, 还要管理标准规范化, 管理技术及管理思想现代化。笔者认为, 医院档案管理存在如下问题:

一、档案管理意识淡薄

医院里不少同志, 尤其是领导干部的档案管理意识还较为淡薄。因为医院领导大多来自于临床部门, 缺乏档案工作的知识, 一贯重视医疗护理人员素质和技能提高, 在规划医院人才培养体系时, 往往会对卫生技术人员培养作为重点, 忽略档案工作人员知识提高和更新的必要性, 对档案工作需要规章制度、依法保管、依法利用、学习和借鉴国内外先进管理经验和技术的

医院档案管理工作现状

□文/黄辉

认识不足, 认识不到档案在医院管理中的重要性和必要性, 档案利用率低。同时, 档案在医院工作中发挥作用和开发程度不够, 也导致医院领导和职工对档案工作的认识有偏差。由于对档案重视程度不够、档案信息资源开发不足, 造成档案利用率不高。领导重视是做好档案管理工作的重要保证, 是实现档案科学管理的前提。医院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓, 与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传医院档案管理的意义, 加强档案法律法规学习, 使全院干部职工充分认识档案的重要性, 认识档案与医院日常工作的密切关系, 更好地支持档案管理工作。

二、没有建立科学的档案管理体制和机制

档案管理体制和机制不健全、不完善, 医院档案工作业务受上级档案业务主管部门指导, 工作关系受本单位领导。这种不健全、不完善的档案管理体制和机制, 必然导致医院档案管理混乱。在确定医院档案发展方向、档案管理结构、档案工作人员的业绩考核时, 单位领导和业务主管部门往往因为评价的指标和要求不同经常会出现矛盾, 档案管理人员会出现无所适从的现象。另外, 由于档案管理体制和机制不健全、不完善, 也会导致轻视档案管理工作。如, 目前绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责, 而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少, 没有统一规范的医院档案管理模式;有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集, 造成档案收集效率不高, 信息管理与档案管理严重脱节, 失去了档案工作的完整性, 医院信息资源缺乏整合性, 跟不上新时期发展的需要, 不利于科学管理。

三、档案管理人员素质不高

档案是人类在社会实践活动中直接形成的原始历史记录, 是最可靠的固化记录物, 最具有权威性和凭证性。尤其是独一而珍贵的历史性档案资料, 一旦损毁、消失其原始原貌, 无法复原再生, 其损失无法估量。对医院来讲, 档案是医院重要的信息资源, 在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中发挥着重要作用。因此, 档案作为一种社会事物, 之所以得到精心呵护, 关键在于它的有用性, 不断强化档案管理, 对于保护档案资料, 提高档案服务质量, 充分发挥档案无可替代的凭证作用, 至关重要。随着医院档案管理工作的逐步建立与完善, 对医院档案管理工作人员提出了更新更高的要求。档案工作者只有端正思想、更新观念、加强学习、提高素质, 才能促进医院档案管理工作再上新台阶。目前, 档案专业人员素质参差不齐, 与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少、专业知识老化、知识面较窄、知识结构不合理、学历普遍较低、高层次的档案专业人才较少, 这些情况已不适应新形势下的档案事业发展。档案管理人员的素质影响档案管理水平。许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上, 思想观念和管理水平跟不上时代的发展, 缺乏创新和活力。同时, 档案管理人员工作变动较大, 给档案管理带来较大困难。档案管理是专业性较强的学科, 管好用好档案需要有一定专业知识的人才, 特别是在长期管理过程中所积累的知识与经验对档案管理很重要, 而一些医院的档案管理人员经常变动, 致使已经培养好的档案人员发挥不了作用, 而新的人员需要重新开始培养, 给档案管理带来较大困难。因此, 医院要重视人才培养, 提高人员素质。要将档案人员培养纳入医院人才培养计划, 通过专业培训、知识更新、进修学习等, 提高业务水平, 建立档案管理人才梯队, 适应档案业务发展, 推动档案管理水平的提高。

