档案信息化现状与发展

档案信息化现状与发展（共12篇）

档案信息化现状与发展 篇1

在人类的发展史上, 曾有过三次革命性的技术进步, 一次是蒸汽革命, 一次是电气革命, 最近一次也是延续时间最长的一次, 便是信息革命。 信息时代的到来, 剧烈的改变了人类社会的方方面面。而作为记载储存人类历史发展和智慧结晶的点点滴滴的档案系统, 在进行了信息化的改革后, 更是具有了无比强大的功能。不论从储存的数量, 全面性还是保存文件的安全性和保密性都远胜纸质档案。可以说, 档案信息化, 使得记录和信息无限接近了无死角的目标。推进和完善我国档案信息化, 有益之处甚多。

1当今我国的档案信息化已经取得的进展和客观存在的不足

1.1基础建设和相关制度不断完善

档案信息化系统由硬件和软件两部分构成, 上世纪末计算机刚刚进入我国时, 建设信息化档案的成本非常昂贵, 所以档案信息化工程进度一度比较缓慢。之后随着我国经济的快速发展, 加之互联网技术虽然性能不断进步, 价格却再不断降低, 我国的档案信息化建设步入了快速发展期。 截止目前, 我国各地各方面的档案信息化建设普遍取得了可喜成就, 一个个信息化档案馆如雨后春笋冒了出来, 信息化档案逐渐普及于学术, 行政, 规划等方方面面, 观其总体, 在硬件方面, 已达到了比较高的水平。而我国在此期间, 也推出并完善了一些关于档案信息化的相关制度, 并且制定了一些标准。这些硬件建设和管理措施施我国的档案管理水平更上了一个台阶。我国在档案系统的现代化, 信息化已经逐渐走进世界前列。

1.2资源和数据档案越发丰富全面

档案作为一种特殊的信息载体, 往往要求将信息存储足够多的年限, 而本身又具有信息量庞大, 种类名目数目庞大的特点。因此, 过去传统的纸质档案在这些要求面前经常显出一些先天上的不足, 可碍于技术的发展, 一直没有解决之道, 直到信息革命的到来和计算机技术的爆发。以前浩如烟海, 整整一间房屋的文献资料, 现在只需巴掌大的一块的硬盘即可实现, 且更加易于保存, 保密性也更好, 与传统档案相比, 可称之为天壤之别。而互联网的繁荣进步, 更是让其如虎添翼。互联网的信息存储量几乎没有限制, 档案系统用互联网整合之后, 功能更是成倍的提高, 我国经过这一阶段的档案信息化建设, 目前大多省市的主体档案馆都均已实现了数字化, 大多数珍贵档案文献和高价值资料均已转成了数字版, 余下的档案文献也会逐渐拥有数字版, 从整体来看, 我国自建设信息化档案以来, 档案和文献资料总量越发丰富全面。

1.3战略发展规划和复合型人才缺乏

上文虽然叙述了我国开展档案信息化工作十几年来所取得的可喜成就, 但我国历史悠久, 文化源远广博, 国土幅员辽阔, 所以留下的文献数不胜数, 需要保存的宝贵资料堆积如山, 加之又有许多新近的文献档案不断更新补充, 所有这些现实情况, 都需要一个强大合理的高性能的档案系统。因此, 信息化档案之路着实是任重道远, 不可因为已取得的一些成就就停滞不前, 而应当不断改进完善信息化档案系统。目前, 现有的信息化档案所存在问题主要是战略发展规划的缺乏和相关专业人才的不足。没有详尽明确的战略发展规划, 档案信息化就将一直面临“往何处去”的困惑, 而人才缺乏则使档案信息化的发展后劲和潜力不足, 人才是信息化档案进步的“发动机”, 其重要性不言而喻。这些问题制约着我国档案信息化的进一步发展, 档案信息化建设的下一步目标, 应当以此两点为重点。下面将简单叙述对于进一步改进档案信息化的一些想法和建议。

2对于我国档案信息化未来发展的一些构想和建议

2.1进一步加强信息档案系统的整合和互联互通互享

档案信息化的特点, 或者说是独有优势, 一个是容量极大的电子存储技术, 另一个便是互联互通的网络技术。电子储存技术使档案系统有了极其巨大的存储量, 如同一个个广阔的湖泊, 而互联网的互联互通互享功能, 就像一道道河流, 将一个个独立的档案馆像湖泊一样连接在一起, 两者汇聚在一起, 构成了数据资料的汪洋大海。改进完善了信息档案系统的资源整合和互联互通共享之后, 不管用户渗出哪一个档案馆或是数据终端, 只要拥有网络连接和相关权限, 便可以查阅相距遥远的文献资料, 或是以往难以找寻的细枝末节。足不出户, 便可得知古往今来, 天下之事。故而, 进一步加强信息化档案系统整个和互联互同互享, 对于我国的学术研究, 教育科普, 文献资料记载, 都有极其重大的意义, 可以真正的实现一家之言, 天下共论的目标。这一工作, 应当列入我国档案信息化的战略发展规划中, 作为我国档案建设的下一阶段目标。

2.2加强相关专业人才培养

在如今全球信息化的形势下, 档案管理信息化的趋势是必然的, 在这种信息化的形势下, 就必须加强档案的管理工作。信息化档案管理, 不同于传统的档案管理, 很大程度上是依赖于管理人员的综合素质, 只有管理人员具备足够的专业化知识, 在面对档案管理时才能做到井井有条。目前来看, 在向着档案信息化管理改进的主要是高校、企业、事业单位, 这些单位在进行档案信息化管理时, 必须要严格的审核档案管理人员, 确保其具备足够的专业知识, 除此之外, 档案管理人员还应该定期进行培训, 以确保他们的专业知识能够及时得到更新, 再有就是要培养具有专业网络技术的管理人才, 形成一支具备高素质。高技术的管理团队, 只有这样, 在面对档案更新或者其他问题时, 能够处理的更好, 能够让信息化的档案服务于企业, 很便捷的解决许多的问题。

2.3增强改善档案信息系统的服务效果与功能

档案信息化的发展使得档案资料总数大大增加, 如果档案信息系统的管理系统功能不够强大, 结构不够合理, 操作不够简便, 服务能力不足, 数据处理能力不够应付日益增多的文件数量, 使用方法也不够智能和人性化, 那么必然对信息化档案系统的使用者造成莫大的困扰, 对其工作造成极大的不便。举例来说, 但是搜索这一项, 我国现在的信息化档案系统就有诸多可供改进的地方和瑕疵, 试想, 全国档案资料浩如烟海, 普通使用者查阅想使用的相关文献, 若无足够智能先进的搜索系统, 找到合适的文献可是难比登天, 单单是增强模糊搜索的智能程度, 便涉及到了人工智能和语言学及计算机学科的许多方面, 因此, 改善信息化档案系统的服务能力, 绝非一日之功, 需要技术的积累和不断地完善。

3结论

我国开展档案信息化工作十几年来, 于短短时间便取得了许多可喜的进展, 建立起了规模庞大的信息化档案系统, 该系统具有无可替代的优势, 对于我国科研, 学术, 发展规划, 历史记载都有不可或缺的重大意义。 因此, 我们有必要再接再厉, 仔细分析当今信息化档案的不足之处, 并不断完善整个系统, 使之可以成为我国科技教育文化发展的得力臂助。

摘要：我国于20世纪末正式驶入了“信息高速路”, 经过几十年的发展, 互联网技术和微电子技术逐渐走进了千家万户和生活工作的方方面面。在这一迅猛的互联网发展大潮中, 我国的档案系统也摆脱了传统落后的纸质档案, 逐渐建立了信息化的档案系统。信息化档案与纸质档案相比, 具有许多无法比拟的巨大优势。因此, 在我国建立起功能强大, 理念先进的信息化档案系统具有重大意义。本文将分两部分, 分别介绍当今我国的档案信息化已经取得的大的进展和客观存在的不足, 还有针对这些不足的一些改进构想和建议。

关键词：档案,信息化,现状与发展

参考文献

[1]袁素娟, 马嫱.近十年来人事档案研究文献计量学分析——基于2001-2010年档案类核心期刊载文分析[J].河北联合大学学报:社会科学版, 2012 (1) :64-66, 69.

[2]中国科学技术信息研究所.2012年版中国科技期刊引证报告 (核心版) [M].北京:中国科学技术文献出版社, 2012.

[3]谢笑, 李晶, 谢阳群.基于知识图谱的个人信息管理研究热点与前沿分析[J].情报杂志, 2012 (1) :102-110.

档案信息化现状与发展 篇2

4.2完善档案管理信息化的监督制度。强有力的监督制度可以确保档案管理信息化的过程得到制约与监督。保证其过程是在法律法规规定的范围之内。完善的监督制度可以促进档案管理工作人员的工作积极性、主动性以及创新意识，也可以进一步保障档案资料的信息安全。要充分利用单位内部的监督与单位外部的监督。使两者相互结合，相互补充，相互合作。及时准确地发现档案管理信息化过程中存在隐患的做法，然后纠正错误的做法，这样可以确保建设一个高效、安全的档案管理信息化的系统。

4.3要全面提高档案管理工作人员的素质。随着信息时代的到来，档案管理工作要实现信息化。首先是使档案管理工作人员掌握信息化的`档案管理方法与技能，因此要注意培养档案管理方面的人才，提高他们的综合素质与能力。加强对档案管理工作人员的培训，改变传统的档案管理方式与知识结构。全面提高档案管理工作人员的综合素质。

4.4加强建设档案管理工作的信息化。档案管理工作也要跟随信息化的发展潮流。在档案管理工作中运用先进的科技手段与技术，提高档案管理工作的效率与质量。档案管理工作人员在计算机的辅助下，要及时更新档案内容，准确保存各类档案信息，充分利用计算机与扫描仪等现代化设备保存图片以及声像等档案资料，这样也可以实现档案资料保存的无纸化，节省档案资料管理的资金与保存的空间。

医院档案信息化建设的现状与对策 篇3

[中图分类号] R197.323 [文献标识码] A [文章编号] 1673-9701(2010)01-87-02

医院档案是医院的原始性记录,是医院在医疗活动中形成的、具有保存价值的原始记录资料。我们知道,随着现代科学技术的发展,医院的信息化建设得以迅速发展,医院信息系统在医院管理中的应用已经越来越广泛,其作用也越来越大,但医院的档案信息化建设还相对的滞后,严重地影响和制约了医院档案资源的开发和利用工作。如何使医院的档案管理工作适应信息时代的发展,这是我们当前亟待解决的问题。

1 现阶段医院档案信息化建设的现状

1.1 对医院档案信息化建设重视不够或认识不到位

毋庸讳言,医院的中心工作是医疗,在医院的管理工作中重视医疗而轻视档案的观念较为普遍[1]。目前在国内的医院中,计算机应用已经成为不可缺少的一部分,从最简单的管理信息系统(MIS)和财务系统到完善的医院信息系统(HIS)、影像存档和通讯系统(PACS)、放射科信息系统(RIS)、实验室信息系统(LIS)以及局域网管理、办公自动化等,都已开始在医院实施和运行。但一些领导还是不能充分认识档案信息化建设的作用和迫切性,致使在医院的信息化建设中未将档案信息化建设纳入同步考虑和同步实施。