四、档案工作硬件投入不足, 档案现代化管理水平不高

由于一些医院资金紧张, 档案工作硬件投入不足。没有现代化的设备, 要跟上时代的发展步伐就是一句空话。要不断加强基础设施建设的投入, 按照档案管理的要求, 档案管理要配备计算机、复印机、扫描仪、防磁柜、空调、刻录机、灭火器、加湿机、温湿度计等一系列硬件设备, 装密集架档案柜, 科学安排档案柜架的排放和档案存放布局, 制作柜架档号标签, 做到各类档案排架整齐美观、档案存放规范合理、档案查找醒目方便, 但现实生活中一些单位档案用房狭小, 不符合档案保管的标准;档案管理设备陈旧, 管理技术落后, 医院使用计算机及网络技术管理档案的较少, 不少医院还采用手工收集、检索, 不利于档案的收集、利用和开发, 也制约了档案事业的发展。要充分发挥电子计算机在档案管理中的作用, 利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能, 加大电子档案管理相关规范的宣传教育, 使档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现, 使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。

五、档案管理工作规范化、标准化程度不够

由于档案不能直接为医院创造经济效益, 特别是有些医院主管档案工作的领导对档案工作存在价值认识不足, 对其作用把握不准, 因此档案管理工作规范化、标准化程度不够。一是档号不规范, 没有目录号, 一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范, 有标题但不能反映主题内容, 或标题缺少基本要素、甚至没有案卷标题等现象;三是大部分案卷缺少卷内目录, 以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是许多案卷未标页码, 如果使用中掉页很难发现;五是组卷混乱, 如有按时间组的, 也有按职能部门管辖权限组的, 还有按文种组卷的;六是案卷厚薄不一, 有的一两页纸一文一卷, 有的五六百页纸一类一卷。在市场经济发展过程中, 医院注重经营而轻视了档案, 落实档案管理工作的规范化、标准化更是没有被提及。

参考文献

[1]陈永生.档案学论衡.北京:中国档案出版社, 1993.

档案信息电子化管理现状分析 篇11

【关键词】信息电子化 特点 存在问题

【中图分类号】D630.1 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01—0332-01

一、档案信息电子化的特点

1.能够充分的利用和发挥计算机的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基层的档案馆、室对于计算机的应用比较单一，有的甚至只用于档案著录或文件打字贮存，这样就造成了人力、物力财力和时间的极大浪费，致使现代化的设备不能发挥其真正的作用。

2.对于二次文献信息要缩短其加工时间，提高档案信息的时效性。以前的手工信息加工时采用：选题——选材——编辑——出版的工作模式，这种被称作慢工出细活的工作方式，会造成文件资料形成到“二次文献信息”的开发时间过长，导致信息的实效，并严重影响了档案信息的应用价值，档案信息的电子化能够使编者直接利用档案，然后利用电脑功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文献。

3.档案信息电子化，能够实现信息的一次投入多次产出，并且改变信息加工工作总是受到经费限制的格局。由于手工编研信息成果出版的费用较高，现在以及以后相当长的一段时间内，国家不可能会给档案部门拨较多经费进行信息编辑，依靠自身解决也是困难重重，一旦纠结不好就会使档案工作者的工作成果变成徒劳。

4.档案信息电子化，电子化的信息可以多份拷贝，并将拷贝成果送到领导及各个部门，这样有利于扩大信息的社会影响，并且扩宽了其服务范围，从而提高了档案部门的地位。

5.档案信息电子化，有利于档案信息与个方面信息技术结合。我国的“信息高速公路”项目已经进入了去不阶段，档案事业要针对这方面的动向，提前拿出对策与方针，使档案工作能够适应这一客观形势的变化和要求，现在的劳动电子化，将为后来的“信息高速公路”中档案信息的完善打下基础。

二、实现档案信息电子化存在的问题

办公自动化改变了传统的办公手段与方式，原来以纸质格式承载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，从而产生了大量的电子文件。如何对自动化办公过程中形成的电子文件进行流转、归档、存储、进馆、利用等环节进行有效管理和有机结合，已成为档案部门迫切需要重点解决的问题。把档案工作带人了自动化与网络化的新阶段，加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的电子化，是大势所趋，也给文件与档案管理带来了巨大的变化。本文对文书档案电子化管理的现状和对策作一些研究。目前，在我国办公自动化虽然逐步已普及，但尚未完全社会化，而档案电子化管理在我国是随办公自动化之后的后起事物，并且在目前我国生产力水平不高，科学技术相对落后的条件下，完全实现电子化档案管理还存在着各种各样的问题和困难，特从以下几点做出分析：

1.软件没有信息管理功能缺乏通用性各档案部门使用的计算机软件不能互用，没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果制约了档案信息电子化的进程。

2.在我国数据交换的机读目录档案系统至今还没有得到完善，档案信息系统和网络建设形式各行其是层次不一规范性开发性服务性共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3.标准化规范化工作有待提高，档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化，但由于历史原因馆室收藏档案业务基础差案卷质量不高特别是各类档案的著录细则相容性不强系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准仅着眼于某一个馆或某个专业系统无法全面实施推广统一标准这也制约了档案信息工作电子化。

4.档案的技术标准组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件资料是磁盘光盘现行的档案整理分类方法著录标准及有关规定所不能完全适应。

5.电子档案在其形成存贮和共享利用等各个环节中都会存在各种类型和各种层次的安全问题，在网络环境下数字档案信息化应用过程中存在的安全隐患问题表现在数字档案网络化、应用基础环境、技术方案应用系统和设备故障，这四方面无论哪一方面存在问题都会导致数据完全丢失或者系统无法保持原有的有序的存贮状态，这样所造成的危害和损失都是非常大的。

6.档案信息管理人员的素质有待提高，实现档案信息电子化首先管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平不能仅仅满足于一般的计算机操作。

三、对档案信息电子化存在问题的思考

1.实行档案信息馆藏传递网络化。实行档案信息馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的巨大优势，激发了档案建设电子档案馆的热情。电子档案馆是一项庞大而又复杂的系统工程，而且需要巨额资金和高新技术作保证。在目前我国档案界，许多人都觉得建设数字档案馆所面临的主要困难不仅仅是资金不足，其实数字档案馆建设还处在探索阶段，除了存在资金不足的难题外还有许多难题，其中既有技术因素也有非技术因素，要实事求是地分析现状逐步解决我国档案信息管理工程的数据压缩，数据组织、数据检索、海量信息存储与调配等技术和应用软件中存在的问题。

2.搞好电子文件的收集归档工作。电子档案馆的档案信息资源设有两个方面：一方面是对馆藏档案的数字化处理；另一方面是做好电子文件的收集归档，对于后者它是今后电子档案馆建设的基础，做好电子文件的收集归档工作就成为电子档案馆建设的重要前提和步骤。因此从现在起就要做好电子文件的归档管理工作，要对本地区各部门目前已经形成的应当归档的电子文件，进行全面系统地调查和了解并进行收集归档，还应采取相应的管理手段和技术措施，以保证归档文件的真实完整和有效，如果不采取有效措施做好电子文件的收集归档工作，就很容易使这些电子文件丢失或失真，做好电子文件的收集归档工作，不仅为数字档案馆建设提供丰富的档案信息资源，而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。

3.做好电子文件的应急措施。要求系统在设计之初应充分考虑到系统的安全应急措施，数据的异地备份等硬备份管理策略，同时要在网络的基础建设，升级人文策略系统权限等方面加强安全管理，保证档案电子数据的真实性稳定性。

档案现状 篇12

关键词：档案管理,医院现状,管理对策

医院档案作为医院管理工作中的基础凭证, 是医院发展的宝贵财富, 是医院实施宣传教育的基本资料[1]。提高医院档案的管理工作水平是保证医院现代化建设的基础, 为了保证档案管理水平适应现代医院发展模式, 我们对医院档案管理工作中存在的问题和不足, 进行原因查找并加以分析, 有针对性地采取解决措施, 逐步提高档案管理信息自动化建设速度。