1.2 档案管理软件系统开发相对落后

目前,档案管理软件的开发速度和水平还明显落后于计算机硬件技术的发展,尤其是医院档案管理软件方面更为欠缺。多年来,单版机计算机档案管理在各医院档案综合管理中发挥了不可磨灭的功绩,改变了传统的手工登记、著录、汇编、检索,在档案的利用上使检索的途径多种化,便于查找和利用,实现了档案管理上质的飞跃。随着档案的快速增长和对档案信息利用需求的增加,单版机计算机档案管理,已不适应形势的发展,与医院的信息系统无法连接,缺乏可兼容性和可扩张性,急需升级更新。

1.3 档案管理标准化程度低

档案管理标准化是保证归档信息有效利用的关键。标准化程度低影响了医院档案信息化建设的进程,造成了低水平的重复建设;从现在阶段来说,医院收费系统、统计系统、病历病案系统、检验系统、影像检查系统等部门系统不全一致,规格不一,不能通用,也与档案管理系统存在着接口、存贮档案数据方式不同和无法交换等问题,档案信息资源无法实现共享。在各医院的信息网络建设中,档案信息系统和网络建设各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差。没有统一的规范和标准,医院内部的数据分析不能够统一,不能实现档案信息共享的要求,就谈不上是档案信息化管理。

1.4 医院档案管理格局混乱

目前,医院档案管理是一个多部门管理档案的格局。比如医院的综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、财务档案等,隶属行政办公室管理,而医疗文书档案、各种检查影像等又分属其他医务部门管理。管理部门采用的工作方式、管理方式不同,在管理职责上也不明确,也没有纳入医院的综合目标管理考核,这样多头管理,各有政策,造成了管理标准化的困难。

1.5 档案专业人员整体素质有待提高

目前医院现有的档案专业人员,一方面是知识结构单一,尤其是计算机网络技术的应用能力较低,知识面窄;另一方面是缺乏专职的档案信息管理人员,现有人员工作不安心,主动性和创新性不够,不适合现代化的档案管理要求。档案人员除了要有档案专业知识外,还必须具备良好的计算机运用操作能力和网络知识,只有这样才能更好的服务。

2 医院档案信息化建设的对策思考

档案信息化建设就是在档案管理活动中全面地应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供档案的利用服务。实现档案信息化建设无疑就是档案工作的一场革命,是传统档案走向现代档案的一个重要标志[2]。笔者认为应该从以下几个方面进一步加强。

2.1 高度重视是档案信息化建设关键

只有实现档案信息化,才能冲破档案利用的种种局限。档案管理是医院现代化管理的组成部分,虽然只是医疗业务的辅助部分,但却是医院领导决策的重要依据。因此,一是医院各级人员要根据《档案法》和《医药卫生档案管理办法》等有关法律法规,增强对档案管理重要性的认识,特别是提高医院领导干部的档案管理意识。二是要争取医院领导支持,作为档案室这种边缘部门来说,多向领导汇报档案工作中的成绩及存在的困难,争取领导重视关心支持档案建设,只有领导重视和支持,通过档案管理人员的努力,医院档案信息化建设才能完全实现。

2.2 加快医院档案信息化基础设施

档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提,关系着档案信息化建设的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络。要想实现医院档案管理的现代化,就必须满足办公条件,保证办公资金,如配备扫描仪、数码相机、刻录机等,为档案管理工作提供便利的条件,使档案资料不仅有文字、照片,甚至有光盘,利于永久保存。

同样,先进的档案管理软件是实现档案信息化管理不可缺少的工具之一。首先要选用经过国家鉴定的正规软件,在此基础上要进行第二次开发,建立适合医院管理的软件系统,又可与医院的行政办公系统相接,实现文件形成、报送、接收、分类编目、整理等全过程的计算机管理。

2.3 实行医院档案信息一体化管理

医院运作和管理的过程是一个获得信息、处理信息、利用信息的过程,医院作为一个综合的管理系统,档案管理系统就是一个信息资源子系统。但医院现行的信息管理体系是档案与其他信息分体管理,相互之间也缺乏必要的协调和联系。因此,建议将档案管理这个子信息资源融入医院整体信息化工作中,这样就不但可以节约人力、物力和财力,而且还能够提供更多的综合信息,形成更具有综合效益的资源库。医院实行信息、档案管理一体化,建立一个结构合理、功能齐全、高效的信息中心,就可适应当前医院加快信息现代化建设的需要[3]。

2.4 整合资源,促进档案信息化建设

档案信息化建设的核心问题是档案信息资源建设,没有可提供利用的档案信息资源为基础,档案信息化的速度与效率均无从谈起。医院档案信息资源包含电子病历、财务数据、收费系统、辅助科室检查数据、影像检查数据库、病案、统计等多部门或者其中数个部门的电子数据库,因此必须整合信息资源,在保证数据安全保密前提下实行统一管理、资源共享。在整合信息资源的基础上构筑一个档案信息查询平台[4],使档案查询更加便利,并且不受时间、空间限制,实现网络查询、远程查询,变实物档案室为虚拟电子档案室等。

2.5 加强医院信息档案的规范化管理

由于医院信息量大,且内容繁杂,部门之间仍然各立门户,它们不仅档案信息资源分散,且信息编制不统一,不可能做到准确、有效、迅速地为医院管理服务,因此要实行集中统一档案管理。这样才有利于医院档案工作实行规范化、标准化、科学化管理,有利于档案信息资源的综合开发利用,有利于快捷地向决策层、管理层提供档案信息,便于对外信息联网,资源共享,用最少的人力、物力提供最佳服务,充分发挥其整体效益,是档案管理工作发展的方向和必然趋势。

2.6 以人为本,建立一支高素质的档案队伍

档案工作人员自身的素质与档案信息化建设密切相关。因此,一是要重视档案工作人员的素质培养,为广大的档案工作人员提供良好的学习条件,安排他们接受有关计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理技术和现代管理技术等知识的培训;二是要制定信息化建设的中长期规划和短期目标,吸引和培养医院档案管理专业型人才,做好人才储备工作,打好档案管理工作的基础。三是要关心和爱护档案工作人员,从职称晋升、工资待遇、评优等方面给予与医院主系列专业人员同等的待遇和机会,让他们安心工作。四是作为档案工作者,也要顺应时代的潮流,努力学习和掌握信息管理知识。现在档案事业面临的挑战非常紧迫,电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等等,都亟待档案工作者去认识、去解决问题,把它们与实际工作联系起来,更好地为医疗工作服务。

[参考文献]

[1] 许冬. 浅议医院档案管理的现状与对策[J]. 医学信息学,2008,21(3):338-339.

[2] 窦丽娟. 关于档案信息化建设的几点建议[J]. 沈阳工程学院学报,2007, 3(1):97-99.

[3] 赵霞. 医院档案管理中的问题与对策[J]. 中华现代医院管理杂志,2006,4(12):15-16.

[4] 刘伟. 浅谈综合性医院档案管理创新[J]. 新疆医学,2007,37(3):185- 186.

档案信息化现状与发展 篇4

一、档案信息化现状

档案信息化是以网络、计算机、信息技术为手段, 以档案资源为对象, 以档案工作为依托, 以档案管理学最新理论为指导, 按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求, 开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程[1]。就贵州大学档案馆 (校史馆) 来看, 档案信息化建设不容乐观, 主要表现为:

1. 现代信息技术人才匮乏。

档案信息化是现代信息技术在档案领域的应用, 需要计算机等专业人员, 但本馆至今仍无计算机或相关信息技术专业人员, 现有17人仅能应付简单的数据录入、查询等工作, 对计算机操作系统安装、维护、网页设计、制作等均无能为力, 导致档案信息化工作困难重重。

2. 基础设施落后。

本馆现有设备中, 有12台计算机、6台打印机和2台复印机均是使用10年以上的问题机, 且无刻录机、数码摄像机、扫描仪等。现有设施、设备已难以满足档案信息化的需求。

3. 档案信息化数量少类型单一, 利用不便。

本馆综合档案信息化已于2011年起步, 但截至2014年4月仅6万余条数据, 信息化数量少;数字化类型单一, 多为2010年以后的文书和研究生档案, 而实物、科研等其他类型档案多未数字化;“南大之星”系统未与学校其他系统融合, 各部门产生的电子档案归档难度较大。此外, 已数字化的综合档案也未提供网上查询, 查阅利用还处于原始的手工状态, 利用率极低, 天均利用不足6人次。

4. 档案信息化安全体系缺乏。

档案信息化工作虽已开展两年多, 但信息化安全方面的规章制度仍较为缺乏, 工作中存在职责和目的不清、流程不明、保护不力等, 档案信息安全存在较大隐患。

二、主要原因

1. 认识不到位, 重视不够。

一是学校部分领导对档案信息化重要性认识不到位, 既没有成立相关领导机构来统一规划、指导档案信息化工作, 也无明确发展方向、建设目标、配套措施等;二是投入较少。每年投入仅20万左右, 与本校图书馆 (每年几百万元) 相比差距较大;三是缺乏交档意识。一些单位有关人员缺乏交档意识, 有的则出于自身利用方便等原因不愿归档, 全校约1/6的单位长期不归档, 造成部分档案查找困难。

2. 人员专业结构不合理, 缺乏现代技术人才。

档案信息化不仅需要档案专业高层次人才, 更需要现代信息技术人才, 但本馆现有专职人员中, 除两人为档案专业大专学历外, 其余均不具备档案或现代信息技术专业知识, 难以适应档案信息化对人才的需要。

3. 信息设备老化, 专职人员工作效率低下。

本馆现有设备严重老化、事故频发, 严重影响了工作人员的正常工作, 导致多数人不愿将纸质档案数字化, 只愿从事查档、收档等工作。

4. 缺乏约束机制, 兼职人员责任心不强。

由于学校无相关约束机制, 部分兼职档案人员工作责任心不强, 存在想录就录、不想录就不录, 更不愿意将长期积压档案归档, 再加之一些部门档案长期处于不整理的混乱状态, 造成了部分档案的损坏、丢失。目前本校已出现:个别学生因查不到成绩对其出国等造成影响;个别建筑物因查不到设计图给改造、维修等带来安全隐患;个别基建项目因缺乏相关资料而难于通过审计;等等。

5. 管理人员安全意识淡薄, 档案存在安全隐患。

一是查阅利用过程中存在疏忽大意、监管不力等, 导致个别档案被损毁、遗失;二是未建立数字档案局域网, 所有工作用机均与互联网连接, 对电子档案又无过硬的保护、保密措施及相关保护技术;三是电子文件安全管理等方面的规章制度较为缺乏。