医院档案管理现状

档案管理制度不健全:我院在管理中制定了比较健全的行政、医疗、后勤以及人事管理制度, 但是, 同其他医院一样, 我院对档案管理的重视度不够, 相应的规章制度欠完善。并且在医院制订目标考核方案时, 没有将有关档案管理的部分放入考核指标, 使得档案管理工作的开展难度较大, 目前医院的档案收集不全, 效率不高。

医院管理人员对于档案法制观念相对比较淡薄:大部分医院管理人员并不清楚档案法的基本意义, 缺少归档自觉性, 自身认为档案管理并不重要, 没有认识到档案管理工作在医院管理中的重要性, 导致档案利用率比较低。医院各科室对于档案实施分散管理, 需要有人兼职保管档案, 导致人力和物力浪费, 也不利于档案管理的安全性以及完整性。

档案管理人员的自身专业水平缺乏:医院在招聘人才时, 往往都非常重视临床技术专业人才的招聘, 而针对档案管理相关专业人才的招聘非常少, 使得目前工作在档案管理一线的人员有很多都不是档案管理相关专业毕业的, 仅是经过简单的培训后就从事了档案管理工作, 使得他们的专业水平缺乏。并且, 在医院制订人才培养计划时, 往往忽视了档案管理人员, 使得他们获得进修及外出学习的机会非常少, 导致思想观念以及管理水平与时代发展脱轨, 缺少创新。

档案管理设备陈旧, 技术落后:医院由于医疗用房比较紧张, 一般档案用房非常狭小, 档案管理设备比较陈旧, 技术相对落后, 对档案实现信息化管理产生了制约。现在科学技术不断发展, 计算机和网络在医院管理工作中得到了广泛的使用, 但是, 通过计算机和网络进行档案管理的工作内容非常少见, 很多档案工作依旧需要手工收集和检索, 对于医院档案的收集、开发以及利用十分不利[2]。

提高医院档案管理工作的对策

创建完善的档案管理工作制度:通过法律以及行政手段对档案实施统一管理, 结合档案法等相关法规, 制定切实可行、完整并且科学的档案管理制度。针对医院各科室档案材料实施统一集中管理, 将档案管理和医疗业务考核挂钩[3]。实现档案管理工作标准化、信息化。

提高档案管理工作人员素质:档案管理工作人员的素质对于档案管理水平的意义不可忽视, 医院需要对档案管理人员实施培训, 增强其业务素质, 对档案管理工作不断进行总结、分析, 不断掌握新技术, 不断创新, 适应现代医院不断发展的需求。

通过计算机软件和网络对档案进行自动化的管理:医院档案管理工作需要引进计算机管理, 通过计算机对医院的各项业务以及档案进行储存, 保证使用者可以及时进行阅读和查找, 不但减少了人力、财力以及物力的浪费, 而且使工作效率得到提升, 还能够保证档案的保密程度。

现在的档案信息自动化系统仍旧处于过渡阶段, 建立数据库作为一项长期的工作, 需要经历由低到高, 循序渐进的发展过程, 需要得到领导的充分重视。档案管理人员和计算机技术工作人员要相互配合, 逐渐实现档案管理由手工管理向计算机管理方向的转型发展。

综上所述, 实现档案管理工作标准化、信息化, 加快医院档案管理信息自动化建设速度, 是现在档案管理工作的重点。档案信息自动化管理工作的基础在于系统的开发应用;档案管理工作人员要转变思想观念, 考察档案管理自动化系统的发展情况以及趋势, 引进先进技术, 不断创新。只有充分调动各方积极性, 创建档案管理的信息自动化体系, 才能更好地做档案管理工作, 适应新时期医院发展的需要。

参考文献

[1]张丽娜.面向用户的档案应用软件个性化设计——基于档案应用软件的角度优化档案计算机管理系统[J].山西档案, 2009, 5 (1) :31-33.

[2]苏艳梅.论档案管理在中医院文化建设中的重要作用——以广州中医药大学第一附属医院为例[J].中国中医药现代远程教育, 2010, 7 (13) :107-109.