三、发展建议

1. 更新观念, 创新服务模式。

思路决定出路, 没有观念创新就没有管理、服务创新。为此建议:一是加强宣传教育。如采取将档案工作与课堂教学相结合;校史陈列馆充分发挥教育职能;网站发挥现代媒体的宣传作用等, 以增强档案相关管理者 (如领导、档案形成者和专兼职档案人员) 的档案意识和责任意识。二是创新服务模式。随着档案利用者对档案及时性、准确性要求的日益提高, 档案服务部门只有与时俱进, 更新观念, 在管理制度、服务手段及方式等方面不断开拓创新, 变被动、传统、低效的手工服务为主动、现代、高效的网络服务, 并以用户需求为导向提供个性化、交互式的信息服务, 才能较好地满足档案利用者需求。

2. 加强培训, 提高人员素质。

人才是关键, 国外对从事档案工作的人员要求较高, 如美国申请从事档案工作人员, 必须是具有档案历史学、图书信息学、计算机专业硕士学位的[2]。虽然我国《档案法》规定“档案工作人员应具备专业知识”, 但现有从业人员大多缺乏专业知识及相关技能, 难于较好地适应档案信息化要求。因此, 建议采取多种措施提高从业人员的素质。一是提高现有人员的现代信息技能。现有人员具有较丰富的档案工作经验, 对他们进行培训是最直接的途径。可采取:建立激励机制, 鼓励通过自学、在职学历教育、进修等方式进行, 使之具备所需技能。二是建立引才用才机制。适当引进计算机软硬件等现代技术专门人才, 使人员结构趋于合理。努力造就一支具有较高素质、掌握现代管理方法, 具备网页制作、网站及系统维护等能力的复合型人才队伍, 使档案工作者由看堆守摊的实体保管者变为知识提供者、咨询者甚至研究者。

3. 加大投入, 提高效率。

设施设备是基础, 系统软件是关键, 关系到档案信息化建设水平。因此, 学校有关领导及部门应重视档案信息化工作, 把它纳入学校年度或专项建设项目中, 加大投入力度, 及时更新设施设备, 为档案信息化建设顺利进行提供设备保障。

4. 建立安全体系, 确保信息安全。

档案信息化安全体系建设的目的就是要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等 (即数据安全) , 保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性 (即系统及其网络平台安全) [3]。因此, 可采取:一是实行领导负责制。建立由各归档单位负责人组成的档案安全领导小组, 并把档案安全纳入单位目标考核中, 使档案信息安全落到实处;二是加强宣传教育。普及档案安全知识, 强化安全意识和责任意识, 将安全管理责任到人;推介国内外档案安全保障的最新成果, 努力培养造就一支安全意识、责任意识强能胜任本职工作的现代化档案管理队伍, 为档案安全提供人才保障。三是建立健全安全管理制度。如建立及时存档备份制度, 数据加密、设备、人员及技术权限管理, 电子档案存储介质、软硬件环境安全检测以及应急预案等制度, 并普及安防技术, 提高安防能力, 确保电子档案安全;四是规范利用, 确保档案利用安全;五是严格网站管理, 确保档案运行安全。

5. 重视开发利用, 实现资源共享。

一是要重视资源建设。没有信息资源, 档案信息化就是无源之水, 信息共享就是一句空话。二是要提供“一站式”检索服务。充分运用现代信息技术整合、挖掘、利用档案资源, 将公开的文本、视频等, 编制成系列实用、系统的特色数据库, 整合成统一检索平台, 提供“一站式”服务, 并加快跨地区、跨系统信息资源的共享步伐。三是要重视网站建设。网站是宣传、检索利用档案信息的重要窗口, 网站设计上应充分体现易用性, 注重与用户的交互性和服务的主动性。如将案卷级、文件级目录甚至公开的全文信息提供网上服务, 并设置交互平台提供多种咨询服务, 满足利用者的个性化需求, 使档案馆由典藏借阅逐渐向信息咨询、知识提供方向发展, 由被动单一服务向主动、多元和多层次方向发展。四是要抓好宣传教育。编制多种介绍性、指导性手册, 利用大厅、走廊、网上专题展厅等进行宣传, 发挥档案的社会教育功能;借助档案日开展集中宣传活动;采取短信、电子屏、微博等新兴媒体宣传档案知识;此外, 还可借鉴广东电视台和广东省档案局 (馆) 的经验, 录制以档案为内容的电视、电影, 制成卡通、游戏等, 提高宣传效果。五是要提供增值服务。充分利用本馆技术、人才及资源优势, 做好档案编研工作, 为档案利用者提供增值服务。

参考文献

[1]游疆来.国内外档案管理信息化发展状况与趋势分析[EB/OL].http://wenku.baidu.com/view/68e3a822aaea998fcc220e3a.html.检索日期:2014-4-6.

[2]赵屹.美国的档案工作与信息服务社会化[J].档案学通讯, 2001 (2)

档案信息化现状与发展 篇5

摘要：随着第三次工业革命的开始，全球进入信息时代。信息产业与信息经济的蓬勃发展，使其在社会经济中所占到的比重逐步增大，越来越受到社会和国家的关注。通过对现阶段我国信息产业与信息经济发展的比较和未来趋势分析，制定可行的政策方针，推动信息产业发展。

关键字：信息产业、信息经济、信息产业现状、信息经济现状、信息产业与信息经济发展趋势

引言：从第三次工业革命后，世界的经济发展中心逐步倾向信息产业与信息经济，而我国从改革开放后将社会重心放在经济发展上，信息产业发展速度、产业规模、对外出口的增长等在全国各行业中发展最为迅速，渐渐将成为国民经济的支柱产业，同时信息产业带动信息经济迅速发展，给我国国民经济发展注入强大动力，人们的视角也越来越关注信息经济产业与信息经济的发展现状和趋势，以此来制定方针政策促使我国经济快速稳步发展。我国信息产业与信息经济的兴起

我国信息产业的兴起离不开信息化的提出和发展。早在20世纪50年代中国就开始着手发展航空工业和原子能工业。其中就涉及很多数据的信息化处理与演算。70年代末80年代初期中国政府逐渐认识到发展信息技术的紧迫性。80年代初，计算机与大规模集成电路普及。国务院电子振兴领导小组于1984年11月发布了“我国电子和信息产业发展战略”，我国信息产业得以兴起，信息经济也随之得到发展。

我国电子信息产业与信息经济发展的现状

20世纪80年代末期． 全国的咨询企业约3万家，从业人员57万，注册资金79．5亿元。这一时期，信息产业发展迅速。2001年，我国信息产业增加值占国内生产总值(GDP)的比重达到4．2％。2002年电子信息产品销售收入达1．4万亿元，居全国工业部门之首，已成为我国第一支柱产业，其产业规模居世界第三，其中彩电、程控交换机产量居世界第一。在长江三角洲、珠江三角洲等地区已形成具有国际竞争力的产业聚集带。截止到2009年前三个季度，规模以上的电子信息制造业实现收入51 305亿元。同比增长0．1％ ；利润1 791亿元，同比增长5．2％ ；出口交货值28 932亿元，同比下降5．6％。软件业务收入9 513亿元，同比增长25．6％。电子信息产品进出口7 719亿美元，同比下降12．8％。这是本世纪以来首次负增长。其中出口4 572亿美元，下降12．5％，占全国出口的38％ ；进口3 147亿元，下降13．5％，占全国进口的31％，出口降幅逐步收窄。l1、12月连续正增长。最近几年，我国各行业信息化建设已经从分散建设转为整合应用，行业IT 市场越来越成熟，市场规模不断扩大，尤其是国内的软件与IT 服务产业整体收入迅速增长，经营效益不断改善，行业集中度进一步提升。从软件与IT 服务行业总体市场发展前景来看，据《中国软件与IT服务行业市场调查报告（2008 年）》显示，自2005 年以来，中国软件与IT 服务市场一直保持比较快速的增长。2008 年，我国软件与IT 服务行业市场规模达到2,050.2 亿元，同比增长25.2%，增加值413.3 亿元；2009 年，我国软件与IT 服务产业市场规模将达到2,585.2 亿元，同比增长26.1%，增加值535.0 亿元。2010年规模以上电子信息产品制造业工业增加值同比增长了17.7%，高于同期工业平均水平1.6%，实现销售收入50589亿元，同比增长了25.9%，自主创新能力不断提高组织召开了全国信息产业科技创新会议, 发布了信息产业科技发展 “十一五” 规划和 2020 年中长期规划纲要, 启动新一代宽带无线移动通信等重大科技专项实施方案的编制工作。建设了一批软件与集成电路公共服务平台, 产业联盟对科研开发和成果产业化的推动作用有效发挥。集成电路、软件、数字电视、数

字集群、光通信、信息安全等领域涌现出一批具有自主知识产权的技术和产品。运营企业建立研发机构、加大研发投入,在完善创新机制方面取得新的成效。标准和知识产权工作取得新成果,全年共发布行业标准 284项,申报并获批准国家标准49项。行业管理和市场监管工作进一步加强对行业发展的规划指导力度加大, 组织完成了信息产业 “十一五” 行业规划、专项规划、职能规划和区域规划的编制工作。各级电信监管部门按照 “以人为本监管为民” 的理念和社会利益最大化的要求,从维护广大消费者合法权益出发, 加大工作力度, 创新管理方式, 扎实开展 “畅通网络、诚信服务” 及 “阳光绿色网络工程” 等活动, 在互联互通、网络与信息安全管理等各方面取得了明显成效。针对用户反映强烈的移动信息服务、垃圾邮件等热点问题, 进行了专项整治和规范稳步推进电信资费管理方式改革, 引导企业降低部分地区过高的移动电话资费和区间通话费。建设项目管理和质量监督力度加大,通信建设市场秩序好转。应急通信和党政专用通信工作得到加强。修订发布了频率 划分规定,加强了台站管理。会同有关部门开展了软件正版化、手机市场秩序专项整治,加大了税控收款机等产品的管理力度, 整顿和规范电子信息产品市场取得积极成效。安全生产监督管理工作加强。全行业认真贯彻国家信息化发展战略, 配合有关部门积极推进各项信息化重大工程建设,电子政务、电子商务及企业、城市信息化推进工作力度加大。认真落实电子签名法,完善了电子认证服务工作, 网络信任体系建设稳步推进。启动了信息技术应用条例的制定工作,组织实施了信息技术推广应用倍增计划。研究并提出了信息产业参与社会主义新农村建设的工作意见,农村信息化综合信息服务试点取得初步成效。信息系统工程监理得到加强。配合有关部门推动全国农村党员干部现代远程教育试点工作取得新进展。信息经济的特征

信息经济的劳动力主体将转化为信息工作者。20世纪8 0 年代意大利《 时代报》发表过一篇文章题目是《本世纪末我的儿子长大后干什么?》文章写道: “我们将来有些什么工作呢?将来是这样一个金字塔: 最高层是“ 信息生产者”——科学家、研究员和工程师接下来是“ 信息传播者” —— 教师、公共信息传播人员、交流人员等；再下来是“ 协调和管理人员” —— 信息分析人员、市场调查专家、计划人员和监督人员；再下来还有“ 信息处理人员”； 最后是“ 信息业基础设施工作人员” 包括设备操作人员和通讯工作人员。这是因为，“ 科学技术是第一生产力”。而科技的繁荣，离不开信息工作者— 知识分子。现在战略性的科技人才，成了世界性竞争的焦点。

信息经济是知识产业占主导地位的服务型经济，而不是工业化时期的制造业经济。在信息时代.人们生产大量智力— 智力的生产力成了决定生产力、竞争力和经济成就的关键。换句话说，在信息时代人们力求最大限度地以信息的投入来代替材料和能源的投人，从而取得倍增效应。现在有一个广泛使用的术语，叫做“ 增值。所谓增值是说人们对某种原料进行加工或对某种服务加以改进后，就使制成品或者服务的价值高于原来的价值。实际上，每一种物品(劳动对象)投入有用信息后，都会增值。资产阶级经济学鼻祖亚当· 斯密在两个世纪以前就曾说过: 一个花费了大量劳动和时间教育出来的人可以比作 1 0台价位昂贵的机器。

信息经济是交互性、跨国性、全球性的经济。信息经济的生产过程不再局限在一个公司甚至一国范围内。在企业之间.竞争与合作、交流和限制总是并存，从而形成复杂的局面。这里没有水久的朋友，也没有永久的敌人，有的只是水久的经济利益。生产的跨国性，促进了世界贸易的发展。现在.许多国家的对外贸易额，已超过国民生产总值的一半。就全球而言，贸易的增长率一般高于经济的增长率。Z D世纪兑年代.世界经济的增长率不到1 %，而世界贸易量的增长，即使去除了物价因素也达到了3 %。

我国信息产业和信息经济存在的问题

我国信息产业较欧美的国家相比起步晚、起点低，通过国家的支持及自身的努力，也

已成为信息产业大国，可不是强国，由于技术的差距．还是存在着诸多的问题：

一、产业规模小、结构不合理、发展不平衡。我国信息产业没有形成规模效益，更没有产业集群。产业规模小容易产生浪费，不仅在资源方面，还有技术的浪费。产业的结构“硬重软轻”，以电子信息设备制造业为主，软件业、信息服务业占的比重低；而发达国家信息产业的结构是“软重硬轻”，软件占的比重已超过硬件。我国信息产业这种不合理的结构制约了产业的发展。就信息经济而言呈现出不平衡态势。计算机、数据库、通讯等产业发展较快，而软件信息服务业就相对滞后。

二、核心基础产业薄弱、核心技术受制于人。信息产品产值低，生产手段落后。信息产业内部各个分支行业之间联系松散，缺乏互动的协调机制：一方的发展不能带动另一方发展，一方的落后却制约着另一方的进步。信息产品或服务仍以劳动密集型为主，出口产品附加价值低，企业综合竞争力不强。而自主创新能力急待提高，科技投入不足，鼓励创新的配套政策还不完善，管理体制和机制还不能满足自主创新的要求。核心技术掌握在欧美发达国家手中，技术受制于人。

三、人才流失严重．缺乏高技术人才据瑞士洛桑国际管理学院在2000《国际竞争力报告》中指出，我国科技竞争力排名继1999年大幅下滑12位之后，在2000年下滑3位，列28位。合格信息技术人员可获得的程度，我国居倒数第二位。可见我国面临科技人严重缺乏的局面。

我国信息产业的发展趋势

我国在经济发展的各个方面总是面临着一个相同的问题— — 是大国而非强国，在信息产业方面也是同样如此。这就说明了我国的信息产业还是落后的，仅仅依靠廉价劳动和国外的淘汰技术，在破坏环境和浪费资源的情况下，信息产业才发展到了一定规模，这种处境很尴尬。打破国外的技术垄断，南劳动密集型产业转变成为技术密集型和知识密集型产业是我国信息产业发展的主要方向，也是信息产业发展的大趋势。人才培养将成为未来信息产业发展的关键世界各国不惜花巨资来培养高水平的信息专业队伍就是最好的证明。“科学技术是第一生产力”，对于信息产业的发展更是至关重要。只有拥有技术，信息产业就会向前发展。世界各国正是明白这一点才会不惜巨资来培养信息技术人才。只要拥有不枯竭的人才资源，就能确保技术的进步和产业的发展。我国要想成功进人发达国家．就要拥有一支具有世界水平的工作人员组成的信息队伍，并继续培养后续的有生力量，提供源源不断的技术支持。在软硬件产业中，我们要改变现在的“硬重软轻”．以电子信息设备制造业为主的现状。“软重硬轻”是发达国家的产业结构，也是世界信息产业发展的趋势。增加开发资金，吸引具备高水平的开发人员，并将开发的新产品投入市场换取最大利益，支持深度开发．形成投入与产出的良性循环是软件产业超越硬件产业的唯一途径。

在未来的信息经济和信息产业发展中的举措

针对我国信息经济存在的问题，关键是要坚持科学发展观。构建和谐社会，促进国民经济快速发展，具体的说就是十七大报告中指出的：“提高自主创新能力，建设创新型国家；加快转变经济发展方式，推动产业结构优化升级；统筹城乡发展，推进社会主义新农村建设；加强能源资源节约和生态环境保护，增强可持续发展能力；推动区域协调发展，优化国土开发格局；完善基本经济制度，健全现代市场体系；深化财税、金融等体制改革，完善宏观调控体系；拓展对外开放广度和深度，提高开放型经济水平。” 同时加强政府官员执行力建设提升政府形象及公信力；加强官员自身素质建设，完善公务员招考制度。中央政府制定出某些重大的政策后，必须常抓不懈并由专职部门监督实施，狠抓地方基层政府对政策的执行并及时进行监察反馈，不能虎头蛇尾，保证政策的一致性和实效性；加强群众组织及正常宣泄渠道建设，信赖群众、依赖群众监督各项政策的执行；发挥媒体在宣传、监督等方面的天然优势。使国家和政府有选择、分步骤地进行信息经济体制改革，使之与当时的社会实际相符合，更能为信息经济和信息产业发展所适用。与周边及其他国家共同合作，走共赢之路。在信息经济和信息产业中，我国的基础比较薄弱，现阶段成就还比不上国外发达国家，更应

当加大和其它国家的合作，减少差距，使我国的信息经济和信息产业得到更好的发展。

我国信息产业与世界一流水平还有差距，他们现在的情况可以作为我国信息产业未来发展的参考。我们必须认清事实，从实际出发，我国信息产业的发展现状不容乐观，我同的信息产业起步晚、技术低，形成现有的规模实属不易，也是一代信息产业人员的心血铸成。最为重要的是适合中国同情，创造中国特色的发展之路。

参考文献：

《我国信息产业发展现状和趋势浅析》郭凌《农业图书情报学刊》2010年12月第十二期 《当前我国信息产业发展现状与面临的形势》王旭东《宏观经济研究》2007年第二期 《改革开放三十年经济社会发展调查报告》百度文库

医院档案工作的现状与发展 篇6

【关键词】医院档案；档案现状；档案管理

【中图分类号】R197.3 【文献标识码】B【文章编号】1004-4949（2014）08-0666-02

1医院档案工作的现状与发展

医院的档案管理工作是记录整个医院历史和知识的载体之一，档案内容包括文件所有患者及医院内部科研的资料管理、医院文化建设、医生履历管理、优秀案例及医学教学实践记录、学习和生活管理、人事关系档案管理、工作岗位基本情况及奖惩信息等方面的文字材料、声像、电子资料。医院档案记载与收录了全院医生和患者的大量最原始和可靠的信息。这些信息能够客观真实地反映医院的发展历程，成为医院不容忽视的信息资源，对医院的发展有着举足轻重的作用。另一方面，医院档案中还汇集了医院现有的各种知识成果，是医院建设中最珍贵的财富，有着很高的开发利用价值。对这些资料进行综合分析，能够从全局的角度了解医院工作等多方面的沿革和发展情况，帮助患者对自己的病情有更立体的认识。这能够为医院的进一步建设提供参考和客观依据，促进医院形象的建立以及价值观的引导。

医院档案的内容涉及医院从招聘医生、治疗的患者、到科研教学、日常管理等直接形成的对患者和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录，包括了档案资源管理和档案中所包含的信息管理两部分内容。从工作特点的角度来看，档案管理工作和其他文献管理工作一样，包含了信息的录入、储存、处理、输出这样一个完整的信息传输过程，是一种信息控制系统。虽然针对不同的档案类型在管理上有不同的方法，但基本的要求是一致的。如我国医院档案管理工作的基本要求主要包括：完整性要求；安全性要求；科学性要求；规范性要求；经济性要求；现代化要求。

医院档案管理工作在最初采用的是较传统的人工管理模式。在人工管理模式下，经过长期积累产生的大量的信息与资料，会导致文件的归档和检索都非常的繁琐，当然医院的档案信息化建设不可能一蹴而就，是一个漫长的过程，它要求对实施的各个环节进行深入综合的分析，做好具体的规划。因而，文档的更新和维护也存在着许多困难，在很大程度上制约了医院档案管理工作人员的工作效率。同时由于在这一过程中档案会接触到较多的主题，不利于档案保密工作的进行。而随着社会经济和科学技术的飞速发展，医院档案管理工作中开始融入了现代信息及网络技术。运用网络信息技术进行管理的现代化档案管理模式，通过初步的尝试和实践，展现出了传统的人工管理模式无法与之比拟的明显优势，例如检索的迅速、查找的方便、信息可靠性高、资料储存量大、档案保密性好、寿命长、成本低等，这些特点可以大幅地提升档案管理效率及利用工作的水平，降低人力、物力、财力的消耗，是医院档案管理正规化科学化的重要条件。

2医院档案工作的优化措施

目前，现代档案管理的一个发展方向是档案信息资源的共享，这在档案界已普遍达成共识。要实现档案信息资源的共享，其关键就在于具体的实施问题。医院本身就是一个信息源，而作为这一信息源管理部门的医院档案，应该更具有开放的意识，在建立信息网络化管理结构的同时，档案馆应对搞好档案专题信息数据库的建设给予足够的重视，强化档案的收集、归档等工作，提升档案资料的归档率、完整率、合格率。同时应加强医院的办公自动化，使信息化建设落到实处，从而进一步推动医院数字化档案馆的建设与完善。

2.1管理层加强档案意识

医院的管理层对档案管理工作应有足够的重视，成立以院长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度，使工作人员有明确的工作依据，使档案管理工作能够顺利开展。

2.2提高专职管理人员的素质

启用档案专业或受过培训的档案工作人员，除了业务水平，还应重视档案工作人员的政治思想素质和职业道德修养。加强医院档案工作人员自身的业务素质，一方面积极参加医院档案业务培训，学习医院档案专业理论知识；另一方面建立档案工作网络，学习运用现代化管理技术和先进技术设备，提升档案管理水平。

2.3扩大档案管理工作的基层宣传

积极向全体医院职工宣传医院档案管理工作的重要性，通过举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛等措施，来切实提高医院档案工作人员的服务意识，使医院档案管理工作受到各科室人员的重视和支持。医院各科（组、处）室可设兼职档案员，积极参与并配合医院开展档案管理工作，进行档案的收集、整理和归档，从组织上保证档案工作的顺利开展。

2.4实现现代化的服务和管理

随着现代科学技术的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向，一方面利用现代化的高科技手段提高医院档案管理工作的效率，使档案工作从落后的人工管理模式走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将医院档案管理信息及时提供给医院领导、各教研组和社会有关部门，提供便利的查阅和使用，提高档案资源的使用利用率，使他们切身体验到档案信息的利用价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

3结语

在知识经济当道的时代，医院档案信息管理和利用事业作为继承和保护与开发人类文明遗产的一小部分，在社会和科技的发展进步中将产生不容小觑的重要作用，其地位正在日趋升高。然而目前医院在档案管理和利用中任存在诸多问题，没有得到很好的解决。当然医院的档案信息化建设不可能一蹴而就，是一个漫长的过程，它要求对实施的各个环节进行深入综合的分析，做好具体的规划。这就使得医院的档案管理模式和档案管理的工作人员都面临更新更严峻的挑战。因此，医院的管理层和各档案部门应当从加强档案意识，树立新的档案观念入手，以提高档案管理工作人员的素质为根本，实现科学化和现代化的医院档案管理，加大开发档案信息资源的力度，使其能够真正为知识经济而服务，使档案管理工作充分发挥其应有的社会和经济效益。

参看文献

[1] 缪正宇. 浅谈医院档案管理工作[J]. 丽水学院学报. 2012， （06）[2] 卢志兰. 医院档案管理特点、现状、对策[J]. 魅力中国， 2011， （71）[3] 王燕萍. 醫院档案的管理和利用[J]. 南昌高专学报. 2013， （01）

[4] 王冰冰. 医院数字档案馆建设和利用状况浅析[J]. 中国科技博览. 2010， （33）

档案信息化现状与发展 篇7

一、党校档案管理信息化的重要性

(一) 可改善档案管理工作

档案工作只有实现信息化以后, 才可以打破传统档案利用的各种局限, 使得档案管理机构能够从传统的封闭模式转变为开放模式, 从传统的利用与储存职能转变为服务、采集以及管理职能, 真正实现档案信息资源的科学合理管理与配置, 更好的为社会提供服务 (1) 。

(二) 利用档案信息支持决策和管理

管理与决策应当保证准确、及时, 其必须依靠准确的信息与迅速的综合研究能力来保障, 基于此, 档案管理信息化具有无可比拟的优势, 能够发挥关键作用。

(三) 可为科学研究和知识普及提供智能化服务

档案管理信息化, 只需要实施一次投入, 就能够实现多次产出, 共享资源, 其能够显著减少二次信息的编著时间, 从而显著提升档案信息管理运用的效率。

二、党校档案信息化建设的现状

(一) 基础设施建设的问题

档案网络是档案基础设施的主要环节之一, 档案网络的构建通常包含公众网、内网以及政务网, 几者之间产生了一个互相作用同时又相对较为独立的网络体系, 而组成这些网络的物质基础在于以电脑作为核心的各类设施。尽管国内各个党校档案管理部分的计算机普及程度非常高, 档案管理工作人员已经达到人手一台电脑, 其他相关的设施如扫描仪、打印机等也配置较为齐全, 办公网络设施建设也较为良好。然而, 从现阶段的整体水平来分析, 基础设施的建设力度仍然需要不断加大, 因为档案管理信息化是否能够正常运作关键在于信息基础配置水平, 党校档案管理在信息资源的开放方面必须要配置具有高稳定性与高安全性的大容量网络设施, 这就需要各个党校加大投资力度的同时, 避免不必要的盲目投资, 应当科学合理的配置这些基础设施 (2) 。

(二) 档案管理应用建设的问题

档案管理信息化运用系统包含档案网站建设、文件档案信息库建设、文档一体化管理系统建设以及推广与开发软件系统建设等各个方面。尽管大部分党校档案机构已经基本实现电子资源中心与数据备份基地, 同时构建了面向整个社会的中心网站, 文档一体化的管理系统也获得了广泛的运用。然而这些管理软件与系统大部分仍然采用单机版的模式, 显然不能满足日后档案管理信息化建设的需要, 文档一体化管理系统仍旧采用电子文件管理的方式, 距离无缝管理还有一段很长的路要走。

(三) 档案信息资源建设的问题

档案信息化建设包含构建多媒体数据库、管理电子资源归档、构建档案目录中心以及构建档案目录数据库等。纵观国内众多党校, 其档案信息资源的建设工程仍然停留在表面水平, 其只是实施一些简单的数字化扫描、目录储存等工作, 大部分已经开发的资源仍然不能达到数据共享、互通联网的目标, 档案信息化工程的建设不可以只把重点放在“建设”中, 其建设的主要目标在于“使用”, 显然党校档案管理信息化建设这方面的工作存在明显的缺失。

三、党校档案信息化建设的发展措施

(一) 基础设施建设的发展对策

首先, 党校应当主动拓展档案管理信息化建设的经费途径, 应当努力争取政府机构对于档案事业建设的投资, 力争将档案信息化建设纳入专项建设的项目当中, 从而获得充足的经费支持。与此同时, 党校也应当充分运用自身的所有资源, 构建多元化的档案信息化工程。例如, 党校当中的档案机构可以与互联网公司开展合作, 从而获得这些公司在互联网资源方面的支持。其次, 档案信息化基础设施的建设资金通常都是非常有限的, 档案管理机构要充分利用这些有限的资金, 在选购设施的时候, 必须要优化信息资源的相关配置。其一, 党校的档案管理机构必须要充分参考自身建设的实际需求以及资金的支付能力;其二, 党校档案部分应当提升现有设施的利用效率, 在进行设施更新的过程中, 不能急于淘汰一些废旧的设施, 比如部分破旧的电脑, 其还可以用做文件目录的信息录入工作。最后, 要积极与其他区域党校的档案管理机构之间加强联系, 通过开展技术共享、交流合作, 实现档案管理信息化建设资源、经验以及技术方面的共享。比如, 安排工作人员实施项目合作、开展实地考察以及召开技术交流会等等。

(二) 档案管理应用建设的发展对策

一方面, 必须要规范党校档案业务管理的相关软件, 档案管理机构必须要注重软件是否能够与该区域的地方特点与工作状况相符合, 同时要保障在特定的范围内使用统一的相同软件。与此同时, 随着党校档案信息化的步伐不断深入, 单机版本的管理软件显然无法适应信息化建设的发展要求, 这就需要各个党校大力推广网络版本的档案管理软件, 党校档案管理机构应当统一使用标准的OA系统, 同时要把电子文件归档和管理准则整合进去。另一方面, 要不断提升党校档案网站的建设能力, 党校的档案网站必须要具备综合性的服务能力, 不但可以实施档案教育、档案检索以及在线预览等功能, 同时还应当为社会供应一些网络预约咨询、阅览服务以及党校自身独具特色的服务等。

(三) 加大培养信息化建设人才力度

1. 加强管理人才队伍建设。

党校档案信息化的建设对于档案工作管理人员的专业技术、知识库存、知识结构以及思想观念等都提出了非常高的要求, 因此, 党校应当立足于自身的实际情况, 努力创造适宜的环境, 积极配合人事机构, 强化党校档案管理工作人员的聘用、使用以及培养 (3) 。其一, 采用竞争上岗的制度, 公开选拔档案的管理人员, 培养与聘用优秀的档案管理人才, 如此, 不仅能够从源头上解决任用高素质档案管理人员的迫切需要, 同时在内部形成积极向上的良好氛围。其二, 采用岗位轮换交流、职位分工轮换、下派基层学习以及培训教育等方式, 不断提升档案管理人员的理论知识, 提升其统筹协调、决策、管理、组织的基本能力。

2. 加强专业技术人才的培养。

党校档案信息化建设在很大程度上取决于专业技术人员整体水平素质的高低。要全面提高专业技术人才队伍的科学素养和创新能力, 建立一支既懂技术、又懂管理、知识结构合理、技术过硬的“复合型”专业人才队伍, 通过人才培训、经验交流、考察学习、技术交流与合作等方式, 将所学的理论知识与实践相结合, 实现提高其业务能力的目标 (4) 。

摘要：新的形势要求党校档案工作人员不断学习, 提升自身的专业知识与技术水平, 党校也要不断加大信息化设施的建设力度, 提高档案管理层次, 将信息化技术贯穿于档案管理的过程中, 才能有效促进党校档案管理工作的持续发展。

关键词：党校,档案,信息化建设

注释

1陶水龙.大数据时代下数字档案馆面临的机遇与挑战[J].中国档案.2013 (10)

2苗蕾.加强信息化建设对党校工作具有重要意义[J].科技传播.2011 (05)

3白雪.如何提高基层党校档案管理工作效率[J].科技信息.2013 (19)

档案信息化现状与发展 篇8

1 城建档案馆信息化现状

我国城建档案馆经过20多年的发展, 已成为信息资源的聚集地, 信息技术的进步和网络经济的兴起为我国城建档案馆利用后发优势实现跨越式发展提供了机遇, 同时, 信息技术在城建档案中的应用已得到广泛认可。通过对全国城建档案馆信息化现状的理性审视, 可以认为, 城建档案馆在信息化建设过程中, 存在信息资源开发不足, 信息交流与共享程度低的问题, 对信息化重要性的认识有待普及和深化, 信息服务水平和质量有待进一步提高。

我国城建档案馆大多在20世纪80年代初建立, 当时在部分城建档案馆已开始采用微机处理汉字信息, 使大量的台帐从手工处理转为计算机处理。80年代末期, 开始探索建立档案计算机检索系统, 90年代初, 由建设部城档办牵头, 在芜湖城建档案馆试点, 建立了DOS操作系统下的单机版档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统, 并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Windows, 数据库也由最初单机版的d Basc II转向支持局域网操作的Foxpro, 继而发展到今天的大型数据库。现在部分城建档案馆建立了自己的网站, 但网站内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍, 我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与知识管理的要求不相适应, 与迎接知识经济时代到来的要求也相距甚远。这种不适应集中表现在:

(1) 自身技术和信息化基础设施落后。几乎所有档案馆都拥有台式机、打印机等基础IT终端与外设产品, 但网络设备的拥有率很低, 数据库软件、MIS、GIS等应用软件的拥有率更低。相当多的档案馆的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上。不论信息化基础设施建设、应用水平, 还是互联网的认知度、参与度等等都远远低于其它行业。

(2) 档案馆仍未走出封闭状态。大多数档案馆的工作方式基本上是接收移交的档案, 编目立卷、存储入库、查阅调卷几步曲, 档案馆类似于资料仓库, “活”信息被束之高阁, 变成了“死”档案。

(3) 档案介质仍囿于传统形式。目前档案馆绝大多数仍为纸质档案, 光盘技术和机读方式虽已运用, 但十分有限, 数据库的建设与当今信息传输技术的要求相去甚远。电子文件接收归档管理仍未提上日程。

(4) 资源共享观念淡薄。档案馆藏一直是衡量档案馆规模和地位的重要指标, 于是追求自我实体拥有成为档案馆工作的重中之重。但如何将自我主体拥有的馆藏置于整个社会信息体系中, 实现信息资源的共享, 至今仍然未被重视。

(5) 档案资源的深度开发远不能满足社会需要。各档案馆在地下管线档案信息化、工程地质档案信息化、城市管网、路网、市政、公用设施等档案信息化系统的建设的重要性未被档案馆管理决策层充分认识到。

(6) 档案馆信息化水平极不平衡。主要体现在地区、大中小档案馆差异明显。我国各地区、不同规模的档案馆信息化建设水平极不平衡, 沿海地区的信息化建设和应用水平好于其它地区, 大城市城建档案馆信息化进程明显快于中小城市城建档案馆。

造成这一现状的原因是多方面的, 比如社会环境、档案馆实力 (包括资金、技术、人力、物力等) 、相关法律的完善程度等因素的制约, 但更主要的原因还在于档案馆对信息化建设认识模糊, 不了解档案馆信息化对自身的重要性, 对信息化建设理解很肤浅。认识不到位导致现有基础设备的应用水平低, 未来参与全国数字城市和档案信息网建设的可能性减小, 由此可见, 提高认识、更新观念对档案馆信息化建设来说刻不容缓。

2 对档案信息化的思考

2.1 提高认识, 统筹规划

首先必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义, 它是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下, 档案的文化性质和社会性质逐步强化, 利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代, 只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时, 档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此, 我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。

其次, 作好统筹规划。将大量的档案信息化, 是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查, 包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划, 包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程, 硬件的购置不可能一步到位, 也不需要一步到位, 应从实际和长远打算, 保证扫描仪等硬件设施的配套, 使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点, 分步进行”的原则, 对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化, 早日满足大多数利用者的需求。

2.2 城建档案数字化是城建档案信息化的基

础, 要加强基础工作, 认真做好档案数字化

2.2.1 档案数字化必须有所选择。

针对馆藏“浩瀚”的档案资源, 不加选择地全部数字化是不可能的、也是不必要的。我们应该根据一定的原则确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中, 采用的原则是“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化, 力争做到数字化的档案信息应该是高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。

2.2.2 做好数字化时扫描参数的优化设置。

扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响, 其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰, 其相应的扫描时间和存储空间就要增加;分辨率参数选得低, 扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑, 包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。

2.2.3 做好档案数字化的全程控制。

在档案数字化过程中, 要注重全面的质量检查, 加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容: (1) 数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确, 对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。 (2) 数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌, 字迹清楚不失真, 幅面摆放正确, 亮度适当, 既没丢失信息, 又无增加信息, 无错扫、漏扫, 对文件图像质量有问题的应重新扫描;采集录入数据要丰富、准确。 (3) 数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接, 形成一一对应。

2.3 开展档案数字化问题的研究, 及时解决数字化进程中的疑难问题

档案数字化是档案工作中的一项新内容, 不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如, 数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题;数字化档案信息安全、保密技术问题;数字化档案信息的访问形式与安全控制问题;数字化档案信息知识产权问题;数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题, 应在抓档案原件数字化工作的同时, 组织力量开展档案数字化问题的研究, 及时解决工作中的一些技术性问题, 同时澄清和统一思想认识, 确保档案数字化工作的顺利开展。

谈档案信息化建设的现状与措施 篇9

一、体现不足

(一) 标准不统一。

至今为止, 我国已经颁布的与档案信息化相关的标准共45个, 涉及档案信息化内容的有7个, 其中国家标准2个, 行业标准5个, 而真正具有现代信息化意义的则只有5个, 占所有标准的11%。并且各个标准中的规定不同, 标准制定工作过于滞后等许多情况严重阻碍了档案信息化建设的发展步伐。

(二) 管理模式落后。

现在的档案管理基本上是传统的手工操作, 实体管理, 收集材料数量多, 整理强度大, 效率较低。此外, 档案信息化建设的专业人才非常缺乏, 也不利于网络环境下档案信息化建设的健康发展。

(三) 馆藏结构单一。

大多数档案部门历来重视接收文书档案、科技档案、专门档案。而名人档案、专利档案、声像档案、实物档案收集不多, 甚至是空白, 馆藏量很少, 影响了档案的有效利用。在网络环境下实现档案信息资源建设的完善性将有利于档案信息化建设的长远发展, 这既是一项艰巨的挑战, 也是一种机遇。

(四) 基础条件不健全。

目前网络环境下档案信息化基础设施建设仍存在着政府资金投入不足, 软硬件技术设备不足的现象, 还普遍存在着一种重“硬件”建设, 轻“软件”环境建设的倾向。工作重心都放在硬件购置、网络建设、档案信息输入上, 对以往限制档案利用的条条框框和不适应网络环境利用的规定“软”环境建设少有过问, 结果建成的信息化档案成了搬到网上的传统档案, 根本不能发挥信息化档案的优势, 传统档案的一些弊病依旧存在。

(五) 档案信息资源建设不完善。

在众多社会实践活动中还存在着许多的不足, 如档案信息资源建设的制度不完善, 档案法规不健全等, 尤其是在网络环境下, 档案馆对档案信息资源建设存在规划混乱, 数字化档案信息资源程度不够深等严重问题, 这些不良影响会使数字档案馆的建设步履艰难。

二、应对措施

(一) 完善法律规范、确立统一标准。

制定统一的标准是一项重要的基础建设, 推荐使用统一标准规范是适应档案信息征集、进行网络数字化的需要, 是适应档案信息资源多样性的需求, 还是满足数字资源长期保存的需要, 进而为实现档案信息化快速、有序、健康发展提供充足保障。同时, 标准并不是一成不变的, 要顺应网络环境下社会的发展潮流而不断的更新与完善。此外, 还必须预测和考虑未来技术的发展趋势, 预测和借鉴国外档案信息化建设的标准, 去粗取精, 最终建立有中国特色社会主义的档案信息化建设的统一标准。

(二) 确立整体方案、加大政府监管。

各级党政机关特别是档案行政管理部门要加大对档案信息化建设的投入, 统一管理, 注重将传统的纸质档案进行数字化处理, 不仅是对档案原件的保护, 更是为了适应档案数字化网络服务平台的需要。此外, 各级党政机关还应在管理档案信息资源的同时, 注重利用档案信息资源, 凭借网络这一现代化的特殊媒介, 实现资源共享, 数据互通, 严格遵守档案信息化建设的各项标准, 防止机密文件内容泄露, 确保国家机密的安全。

(三) 重视资源建设、构造科学体系。

将档案信息资源及其服务设施进行有机的整合, 这是为了确保档案信息资源与社会各方面形成有机的联系, 便于社会用户对档案信息资源的联系。因此, 不仅要加强馆藏资源数字化的步伐, 并要建立高质量、大容量的全文数据库和多媒体档案信息资源库, 建立基于互联网的档案信息查询系统和档案信息网络平台, 为全面开展档案信息资源的网上检索咨询服务创造有利的条件, 也为实现不同来源、不同网络平台的档案信息资源整合打下坚实的基础, 最终实现高度的档案信息资源共享和增值服务。

(四) 增加资金投入、改善基础设施。

采取各种措施推进基础设施建设是十分必要的。一方面, 各相关部门需广泛地投入资金, 采购各种具有兼容性的软硬件设施, 适应网络环境下各种计算机设备的应用。此外, 还应该广泛地借鉴西方的先进技术与科技力量, 为我国档案信息化建设提供所需的基础设备;另一方面, 各级各类的档案机构应广泛参与电子政务建设, 建立一个局域网 (一个单位或档案部门内部使用, 共享网络数据库文件) 、城域网 (各单位之间实现资源交流和网络共享) 和广域网 (档案部门在互联网上建立的网站或网页) , 实现各个网络之间的相互连接, 提高服务水平和服务意识, 从而促进档案信息资源的社会共享, 促进档案信息化建设的现代化发展。

(五) 注重沟通协调、重视社会利用。

我们可以根据社会多元化的需要, 利用互联网技术, 分区域、分地区建立网络联系, 形成一个有机联系的体系, 实现档案信息资源的有效利用和充分地发挥档案信息资源利用价值。我们要尽可能的研究与开发档案信息资源, 不断地丰富优化馆藏, 进而满足更多的用户需求。同时, 我们在实现与用户沟通的同时, 向用户介绍相关档案资料的内容, 让用户主动的利用档案并明确档案对自身的重要性, 提高用户的档案意识, 最终促进档案信息化建设与用户利用者的联系, 增强全民档案意识。

参考文献

[1].张 艳.档案信息化建设的实践与思考[J].兰台世界, 2007.2

[2].刘寅斌.地方政府一体化档案信息管理体系研究[J].兰台世界, 2008.6

档案信息化建设的现状与对策研究 篇10

一、档案信息化建设过程中暴露的问题

(一) 传统的管理观念需要转变

现今社会正处在一个全面信息化发展的时代, 信息化技术的迅猛发展, 超出了绝大多数人的想象, 并且给人们的传统生产和管理理念造成剧烈的冲突。就现阶段来看, 在档案资源管理工作中, 仍就保留着管理至上的理念, 而忽视对新技术的应用。一些管理者不能及时的更新观念, 造成新的管理技术和管理理论无法应用到档案资源管理工作中。此外, 档案资源管理工作的从业者对档案资源管理的理解和认识不够深入, 对档案信息化建设没有产生足够的重视, 导致了档案资源管理与信息化建设的偏离, 严重阻碍了档案信息化建设的发展。

(二) 电子档案的原始性得不到保证

电子档案必须保证信息的原始性, 才能具备法律、历史等方面的效力和意义。但是, 由于电子档案在录入、存储和传输的环节, 很容易被人为的更改, 因此, 这也造成了电子档案的原始性得不到保证。一些档案管理机构采用纸质档案和电子档子共同管理的模式, 这种方式消耗了大量的财力和人力, 造成不必要的浪费。

(三) 电子档案的管理面临网络安全的挑战

电子档案的网络安全隐患源自两方面因素:一是相关管理者缺乏安全意识, 造成信息泄露;另一方面是源自互联网上的安全攻击。互联网是一个高度开放的系统, 虽然可以采用一些高新技术来改善电子档案的网络安全环境, 但是仍就会存在安全漏洞, 这些漏洞一旦被不法分子利用, 就会造成信息数据被窃;同时, 电子档案的管理还面临人为的疏忽和遗漏, 这些问题都造成电子档案的管理面临严峻的网络安全挑战。

二、提高我国档案信息化建设水平的措施

针对上文分析的结果, 本文对如何提高我国档案信息化建设水平提出一下解决建议:

(一) 进一步提高档案信息化建设的意识、加强思想转变

信息化社会各行各业都面临改革, 对于档案资源管理来讲, 一定要解放思想, 摒弃传统重视管理而轻应用的管理理念, 进一步提高档案资源管理工作者的信息化建设意识, 紧跟时代发展潮流, 并且从信息化的宣传教育、新技术应用等方面切实落实, 实现对档案资源的信息化建设, 从而进一步服务广大人民群众, 推动社会向着快速高效的方向发展。

(二) 坚持从实际出发, 遵循经济性原则

档案信息化建设需要消耗大量的财力和人力。对于馆藏档案的数字化处理, 应坚持从实际出发的原则, 对档案信息化建设工作统筹管理。在具体的实施过程中, 可以将馆藏档案按照重要程度进行分类, 对于重要等级高的文档, 首先进行数字化处理, 对于重要等级不高的文档可以放在最后进行处理, 对于其它一些没有意义和价值的文档, 可以仅录入目录, 但仍以纸质文档存储。这样按级的处理方式, 能够进一步提高资金利用的有效性, 并且可以压缩一些不必要的成本, 达到投资效益的最大化。

(三) 完善安全体系建设, 进一步提升网络安全

电子档案只有在互联网上被检索、查阅才具备使用的意义, 因此, 档案信息化建设和网络也是息息相关。目前, 互联网存在众多安全漏洞, 因此, 在档案信息化建设的同时, 需要进一步完善安全体系的建设, 消除安全隐患。具体的在建设过程中, 首先, 应加强档案资源局域网、政务网和公众网的安全隔离;其次, 应制定完善的系统管理策略, 从权限审核、密码等级等方面进行严格的限制并给出细则;此外, 还应采用先进的安全技术和组网策略, 通过采用防火墙、入侵检测系统等技术尽可能的将互联网攻击的风险降到最低。

(四) 进一步提升档案管理人员素质, 强化队伍建设

档案信息化建设最终离不开档案管理人员, 因此在档案信息化建设的过程中, 应进一步提升档案管理人员素质。相关机构应努力培养和挖掘高素质人才, 进一步强化队伍建设。具体的工作, 可以从加强员工技能培训、聘请专家进行讲座、加强信息沟通等方面不断强化员工工作技能和水平, 提高档案工作者的实践能力。

三、总结

档案信息化建设是一项全新的课题, 也给相关的档案工作者提出了复杂而艰巨的挑战, 在档案信息化建设过程中, 应充分认识现阶段档案资源管理工作存在的问题, 并针对这些问题采取合理有效的解决手段, 从思想转变、经济性原则、安全体系建设、人才培养等方面不断改进和完善, 进一步推进档案资源管理事业的信息化发展。

摘要：我国档案信息化建设的起步较晚, 并且由于各方面的原因, 导致我国档案信息化建设的过程遇到不少问题。本文以此为背景, 深入分析了档案信息化建设过程中暴露的问题, 并针对这些问题提出了解决措施, 旨在为提高我国档案信息化建设的水平提供一些有意义的参考。

关键词：档案资源,信息化建设,问题现状,解决对策

参考文献

[1]周玲.对档案信息化建设的思考[J].档案学通讯, 2003, 06:22-25.

基层社区档案信息服务与发展 篇11

1 基层社区档案信息服务的基本形式

1.1 政务村务信息公开。推行政务村务公开是落实农民的知情权、决策权、参与权和监督权的基本手段。自2007年《中华人民共和国政府信息公开条例》颁布实施以来，我国基层政府和农村纷纷建立政务公开和民主管理档案，服务基层组织建设。河北省唐山市档案局在广大农村开展“阳光档案、服务万家”活动，通过召开会议宣讲、利用公开栏展示、计算机查询等多种形式，最大限度地进行村级档案公开。湖北省宜都市收集了全市涉农现行文件7237份，汇集文件209册，供群众免费查阅，同时依托“三网”提供网上在线档案查询服务，受到农民群众的欢迎。

1.2 基层档案信息整合。因为基层农村社区发展涉及档案信息较多且较分散，农村和社区居民利用档案不太方便，为此，主动与相关部门协作、加强档案信息整合就是档案信息机构日益重视的工作之一。天津市北辰区档案局加强与天津市档案局和区属各镇、街、村委局的联系，构建信息整合报送机制，资料搜集渠道广，信息可信程度高，内容实用性强，为基层农村和社区居民档案利用提供了极大的便利。浙江省余姚市、慈溪市、镇海区档案局签订开展“就近受理、跨馆出证”的远程协同合作服务项目，实现异地档案资源共享、档案信息的异地利用并当场获取档案证明，从而解决了三地居民档案利用的舟车劳顿之苦，同时也大大提高了档案利用效率。

1.3 档案下基层。开展送档案下基层是档案部门服务基层最常见的形式。2004年3月，北京市怀柔区档案局联合16个涉农部门举办“档案服务三农，现行文件下乡活动”，将两千多份与农民利益相关的行政规范性文件直接送到农民群众手中。此后又于2007年举办“服务新农村建设送光盘下乡”、“送档案知识下乡”等活动。珠海市档案局（馆）创新举措，结合中心工作，开展“档案进社区”“档案入万家”服务月活动，把档案工作宣传普及到基层和群众中去。

1.4 基层档案信息编研。辽宁省档案局（馆）与省农村经济委员会联合协作，精选出省直单位的文件267份110多万字，制作《辽宁省县域经济政策法规性文件汇编》光盘2.5万张，免费面向全省发放。 吉林省梨树县档案局与县涉农部门联合编印了《涉农文件汇编》，传到农民手中，使农民及时了解党和政府的方针政策，受到好评。

1.5 基层特色档案建设。随着基层经济、社会发展的多样化，档案信息部门要及时适应基层社区的新变化，建立了社区居民生活、就业、健康等常规档案，还形成了大批记录民主建设、精神文明建设、开放型社区建设等特色档案，挖掘其利用价值。江苏省扬州市邗江区为猕猴桃种植大户杨声谋建立了300多盒档案，以档案为媒介，培养了10批猕猴桃种植，有效推进了当地特色农业的发展。河北武强县对当地2000余名致富能手的基本情况、特长、业绩等进行摸底登记造册，建立了农村“能人档案”。浙江省对全省1121家农民专业合作社、639家农业产业化龙头企业、4283个农民大户已开展建档和档案规范化管理。

1.6 基层社区档案信息网络服务。借助现代网络技术，搭建新型的基层社区档案利用网络平台，是提高档案管理和利用的有效途径。档案利用网络平台一般可借助现有农村社区党员远程教育网络、广播电视网络等公共信息传播网络传播档案信息，还可利用3G手机网络实现基层档案信息的沟通合作。2009年，天津市北辰区启动档案信息“村村通”工程，档案网与党员远程教育网相连接，使农户通过党员远程教育网终端——电视浏览平台也能在第一时间浏览信息。

1.7 为基层社区文化建设提供档案支持。在基层社区文化建设中必然会形成相应的档案的内容包括：农村社区文化资源建设材料；文明村组、家庭建设材料；民俗民乐资料；家谱族谱、村史、名人实物材料；重大文化活动材料；文化遗产记录、保护与开发文件材料。建立基层社区文化建设档案，不仅记录了基层文化活动，且记录了农村社区文化发展的历史，利用这些档案可实现传承文化，资政育人，倡导文明新风，构筑和谐社会。浙江嘉兴市利用档案资料开展《嘉兴名人展》、建设《馆藏档案陈列室》，免费向市民开放。

2 基层社区档案信息服务的发展

随着我国基层农村社区各项工作的科学开展和多种经济的健康发展，基层档案工作和档案服务的作用也日益彰显。但总体上看，基层档案管理体制还不尽完善，档案资源建设比较薄弱，基层单位建档率较低，规范化建档程度不高，档案开发利用能力不强。目前，基层档案信息服务工作多归功于政府推动，基层档案信息服务工作健康持续开展还需要不断努力。

2.1 持续增强基层档案信息工作的政府推动。政府部门作为档案信息资源开发服务体系的主体，其在制定档案信息工作的宏观政策和总体框架、推动档案信息服务基础设施和平台建设、构建基层档案信息服务体系等方面有着不可推脱的责任。国家档案局早在2000年的《全国档案事业发展“十五”计划》中就将“坚持为维护最广大人民的根本利益服务的方向”写入指导思想。2008年印发《关于加强民生档案工作的意见》；《全国档案事业发展“十二五”规划》提出“实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造‘一站式档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务”（国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案事业发展“十二五”规划》的通知）。随后国家档案局大力实施“全国建设项目档案管理示范工程”，推进全国基层档案管理工作开展。此外，国家档案局2007年与民政部、农业部联合下发了《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》，2009年启动“农村档案资源共享工程”，2010年联合民政部、农业部，在全国开展创建社会主义新农村建设档案工作示范县、乡（镇）活动，上述一系列政策的制定和项目的开展，有效推进了全国农村档案信息服务工作。

地方政府在国家政策和总体项目推进下，积极开展丰富多样的基层档案信息服务。安徽实施“规划先行，多方联动，示范引导，以奖代补，服务促进”五项举措，全面推进新农村建设档案工作，实现了档案工作与新农村建设同步共进。扬州各地党委、政府号召开展“争创示范小区”的活动，并明确地将社区建档工作纳入“示范小区”的考核内容之中，对社区档案实行了统一领导、统一管理、统一要求，收到了良好的成效。河北衡水市桃城区对新农村建档试点乡镇档案工作给予财政补贴，积极调动涉农部门共同参与管理，形成多部门齐抓新农村建档的合力和分工负责的联动机制。2011年浙江宁波市开展“农村档案信息资源共享工程”，推进农村档案信息资源整合，加快农村档案信息化建设。各地档案工作示范工程及各项基层档案工作专题活动的广泛开展，促进了档案信息服务水平的提升。

2.2 加强档案信息资源整合是做好基层档案信息服务的基础保证。基层档案信息服务工作涉及面广、难度大，是一项综合性的系统工程，它涉及农业、林业、水利、规划、建设、交通、社保等多个部门，光靠档案部门一家孤军奋战不可想象。这就要求档案部门争取各级政府的关心支持，加强与相关部门的协调，充分发挥各相关单位的积极作用，同时积极与高校、图书馆、农技推广站等公益性机构协作，才能积极主动地做好基层档案信息服务工作。在此基础上，建立基层社区档案索引，推进档案信息进行数字化整合，建立信息交流共享机制，积极开展基层社区档案编研工作，提高基层社区档案信息资源的综合利用效益。

2.3 积极开展档案信息服务调查研究，体现基层档案信息服务的针对性和层次性。基层社区档案信息服务因其条件限制、对象分散，不可能做到面面俱到，必须针对不同对象开展有层次、有针对性的服务。为此，需要档案信息机构随时关注社会热点，深入基层乡镇街道调研，根据基层农村社区的不同地理条件、成员构成、文化心态，对农村或社区的人口、经济、文化、环境、社会保障与服务、生活质量、思想意识等诸多要素作出具体的、因地制宜的发展布局和设想，确立基层社区档案信息服务的层次重点和内容重点，切忌贪多求全。面向不同时期的农村工作重点，如基本建设、旅游资源开发、劳动力培训、社保、城乡社会一体化发展等开展专题档案信息服务。

2.4 加强基层档案工作队伍建设，不断提高档案信息服务水平。目前，绝大多数基层社区档案人员的力量非常薄弱，人员素质不高。因此，首先一定要充实基层档案服务队伍，配备专兼职档案管理人员。其次，要开展多种形式的业务培训，逐步提高基层档案队伍的业务素质。基层档案管理人员的培训要坚持分类指导、形式多样的原则，针对基层档案管理人员身份多样化特点，针对各级管理人员、技术人员和服务人员侧重不同的培训内容，通过集中面授、IPTV专栏、发放光盘、网络培训、在线交流、现场培训等多种形式开展培训工作，将理论和实践有机地结合起来，以干代训，边干边学，同时努力建立科学的考核激励机制，提高培训工作质量。

2.5 努力推进档案信息化建设，构建基层社区档案信息服务网络平台。现代信息技术环境下，利用网络平台实现档案信息的资源共享和快速传播利用是农村档案信息服务的必然趋势。一是档案信息机构利用现有政策，如国家档案局的“农村档案资源共享工程”、农业部与中国移动共同推进的农业农村信息化战略合作框架协议，积极争取国家财政和省市资金支持，建立完善基层社区两级档案专用网络，配齐专用设备，加快基层社区两级档案室网络平台建设步伐，为基层群众高效查询利用档案信息提供优质服务。二是档案信息机构利用自身档案信息化平台优势，积极开发档案管理专用网络终端，并进一步完善相关设施，方便档案信息系统的查询和管理。

档案信息化现状与发展 篇12

一、档案工作信息化现状

由于民办高职院校的自身特殊性, 其档案工作也伴随而生, 导致民办高职院校档案工作信息化程度滞后公办院校。

(一) 办学历史时间短, 系统性差

我国民办高职院校建校也就是最近二十年蓬勃发展起来的, 明显要短于公办院校。在民办高职院校的整个发展历程中, 生存是民办高职院校的首要问题, 将招生工作放在一切工作的首位, 为此除了招生以外, 各项工作水平都是自然而然发展的。就档案工作, 各种有价值的档案资料分散在教职工手上, 产生这种现象的原因:一是缺乏专职的档案工作人员;二是个人员工“收集”档案资料并非出于作为档案资料储备、学校发展角度, 而是自身工作需要, 下意识收集的。一段工作结束后、或人员岗位调整或离职等, 个人收集的档案资料也就随人而去。从整个学校发展角度, 这就造成了早期的档案资料不全面、系统性差, 给后面的开展档案信息化搜集工作带来了很大的困难。

(二) 档案工作意识性不强

档案工作作为学校一项辅助性管理工作, 不象招生那么直接, 在短期内不能产生直接的经济效益, 档案工作与经济效益关系的这种隐蔽性导致了各级人员对它的重要性认识不足。

1. 领导对档案工作重视不够

由于民办高职院校是由个人或者企业出资办学, 办学经费、甚至“增收”都来自于学生的学费。作为学院主要领导又多是出资人, 为此从学生学费中收回成本、乃至产生额外经济收入是学院领导首先要考虑的问题。鉴于档案工作经济效益的滞后性, 部分学院领导自然而然地就认为档案工作不是重点工作。在这种情况下, 领导就会忽视人员配置、相关管理机制、设施设备投入等, 进而造成民办高职院校档案人员编制少、专业少和现代化设备少, 服务方式不先进的局面。这也就是导致民办高职院校档案工作信息化程度滞后于公办院校的学院领导功利性思想作怪。

2. 政策导向

以图书管理为例, 在民办高职院校的各种评估中, 甚至省级和国家级重点学校评估、教学工作水平评估、示范性院校评估等, 都对图书馆有相应的要求, 但要求的是学生人均藏书量, 并非档案工作方面管理规范性、更谈不上对图书档案工作新信息化程度了, 为了通过各种办学资格审查 (评估) , 学院只能将有限的经费用于审查 (评估) 过关的“刀刃”上, 对不影响或影响甚小的档案信息化暂时“悬置”起来, 久而久之, 对档案工作信息化意识淡薄就常规化了。

3. 教师档案意识思想淡薄

档案工作不像教学文件、科研资料那样让人看得见、摸得着, 这种档案工作的潜在性就造成教师认为档案工作与自己的工作毫无关系。反映到档案具体工作上, 就是当档案工作人员收集归档资料时教师不愿配合, 一些该归档的档案资源没有归档, 该利用档案时不利用档案的局面。这也就是档案工作自身“缺陷”带来的教师档案意识思想不强的档案自身原因。此外, 民办高职院校的工作重点是放在教学上, 对于学校员工最重要的组成部分、也是档案资料来源和使用“大户”的教师仅仅把自己的工作放在教学上, 紧靠教学大纲、教案、授课计划就可完成教学任务, 经过一段时间教学工作, 也就形成了单向档案思维意思。反观公办院校, 学院不但强调教学的重要性, 而科研也是考察教师能力的一项重要、甚至超过教学的指标。在信息技术时代, 一方面, 科研工作就要求教师要不断使用网络资源查询自己所需要的资料;另一方面, 科研不仅仅是他人档案资料的使用过程, 更是教师自身资料不断积累的过程, 这就要求教师具备全方位、多元化的档案工作思维, 这种思维的形成自然就会利于学院档案工作的开展, 特别是档案工作信息化的开展。这也就是民办高职院校档案工作信息化滞后公办院校的教师素质原因。

4. 档案人员自身工作思想淡薄

由于档案工作的辅助性和潜在性, 不象教师、招生等岗位, 领导会上会下反复强调, 而档案工作岗位可能一直是个“默默无闻”的岗位, 档案人员也就随之变成学校的“默默无闻”的员工, 也就使档案人员产生对自身工作的消极情绪, 其结果就是服务意识淡薄, 重保管轻利用, 被动地保管档案, 缺乏对档案资源的有效宣传、有效开发和合理利用等, 进而导致民办高职院校档案工作意识的整体性淡薄。这也就是民办高职院校档案工作信息化滞后的档案人员自身原因。此外, 档案工作是一项专业性较强的工作, 需要专门的业务理论和技术方法才能较好地开展工作。但是民办高职院校分设系 (学院) , 有价值的资料都分散在这些机构平时的教学工作中, 系 (学院) 很少配备专职的档案工作人员, 而是教学秘书等人员兼做, 这使得他们在开展档案工作时不能全面把握档案理论和档案工作全局, 限制了档案工作水平的提升。

(三) 信息化档案利用率低

为了适应信息时代的发展, 一些民办高职院校先后购买了档案管理软件, 实现了网上检索, 提高了检索效率, 方便了用户, 但在现实实践中, 档案管理软件虽然发挥了一定的作用, 一定程度上提高了档案服务水平, 但目前档案管理软件还主要是用来查询目录, 还未实现全文检索, 远远落后于校园信息化的发展步伐, 与档案用户的实际要求还存在一定的差距。这就是信息化档案利用率低的档案管理软件系统内容的原因。

此外, 大部分民办高职院校档案管理软件为某些大公司开发, 是针对多种性质单位使用的, 不够贴近民办高职院校的实际情况。民办高职院校部分档案管理软件和学校的OA系统衔接上存在一定问题, 影响了档案网络服务的开展和先进服务方式的拓展。这就是信息化档案利用率低的档案管理软件没有特色的原因

再者, 由于考虑到办学成本问题, 民办高职院校从企业或社会招聘了大量的兼职教师, 这些教师就像“流动大军”一样, 上完课就走, 没有固定的办公室, 他们也就不可能使用学校的信息化档案, 这也就构成了民办高职院校信息化档案使用率低的教师结构性原因。

二、档案工作管理信息化建设对策

面对民办高职院校滞后于公办院校的种种原因, 若想在档案工作信息化追赶上公办院校, 在没有国家投入、只靠投资人自身“造血”功能做好学院档案工作信息化建设, 只能走出自己建设特色之路。

(一) 增强领导档案工作信息化意识

开展档案工作信息化建设, 前期投入是必须的, 民办高职院校不像公办院校, 有国家财政投入, 学院领导只有“等”就可以了, 而民办高职院校的“投入”只有作为投资人的领导同意才行, 领导的同意前提就是需要领导意识到档案工作信息化重要性, 即增强领导档案工作信息化意识。传统的档案工作模式的最突出弊端就是管理效率差、成本高、信息传递慢, 难以满足民办高职院校信息化发展对档案信息工作的要求。由于涉及自身经济利益, 民办高职院校领导比公办院校更注重管理效率, 特别是为领导服务效率的提高更为重要。为此, 档案工作信息化建设可以提高管理效率是增强领导档案信息化意识的前提, 这不仅仅只是信息化自身特点, 更重要的是提高学院员工、特别是档案人员、管理人员的档案工作信息化素质。再好的设备、软件都是人在使用, 否则, 也只能算是闲置、无用的固定资产, 只能在迎接各种办学资格审查是起到“画饼充饥”作用, 并不能带来真正的经济效益。只有增强档案管理、使用人员的信息化素质, 才能提高其效率。

(二) 信息化档案内容实用性

与其普通学科教育相比, 高职院校培养的是高端技能型人才养, 这就要求民办高职院校在档案工作信息化建设中, 档案内容除了收集与其他学校相同的如教学文书、教师业务、教学过程、教学改革、教学研究、教学质量等资料以外, 还要偏重收集实践教学资料、产学研合作, 以及实习场所、实验室、实习实训设备、学生创业、毕业生推荐就业过程、毕业生跟踪调查、与用人单位联系、参加技能竞赛、与联办学校合作、与企业合作办学、学生实习等方面的资料, 及教师自编教材与讲义等的收集。只有这样才能体现高职院校档案工作信息化内容实用性特色。

(三) 档案编研成果对外宣传性

民办高职院校若想生存, 必须加大招生的宣传力度, 仅仅靠招生优惠政策的恶性竞争只能增加学校生存的艰难性。实践表明:在同等招生条件下, 学生考虑更多的是考虑他在三年的学习期间, 能学到什么知识, 既学校办学内涵建设怎么样?学校内涵建设不是一日之事, 而是多年累积的结果, 在这个过程中, 无论领导、人员怎么变化, 只有靠档案来记录。为此, 民办高职院校在档案编研上, 就需要编写一些体现学校特色内容方面的档案资料, 如校企合作资料及成果汇编、技能竞赛资料及获奖汇编、升学学生的去向汇编、历届优秀毕业生去向以及已毕业学生工作业绩汇编等等。只有这些真实记录一个民办高职院校内涵建设历史性的文献才能让学生“置信”, 增强招生人员的“自信”。

(四) 加强员工档案工作信息化意识

档案工作不仅仅是存储学校管理活动的历史记录, 而更重要的是在于通过使用, 挖掘其潜在性, 给学校带来经济效益。档案的用户也并非是领导使用, 更广泛的使用在于学院全体员工, 为此, 有必要增强民办高职院校全体员工的档案工作信息化意识。

总之, 在信息技术发达的当今社会, 民办高职院校若想生存, 从档案工作信息化角度, 弥补滞后于公办院校的不足, 必须采取相应的对策。

摘要：从民办高职院校本身特点出发, 剖析了民办高职院校档案工作信息化滞后于公办院校的现状:办学历史时间短, 系统性差、档案工作意识性不强等。由此提出对策:增强领导档案工作信息化意识、信息化档案内容实用性等。其目的是缩小民办高职院校在档案工作信息化方面与公办院校的差距。